Biên bản bàn giao - bản mới

Giới thiệu

  • Biên bản giao giao có giao diện mới hỗ trợ phân loại đơn 1 sản phẩm, đơn nhiều sản phẩm, hỗ trợ tổng hợp số lượng quà tặng và combo.

  • Giao diện mới đang thử nghiệm Beta trước khi thay thế cho giao diện cũ. Để sử dụng giao diện mới, bạn làm theo các bước sau:

  • Vào phần: Cài đặt > Đơn hàng và vận chuyển, và bật tính năng Dùng trang chi tiết biên bản bản giao bản mới.

  • Quay lại danh sách biên bản, bấm vào 1 ID biên bản để mở trang chi tiết biên bản, hệ thống sẽ mở giao diện mới của biên bản bàn giao, hoặc tại trang chi tiết biên bản, nhấn F5 để tải lại trang và dùng giao diện mới.

  • Để quay lại giao diện cũ, bạn có thể tắt cài đặt Dùng trang chi tiết biên bản bản giao bản mới.

.

  • Biên bản bàn giao dùng để tổng hợp số lượng sản phẩm, đơn hàng theo từng lần đóng gói và bàn giao hàng cho hãng vận chuyển. Một số lợi ích nổi bật:

    • Bảng tổng hợp sản phẩm giúp bạn dễ dàng nhặt hàng trong kho, xem số lượng thừa thiếu của từng sản phẩm, xem vị trí của sản phẩm trong kho.

    • In danh sách mã vận đơn, giá trị đơn hàng, số lượng sản phẩm để bưu tá ký nhận khi lấy hàng, làm căn cứ để khiếu nại mất mát khi hãng vận chuyển làm mất hàng.

    • Xem lại chi tiết lịch sử bàn giao đơn hàng, hoặc hoàn hàng về kho theo từng ngày.

Danh sách biên bản

  • Truy cập danh sách biên bản tại đây. Bạn có thể thêm mới biên bản, thêm nhiều đơn hàng vào 1 biên bản.

Thêm biên bản bàn giao

  • Biên bản bàn giao gồm 3 loại:

    • Nhặt hàng trong kho: sử dụng khi bạn muốn tổng hợp hàng hoá cần đóng gói, bạn có thể thêm đơn của tất cả các hãng vận chuyển vào chung 1 biên bản nhặt hàng này

    • Gửi HVC chuyển đi: sử dụng khi bạn cần in biên bản xác nhận khi bàn giao đơn hàng cho bưu tá, mỗi biên bản chỉ được phép thêm đơn của 1 hãng vận chuyển để tránh gửi nhầm đơn nhầm hãng

    • Nhận HVC hoàn về: sử dụng khi bạn cần ghi nhận các đơn hàng hoàn do hãng vận chuyển trả về kho

  • Có 4 cách để thêm biên bản bàn giao và thêm đơn hàng vào biên bản.

Cách 1: Thêm mới trực tiếp

Bước 1: Truy cập vào Đơn hàng - chọn Biên bản bàn giao sau đó click vào nút Thêm mới - chọn Thêm mới hoặc truy cập trực tiếp tại đây.

Bước 2: Nhập liệu thông tin Điền đầy đủ thông tin vào các trường sau:

Trong đó:

  • Cửa hàng: Chọn kho/cửa hàng đóng gói đơn hoặc nhận hàng hoàn/xuất hàng cho hãng vận chuyển.

  • Hãng vận chuyển: Chọn hãng vận chuyển đã bắn (gửi) vận đơn sang.

  • Loại: Chọn loại Gửi HVC chuyển đi/Nhận HVC hoàn về/Nhặt hàng trong kho tùy vào mục đích thêm biên bản.

Đối với loại Nhận HVC hoàn về sẽ cần chọn ngày nhận hàng hoàn.

  • ID đơn hàng/ Mã hãng vận chuyển: Nhập hoặc quét mã vạch ID đơn hàng hoặc mã vạch mã vận đơn có được sau đã thao tác gửi đơn hàng sang hãng vận chuyển.

Đối với những đơn hàng sai kho, hoặc khác hãng vận chuyển, hệ thống sẽ chặn và hiển thị thông báo chi tiết cho người dùng.

  • Mô tả: Hiển thị thông tin ghi chú thêm về đơn hàng hay thời gian giao hàng.

  • Biên bản sàn: Dùng trong trường hợp đơn hàng được đồng bộ về từ kênh sàn TMĐT (Lazada, Shopee, Tiki, Sendo), chọn sàn thích hợp.

  • Tùy chọn gửi đơn: Nếu muốn gửi đơn hàng sang hãng vận chuyển luôn khi thêm đơn vào biên bản bàn giao thì tích chọn Gửi luôn đơn hàng sang hãng vận chuyển.

