Thêm khách hàng
Last updated
Last updated
Toàn bộ thông tin tất cả các khách hàng của doanh nghiệp được tập hợp tại trang Danh sách khách hàng, bao gồm khách lẻ, khách buôn, khách mới và khách cũ.
Danh sách khách hàng của bạn được:
Tự động lưu lại và cập nhật thông tin mới từ các giao dịch bán lẻ/bán sỉ/mua online trên website/đơn hàng vận chuyển hoặc và bạn tự nhập liệu thông tin của khách.
Tình huống sử dụng thực tế: Bạn muốn lưu tệp khách hàng cũ lên phần mềm Nhanh.vn, hoặc muốn lưu lại thông tin của một khách hàng chưa từng phát sinh giao dịch mua bán nào. Trong những trường hợp như vậy, bạn cần thêm mới khách hàng thủ công lên phần mềm.
Bước 1: Bạn truy cập module Khách hàng - chọn Khách hàng - bấm Thêm mới - chọn Thêm khách hàng hoặc truy cập trực tiếp tại đây.
Bước 2: Điền thông tin của khách hàng
Mục Khách hàng:
Loại khách: Cho phép người dùng chọn loại "Khách lẻ" hoặc "Khách buôn".
Nhóm khách hàng: Chọn nhóm khách hàng đã có trên hệ thống mà bạn muốn thêm khách hàng này vào.
Họ tên khách hàng: Nhập tên đầy đủ của khách hàng.
Điện thoại: Nhập số điện thoại của khách. Phần mềm chỉ chấp nhật số điện thoại đúng định dạng:
Không chứa chữ cái hoặc ký tự đặc biệt
Là dãy gồm 10-11 số, bắt đầu bằng số 0 (nếu dãy 10 số không bắt đầu bằng số 0, hệ thống sẽ tự động thêm số 0 vào trước để tạo ra dãy 11 số).
Email, Facebook: Nhập các thông tin về Email, Facebook của khách hàng (nếu có).
Ngày sinh: Nhập thông tin ngày tháng năm sinh của khách hàng.
Giới tính: Chọn giới tính của khách, Nam hoặc Nữ.
Thành phố, Quận huyện, Phường xã: Chọn tỉnh thành phố và quận huyện, phường xã nơi khách hàng cư chú.
Địa chỉ: Nhập thông tin địa chỉ của khách hàng (Số nhà, phố, phường/xã). Không cần nhập quận/huyện, tỉnh thành vì các thông tin này sẽ nhập ở trường khác.
Nhân viên phụ trách: Nhập tên của nhân viên phụ trách khách hàng đó. Chỉ tài khoản của nhân viên phụ trách mới xem được thông tin của khách hàng do nhân viên đó phụ trách.
Khách giới thiệu: Nhập tên người giới thiệu khách hàng mới này đến với bạn (Áp dụng cho các bạn sử dụng hình thức tặng điểm tích lũy, giảm giá, chiết khấu đơn hàng khi giới thiệu được những khách hàng mới đến với bạn).
Mục Ảnh đại diện: Chọn ảnh đại diện cho khách hàng. Lưu ý ảnh phải có dung lượng nhỏ hơn 4 MB
Mục Thông tin:
Công ty, Mã số thuế: Nhập tên và mã số thuế của công ty nơi khách hàng làm việc.
Số CMND: Nhập chứng minh thư của khách hàng.
Ghi chú: Nhập thông tin cần lưu ý về khách hàng.
Bước 3: Kiểm tra thông tin và bấm Lưu để hoàn tất
Thao tác nhập từ excel cho phép bạn thêm mới đồng thời nhiều khách hàng cùng lúc hoặc cập nhật các thông tin cho khách hàng có sẵn.
Bước 1: Bạn truy cập module Khách hàng - chọn Khách hàng - bấm Thêm mới - chọn Nhập từ excel hoặc truy cập trực tiếp tại đây.
Bước 2: Tải file Excel mẫu của Nhanh.vn về máy tính.
Bước 3: Nhập thông tin khách hàng vào file mẫu, sau đó lưu lại.
Mã khách hàng: Mã thẻ khách hàng, được tạo sẵn trong các chương trình phát hành thẻ khách hàng.
