Nhân viên
Khái niệm
Nhân viên là các tài khoản dùng để đăng nhập vào sử dụng hệ thống, mỗi nhân viên sẽ được gắn với nhóm quyền cụ thể để thực hiện các thao tác được phân cho nhóm quyền đó.
Ý nghĩa các nhóm quyền của nhân viên:
| Nhóm quyền | Ý nghĩa |
|---|---|
Giám đốc | Là nhóm quyền cao nhất, phụ trách tất cả các vấn đề của hệ thống, thường sẽ không bị giới hạn quyền gì của doanh nghiệp (trừ khi tài khoản đó được phân quyền riêng) |
Nhân viên kế toán | Nhóm quyền gần với giám đốc nhất, gần như quản lý hết mọi vấn đề, phụ trách chính về các vấn đề liên quan tới kế toán |
Nhân viên cửa hàng trưởng | Nhóm quyền quản lý các nội dung có trong cửa hàng: danh sách bán lẻ, danh sách bán buôn, danh sách đơn hàng, danh sách phiếu XNK. Khi phân quyền này cần phải gắn kho/cửa hàng |
Nhân viên thu ngân | Nhóm quyền chủ yếu phụ trách thêm/trả phiếu bán lẻ, bán buôn, đơn hàng của doanh nghiệp |
Nhân viên bán hàng | Nhân viên phụ trách chăm sóc, tư vấn cho khách hàng để khuyến khích họ mua sản phẩm mà doanh nghiệp bán ra |
Chăm sóc khách hàng | Phụ trách xác nhận và xử lý đơn hàng online, xử lý các nghiệp vụ có thể liên quan tới việc tặng tiền, tặng điểm khách hàng, tặng quà nhân ngày sinh nhật |
Trưởng nhóm chăm sóc khách hàng | Là cấp quản lý của nhân viên Chăm sóc khách hàng, để điều phối các hoạt động của CSKH, và xác nhận lại các đơn hàng mà Chăm sóc khách hàng chưa xử lý xong |
Nhân viên kho | Nhân viên phụ trách việc nhập, chuyển kho |
Nhân viên vận chuyển | Nhân viên phụ trách về chuyển đơn hàng online cho khách đặt mua (thường dùng cho doanh nghiệp có đội vận chuyển riêng, không dùng dịch vụ của các hãng vận chuyển) |
Nhân viên nhập liệu | Nhân viên phụ trách việc nhập các thông tin sản phẩm, danh mục, tin tức lên website |
Nhân viên thu mua | Là nhân viên phụ trách một số sản phẩm nhất định, làm việc với nhà cung cấp để nhập/trả các sản phẩm mình phụ trách |
Nhà cung cấp | Quyền gắn cho các tài khoản nhà cung cấp, cho phép họ xem được các thông tin liên quan tới sản phẩm của họ bán cho doanh nghiệp |
Nhân viên kiểm soát viên/nhân viên đối soát viên | Quyền dùng để kiểm soát các vấn đề nội bộ trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp |
Quản lý nhân viên
Để cài đặt nhân viên bạn thao tác nhấn Cài đặt, chọn Nhân viên
Vào mục danh sách nhân viên tại đây
Bạn có thể thêm mới, sửa, xóa tài khoản của nhân viên, phân các quyền cho nhân viên sao cho phù hợp với công việc của từng người, từng bộ phận.
Thêm mới nhân viên
Thêm mới tài khoản nhân viên tại đây
Hệ thống hỗ trợ 2 hình thức thêm mới nhân viên:
Nhập từ Excel: Bạn tải file mẫu điền thông tin tại đây. File tải về có dạng như sau
Sửa tài khoản nhân viên
Tại trang danh sách nhân viên, tìm nhân viên bạn muốn sửa, bấm vào nút Sửa ở cột cuối cùng để tới trang sửa nhân viên, tại đây bạn có thể sửa tên, điện thoại, nhóm quyền của nhân viên, có thể gắn lại nhân viên vào cửa hàng, đổi mật khẩu tài khoản nhân viên. Ví dụ nhân viên chuyển từ bộ phận nhân viên kho sang nhân viên thu ngân, bạn có thể vào sửa nhân viên vào chọn lại nhóm quyền cho nhân viên đó.
Trường thông tin Tên đăng nhập, Email tô xám là thông tin cố định, không hỗ trợ sửa.
Xóa tài khoản nhân viên
Vào danh sách nhân viên, bạn có thể xóa tài khoản nhân viên, khi xóa, tài khoản này sẽ bị chuyển về Thành viên bình thường và không thể truy cập dữ liệu doanh nghiệp của bạn nữa. Khi muốn gắn lại cho tài khoản được truy cập vào Doanh nghiệp, bạn tham khảo gắn lại tài khoản nhân viên vào Doanh nghiệp theo hướng dẫn ở dưới.
