Nhân viên

Khái niệm

• Nhân viên là các tài khoản dùng để đăng nhập vào sử dụng hệ thống, mỗi nhân viên sẽ được gắn với nhóm quyền cụ thể để thực hiện các thao tác được phân cho nhóm quyền đó.

• Ý nghĩa các nhóm quyền của nhân viên:

Nhóm quyền	Ý nghĩa
Giám đốc	Là nhóm quyền cao nhất, phụ trách tất cả các vấn đề của hệ thống, thường sẽ không bị giới hạn quyền gì của doanh nghiệp (trừ khi tài khoản đó được phân quyền riêng)
Nhân viên kế toán	Nhóm quyền gần với giám đốc nhất, gần như quản lý hết mọi vấn đề, phụ trách chính về các vấn đề liên quan tới kế toán
Nhân viên cửa hàng trưởng	Nhóm quyền quản lý các nội dung có trong cửa hàng: danh sách bán lẻ, danh sách bán buôn, danh sách đơn hàng, danh sách phiếu XNK. Khi phân quyền này cần phải gắn kho/cửa hàng
Nhân viên thu ngân	Nhóm quyền chủ yếu phụ trách thêm/trả phiếu bán lẻ, bán buôn, đơn hàng của doanh nghiệp
Nhân viên bán hàng	Nhân viên phụ trách chăm sóc, tư vấn cho khách hàng để khuyến khích họ mua sản phẩm mà doanh nghiệp bán ra
Chăm sóc khách hàng	Phụ trách xác nhận và xử lý đơn hàng online, xử lý các nghiệp vụ có thể liên quan tới việc tặng tiền, tặng điểm khách hàng, tặng quà nhân ngày sinh nhật
Trưởng nhóm chăm sóc khách hàng	Là cấp quản lý của nhân viên Chăm sóc khách hàng, để điều phối các hoạt động của CSKH, và xác nhận lại các đơn hàng mà Chăm sóc khách hàng chưa xử lý xong
Nhân viên kho	Nhân viên phụ trách việc nhập, chuyển kho
Nhân viên vận chuyển	Nhân viên phụ trách về chuyển đơn hàng online cho khách đặt mua (thường dùng cho doanh nghiệp có đội vận chuyển riêng, không dùng dịch vụ của các hãng vận chuyển)
Nhân viên nhập liệu	Nhân viên phụ trách việc nhập các thông tin sản phẩm, danh mục, tin tức lên website
Nhân viên thu mua	Là nhân viên phụ trách một số sản phẩm nhất định, làm việc với nhà cung cấp để nhập/trả các sản phẩm mình phụ trách
Nhà cung cấp	Quyền gắn cho các tài khoản nhà cung cấp, cho phép họ xem được các thông tin liên quan tới sản phẩm của họ bán cho doanh nghiệp
Nhân viên kiểm soát viên/nhân viên đối soát viên	Quyền dùng để kiểm soát các vấn đề nội bộ trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp

Quản lý nhân viên

• Để cài đặt nhân viên bạn thao tác nhấn Cài đặt, chọn Nhân viên

• Vào mục danh sách nhân viên tại đây
• Bạn có thể thêm mới, sửa, xóa tài khoản của nhân viên, phân các quyền cho nhân viên sao cho phù hợp với công việc của từng người, từng bộ phận.

Thêm mới nhân viên

• Thêm mới tài khoản nhân viên tại đây
• Hệ thống hỗ trợ 2 hình thức thêm mới nhân viên:

• Thêm mới trực tiếp trên phần mềm. Các trường thông tin có dấu là thông tin bắt buộc phải điền

• Nhập từ Excel: Bạn tải file mẫu điền thông tin tại đây. File tải về có dạng như sau

Sửa tài khoản nhân viên

• Tại trang danh sách nhân viên, tìm nhân viên bạn muốn sửa, bấm vào nút Sửa ở cột cuối cùng để tới trang sửa nhân viên, tại đây bạn có thể sửa tên, điện thoại, nhóm quyền của nhân viên, có thể gắn lại nhân viên vào cửa hàng, đổi mật khẩu tài khoản nhân viên. Ví dụ nhân viên chuyển từ bộ phận nhân viên kho sang nhân viên thu ngân, bạn có thể vào sửa nhân viên vào chọn lại nhóm quyền cho nhân viên đó.

• Trường thông tin Tên đăng nhập, Email tô xám là thông tin cố định, không hỗ trợ sửa.