Điểm tích lũy: Số điểm tích lũy bạn muốn tặng cho khách hàng hoặc cập nhật lại điểm tích lũy cho khách.
Tiền tích lũy: Số tiền tích lũy bạn muốn tặng cho khách hàng hoặc cập nhật lại tiền tích lũy cho khách.
Bước 4: Trở lại giao diện import, tiến hành import file Excel vừa lưu lên hệ thống.
Xóa toàn bộ tiền tích lũy cũ về 0: Tích chọn khi bạn muốn reset toàn bộ tiền tích lũy của khách hàng. Sau khi hoàn thành import, tiền tích lũy của khách sẽ bằng con số bạn điền tại cột Tiền tích lũy tương ứng với khách hàng đó trong file import.
Xóa toàn bộ điểm tích lũy cũ về 0: Tích chọn khi bạn muốn reset toàn bộ tiền điểm lũy của khách hàng. Sau khi hoàn thành import, điểm tích lũy của khách sẽ bằng con số bạn điền tại cột Điểm tích lũy tương ứng với khách hàng đó trong file import.
Nếu khách hàng đã có sẵn thông tin trên phần mềm, khi import cập nhật thông tin từ excel, bạn không tích chọn xóa toàn bộ điểm/tiền tích lũy về 0, tiền và điểm tích lũy của khách hàng sau khi import sẽ được tự động tính bằng Tiền/điểm tích lũy trước khi import + Tiền/điểm tích lũy điền trong file excel.
Để quản lý danh sách khách hàng, bạn truy cập module Khách hàng - chọn Khách hàng hoặc truy cập trực tiếp tại đây.
Màn hình quản lý danh sách khách hàng chia làm 5 tab như sau:
Tab này tổng hợp danh sách tất cả khách hàng của doanh nghiệp.
ID: Lọc khách hàng theo ID khách hàng.
Mã thẻ: Lọc khách hàng theo mã thẻ gắn với khách hàng đó.
Khách hàng: Lọc khách hàng theo tên hoặc số điện thoại.
Loại: Lọc khách hàng theo loại khách. Bạn có thể chỉnh sửa khách hàng để cập nhật loại khách hàng hoặc hệ thống sẽ tự động phân loại khách hàng theo nguyên tắc sau:
Đại lý
Khách lẻ: Là những khách phát sinh hóa đơn đầu tiên là hóa đơn bán lẻ (hoặc đơn hàng).
Khách buôn: Là những khách hàng phát sinh hóa đơn đầu tiên là hóa đơn bán buôn.
Cấp độ: Lọc khách hàng thuộc cấp độ nào đó hoặc không thuộc cấp độ nào.
Nhóm: Lọc khách hàng thuộc nhóm nào đó hoặc không thuộc nhóm nào.
Sản phẩm: Lọc khách hàng theo sản phẩm đã mua.
Ngày bắt đầu mua: Lọc khách hàng theo ngày phát sinh hóa đơn đầu tiên.
Ngày mua cuối: Lọc khách hàng theo ngày phát sinh hóa đơn cuối cùng.
Ngày chăm sóc:
Ngày tạo thẻ:
Đặc điểm: Lọc khách hàng có 1 trong những đặc điểm sau:
Có email
Có ghi chú
Không có ngày sinh nhật
Có thành phố
Không thuộc thành phố nào
Giới tính: Lọc khách hàng theo giới tính nam, nữ hoặc chưa xác định.
Ngày sinh, tháng sinh, năm sinh: Lọc khách hàng theo thông tin ngày, tháng, năm sinh.
Độ tuổi: Lọc khách hàng theo độ tuổi (năm hiện tại - năm sinh).
Cửa hàng bắt đầu mua: Lọc khách hàng theo cửa hàng phát sinh hóa đơn đầu tiên.
Cửa hàng mua cuối cùng: Lọc khách hàng theo cửa hàng phát sinh hóa đơn cuối cùng.
CH tạo thẻ: Lọc khách hàng theo cửa hàng gắn thẻ cho khách hàng (khi phát sinh hóa đơn mua hàng).