Gắn tài khoản nhân viên đã có sẵn trên hệ thống
Tại trang danh sách nhân viên, chọn thêm mới. Cột bên phải hỗ trợ gắn lại tài khoản thành viên bình thường vào Doanh nghiệp. Bạn nhập tên đăng nhập và quyền muốn phân cho tài khoản đó trên Doanh nghiệp đang thao tác.
Phân quyền nhóm nhân viên
Nhanh.vn có các nhóm quyền phù hợp với từng bộ phận của doanh nghiệp. Tuy nhiên doanh nghiệp cũng có thể thêm/bớt các quyền trong nhóm quyền đó, bằng cách tích vào các quyền trong tab Phân quyền nhóm nhân viên. Sau khi tích vào ô phân quyền, hệ thống sẽ tự cập nhật luôn thay đổi cho các tài khoản thuộc nhóm quyền đó
Lần đầu vào phân quyền nhóm, muốn phân quyền riêng được cần bấm kích hoạt phân quyền riêng
Phân quyền nhân viên
Dùng trong trường hợp bạn muốn phân quyền riêng cho nhân viên khác với nhóm quyền, quy trình thao tác như sau:
Bạn chọn sang tab Phân quyền tại trang nhân viên
Nhập Tên/user của nhân viên => Chọn đúng nhân viên trong mục hệ thống gợi ý => So sánh với nhóm quyền/nhân viên khác (không bắt buộc) ==> Nhấn Lọc
Tích chọn các quyền muốn phân cho nhân viên ==> Nhấn Lưu (ở dưới cùng)
Lưu ý:
Khi tài khoản đã được phân quyền riêng trước đó để chuyển về phân quyền mặc định theo nhóm quyền, bạn sẽ nhấn vào nút Khởi tạo phân quyền mặc định.
Với các tài khoản đã được phân quyền riêng trước đó thì không phân quyền chung được nữa, cần vào phân quyền để phân theo tài khoản
Tìm kiếm phân quyền nhanh
Tìm kiếm theo tên quyền
Thao tác tìm kiếm theo tên, bạn nhấn tổ hợp Ctrl (hoặc Command với dòng máy Macbook) + F
Nhập tên quyền cần phân vào ô tìm kiếm. Ví dụ muốn phân quyền sửa đơn, bạn nhập Sửa đơn hàng, trình duyệt sẽ gợi ý kết quả phù hợp
Tìm kiếm theo thanh tìm kiếm chức năng
Để xác định đúng quyền cần phân cho nhân viên thao tác, bạn có thể tìm kiếm tính năng thông qua thanh tìm kiếm.
Vào trang thao tác mà bạn muốn phân quyền. Ví dụ bạn muốn phân cho nhân viên quyền sửa đơn hàng, mở trang chi tiết đơn, bấm sửa đơn hàng. Trên trang sẽ có giao diện như sau. Copy link sau phần nhanh.vn như mẫu dưới đây
Nhập link chức năng đã sao chép, dán vào thanh tìm kiếm và nhấn Tìm. Quyền tương ứng sẽ được tô đỏ.
Phân quyền xem dữ liệu
Cho phép doanh nghiệp giới hạn nhân viên chỉ xem được một số dữ liệu do chính nhân viên đó tạo, mà không xem được của nhân viên khác.
Tình huống sử dụng thực tế:
Doanh nghiệp có 2 nhân viên thu ngân, nên chỉ muốn nhân viên A nhìn thấy hóa đơn mình tạo, không cho phép thấy hóa đơn do nhân viên B tạo, hoặc chỉ nhìn thấy hóa đơn do mình tạo trong vòng 1 tuần trở lại đây.
Không cho phép nhân viên này nhìn thấy khách hàng của nhân viên khác
Một số lưu ý tại cài đặt này:
Giới hạn quyền xem Danh sách hóa đơn bán lẻ:
Tích chọn cài đặt này: Tất cả nhân viên chỉ được nhìn thấy các hóa đơn do nhân viên đó tạo.
Cài đặt nâng cao: Giới hạn theo từng nhóm quyền và số ngày xem (nếu có). Lưu ý khi sử dụng cài đặt nâng cao, bạn cần bỏ tích chọn ở cài đặt chung.
Giới hạn quyền xem Danh sách đơn hàng
Tích chọn cài đặt này: Giới hạn tất cả nhân viên chỉ được nhìn thấy các đơn hàng do nhân viên đó tạo.
Cài đặt nâng cao: Giới hạn theo từng nhóm quyền và số ngày xem (nếu có). Lưu ý khi sử dụng cài đặt nâng cao, bạn cần bỏ tích chọn ở cài đặt chung.
Chi tiết đơn hàng: Cho phép nhân viên xem được chi tiết đơn hàng do nhân viên khác tạo khi có cài đặt giới hạn xem danh sách đơn hàng theo nhân viên tạo.
Giới hạn quyền xem Chi tiết sản phẩm
Tích chọn cài đặt này: Giới hạn nhân viên chỉ xem được tồn kho trong kho mình quản lý ở trang chi tiết sản phẩm.