Xóa tài khoản nhân viên

• Vào danh sách nhân viên, bạn có thể xóa tài khoản nhân viên, khi xóa, tài khoản này sẽ bị chuyển về Thành viên bình thường và không thể truy cập dữ liệu doanh nghiệp của bạn nữa. Khi muốn gắn lại cho tài khoản được truy cập vào Doanh nghiệp, bạn tham khảo gắn lại tài khoản nhân viên vào Doanh nghiệp theo hướng dẫn ở dưới.

Gắn tài khoản nhân viên đã có sẵn trên hệ thống

• Tại trang danh sách nhân viên, chọn thêm mới. Cột bên phải hỗ trợ gắn lại tài khoản thành viên bình thường vào Doanh nghiệp. Bạn nhập tên đăng nhập và quyền muốn phân cho tài khoản đó trên Doanh nghiệp đang thao tác.

Phân quyền nhóm nhân viên

Nhanh.vn có các nhóm quyền phù hợp với từng bộ phận của doanh nghiệp. Tuy nhiên doanh nghiệp cũng có thể thêm/bớt các quyền trong nhóm quyền đó, bằng cách tích vào các quyền trong tab Phân quyền nhóm nhân viên. Sau khi tích vào ô phân quyền, hệ thống sẽ tự cập nhật luôn thay đổi cho các tài khoản thuộc nhóm quyền đó

Lần đầu vào phân quyền nhóm, muốn phân quyền riêng được cần bấm kích hoạt phân quyền riêng

Phân quyền nhân viên

• Dùng trong trường hợp bạn muốn phân quyền riêng cho nhân viên khác với nhóm quyền, quy trình thao tác như sau:

  • Bạn chọn sang tab Phân quyền tại trang nhân viên
  • Nhập Tên/user của nhân viên => Chọn đúng nhân viên trong mục hệ thống gợi ý => So sánh với nhóm quyền/nhân viên khác (không bắt buộc) ==> Nhấn Lọc

• Tích chọn các quyền muốn phân cho nhân viên ==> Nhấn Lưu (ở dưới cùng)

Lưu ý:

• Bạn nhấn vào nút mũi tên để hệ thống load tự động tích lại các quyền mặc định đang có của nhóm quyền nhân viên trước khi tích thêm/bớt quyền riêng cho nhân viên đó. Nếu không cần các quyền của nhóm, bạn có thể tích những quyền của riêng tài khoản đó mà không cần làm thao tác trên.
• Khi tài khoản đã được phân quyền riêng trước đó để chuyển về phân quyền mặc định theo nhóm quyền, bạn sẽ nhấn vào nút Khởi tạo phân quyền mặc định.

• Với các tài khoản đã được phân quyền riêng trước đó thì không phân quyền chung được nữa, cần vào phân quyền để phân theo tài khoản

Lưu ý:

Trong trường hợp một tài khoản nhân viên được sử dụng cho nhiều doanh nghiệp, hệ thống áp dụng phân quyền theo nguyên tắc sau:

• Nếu tài khoản có phân quyền riêng tại bất kỳ doanh nghiệp nào, hệ thống sẽ chỉ áp dụng phân quyền riêng, bỏ qua phân quyền nhóm tại tất cả doanh nghiệp.

• Nếu tài khoản không có phân quyền riêng ở bất kỳ doanh nghiệp nào, hệ thống sẽ áp dụng phân quyền nhóm tại từng doanh nghiệp tương ứng.

• Phân quyền sử dụng cuối cùng là tổng hợp các quyền được cấp theo nguyên tắc trên, dựa trên các doanh nghiệp mà tài khoản có tham gia.

Tìm kiếm phân quyền nhanh

Tìm kiếm theo tên quyền

• Thao tác tìm kiếm theo tên, bạn nhấn tổ hợp Ctrl (hoặc Command với dòng máy Macbook) + F

• Nhập tên quyền cần phân vào ô tìm kiếm. Ví dụ muốn phân quyền sửa đơn, bạn nhập Sửa đơn hàng, trình duyệt sẽ gợi ý kết quả phù hợp

Tìm kiếm theo thanh tìm kiếm chức năng

• Để xác định đúng quyền cần phân cho nhân viên thao tác, bạn có thể tìm kiếm tính năng thông qua thanh tìm kiếm.

• Vào trang thao tác mà bạn muốn phân quyền. Ví dụ bạn muốn phân cho nhân viên quyền sửa đơn hàng, mở trang chi tiết đơn, bấm sửa đơn hàng. Trên trang sẽ có giao diện như sau. Copy link sau phần nhanh.vn như mẫu dưới đây

• Vào trang phân quyền hoặc phân quyền nhóm, bạn có thể tìm phân quyền cho thao tác qua thanh tìm kiếm, nhấn vào biểu tượng để hiển thị thanh công cụ tìm kiếm và nhấn vào để thu gọn thanh công cụ tìm kiếm
• Nhập link chức năng đã sao chép, dán vào thanh tìm kiếm và nhấn Tìm. Quyền tương ứng sẽ được tô đỏ.