Thành phố, Quận huyện, Địa chỉ: Lọc khách hàng theo thông tin thành phố, quận huyện, địa chỉ của khách hàng. Nếu khách hàng phát sinh nhiều đơn hàng tại các địa chỉ, quận huyện, thành phố khác nhau, kết quả sẽ lọc theo thông tin cuối cùng lưu tại danh sách khách hàng.
Mã thẻ: Lọc khách hàng có hoặc không có mã thẻ khách hàng.
Tổng tích lũy: Lọc khách hàng theo tổng điểm tích lũy = hoặc <= hoặc >= số điểm cụ thể.
Tổng tiền: Lọc khách hàng theo tổng tiền tích lũy <= hoặc >= số tiền cụ thể.
Số lần mua: Lọc khách hàng có số lần mua hàng = hoặc < hoặc > hoặc != (khác) số cụ thể. Số lần mua tương đương với số hóa đơn mua hàng.
Số ngày mua: Lọc khách hàng có số ngày mua hàng <= hoặc >= số cụ thể. Số ngày mua tương đương với số ngày phát sinh hóa đơn mua hàng.
Khác nhau giữa Số lần mua hàng và Số ngày mua hàng: Trong 1 ngày khách mua 2 hóa đơn => Số lần mua hàng là 2, Số ngày mua hàng là 1.
Chu kỳ mua hàng: Lọc khách hàng theo chu kỳ mua hàng. Chu kỳ mua hàng là thời gian trung bình khách quay lại mua (tính từ ngày bắt đầu mua tới ngày mua cuối cùng).
Số ngày chưa mua: Lọc khách hàng theo số ngày chưa mua. Thời gian chưa mua là số ngày tính từ lần mua cuối của khách tới hiện tại.
Khách hàng: Tên khách hàng. Khi click vào tên khách hàng, hệ thống sẽ chuyển sang trang chi tiết khách hàng.
Loại: Loại khách buôn, khách lẻ hoặc đại lý.
Cấp độ: Là tập hợp những khách hàng cùng đạt được 1 quy định nào đó theo cấp độ mà bạn đề ra. Mỗi cấp độ sẽ có quy định tối thiểu (và tối đa) cần đạt được để xếp vào cấp độ đó. Khách hàng sẽ được nâng cấp độ khi đạt đủ điều kiện của cấp cao hơn. Xem chi tiết hướng dẫn về cấp độ khách hàng tại đây.
Nhóm: Là tập hợp những khách hàng có chung 1 đặc điểm nào đó (do bạn phân chia) thành 1 nhóm để dễ dàng quản lý và áp dụng các chương trình khuyến mãi riêng. Xem chi tiết hướng dẫn về nhóm khách hàng tại đây.
Chu kỳ mua: Chu kỳ mua hàng là thời gian trung bình khách quay lại mua (tính từ ngày bắt đầu mua tới ngày mua cuối cùng).
Điện thoại: Thông tin số điện thoại khách hàng. Mỗi khách hàng chỉ nhận 1 số điện thoại duy nhất.
Địa chỉ: Thông tin địa chỉ của khách hàng, không bao gồm thành phố, quận huyện.
Email: Thông tin email của khách hàng.
Ngày sinh: Thông tin ngày sinh của khách hàng.
Mã thẻ: Mã thẻ đang gắn với khách hàng. Mỗi khách hàng tương ứng với 1 mã thẻ duy nhất
Ngày mua gần nhất: Ngày phát sinh hóa đơn cuối cùng.
Số ngày chưa mua: Số ngày kể từ ngày phát sinh cuối cùng tới ngày hiện tại.
Ghi chú: Ghi chú khách hàng.
Bạn tích chọn các khách hàng cần tiến hành thao tác hoặc sử dụng bộ lọc để lọc những khách hàng cần tiến hành thao tác, bấm Thao tác để thực hiện:
Xuất excel: Cho phép bạn xuất dữ liệu trang hiện tại hoặc tất cả các trang. Xuất excel giới hạn tối đa 50.000 bản ghi. Bạn vui lòng lọc khách hàng theo các điều kiện để chia nhỏ các dữ liệu cần xuất ra.