Có 2 cách tạo biên bản bàn giao cho các sàn TMĐT như sau:

  • Cách 1: Tạo biên bản bàn giao sàn TMĐT và chọn đúng hãng vận chuyển (sử dụng với các Doanh Nghiệp cần phân biệt đơn hàng nào trên sàn cần gửi cho hãng vận chuyển nào)

  • Cách 2: Tạo biên bản bàn giao sàn TMĐT và chọn Tự Vận Chuyển. Cách này sẽ giúp Doanh Nghiệp có thể thêm tất cả các đơn thuộc tất cả các hãng vào biên bản, hỗ trợ cho việc đóng gói hàng hóa cho Doanh Nghiệp một cách nhanh nhất

Bước 3: Lưu biên bản bàn giao vận đơn.

Hệ thống sẽ tự động lưu biên bản bàn giao hàng hóa vào Danh sách biên bản bàn giao vận đơn tại đây.

Cách 2: Thêm mới bằng Import Excel

Bước 1: Nhấn Thêm mới > nhập từ excel hoặc nhấn nhanh tại đây.

Bước 2: Tải file mẫu về máy. Điền thông tin ID đơn hàng trên Nhanh(áp dụng cho các đơn tự tạo trên hệ thống) hoặc ID sàn/ID mã vận chuyển (áp dụng cho các đơn sàn).

Bước 3: Chọn các thông tin thích hợp tại các trường đánh dấu * và chọn file excel - nhấn Import.

Cách 3: Thêm mới tại danh sách đơn hàng

Cách này thường sử dụng để thêm nhanh những đơn hàng đã tích chọn tại danh sách đơn hàng vào biên bản.

Bước 1: Tại danh sách đơn hàng, lọc đơn hàng theo trạng thái hoặc trường thông tin thích hợp.

Bước 2: Tích chọn các đơn hàng muốn cho vào biên bản (Nếu chỉ muốn thêm 1 số đơn nhất định vào biên bản).

Bước 3: Bấm Thao tác - chọn Thêm đơn hàng vào biên bản bàn giao.

Bước 4: Hệ thống sẽ hiển thị 1 popup như hình. Lựa chọn 1 trong các trường hợp:

  • Thêm các đơn đã chọn (ở bước 2).

  • Thêm toàn bộ đơn hàng ở trang hiện tại.

  • Thêm toàn bộ đơn hàng ở tất cả các trang (không quá 300 đơn).

Bước 5: Chọn biên bản bàn giao có sẵn hoặc tạo nhanh một biên bản mới.

Hệ thống sẽ tự động lấy ra các biên bản bàn giao được tạo trong vòng 3 ngày gần nhất.

Nếu chưa có biên bản bàn giao, bạn có thể chọn nút + để thêm mới.

  • Chọn kho/cửa hàng xử lý đơn hàng.

  • Chọn hãng vận chuyển nhận bàn giao đơn hàng.

  • Loại: chọn Gửi HVC chuyển đi hoặc Nhận HVC hoàn về.

  • Ghi chú mô tả nếu có.

  • Bấm Lưu để thêm mới biên bản.

Bước 6: Bấm Thêm để thêm đơn hàng vào biên bản bàn giao.

Cách 4: Thêm đơn hàng vào biên bản giao có sẵn tại danh sách biên bản bàn giao

Bước 1: Tại danh sách biên bản bàn giao, bấm vào nút thao tác nhanh - chọn Thêm đơn hàng vào biên bản.

Hoặc click vào ID biên bản bàn giao cần thêm đơn hàng - mục Danh sách đơn hàng trong biên bản, bấm Thao tác - chọn Thêm đơn hàng vào biên bản này.

Bước 2: Nhập ID đơn hàng/mã vận đơn hoặc quét mã vạch ID đơn hàng/mã vận đơn để thêm đơn hàng vào biên bản bàn giao.

Cách 5: Thêm biên bản bàn giao sau khi Đóng gói đơn hàng tại mục Đóng gói

Bước 1: Sử dụng tính năng Đóng gói để đóng gói đơn hàng (xem chi tiết [tại đây](https://nhanh.vn/order/manage/packing Bước 2: Sau khi thêm đơn hàng vào đóng gói, kéo xuống mục Cho vào biên bản bàn giao và thêm biên bản mới để thêm các đơn đã đóng gói vào biên bản chuyển hàng đi.

Tại mục Đóng gói chỉ tạo loại biên bản Gửi HVC chuyển đi để bắn các đơn đã đóng gói sang hãng.

