Thêm hoá đơn trả hàng bán hàng

Tạo hóa đơn trả hàng bán hàng

Có 3 cách tạo hóa đơn trả hàng như sau:

• Cách 1: Tạo hóa đơn trả hàng từ hóa đơn bán lẻ/bán sỉ

• Cách 2: Trả hàng không cần hóa đơn

Quy trình trả hàng từ hóa đơn bán lẻ/bán sỉ

Khi khách hàng muốn đổi trả sản phẩm trước đây đã mua lẻ hoặc mua sỉ với điều kiện có hóa đơn mua hàng

Bước 1: Tìm hóa đơn mua của khách tại mục Bán hàng >> Tìm hóa đơn hoặc truy cập tại đây. Ngoài ra, có thể tìm trên bộ lọc ở danh sách hóa đơn bán lẻ/ bán sỉ, bạn vào Bán hàng >> Bán lẻ (truy cập tại đây) hoặc Bán hàng >> Bán sỉ (truy cập tại đây)

• Khi khách mang hàng đến trả, khách có mang theo hóa đơn hoặc chụp lại ID đơn hàng thì bạn dùng bộ lọc dựa vào ID hóa đơn trên hóa đơn để tìm

• Nhập số điện khách hàng vào để tìm hóa đơn

• Ngoài ra bạn có thể dựa vào các thông tin khác (ngày tạo hóa đơn, sản phẩm,...) để lọc tìm hóa đơn mua

Bước 2: Sau khi tìm được hóa đơn thì nhấn nút ở bên phải hóa đơn sau đó chọn Đổi trả hàng

• Ngoài ra lại Danh sách hóa đơn bán lẻ, bạn nhấn Thao tác >> Tạo phiếu đổi trả hàng

• Sau đó nhập ID hóa đơn bán hàng >> nhấn Lập phiếu trả hàng, phần mềm sẽ tự động chuyển sang giao diện trả

Giao diện trả hàng hiện ra như sau:

Lúc này xảy ra 2 trường hợp:

Trường hợp 1: Khách chỉ trả hàng

Khách chỉ trả lại hàng, không mua thêm hay đổi sang sản phẩm khác. Với hóa đơn có nhiều sản phẩm, khách muốn trả sản phẩm nào thì bạn giữ lại sản phẩm đó và xóa sản phẩm khách không trả bằng cách ấn vào icon thùng rác và sửa số lượng nếu cần

VD: trường hợp khách chỉ trả lại 1 bóng đèn, bạn xoá sản phẩm Rèm cửa và sửa số lượng Bóng đèn về = 1 (khách vẫn lấy 9 cái bóng đèn và rèm cửa).

Trường hợp 2: Khách trả hàng và muốn đổi qua sản phẩm khác

Ví dụ khách mua Bóng đèn 60W, khách muốn trả lại và đổi sang sản phẩm khác

Bạn thao tác giống trường hợp 1, tuy nhiên ở mục chọn "Sản phẩm mua mới", bạn gõ tên hoặc tít mã vạch sản phẩm mới

Lưu ý: Đổi trả hàng thường nên đổi sản phẩm lớn hơn hoặc bằng giá với sản phẩm trả

Bước 3:

• Tại ô Tổng trả bạn điền các thông tin:

  • Phí trả hàng: Nếu thực hiện trả hàng có mất phí

  • Tiền mặt hóa đơn trả: Số tiền của sản phẩm bị trả lại

  • Nếu chỉ trả hàng, phần mềm sẽ chỉ hiện ô Phí trả hàng
• Tại ô Tổng mua bạn điền các thông tin (nếu có):

  • Tiêu điểm: Nếu sản phẩm mua mới có sử dụng tiêu điểm cho khách

  • Mã OTP: Nếu bạn bật xác thực thông tin của khách trả hàng qua tin nhắn OTP thì điền mã OTP được gửi đến số điện thoại của khách lưu trên hệ thống

  • Chiết khấu sản phẩm mua mới: Nếu sản phẩm khách mua mới được chiết khấu, bạn chọn loại chiết khấu theo % hoặc số tiền và điền thông tin

• Tại ô Thanh toán:

  • Nếu bạn cần trả lại tiền cho khách, phần mềm sẽ hiện như sau
  • Nếu khách cần trả thêm tiền cho bạn, phần mềm sẽ hiện như sau
  • Bạn không điền được số tiền mà phần mềm đã báo vào ô hình thức thanh toán bằng tiền mặt/chuyển khoản/quẹt thẻ trong trường hợp bạn cần trả lại tiền cho khách, mặc định là khách thanh toán bằng hình thức nào thì sẽ trả lại khách bằng hình thức đó.