Phân quyền xem dữ liệu

• Cho phép doanh nghiệp giới hạn nhân viên chỉ xem được một số dữ liệu do chính nhân viên đó tạo, mà không xem được của nhân viên khác.

Tình huống sử dụng thực tế:

• Doanh nghiệp có 2 nhân viên thu ngân, nên chỉ muốn nhân viên A nhìn thấy hóa đơn mình tạo, không cho phép thấy hóa đơn do nhân viên B tạo, hoặc chỉ nhìn thấy hóa đơn do mình tạo trong vòng 1 tuần trở lại đây.

• Không cho phép nhân viên này nhìn thấy khách hàng của nhân viên khác

Một số lưu ý tại cài đặt này:

• Giới hạn quyền xem Danh sách hóa đơn bán lẻ:

  • Tích chọn cài đặt này: Tất cả nhân viên chỉ được nhìn thấy các hóa đơn do nhân viên đó tạo.

  • Cài đặt nâng cao: Giới hạn theo từng nhóm quyền và số ngày xem (nếu có). Lưu ý khi sử dụng cài đặt nâng cao, bạn cần bỏ tích chọn ở cài đặt chung.

• Giới hạn quyền xem Danh sách đơn hàng

  • Tích chọn cài đặt này: Giới hạn tất cả nhân viên chỉ được nhìn thấy các đơn hàng do nhân viên đó tạo.

  • Cài đặt nâng cao: Giới hạn theo từng nhóm quyền và số ngày xem (nếu có). Lưu ý khi sử dụng cài đặt nâng cao, bạn cần bỏ tích chọn ở cài đặt chung.

  • Chi tiết đơn hàng: Cho phép nhân viên xem được chi tiết đơn hàng do nhân viên khác tạo khi có cài đặt giới hạn xem danh sách đơn hàng theo nhân viên tạo.

• Giới hạn quyền xem Chi tiết sản phẩm

  • Tích chọn cài đặt này: Giới hạn nhân viên chỉ xem được tồn kho trong kho mình quản lý ở trang chi tiết sản phẩm.

  • Cài đặt nâng cao: Giới hạn theo từng nhóm quyền và số ngày xem (nếu có). Lưu ý khi sử dụng cài đặt nâng cao, bạn cần bỏ tích chọn ở cài đặt chung.

Log profile

Trên Nhanh, người dùng có thể theo dõi, quản lý những log địa chỉ IP đăng nhập tài khoản vào doanh nghiệp nhằm tránh những tình huống có người lạ truy cập vào tài khoản làm ảnh hưởng đến doanh thu, quá trình vận hành của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể truy cập tại Cài đặt > Nhân viên > Tab Log Profile

Tại mục này sẽ có chi tiết thông tin bao gồm:

• Username: Tài khoản đăng nhập

• Loại: Loại đăng nhập/đăng xuất/đổi mật khẩu/sửa thông tin cá nhân/Đăng nhập bằng Google/Đăng nhập bằng Facebook