Chi tiết biên bản bàn giao

Bảng tổng hợp sản phẩm

  • Bảng tổng hợp sản phẩm sẽ hỗ trợ thống kê số lượng của tất cả sản phẩm trong tất cả các đơn hàng, nhằm đưa ra con số tổng hợp cuối cùng mà bạn cần cho biên bản đó.

  • Ví dụ: Trong biên bản, sản phẩm Áo Polo Nam Viền Cổ P0201 - Đen, M ở 2 đơn, 1 đơn mua 3, 1 đơn mua 2, biên bản sẽ tổng hợp số lượng cần để đóng đơn là 5 chiếc

  • Để hỗ trợ cho việc nhặt hàng đóng gói được nhanh hơn, bạn có thể lựa chọn xử lý đơn chỉ có 1 mã sản phẩm trước vì các đơn này đóng gói khá dễ dàng và nhanh chóng. Hệ thống đã phân loại số lượng sản phẩm nằm trong các đơn có chứa 1 mã sản phẩm và đơn có chứa nhiều mã sản phẩm để bạn có thể lựa chọn xử lý lần lượt

  • Tổng SL: tổng số lượng hàng cần nhặt để đóng gói cho các đơn trong biên bản

  • Thiếu: Số lượng hàng thiếu khi so sánh giữa số lượng cần nhặt và hàng tồn trong kho

  • 1 SP: số lượng hàng nằm trong đơn chứa 1 mã sản phẩm

  • Nhiều SP: số lượng hàng nằm trong đơn chứa nhiều mã sản phẩm

  • Vị trí: mã vị trí của sản phẩm trong kho, bạn có thể dựa vào vị trí này để dễ dàng tìm sản phẩm trong kho (tham khảo khai báo vị trí sản phẩm

Để in ra bảng tổng hợp sản phẩm, bạn có thể thao tác như sau:

Cách 1: Click vào ID của một biên bản, sau đó tại Bảng tổng hợp số lượng sản phẩm - bấm nút Thao tác - chọn In bảng tổng hợp sản phẩm.

Cách 2: In nhanh Bảng tổng hợp ngay từ trang danh sách Biên bản bàn giao.

Bấm vào nút thao tác nhanh cuối dòng của Biên bản cần thao tác để lựa chọn In bảng tổng hợp sản phẩm.

Lưu ý khi tích chọn ẩn/hiện cột thì bản in cũng sẽ ẩn/hiện cột như bạn xem trên phần mềm

Sau khi nhặt hàng xong, bạn tiếp tục chuyển sang tab Đơn hàng trong biên bản, hệ thống đã phân loại sẵn các đơn hàng chỉ có 1 sản phẩm và đơn có nhiều sản phẩm để bạn xử lý lần lượt (hoặc bạn có thể xử lý chung tại mục Tất cả)

Đơn 1 sản phẩm

  • Mục này tổng hợp các đơn chỉ chứa 1 mã sản phẩm (đơn đặt 2 sản phẩm A vẫn được tính là đơn chỉ chứa 1 mã sản phẩm A với số lượng 2)

  • Hệ thống đã nhóm các đơn hàng theo từng sản phẩm, có 2 cách để in đơn:

Cách 1: in toàn bộ đơn của nhiều sản phẩm

Cách 2: in các đơn của 1 sản phẩm

  • Bạn có thể bấm vào tên sản phẩm để xem danh sách đơn có chứa sản phẩm đó

    • Ví dụ: danh sách đơn cần 4 sản phẩm nhưng bạn chỉ có 3 sản phẩm, bạn điền 3 và click Chọn -> hệ thống sẽ chọn các đơn từ trên xuống sao cho tổng số sản phẩm trong các đơn đã chọn ít hơn hoặc bằng 3

Đơn nhiều sản phẩm

  • Tại mục đơn nhiều sản phẩm, hệ thống tổng hợp các đơn có chứa từ 2 mã hàng trở lên, bạn có thể chọn và in đơn tương tự như đơn 1 sản phẩm

Xử lý nhanh tồn kho với sản phẩm hết hàng

  • Biên bản giúp bạn kiểm soát sản phẩm nào không đủ hàng để đóng đơn cũng như lên phiếu nháp nhập hàng vào kho.