Xóa khách hàng đã chọn
Gửi SMS cho khách hàng: Ngoài việc gửi tin nhắn SMS brandname tự động định kỳ hoặc khi phát sinh hành động (thêm hóa đơn, thay đổi điểm/tiền tích lũy...), phần mềm hỗ trợ bạn thao tác gửi SMS quảng cáo hoặc chăm sóc khách hàng. Xem chi tiết hướng dẫn gửi SMS tại đây.
Gửi email cho khách hàng: Ngoài việc gửi Email cho khách hàng định kỳ hoặc khi phát sinh hành động (thêm hóa đơn, thay đổi điểm/tiền tích lũy...), phần mềm hỗ trợ bạn thao tác gửi email với nội dung tùy chỉnh cho những khách hàng đã chọn. Xem chi tiết gửi Email tại đây.
Tặng điểm: Sử dụng trong trường hợp bạn muốn tặng thêm điểm tích lũy cho khách hàng nhân 1 dịp nào đó hoặc dùng để điều chỉnh điểm tích lũy của khách do phát hiện sai sót hoặc do thay đổi/điều chỉnh quy định tích điểm.
Trừ điểm: Sử dụng trong trường hợp bạn muốn điều chỉnh điểm tích lũy của khách do thay đổi/điều chỉnh quy định tích điểm hoặc khi phát hiện sai sót.
Tặng tiền tích lũy: Sử dụng trong trường hợp bạn muốn tặng thêm tiền tích lũy cho khách hàng nhân 1 dịp nào đó hoặc dùng để điều chỉnh tiền tích lũy do phát hiện sai sót.
Trừ tiền tích lũy: Sử dụng trong trường hợp bạn muốn reset tính lại tiền tích lũy sau 1 khoảng thời gian nhất định hoặc điều chỉnh tiền tích lũy do phát hiện sai sót.
Gọi điện: Sử dụng để lưu lại log lịch sử gọi điện chăm sóc khách hàng.
Nhắn tin: Sử dụng để lưu lại log lịch sử nhắn tin trao đổi với khách hàng.
Gửi email: Sử dụng để lưu lại log lịch sử gửi email cho khách hàng.
Nhận cuộc gọi: Sử dụng để lưu lại log lịch sử nhận cuộc gọi từ khách hàng.
Tất cả những thao tác Gọi điện, Nhắn tin, Gửi email, Nhận cuộc gọi đều chỉ là hành động chăm sóc khách hàng, có ý nghĩa là lưu lại lịch sử thời gian thao tác và lý do, hình thức chăm sóc khách hàng. Xem chi tiết về chăm sóc khách hàng tại đây.
13. Cập nhật nhóm khách hàng: Thao tác cập nhật nhanh nhóm khách hàng cho những khách hàng đã chọn mà không cần sửa thông tin từng khách hàng đó.
Tab Mua nhiều tổng hợp tất cả những khách hàng có số lần mua >3.
Tab Mua nhiều, sinh nhật trong tháng tổng hợp tất cả những khách hàng có số lần mua >3 và có sinh nhật trong tháng hiện tại, thuận tiện cho bạn lên kế hoạch chăm sóc, khuyến mại cho những đối tượng khách hàng đó.
Tab Mua thường xuyên tổng hợp tất cả những khách hàng có chu kỳ mua hàng <60 ngày và có số lần mua >3.
Tab Lâu chưa mua tổng hợp tất cả những khách hàng có chu kỳ mua <60 ngày, số ngày chưa mua >60 ngày và số lần mua >3.
Tại danh sách khách hàng, bạn bấm vào tên ở cột Khách hàng để xem chi tiết thông tin khách hàng đó. Màn hình quản lý chih tiết thông tin khách hàng bao gồm 6 tab sau:
Tổng số hóa đơn tính cả hóa đơn mua hàng và hóa đơn trả hàng.
Tổng sản phẩm đã mua = Tổng sản phẩm hóa đơn mua - Tổng sản phẩm hóa đơn trả.
Tổng tiền tích lũy = Tổng tiền khách đã mua - Tổng tiền khách đã trả lại hàng - Tổng tiền sử dụng điểm tích lũy.
Ngày bắt đầu mua và Ngày mua cuối cùng chỉ tính theo các hóa đơn mua hàng, không tính hóa đơn trả hàng.