• Ngày tạo: Thời gian thao tác của loại hành động

• IP: địa chỉ IP thao tác

• userAgent: Đại lý người dùng

Một số phân quyền cần lưu ý

Tên quyền	Link phân quyền	Ý nghĩa
Thêm sản phẩm	/product/item/add	Thêm sản phẩm bao gồm upload ảnh sản phẩm
Xác nhận đặt hàng và Đóng gói	/order/manage/pickup	Nhặt hàng, đóng gói bao gồm quyền In phiếu gửi
Xác nhận đơn hàng	/order/manage/confirm	Xác nhận đơn hàng, bao gồm quyền Sửa đơn hàng. Nếu chỉ muốn nhân viên sửa đơn mà không xác nhận thì chỉ tích quyền Sửa đơn hàng (/order/manage/edit)
Trả hàng từ đơn online	/pos/return/returnfromorder	Trả hàng đơn hàng, để làm thao tác này cần được phân thêm quyền Thêm đơn hàng (/order/manage/add) và Trả hàng từ hóa đơn bán lẻ (/pos/return/returnfrombill)
Thêm phiếu nhập nhà cung cấp Thêm hóa đơn bán lẻ Thêm hóa đơn bán sỉ	/inventory/bill/import /pos/bill/add /pos/bill/addwholesale	Các quyền thêm phiếu kia cũng tương ứng với quyền Xác nhận phiếu nháp của các phiếu nháp nhập NCC, phiếu nháp bán lẻ, phiếu nháp bán sỉ
Thêm phiếu nhập nhà cung cấp	/inventory/bill/import	Thêm phiếu nhập bao gồm cả quyền Nhập từ excel các phiếu xnk, phiếu nháp
Duyệt phiếu chuyển kho	/inventory/transfer/approve	Bao gồm cả quyền Đổi kho nhận hàng trong danh sách phiếu nháp
Xóa đơn hàng khỏi Tour	/shipping/tour/removeorder	Bao gồm cả quyền Xoá đơn khỏi biên bản bàn giao
Trả hàng từ đơn online đơn sàn	/pos/return/returnfromorder	Trả hàng đơn sàn TMĐT, để làm thao tác này cần được phân thêm quyền Quản lý giao hàng 1 phần (/order/manage/partdelivery)
Xuất dữ liệu danh sách sản phẩm combo	/product/item/indexexport	Xuất Excel danh sách sản phẩm combo, để làm thao tác này cần được thêm phân quyền Xem giá nhập sản phẩm (/product/item/infoimportprice)
Thêm khách hàng	/customer/code/add	Bao gồm cả quyền Lưu khách hàng khi điền thông tin khách hàng ở hóa đơn bán lẻ
Nhập máy cũ	/pos/bill/addresale	Nhập máy cũ từ khách hàng, bao gồm cả quyền Danh sách hóa đơn bán lẻ (/pos/bill/index) và Hoá đơn điện tử (/pos/invoice/index)

Câu hỏi thường gặp

1. Tôi muốn đổi tên và mật khẩu cho tài khoản nhân viên thì làm thế nào?

Cách 1: Tại trang danh sách nhân viên, tìm nhân viên bạn muốn sửa, bấm vào nút Sửa ở cột cuối cùng để tới trang sửa nhân viên >> Bạn nhập mật khẩu mới và xác nhận mật khẩu >> Lưu

Cách 2: Nhân viên có thể tự thao tác sau khi đăng nhập >> Click thông tin tài khoản >> Chuyển đến tab sửa mật khẩu >> Điền thông tin >> Lưu

2. Nhân viên nghỉ việc tôi phải làm sao để khóa tài khoản nhân viên?

• Để khóa tài khoản nhân viên không còn làm việc nữa, bạn vào mục Cài đặt >> Nhân viên >> Tại nhân viên cần khóa >> Ấn vào dấu 3 gạch >> Chọn khóa hoặc bạn có thể xóa luôn tài khoản nhân viên ra khỏi doanh nghiệp

3. Cách không cho nhân viên xem giá vốn của sản phẩm.

• Cài đặt > Nhân viên > Phân quyền nhóm hoặc Phân quyền riêng > tìm quyền Xem giá nhập sản phẩm. Muốn cho nhân viên xem thì tích chọn nếu không thì bỏ tích chọn.

• Và cần bật thêm phần Ẩn các cột giá nhập khi lập phiếu nhập kho, phiếu nháp nhập kho, trả hàng nhà cung cấp tại Cài đặt > Bán hàng và XNK

4. Một tài khoản nhân viên nhưng mỗi kho có các chức năng khác nhau có được không?

• Không được vì phân quyền là sẽ chung cho toàn bộ hệ thống.

5. Nhân viên bán hàng ở đây có tự hiểu là người lập hóa đơn không? Hay là phải điền thủ công thông tin người bán trong khi thêm hóa đơn bán lẻ.

• Người lập hoá đơn sẽ được hệ thống hiểu là Nhân viên thu ngân.

• Nhưng có 1 cài đặt cho phép lưu thu ngân mặc định là Nhân viên bán hàng luôn nếu không điền ô nhân viên bán hàng.

• Cài đặt tại Bán hàng và XNK: "Lập hóa đơn bán lẻ, đơn hàng: Lưu thu ngân mặc định là nhân viên bán hàng khi không điền thông tin."

6. Phân quyền cho nhân viên để xác nhận phiếu nhập kho nháp, nhưng nhân viên không thấy phiếu nào để xác nhận

• Quyền nhân viên bán hàng và nhân viên thu mua mặc định check theo người tạo - Nhân viên chỉ xem được phiếu mình tạo. Nên không thể xem được phiếu nhập kho do tài khoản khác tạo.

• Cần phân nhóm quyền khác cho nhân viên để sử dụng phân quyền này