Quy trình đồng bộ sản phẩm trên sàn TMĐT
Last updated
Last updated
Đồng bộ sàn TMĐT được hiểu là đồng bộ sản phẩm và đồng bộ đơn hàng về phần mềm để theo dõi đồng bộ tồn kho và quản lý doanh thu đơn hàng trên sàn TMĐT. Các bước trong quy trình đồng bộ sàn TMĐT diễn ra như sau:
Quy trình này thực hiện lần đầu tiên khi bạn mới đồng bộ sàn TMĐT với phần mềm Nhanh.vn.
Trước khi đồng bộ sản phẩm, bạn cần đăng nhập kết nối gian hàng TMĐT với phần mềm Nhanh.vn, xem chi tiết hướng dẫn kết nối tại đây.
Để truy cập quản lý đồng bộ sản phẩm sàn TMĐT, bạn truy cập module Sản phẩm - chọn Sàn TMĐT - chọn sàn cần đồng bộ sản phẩm.
Quy trình đồng bộ 4 sàn TMĐT tương tự nhau về cách đồng bộ sản phẩm, chỉ khác nhau ở quy trình đồng bộ và xử lý đơn hàng.
Tham khảo thêm:
Bấm nút đồng bộ - chọn tải sản phẩm từ sàn TMĐT.
Chọn Seller (gian hàng muốn tải sản phẩm).
Khi đồng bộ sản phẩm sàn TMĐT với phần mềm sẽ thuộc 1 trong 3 trường hợp sau:
Đã có sản phẩm trên Nhanh.vn và chưa có sản phẩm trên sàn.
Đã có sản phẩm trên sàn và chưa có sản phẩm trên Nhanh.vn.
Đã có sản phẩm trên cả Nhanh.vn và sàn. Chia làm 2 tình huống:
Mã SKU sản phẩm trên sàn trùng với mã sản phẩm trên Nhanh.vn.
Mã SKU sản phẩm trên sàn khác mã sản phẩm trên Nhanh.vn.
Trường hợp này nghĩa là bạn đã dùng phần mềm Nhanh.vn từ trước, mới bắt đầu kinh doanh trên sàn TMĐT.
Bước 1.1.1: Tải sản phẩm từ sàn TMĐT, chờ ghép nối với sản phẩm trên Nhanh.vn
Chọn hình thức: Lấy sản phẩm từ Sàn về, chờ ghép nối với sản phẩm trên Nhanh.
Sản phẩm sau khi được tải về sẽ hiển thị tại tab Sản phẩm chưa ghép.
Bước 1.1.2: Ghép nối với sản phẩm có sẵn trên hệ thống Nhanh.vn
Có 2 cách để ghép nối sản phẩm trên Nhanh và sản phẩm trên sàn. Tại Tab Sản phẩm chưa được ghép, bạn thao tác như sau:
Cách 1: Ghép nối thủ công
Chọn Seller muốn ghép sản phẩm.
Tại cột Sản phẩm (Nhanh): Tìm đến sản phẩm có sẵn trên hệ thống Nhanh.vn tương ứng với sản phẩm ở cột Sản phẩm (Sàn).
Cột Số lượng: Là số lượng tương ứng của 1 sản phẩm trên Sàn với sản phẩm trên Nhanh.vn.
Đối với sản phẩm combo theo số lượng thì cột số lượng điền theo số lượng quy đổi. Xem chi tiết hướng dẫn đồng bộ sản phẩm combo trên sàn TMĐT tại đây.
Lưu cặp đã ghép hoặc ghép 1 loạt sản phẩm rồi bấm Lưu các cặp đã ghép ở cuối trang.
Sau khi ghép nối, sản phẩm sẽ hiển thị tại tab Sản phẩm đã ghép.
Cách 2: Ghép nối bằng file excel
Bạn bấm vào Thao tác - chọn Ghép sản phẩm từ file excel.
Tải file mẫu về và điền dữ liệu:
MÃ SKU / Tên / ID Sản phẩm sàn: Bạn có thể xuất file excel danh sách tại tab Sản phẩm chưa được ghép để lấy nhanh dữ liệu mã SKU/Tên/ID sản phẩm sàn và điền vào file import.
Đối với sàn Shopee, bạn điền dữ liệu theo format ID sản phẩm cha - ID sản phẩm con.
Sản phẩm Nhanh Vn: Điền mã/mã vạch/tên sản phẩm trên Nhanh.
