Shopee

Đồng bộ đơn hàng từ Shopee về Nhanh để xử lý tập trung tại 1 nơi: Báo Shopee đã chuẩn bị xong hàng, in phiếu gửi, gộp nhiều đơn hàng chung vào 1 biên bản bàn giao và tạo Bảng tổng hợp sản phẩm cần lấy theo biên bản.

Để đảm bảo việc đồng bộ đơn hàng và tồn kho sản phẩm giữa Nhanh và Shopee được diễn ra chính xác nhất, bạn cần đảm bảo thao tác đủ theo các bước sau:

• Bước 1: Cài đặt cấu hình kết nối. Xem chi tiết hướng dẫn tại đây.

• Bước 2: Tải và ghép nối sản phẩm. Xem chi tiết hướng dẫn tại đây.

• Bước 3: Đồng bộ tồn kho. Xem chi tiết hướng dẫn tại đây.

• Bước 4: Đồng bộ và xử lý đơn hàng mới.

Các bước đồng bộ và xử lý đơn hàng được hướng dẫn chi tiết bên dưới.

Bước 1: Tải đơn hàng từ Shopee về Nhanh

Hệ thống cho phép bạn cài đặt đồng bộ đơn hàng tự động, tức là đơn hàng trên hàng phát sinh mới hoặc có sự thay đổi trạng thái đều sẽ được tự động đồng bộ thông tin về phần mềm. Tuy nhiên nếu doanh nghiệp của bạn quá nhiều đơn/ngày hoặc trong các dịp Flash sale của sàn khiến cho việc kết nối giữa sàn và Nhanh bị chậm chễ, bạn vẫn nên thao tác tải đơn thủ công 1-2 lần/ngày để đồng bộ đơn hàng đầy đủ và cập nhật trạng thái kịp thời nhất có thể.

Bước 1.1: Bạn truy cập module Đơn hàng - chọn Sàn TMĐT - chọn Shopee.vn hoặc truy cập trực tiếp tại đây.

Bước 1.2: Click nút Tải đơn hàng, hệ thống hiện popup cho bạn lựa chọn:

Khoảng thời gian chọn tải đơn hàng không được quá 15 ngày.

Bước 1.3: Click Tải dữ liệu để tải đơn hàng về. Hệ thống sẽ trả kết quả như sau:

• [Tên gian hàng] _ Đơn hàng [ID đơn shopee] _ tải về thành công: Đơn hàng được tải về thành công.

• [Tên gian hàng] _ Đơn hàng [ID đơn shopee] _ Sản phẩm [Tên sản phẩm trên sàn] chưa được tải về Nhanh: Đơn hàng tải thất bại do sản phẩm trên sàn chưa được tải về Nhanh.

• [Tên gian hàng] _ Đơn hàng [ID đơn shopee] _ Sản phẩm [Tên sản phẩm trên sàn] chưa được ghép nối: Đơn hàng tải thất bại do sản phẩm trên sàn đã được tải về Nhanh nhưng chưa được ghép nối.

Khi bị báo lỗi sản phẩm chưa tải về hoặc chưa được ghép nối, bạn cần kiểm tra lại danh sách sản phẩm đồng bộ sàn.

Bước 2: Xử lý đơn hàng sàn

• Khi khách đặt hàng trên Shopee, nếu đơn hàng không thanh toán trước (hình thức thanh toán của đơn hàng là thanh toán khi nhận hàng) thì đơn đó sẽ mất khoảng 30 phút để chờ Shopee duyệt.

  • Trong khoảng 30 phút này, nếu bạn tải đơn về Nhanh, đơn đó sẽ ở trạng thái Mới. Những đơn Mới thì chưa cần xử lý gì (trên Shopee cũng vậy).

  • Sau 30 phút, Shopee duyệt đơn hàng. Nếu xử lý đơn hàng trên Shopee thì lúc này chủ shop cần báo Chuẩn bị hàng (để lấy bản in về) và In phiếu gửi.

Bước 2.1: Báo Shopee sẵn sàng đi giao

• Đơn hàng nào chưa báo Chuẩn bị hàng, thì tải về Nhanh nó sẽ ở trạng thái Đã xác nhận.

  • Lúc này trên Nhanh bạn click nút Sẵn sàng đi giao (tương đương với Chuẩn bị hàng trên Shopee) để lấy bản in về, sau đó click In phiếu gửi.

Có 2 cách để báo Shopee đã chuẩn bị xong hàng:

• Cách 1: Sử dụng biên bản bàn giao

  • Tại giao diện Thêm biên bản bàn giao vận đơn: Dùng trong tình huống bạn có nhiều đơn hàng, giúp gom thông tin của nhiều đơn trong 1 lần bàn giao hàng. (tham khảo biên bản bàn giao tại đây).

• Tại trang danh sách biên bản bàn giao, bạn lọc tìm biên bản bàn giao shopee cần báo Shopee đã chuẩn bị xong hàng, bấm nút - chọn "Báo Shopee sẵn sàng đi giao" để báo Shopee đã chuẩn bị xong hàng, bưu tá của hãng vận chuyển sẽ tới kho hàng của bạn lấy hàng đi giao.

• Hoặc tại chi tiết biên bản bàn giao, phần danh sách đơn hàng trong biên bản, bạn bấm Thao tác - chọn Báo Shopee sẵn sàng đi giao.

• Cách 2: Tại trang danh sách đơn hàng Shopee

  • Tại giao diện Danh sách đơn hàng Shopee, bạn tích chọn các đơn hàng muốn báo, sau đó bấm Thao tác - chọn Báo Shopee sẵn sàng đi giao.