Bạn bấm vào Thao tác để tiến hành:
Tạo tài khoản: Tạo tài khoản đăng nhập trên website cho khách hàng.
Doanh nghiệp cần có tên miền sử dụng trên Nhanh.vn và khách hàng cần có email để sử dụng tính năng này.
Mỗi khách hàng chỉ gắn với 1 tài khoản có sẵn hệ thống.
Sửa thông tin: Sửa lại thông tin khách hàng. Riêng cấp độ khách hàng, tiền/điểm tích lũy không sửa được.
Xóa: Xóa thông tin khách hàng. Không thể xóa khách hàng đã có hóa đơn mua hàng.
Tính lại điểm tích lũy:
Các thao tác chăm sóc khách hàng: Tương tự thao tác đã giải thích ở phần Danh sách khách hàng phía trên.
Tab này tổng hợp tất cả các phiếu xuất nhập kho liên quan tới khách hàng bao gồm: hóa đơn bán lẻ, bán buôn; hóa đơn trả hàng bán lẻ, bán buôn; hóa đơn vận chuyển của đơn hàng, hóa đơn trả lại của đơn hàng.
Bạn có thể bấm Thêm mới để tiến hành tạo hóa đơn bán lẻ/bán buôn hoặc đơn hàng cho khách hàng này hoặc bấm Thao tác để xuất excel toàn bộ lịch sử mua hàng của khách.
Tab này tổng hợp tất cả các log lịch sử chăm sóc đối với khách hàng này. Bạn bấm vào Thao tác để xuất excel lịch sử chăm sóc khách hàng.
Tab này tổng hợp tất cả các phiếu bảo hành gắn với khách hàng này, đầy đủ thông tin về sản phẩm bảo hành, trạng thái bảo hành và trạng thái trả bảo hành cho khách hàng. Xem chi tiết hướng dẫn bảo hành sản phẩm tại đây.
Bạn bấm vào Thao tác để xuất excel danh sách phiếu bảo hành của khách hàng này.
NV phụ trách: Lọc khách hàng theo nhân viên phụ trách khách hàng đó. Bạn có thể cập nhập nhân viên phụ trách khách hàng khi thêm mới hoặc sửa khách hàng. Ngoài ra, hệ thống hỗ trợ tự động gắn nhân viên bán hàng là người phụ trách khách hàng khi nhập thông tin khách hàng mới khi lập hóa đơn bán lẻ, bán buôn, đơn hàng. Bạn truy cập module Cài đặt - chọn Bán hàng và XNK và bận ON cài đặt này.
: Tích chọn các khách hàng để tiến hành thao tác.
Tổng tiền: Tổng tiền tích lũy của khách hàng. Bạn bấm vào để sắp thêm danh sách khách hàng theo tổng tiền tích lũy tăng/giảm dần.
Điểm: Điểm tích lũy của khách hàng. Bạn bấm vào để sắp thêm danh sách khách hàng theo tổng điểm tích lũy tăng/giảm dần.
Lần mua: Bạn bấm vào để sắp thêm danh sách khách hàng theo số lần mua tăng/giảm dần.
SL: Tổng số lượng sản phẩm đã mua. Bạn bấm vào để sắp thêm danh sách khách hàng theo tổng số lượng sản phẩm đã mua tăng/giảm dần.
: Bạn bấm vào để tiến hành thao tác Sửa hoặc Xóa khách hàng.
Bạn có thể click vào biểu tượng để hiển thị thêm các thông tin:
ID: ID khách hàng, mỗi khách hàng sẽ được gắn với 1 mã ID riêng biệt. Bạn bấm vào để sắp thêm danh sách khách hàng theo ID tăng/giảm dần.
Số ngày mua hàng: Bạn bấm vào để sắp thêm danh sách khách hàng theo số ngày mua tăng/giảm dần.
Tại mục thông tin Nhóm và Mã thẻ, bạn bấm để cập nhật/đổi nhóm khách hàng hoặc mã thẻ khách hàng; bấm để xóa mã thẻ khách hàng.
Tab này tổng hợp log tất cả những thao tác sửa thông tin khách hàng. Bạn bấm để xem chi tiết log.