Số lượng: Là số lượng tương ứng của 1 sản phẩm trên Sàn với sản phẩm trên Nhanh.vn.
Đối với sản phẩm combo theo số lượng thì cột số lượng điền theo số lượng quy đổi. Xem chi tiết hướng dẫn đồng bộ sản phẩm combo trên sàn TMĐT tại đây.
Tại màn hình import trên phần mềm, bạn chọn gian hàng cần ghép nối và import file lên phần mềm. Sau khi ghép nối, sản phẩm sẽ hiển thị tại tab Sản phẩm đã ghép.
Trường hợp này nghĩa là bạn đang kinh doanh trên sàn và mới bắt đầu sử dụng Nhanh.vn.
Trong trường hợp bạn có nhiều gian hàng TMĐT thì cần chọn ra 1 seller chính đảm bảo đầy đủ mã sản phẩm nhất có thể để làm chuẩn.
Bước 1.2.1: Tải sản phẩm từ seller chính và tạo luôn trên Nhanh.vn
Chọn hình thức: Lấy sản phẩm từ Sàn về và tạo luôn sản phẩm trên Nhanh.
Sản phẩm sau khi được tải về sẽ hiển thị tại tab Sản phẩm đã ghép, đồng thời hệ thống sẽ tải và tự tạo các sản phẩm độc lập có tên giống với sản phẩm ở sàn và tự ghép nối đối với Seller Chính này.
Đối với những sản phẩm không có tồn thì không hiển thị được trên Lazada đồng nghĩa với việc không kéo về được Nhanh. Cách khắc phục tạm thời: Bạn thêm tồn cho sản phẩm trên sàn, ít nhất là 1 để có thể hiển thị, sau đó mới tải về và đồng bộ lại sau.
Mã SKU sản phẩm trên sàn tương ứng với mã sản phẩm trên Nhanh.
Bước 1.2.2: Tải và ghép nối sản phẩm ở những gian còn lại
Thực hiện tải và ghép nối sản phẩm ở những gian hàng còn lại tương tự thao tác ở trường hợp 1.
Nếu bạn có thể đảm bảo chắc chắn rằng mã SKU sản phẩm trên sàn trùng khớp với mã sản phẩm trên Nhanh.vn thì ở bước tải sản phẩm về, bạn chọn Lấy sản phẩm từ Sàn về và tạo luôn sản phẩm trên Nhanh.
Sản phẩm trên sàn được tải về sẽ được tự động ghép nối với sản phẩm trên Nhanh.vn. Điều kiện ghép nối là mã SKU trên sàn = mã sản phẩm trên Nhanh.
Nếu sản phẩm trên sàn không có mã SKU hoặc mã SKU sản phẩm các gian hàng khác mã sản phẩm trên Nhanh, bạn cần thao tác tải và ghép nối sản phẩm thủ công theo hướng dẫn trường hợp 1 để đảm bảo ghép nối sản phẩm chính xác nhất.
Bạn nên tải hết đơn trong tối thiểu 1 tháng gần nhất (nếu có) kể từ khi bắt đầu đồng bộ để xử lý các vấn đề liên quan như: Đổi trả hàng, hàng hoàn, thất lạc đơn hàng, đối soát…
Để tải đơn hàng trong quá khứ, bạn truy cập module Đơn hàng - chọn sàn TMĐT - chọn sàn cần tải đơn hàng.
Bấm Tải đơn hàng – chọn khoảng thời gian thích hợp - bấm Tải dữ liệu. Hệ thống sẽ tự động tải đơn trong:
Lazada: 2 tháng gần nhất.
Shopee: 15 ngày gần nhất.
Tiki: 30 ngày gần nhất.
Sendo: không giới hạn thời gian.
Sau khi thực hiện tải đơn hàng trong quá khứ trên sàn về phần mềm sẽ khiến cho số tồn sản phẩm trên hệ thống bị thay đổi sai lệch so với thực tế. Bạn cần kiểm kho cân bằng tồn hoặc nhập kho để đưa số tồn trong kho trên phần mềm về số lượng đúng.
Xem thêm hướng dẫn kiểm kho cân bằng tồn kho tại đây.
Đối với doanh nghiệp mới bắt đầu sử dụng Nhanh, sau khi tải đơn hàng, bạn kiểm kho toàn bộ sản phẩm về 0 và tiến hành nhập kho để có số lượng tồn chuẩn.