• Hoặc tại cột trạng thái ứng với từng đơn hàng, bạn bấm chọn Sẵn sàng đi giao.

• Đơn hàng nào đã báo Chuẩn bị hàng (hoặc đã click Sẵn sàng giao) thì sẽ có trạng thái Đã xác nhận và đồng thời trên shopee sẽ mất (không hiển thị) nút chuẩn bị hàng .

Bước 2.2: In phiếu gửi Shopee

Ngoài việc in phiếu gửi trực tiếp trên sàn, bạn có thể thao tác in phiếu gửi theo mẫu phiếu của Shopee ngay trên phần mềm.

• Cách 1: Tại trang danh sách đơn hàng Shopee

Tại cột trạng thái ứng với từng đơn hàng, bạn bấm chọn In phiếu gửi Shopee.

• Cách 2: Tại trang chi tiết đơn hàng Shopee

Tại trang chi tiết đơn hàng, bạn bấm Thao tác - chọn In phiếu gửi Shopee

Lưu ý: Sau khi đã in phiếu gửi Shopee (ở trạng thái Đã xác nhận), hệ thống sẽ lưu lại bản in đó, để bạn có thể in phiếu gửi ngay cả khi đơn hàng ở những trạng thái khác (in để giao lại hoặc lưu trữ).

Thực tế, người bán có thể không cần in phiếu gửi đơn hàng Shopee mà chỉ cần in mã vận đơn Shopee và dán lên thùng hàng. Hoặc người Bán có thể ghi mã vận đơn trực tiếp lên đơn hàng (trường hợp không thể in mã vận đơn). Tuy nhiên việc in phiếu giao hàng Shopee cũng thể hiện được độ uy tín của shop. Khách hàng sẽ được cung cấp tất cả thông tin giao hàng như tên shop, sản phẩm, chi phí. Điều này khiến khách hàng cảm thấy hài lòng với dịch vụ bán hàng online của bạn. Ngoài ra còn giúp các nhà vận chuyển thuận lợi hơn trong việc giao hàng.

• Hệ thống hỗ trợ bạn in phiếu nhặt hàng shopee cho nhiều đơn hàng cùng lúc với mẫu in có thể tùy chỉnh được theo mẫu riêng của doanh nghiệp mà vẫn đảm bảo đủ mã vạch, mã QR vận đơn để hãng vận chuyển dễ sàng làm việc. Xem thêm Quy trình in phiếu nhặt hàng Shopee tại đây.
• Sau khi đã hoàn thành in phiếu gửi và đóng gói đơn hàng, bạn có thể thêm đơn hàng vào biên bản bàn giao để quản lý việc giao nhận hàng hóa với bưu tá của hãng vận chuyển. Xem thêm hướng dẫn quản lý biên bản bàn giao tại đây.

Bước 3: Theo dõi cập nhật trạng thái đơn hàng

Đơn hàng Shopee đồng bộ về Nhanh sẽ được tự động cập nhật trạng thái đơn theo thông tin đơn hàng trên sàn. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt như các dịp Flash sale lớn của sàn có thể ảnh hưởng tới server kết nối giữa Nhanh và sàn dẫn đến đơn hàng bị cập nhật muộn. Lúc này bạn có thể thao tác tải đơn hàng trong khoảng thời gian phù hợp để cập nhật trạng thái đơn hàng nhanh chóng và chính xác nhất.

• Hàng ngày khi bạn click Tải đơn hàng, hệ thống cũng tự động cập nhật trạng thái cho những đơn hàng đã tải về trước đó.

• Với đơn chuyển hoàn: Sau khi doanh nghiệp nhận được hàng chuyển hoàn, cần vào Danh sách đơn hàng Shopee và đổi trạng thái đơn hàng đó sang trạng thái Đã hoàn hoặc thêm đơn hàng vào biên bản bàn giao Nhận HVC hoàn về để ghi nhận hàng đã về shop.

Bảng trạng thái đơn hàng Shopee sang Nhanh.vn

Trạng thái shopee	Trạng thái Nhanh.vn
UNPAID	Mới
READY_TO_SHIP	Có hàng giao đi ==> Đã xác nhận
SHIPPED	Đang chuyển
TO_CONFIRM_RECEIVE	Đang chuyển (khách chưa click vào nút Xác nhận đã nhận hàng trên Shopee)
IN_CANCEL	đang chờ seller xác nhận cancel nên sẽ giữ nguyên trạng thái hiện có của đơn hàng; trường hợp đơn tải về trạng thái IN_CANCEL luôn thì để trạng thái là Mới
CANCELLED và không đánh dấu đã giao hàng	Khách hủy
INVALID	Hệ thống hủy
TO_RETURN	Xác nhận hoàn
STATUS_COMPLETED	Thành công (và khách đã click vào nút Xác nhận đã nhận hàng trên Shopee, hoặc 3 ngày sau khi nhận hàng mà không phản hồi)
CANCELLED đánh dấu đã giao hàng	Thất bại
RETRY_SHIP	Chờ thu gom

Bước 4: Đối soát đơn hàng Shopee

Đơn hàng trên sàn dù khách thanh toán trước hay không thì tiền COD đều do sàn đối soát thanh toán cho nhà bán hàng. Tức là khách hàng thanh toán tiền sẽ chuyển vào tài khoản của sàn, sau khi đơn hàng thành công và khách hàng không có khiếu nại gì, sàn mới tiến hành đối soát và thanh toán cho nhà bán hàng vào ví trên sàn.

Bạn cần theo dõi các khoản tiền sàn trả về ví trên sàn để kiểm tra đối soát đơn hàng chính xác nhất.

Xem chi tiết hướng dẫn tại đây.