    * Trên bảng tổng hợp sản phẩm, sản phẩm nào không đủ số lượng sẽ được tô đỏ và thống kê số lượng hàng còn thiếu.
  * Ví dụ: Mã Áo Phông Nam Cộc Tay AP0232 - Đen - XL thống kê còn thiếu 1 sản phẩm để đủ đóng đơn
  • Bạn có thể vào thao tác để gọi hàng từ kho còn hàng, hoặc lập phiếu nháp nhà cung cấp để báo cho bộ phận nhập hàng nắm được số lượng còn thiếu để mua hàng và duyệt phiếu:

    * Tại trang bảng tổng hợp sản phẩm, tích chọn sản phẩm > Bấm Thao tác > Lập phiếu nháp nhà cung cấp hoặc phiếu gọi hàng từ kho khác
  * Hệ thống hỗ trợ lựa chọn số lượng hàng hóa cần nhập thêm vào kho theo toàn bộ số lượng cần có cho biên bản, hoặc chỉ nhập thêm số lượng còn thiếu thôi.

  * Ví dụ sản phẩm A có tồn là 2, số lượng sản phẩm trong đơn là 5 > còn thiếu 3 sản phẩm. Nếu tích chọn nhập theo tổng số đặt hàng, số lượng trên phiếu nháp là 5, nếu tích chọn nhập số sản phẩm thiếu thì trên phiếu nháp sẽ là 3 sản phẩm.

Cập nhật và đổi trạng thái hàng loạt đơn hàng trong biên bản

TH1: Đổi trạng thái tất cả đơn hàng trong biên bản

Tại trang danh sách Biên bản bàn giao, bạn tích chọn vào Biên bản cần thao tác, sau đó bấm Thao tác - chọn Đổi trạng thái, hành động này sẽ thay đổi trạng thái cùng lúc toàn bộ đơn hàng trong biên bản.

TH2: Đổi trạng thái một số đơn trong biên bản

Bước 1: Tại trang danh sách Biên bản bàn giao, bạn tích chọn vào ID Biên bản để vào chi tiết biên bản.

Bước 2: Tại Danh sách đơn hàng trong biên bản, tích chọn đơn hàng cần đổi trạng thái - bấm Thao tác - chọn Đổi trạng thái đơn hàng.

In biên bản để ký xác nhận với bưu tá khi giao hàng

Có thể in biên bản có chứa danh sách mã vận đơn để ký xác nhận với bưu tá khi giao - nhận đơn hàng, bạn cần tạo biên bản bàn giao loại Gửi HVC chuyển đi hoặc Nhận HVC hoàn về

Để in biên bản xác nhận, bạn có thể sử dụng 2 cách sau:

Cách 1: In nhanh ngoài trang danh sách Biên bản bàn giao

Tại màn hình Danh sách biên bản bàn giao, chọn nút Thao tác nhanh ứng với biên bản bàn giao cần in - chọn In biên bản đầy đủ (Kèm sản phẩm) hoặc In biên bản rút gọn.

Cách 2: In từ bên trong chi tiết Biên bản

Bước 1: Tại trang danh sách Biên bản bàn giao, bạn tích chọn vào ID Biên bản để vào chi tiết biên bản.

Bước 2: Tại Danh sách đơn hàng trong biên bản, bấm Thao tác - chọn In biên bản đầy đủ (Kèm sản phẩm) hoặc In biên bản rút gọn.

In các đơn hàng trong biên bản

Cách 1: In nhanh ngoài trang danh sách Biên bản bàn giao

Tại màn hình Danh sách biên bản bàn giao, chọn nút Thao tác nhanh ứng với biên bản bàn giao cần in - chọn In Danh sách mã vận đơn

Cách 2: In từ bên trong chi tiết Biên bản

Bước 1: Tại trang danh sách Biên bản bàn giao, bạn tích chọn vào ID Biên bản để vào chi tiết biên bản.

Bước 2: Tại Danh sách đơn hàng trong biên bản, bấm Thao tác - chọn In Danh sách mã vận đơn

Lưu ý khi tích chọn ẩn/hiện cột thì bản in cũng sẽ ẩn/hiện cột như bạn xem trên phần mềm

Ghi nhận, thống kê hàng loạt đơn chuyển hoàn về kho

  • Để ghi nhận, thống kê đơn chuyển hoàn, bạn cần tạo biên bản bàn giao loại Nhận HVC hoàn về.

  • Đơn hàng xuất đi từ kho nào, thì chỉ có thể đưa vào biên bản Nhận HVC hoàn về cho chính kho đó. Sau khi thêm toàn bộ đơn vào biên bản, đơn hàng sẽ tự động được cập nhật trạng thái Đã hoàn và cập nhật đúng tồn kho.

Ghi nhận nhân viên đóng gói cho hàng loạt đơn hàng

  • Bạn có thể ghi nhận nhân viên đóng gói cho hàng loạt đơn trong biên bản, khi khách hàng có khiếu nại về quy cách đóng gói hoặc lỗi do quá trình đóng gói ảnh hưởng đến sản phẩm thì có thể kiểm tra được ngay người đã đóng gói đơn đó.

Last updated