Đối với doanh nghiệp đã sử dụng Nhanh từ trước, nếu số tồn trên Nhanh là chuẩn, trước khi tải đơn hàng trong quá khứ, bạn có thể xuất excel toàn bộ danh sách sản phẩm kèm số tồn trong kho. Sau khi tải đơn hàng, bạn thao tác import kiểm kho toàn bộ sản phẩm với số kiểm = số tồn trong kho của sản phẩm đã xuất excel trước đó.
Sau khi đã có số lượng tồn kho chuẩn trên Nhanh.vn, bạn đã có thể đồng bộ tồn kho từ Nhanh sang sàn TMĐT.
Nhanh.vn sẽ giúp bạn đồng bộ kho hàng trên Nhanh với sàn.
Chiều 1: khi có đơn hàng phát sinh trên sàn, đơn hàng được tải về Nhanh (đã thực hiện thao tác ghép nối các sản phẩm trước đó), khi đơn hàng đó thành công, hệ thống sẽ trừ tồn trong kho trên Nhanh.
Chiều 2: Nếu khi cấu hình kết nối Sàn - Nhanh, bạn tích chọn đồng bộ tồn thì mặc định hệ thống sẽ tự động đồng bộ tồn sang sàn khi có thay đổi về số tồn ở Nhanh. Còn nếu không hệ thống sẽ không cập nhật tồn kho.
Chưa hỗ trợ đồng bộ tồn: Sendo.
Sàn hỗ trợ đồng bộ tồn kho hai chiều: Shopee, Lazada, Tiki.
Sản phẩm trên Tiki bắt buộc phải có mã sản phẩm mới có thể đồng bộ được tồn kho.
Bước 4.1: Để đồng bộ tồn kho sàn TMĐT, bạn truy cập module Cài đặt - chọn Đồng bộ sàn TMĐT - chọn sàn và gian hàng cần đồng bộ tồn kho.
Bước 4.3: Tại mục Cập nhật tồn kho, sửa từ Không cập nhật tồn kho thành Cập nhật tồn kho.
Bước 4.4:
Nếu doanh nghiệp chỉ có 1 kho: Tại mục Chế độ 1 kho, chọn Đơn hàng tải về gắn vào kho hàng nào và các Kho hàng đồng bộ tồn cần lấy tồn kho để đồng bộ lên sàn.
Vào các ngày sale của sàn thường xảy ra các trường hợp khách đặt hàng từ nhiều gian hàng, hoặc kết nối API giữa Nhanh.vn và sàn không đồng bộ kịp, gây ảnh hưởng đến số tồn của doanh nghiệp. Bạn có thể thêm cài đặt cho phép bạn lựa chọn số lượng tồn có thể bán sẽ được đồng bộ lên sàn TMĐT
Ví dụ:
Sản phẩm có số Có thể bán là 100
Cài đặt Tồn đồng bộ = tồn CTB - 10%
Số tồn hệ thống sẽ gửi lên sàn là 100*90% = 90 sản phẩm
Bạn có thể cài đặt theo % hoặc trừ đi số lượng nhất định
Nếu doanh nghiệp có cấu hình đa kho: Tại mục Chế độ đa kho thì tồn sẽ đồng bộ theo đa kho đã cài đặt.
Bước 4.5: Truy cập module Sản phẩm > Sàn TMĐT > chọn sàn cần đồng bộ tồn kho
Bấm nút Đồng bộ - chọn Đồng bộ tồn kho sang sàn
Chọn Đồng bộ toàn bộ sản phẩm hoặc Đồng bộ các sản phẩm đã chọn để hoàn thành thao tác đồng bộ tồn từ Nhanh.vn sang sàn TMĐT.
Khi có sản phẩm mới về, thay vì tạo sản phẩm lần lượt trên các gian hàng rồi đồng bộ về Nhanh theo các bước trên, bạn có thể tiến hành tạo mới sản phẩm trên Nhanh trước sau đó đẩy thông tin sản phẩm từ Nhanh sang các gian hàng TMĐT.
Các bước thao tác như sau:
Bước 5.1: Tại tab Sản phẩm chưa tạo sang sàn, bạn chọn seller để xem danh sách sản phẩm trên Nhanh chưa được ghép nối với sản phẩm trên gian hàng đó.
Sản phẩm có thể đẩy từ Nhanh sang sàn phải đáp ứng những điều kiện sau:
Sản phẩm chưa được ghép nối với sản phẩm trên sàn.
Sản phẩm trên Nhanh phải có ảnh đại diện và mã sản phẩm.