  • Nhân viên bán hàng: Nhân viên bán hàng sẽ gắn theo hóa đơn của sản phẩm mua mới (nếu có)

  • Nhân viên thu ngân: Nhân viên thu ngân sẽ gắn theo hóa đơn của sản phẩm mua mới (nếu có)

  • Ghi chú hóa đơn: Bạn có thể điền ghi chú của hóa đơn mua mới (nếu có)

Bước 4: Sau khi điền hoàn tất các thông tin trong hóa đơn, bạn vào Lưu hoặc Lưu và in nếu muốn in luôn hóa đơn trả hàng

Lưu ý

• Nếu doanh nghiệp sử dụng module kế toán, điền loại tiền (tiền mặt, tiền chuyển khoản) đã trả khách và chọn tài khoản trả tiền khi đó hệ thống sẽ tự động tạo 1 phiếu chi từ quỹ đó

• Trả hàng có hóa đơn sẽ không được lựa chọn cửa hàng để trả, mặc định lấy theo cửa hàng của hóa đơn mua

Quy trình trả hàng không cần hóa đơn

Trong trường hợp khách mua hàng không nhớ thông tin hoá đơn cũ, hoặc hoá đơn cũ không tồn tại trên phần mềm bán hàng Nhanh.vn (do quên nhập hoá đơn, hoặc có hoá đơn trước khi dùng phần mềm bán hàng)

Bước 1: Bạn vào Bán hàng/ Trả hàng hoặc truy cập tại đây

Bước 2: Sau đó nhấn vào nút Trả hàng không cần hoá đơn

Giao diện trả hàng không cần hóa đơn xuất hiện như sau:

Bước 3: Bạn nhập thông tin vào các trường sau:

• Thông tin người bán:

  • Cửa hàng: Chọn cửa hàng thực hiện trả hàng

  • Loại phiếu:

    • Bán lẻ: Trả hàng từ hóa đơn bán lẻ

    • Bán sỉ: Trả hàng từ hóa đơn bán sỉ

  • Nhân viên bán hàng: Nhân viên bán hàng gắn vào hóa đơn trả hàng (nếu có)

  • Ghi chú: Ghi chú cho hóa đơn trả hàng

• Thông tin sản phẩm:

  • Tìm kiếm sản phẩm: Tại ô tìm kiếm sản phẩm bạn có thể điền mã vạch sản phẩm, mã sản phẩm, tên sản phẩm hoặc sử dụng máy tít mã vạch sản phẩm để nhập sản phẩm khách cần trả lại

  • Lưu ý: Với sản phẩm Imei khi bạn nhập một IMEI không tồn tại trên hệ thống, sẽ có 1 cảnh bảo xuất hiện. Nếu bạn muốn lưu IMEI khi lưu hóa đơn thì bạn chọn nút "Đúng", muốn nhập lại giá trị IMEI mới bạn có thể chọn nút "Nhập lại" hoặc sửa trực tiếp tại ô nhập.

• Thông tin khách hàng: Thông tin khách hàng cần trả hàng.

• Thông tin thanh toán:

• Chiết khấu: Chiết khấu cho hóa đơn trả hàng, bạn điền theo % hoặc số tiền muốn chiết khấu

• Tiền mặt trả khách: Số tiền cần trả lại cho khách bằng tiền mặt

• Chuyển khoản trả khách: Số tiền cần trả lại cho khách bằng tiền chuyển khoản

• Bạn có thể cài đặt lựa chọn Tiếp tục trả hàng hoặc Về danh sách hóa đơn trả hàng sau khi lưu hóa đơn trả hàng vừa tạo

Bước 4: Sau khi điền hoàn tất các thông tin trong hóa đơn, bạn vào Lưu hoặc Lưu và in nếu muốn in luôn hóa đơn trả hàng

Lưu ý

• Trả sản phẩm IMEI mà IMEI đấy không tồn tại trên hệ thống sẽ hiện dòng thông báo xác nhận đúng IMEI nhập không: hiện 2 nút "Đúng", "Nhập lại" -> chọn nút "Đúng" hệ thống sẽ sinh IMEI mới trên hệ thống.

• Trả sản phẩm IMEI mà IMEI lại gắn cho sản phẩm khác -> khi lưu hệ thống sẽ báo IMEI không thuộc sản phẩm bạn đang thêm

• Với IMEI đích danh, khi dùng tính năng này giá nhập IMEI = giá vốn = giá nhập trả vào vì thao tác trả hàng không cần hóa đơn đang coi như nhập hàng mới từ khách hàng.

• Trả hóa đơn bán lẻ hệ thống sẽ tự động trừ điểm tích lũy với hóa đơn bán lẻ đã được tặng.

• Nếu bạn cài đặt "Chuyển điểm tích lũy thành phí trả hàng" thì hệ thống sẽ tự động quy đổi điểm mà khách hàng thiếu để trả lại thành phí trả hàng.

• Hệ thống tự động hạch toán số tiền mà doanh nghiệp cần trả cho khách, nên bạn cần điền đúng số tiền cần trả ở ô Thanh toán hoặc tạo phiếu chi bằng tay để hạch toán tiền trả lại cho khách hàng

Câu hỏi thường gặp

1. Doanh thu, lợi nhuận bị âm

Lý do: đơn trả nhiều hơn đơn bán, giá vốn sai, lớn hơn giá bán.

2. Cách trả 1 sản phẩm trong hóa đơn có nhiều sản phẩm ?

• Tại đơn hàng đó bạn chọn Trả hàng >> Màn hình hiển thị hóa đơn trả hàng, tại đây những sản phẩm nào khách trả bạn giữ lại, sản phẩm khách mua bạn xóa đi, sau đó lưu lại