Cài đặt nâng cao: Giới hạn theo từng nhóm quyền và số ngày xem (nếu có). Lưu ý khi sử dụng cài đặt nâng cao, bạn cần bỏ tích chọn ở cài đặt chung.
Log profile
Trên Nhanh, người dùng có thể theo dõi, quản lý những log địa chỉ IP đăng nhập tài khoản vào doanh nghiệp nhằm tránh những tình huống có người lạ truy cập vào tài khoản làm ảnh hưởng đến doanh thu, quá trình vận hành của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể truy cập tại Cài đặt > Nhân viên > Tab Log Profile
Tại mục này sẽ có chi tiết thông tin bao gồm:
Username: Tài khoản đăng nhập
Loại: Loại đăng nhập/đăng xuất/đổi mật khẩu/sửa thông tin cá nhân/Đăng nhập bằng Google/Đăng nhập bằng Facebook
Ngày tạo: Thời gian thao tác của loại hành động
IP: địa chỉ IP thao tác
userAgent: Đại lý người dùng
Một số phân quyền cần lưu ý
| Tên quyền | Link phân quyền | Ý nghĩa |
|---|---|---|
Thêm sản phẩm | /product/item/add | Thêm sản phẩm bao gồm upload ảnh sản phẩm |
Xác nhận đặt hàng và Đóng gói | /order/manage/pickup | Nhặt hàng, đóng gói bao gồm quyền In phiếu gửi |
Xác nhận đơn hàng | /order/manage/confirm | Xác nhận đơn hàng, bao gồm quyền Sửa đơn hàng. Nếu chỉ muốn nhân viên sửa đơn mà không xác nhận thì chỉ tích quyền Sửa đơn hàng (/order/manage/edit) |
Trả hàng từ hóa đơn online | /pos/return/returnfromorder | Trả hàng đơn hàng, để làm thao tác này cần được phân thêm quyền Thêm đơn hàng (/order/manage/add) |
Thêm phiếu nhập nhà cung cấp Thêm hóa đơn bán lẻ Thêm hóa đơn bán sỉ | /inventory/bill/import /pos/bill/add /pos/bill/addwholesale | Các quyền thêm phiếu kia cũng tương ứng với quyền Xác nhận phiếu nháp của các phiếu nháp nhập NCC, phiếu nháp bán lẻ, phiếu nháp bán sỉ |
Thêm phiếu nhập nhà cung cấp | /inventory/bill/import | Thêm phiếu nhập bao gồm cả quyền Nhập từ excel các phiếu xnk, phiếu nháp |
Duyệt phiếu chuyển kho | /inventory/transfer/approve | Bao gồm cả quyền Đổi kho nhận hàng trong danh sách phiếu nháp |
Xóa đơn hàng khỏi Tour | /shipping/tour/removeorder | Bao gồm cả quyền Xoá đơn khỏi biên bản bàn giao |
Câu hỏi thường gặp
1. Tôi muốn đổi tên và mật khẩu cho tài khoản nhân viên thì làm thế nào?
Cách 1: Tại trang danh sách nhân viên, tìm nhân viên bạn muốn sửa, bấm vào nút Sửa ở cột cuối cùng để tới trang sửa nhân viên >> Bạn nhập mật khẩu mới và xác nhận mật khẩu >> Lưu
2. Nhân viên nghỉ việc tôi phải làm sao để khóa tài khoản nhân viên?
Để khóa tài khoản nhân viên không còn làm việc nữa, bạn vào mục Cài đặt >> Nhân viên >> Tại nhân viên cần khóa >> Ấn vào dấu 3 gạch >> Chọn khóa hoặc bạn có thể xóa luôn tài khoản nhân viên ra khỏi doanh nghiệp
3. Cách không cho nhân viên xem giá vốn của sản phẩm.
Cài đặt > Nhân viên > Phân quyền nhóm hoặc Phân quyền riêng > tìm quyền Xem giá nhập sản phẩm. Muốn cho nhân viên xem thì tích chọn nếu không thì bỏ tích chọn.
Và cần bật thêm phần Ẩn các cột giá nhập khi lập phiếu nhập kho, phiếu nháp nhập kho, trả hàng nhà cung cấp tại Cài đặt > Bán hàng và XNK
4. Một tài khoản nhân viên nhưng mỗi kho có các chức năng khác nhau có được không?
Không được vì phân quyền là sẽ chung cho toàn bộ hệ thống.
5. Nhân viên bán hàng ở đây có tự hiểu là người lập hóa đơn k? Hay là phải điền thủ công thông tin người bán trong khi thêm hóa đơn bán lẻ.
Người lập hoá đơn sẽ được hệ thống hiểu là Nhân viên thu ngân.
Nhưng có 1 cài đặt cho phép lưu thu ngân mặc định là Nhân viên bán hàng luôn nếu không điền ô nhân viên bán hàng.
Cài đặt tại Bán hàng và XNK: "Lập hóa đơn bán lẻ, đơn hàng: Lưu thu ngân mặc định là nhân viên bán hàng khi không điền thông tin."
Last updated