Màn hình đẩy sản phẩm từ Nhanh sang sàn tương tự như sau:
Bạn điền các thông tin theo quy định của sàn, những thông tin được đánh dấu * là bắt buộc.
Phân loại hàng: Loại và SKU phân loại tối đa 20 ký tự (đối với sàn Shopee).
Hãng vận chuyển: Phải chọn đúng các hãng đã được cài đặt trên gian hàng.
Bước 3: Bấm Lưu để hoàn tất
Sau khi đã hoàn thành đẩy sản phẩm mới từ Nhanh sang sàn, bạn có thể tiến hành đồng bộ tồn kho và đơn hàng như bình thường.
Bạn thao tác tải đơn hàng và bị báo lỗi tải đơn thất bại do sản phẩm chưa được tải về Nhanh, nhưng khi tải sản phẩm lại không thấy sản phẩm được tải về. Rất có thể sản phẩm của bạn đã bị sửa thông tin. Bạn cần xóa thông tin sản phẩm đã tải về trên Nhanh để tải và ghép nối lại.
Để tiết kiệm thời gian thao tác khi muốn thay đổi thông tin sản phẩm, bạn có thể tiến hành sửa thông tin sản phẩm (sửa tên, mã SKU, giá bán) sản phẩm trên sàn TMĐT trực tiếp trên phần mềm, thao tác như sau:
Bước 1: Truy cập module Sản phẩm - chọn Sàn TMĐT - chọn sàn cần sửa thông tin sản phẩm.
Sửa thông tin: Sửa tên, mã SKU, SKU phân loại hoặc mô tả sản phẩm trên sàn TMĐT.
Sửa SKU: Sửa nhanh SKU sản phẩm trên sàn TMĐT. Chỉ sửa lại SKU của sản phẩm nếu bạn đã thay đổi thông tin SKU này trên sàn, nếu không việc đồng bộ đơn hàng, tồn kho với sản phẩm này có thể bị lỗi. (Áp dụng với sản phẩm trên sàn Lazada).
Sửa giá bán: Sửa nhanh giá bán sản phẩm trên sàn TMĐT. (Sửa giá bán không ảnh hưởng tới kết nối sản phẩm, chỉ áp dụng với sàn Shopee).
Sau khi thao tác sửa thông tin, thông tin sản phẩm trên sàn TMĐT sẽ được cập nhật mà không ảnh hưởng tới kết nối sản phẩm trên Nhanh.vn.
Bạn đã chọn có cập nhật tồn kho từ Nhanh.vn lên sàn, khi có thay đổi tồn kho ở Nhanh, hệ thống sẽ chạy tuần tự tồn của các sản phẩm, chứ không có sự thay đổi ngay lập tức. Tuỳ vào số lượng sản phẩm của sàn TMĐT thời gian độ trễ trung bình đồng bộ xong khoảng 5-10 phút.
Ở trang danh sách sản phẩm sàn, bấm nút Đồng bộ - chọn Đồng bộ tồn kho sang sàn để đồng bộ tồn ngay lúc thao tác, bạn sẽ dùng khi cần lên tồn cho sản phẩm gấp (ví dụ như sản phẩm mới nhập lần đầu, cần có tồn để cho khách đặt hàng).
Đồng bộ tồn kho từ Nhanh sang Shopee có thể bị ảnh hưởng nếu bạn kết nối với nhiều nền tảng khác ngoài Nhanh, vì vậy bạn chỉ nên giữ 1 nền tảng duy nhất có kết nối API tồn kho với Shopee, các nền tảng không sử dụng nên gỡ bỏ khỏi Shopee để tránh trường hợp làm sai tồn kho. Bạn có thể gỡ bỏ các nền tảng không sử dụng trên Shopee tại đây
Ví dụ:
Tồn kho trên Nhanh là 10, Nhanh đồng bộ sang Shopee là 10
Tồn kho trên ứng dụng khác là 20, ứng dụng khác đồng bộ sang Shopee là 20 => Tồn kho trên Shopee bị thay đổi sang 20, không khớp với số lượng trên Nhanh
Tình huống 1: Sản phẩm A có 100 cái, Shop đăng ký Flash Sale ngày 7/7 với số lượng của sản phẩm A là 100, trong thời gian từ 0-2h.
Trước thời gian Flash Sale này, Shopee sẽ hiểu là shop có thể bán được hết số lượng sản phẩm đã đăng ký, và trừ tồn trên Shopee để tránh tình trạng Overselling (Bán quá mức hoặc đặt trước vượt mức nguồn cung thực tế) nên sản phẩm A sẽ vào mục hết hàng, để Shopee giữ hàng cho đợt Flash Sale.
Trong khoảng thời gian Flash Sale sẽ không update thêm tồn từ API từ Nhanh sang sàn.
Tình huống 2: Số tồn sản phẩm A trên Nhanh là 200, trước đó đã đồng bộ sang, nhưng khi Flash Sale diễn ra, số lượng sản phẩm khách hàng được mua tối đa sẽ cũng chỉ là số lượng đã đăng ký với sàn là 100. Nếu số lượng tồn thực tế ít hơn số đăng ký Flash Sale => Shop sẽ bị thiếu hàng ship cho khách nếu khách đặt hết 100 cái.
Sau khi Flash Sale diễn ra, Nhanh sẽ tự tính toán và đẩy lại tồn tại thời điểm kết thúc.
Khi có Flash sale của shop, sau khi tạo chương trình sẽ không khóa tồn và cho phép sửa trực tiếp trên Shopee hoặc nhận tồn thông qua API. Tồn sau khi tạo Flash sale của shop sẽ bao gồm:
A1 - Số lượng thường ngày: cho phép chỉnh sửa trên shopee và nhận đồng bộ tồn từ API trước khi chạy Flash sale.
A2 - Số lượng khuyến mãi: số lượng trong chương trình flash sale của shop.
A = Tổng tồn trên Shopee = A1 + A2.
Trên các phần mềm vẫn chỉ hiểu có một loại tồn duy nhất là A và khi đẩy tồn lên Shopee, số tồn A sẽ được cập nhật vào mục tồn thường ngày. Khi đó tồn trên Shopee tại thời điểm trước khi chạy Flash sale của shop sẽ lớn hơn số tồn thực tế.
Hệ quả: sai số tồn trên Shopee (Tồn bị tăng lên) khi đồng bộ tồn từ Nhanh.vn lên sàn trước khi chạy Flash sale cho shop
Ví dụ: Sản phẩm Kẹp tóc càng cua 3 răng cho nữ gồm 1 phân loại Đen và Nâu trên Shopee:
Phân loại đen: Có 54 sản phẩm
Phân loại nâu: Có 14 sản phẩm
Tạo chương trình Flash sale của shop với số lượng sản phẩm khuyến mãi như sau:
Phân loại đen: 20 sản phẩm
Phân loại nâu: 10 sản phẩm
Số lượng sản phẩm khuyến mãi (Đây là số lượng dành riêng cho Flash Sale. Để đảm bảo đủ sản phẩm chạy chương trình, số lượng này sẽ được khấu trừ từ tổng số tồn kho hiện tại cho đến khi Flash Sale kết thúc)
Số tồn trên còn lại Shopee (Tồn thường ngày):
Phân loại đen: 34 sản phẩm
Phân loại nâu: 4 sản phẩm
Số tồn của sản phẩm trên Nhanh
Sau khi tạo xong chương trình Frash Sale ấn đồng bộ tồn từ Nhanh sang Shoppee >> số tồn trên Shopee thay đổi theo số tồn trên Nhanh
=> Lúc này tổng tồn của 2 sản phẩm trên Shopee sẽ là :
54 + 20 = 74 (Tồn thực tế chỉ có 54)
14 + 10 = 24 (Tồn thực tế chỉ có 14)
Seller có thể dùng phương án là tạm tắt đồng bộ tồn trên Nhanh những sản phẩm đang chạy Flash Sale của shop.
Sau khi kết thúc chương trình cần kiểm tra và ấn tải đơn về trên Nhanh để đơn đổ về hệ thống đầy đủ. Sau đó mới mở lại đồng bộ tồn và đẩy tồn lên Shopee.
Bước 4.2: Bấm vào nút để sửa cấu hình đồng bộ gian hàng - chọn Sửa cấu hình.
Bước 5.2: Bạn bấm vào biểu tượng - chọn Tạo sản phẩm sang Shopee (đối với sàn Shopee) hoặc (đối với Lazada) để đẩy sản phẩm từ Nhanh sang sàn.
Bước 2: Tại Tab sản phẩm đã ghép - tìm kiếm sản phẩm cần thay đổi thông tin bấm nút tương ứng với sản phẩm - chọn:
Hoặc bấm vào nút thao tác nhanh ứng với mỗi sản phẩm, chọn Đồng bộ tồn kho sang sàn.
