Đối soát đơn hàng Shopee
Việc đối soát thanh toán với các sàn TMĐT bạn thực hiện tương tự như việc đối soát thanh toán với các hãng vận chuyển.
Việc đối soát thanh toán đơn hàng sàn TMĐT trên Nhanh chia làm 2 trường hợp áp dụng cho từng quy mô doanh nghiệp:
TH1: Doanh nghiệp không quan tâm tới kế toán dòng tiền: Thường là những doanh nghiệp ít đơn và đang sử dụng phần mềm quản lý bán hàng gói Starter trở xuống.
TH2: Doanh nghiệp quan tâm tới kế toán dòng tiền: Thường là những doanh nghiệp kinh doanh lâu dài và đã có 1 lượng đơn trung bình/ngày ổn định và đang sử dụng gói phần mềm quản lý bán hàng gói Premium trở lên hoặc gói Starter trở xuống có thêm tính năng kế toán.
TH1: Doanh nghiệp không quan tâm tới kế toán dòng tiền
Đối với những doanh nghiệp thuộc trường hợp này do thường số lượng đơn hàng ít nên việc kiểm tra đối soát trên sàn khá đơn giản, dễ dàng kiểm tra thủ công, chỉ cần đánh dấu đơn hàng đã được nhận tiền COD từ Shopee hay chưa. Các khoản tiền thực nhận, chi phí trên sàn bạn sẽ cần quản lý riêng bằng sổ sách, excel hoặc các công cụ khác.
Bước 1: Bạn truy cập module Đơn hàng - chọn Sàn TMĐT - chọn sàn Shopee. Bạn bấm vào tab Hoàn thành - chọn mục Chưa đối soát. Những đơn hàng ở tab Hoàn thành - Chưa thanh toán là những đơn hàng đã thành công nhưng chưa nhận được tiền đối soát từ shopee (chưa được đánh dấu đã đối soát).
Bước 2: Tìm thông tin đơn hàng cần đánh dấu Đã đối soát dựa vào ID đơn hàng trên Nhanh/ID Sàn/Mã vận đơn HVC thông qua bộ lọc.
Bước 3: Click vào Trạng thái đơn hàng (Cột ngoài cùng bên phải) - chọn Đã đối soát đơn hàng để đánh dấu đơn hàng này đã đối soát.
Bạn có thể lọc danh sách những đơn hàng đã được đối soát tại tab Hoàn thành - Đã thanh toán.
TH2: Doanh nghiệp quan tâm tới kế toán dòng tiền
Khi đối soát đơn hàng sàn TMĐT, nếu bạn có quản lý kế toán dòng tiền thì hoàn toàn có thể kiểm soát chặt chẽ quá trình sàn trả tiền cho shop vào ví của sàn sau đó tới thời gian chính xác doanh nghiệp rút tiền từ ví sàn về tài khoản ngân hàng, cùng với đó là thống kê chính xác bạn đã mất bao nhiêu phí cho sàn TMĐT.
Các bước đối soát đơn hàng như sau:
Bước 1 Tạo 1 quỹ tiền trên Nhanh là Ví trên sàn (tên tương ứng với sàn TMĐT).
Xem thêm hướng dẫn tạo tài khoản kế toán tại đây.
Bước 2: Xuất file chi tiết giao dịch Ví trên sàn theo khoảng thời gian shopee trả tiền về cho shop cần đối soát.
Bạn truy cập Kênh người bán trên shopee - chọn quản lý Tài chính - chọn Số dư TK Shopee hoặc truy cập trực tiếp tại đây.
Tại mục Doanh thu, bạn lọc các khoản doanh thu đã được sàn thanh toán vào ví để lọc các đơn hàng đã được đối soát trong khoảng thời gian đó và bấm Xuất để lấy file chi tiết giao dịch.
Bước 3: Điền dữ liệu file import đối soát
File đối soát Shopee sau khi tải xuống sẽ có dạng file .csv, bạn cần chuyển sang dạng ".xls" và sửa tên sheet là Orders, xóa (delete) 17 dòng đầu tiên, chỉ giữ lại từ dòng 18.
Lưu ý: File .csv đang chỉ có 1 cột, thì bôi đen cột -> vào Data -> Text to Colums -> chọn Delimited nhấn Next -> tích Comma, Tab nhấn Finish thì sẽ tách các dữ liệu thành cột.
Hoặc bạn truy cập module Đơn hàng - chọn Sàn TMĐT - chọn sàn Shopee.vn - bấm Thao tác - chọn Thêm đối soát, tải file mẫu đối soát từ Nhanh.vn xuống, copy dữ liệu từ dòng 7 trong file đối soát tải từ shopee vào file mẫu.
Bước 4: Import đối soát đơn hàng: Chọn Tài khoản nhận tiền là Ví trên sàn.
Tại màn hình import đối soát trên Nhanh.vn, bạn chọn các thông tin cần thiết, chọn file đối soát và tiến hành import file.
Tài khoản ngân hàng: Tài khoản nhận tiền. Bạn có thể chọn tài khoản ví shopee (đã tạo ở bước 1) hoặc chọn luôn tài khoản sẽ rút tiền về để rút gọn thao tác (không ưu tiên cách này vì không quản lý chính xác được dòng tiền).
Ngày đối soát: Ngày Shopee trả tiền cho shop (nếu chọn tài khoản ngân hàng là ví shopee) hoặc ngày rút tiền từ ví shopee về tài khoản ngân hàng (nếu chọn tài khoản ngân hàng là tài khoản rút tiền về.
* Nếu bạn muốn quản lý chính xác ngày sàn trả tiền về ví và lượng đơn hàng đều thì nên thao tác kiểm tra import đối soát hằng ngày. * Nếu bạn không muốn quản lý quá chi tiết về ngày nhận đối soát từ sàn và ngày rút tiền từ ví về tài khoản ngân hàng, thì khi rút tiền từ ví sàn về tài khoản ngân hàng,bạn chọn tài khoản nhận tiền là tài khoản quỹ ngân hàng rút tiền về và bỏ qua bước 5.
Bước 5: Rút tiền từ Ví trên sàn về tài khoản ngân hàng
Tạo bút toán giao dịch chuyển quỹ từ tài khoản Ví trên sàn chuyển về tài khoản ngân hàng tương ứng.
Bước 6: Kiểm tra đối soát chênh phí đối soát sàn TMĐT ở trên Nhanh
Sau khi đã đối đơn hàng sàn, bạn có thể kiểm tra phí phải trả cho sàn theo chi tiết từng đơn hàng bằng cách truy cập module Đơn hàng - chọn Sàn TMĐT - chọn Đối soát COD hoặc truy cập trực tiếp tại đây.
Sau 1 tháng, bạn nên kiểm tra để chốt chi phí phải trả cho sàn và hạch toán ghi nhận chi phí trên Nhanh. Bạn truy cập module Kế toán - chọn Công nợ - chọn Sàn TMĐT.
Tạo giao dịch phiếu báo nợ (nộp tiền): Nợ 112|Có 131, đối tượng Sàn thương mại điện tử, số tiền tương ứng với tổng chênh COD trong tháng.
Tạo giao dịch phiếu báo có (rút tiền): Nợ 641|Có 112, số tiền tương ứng với chênh lệch sàn TMĐT để ghi nhận chi phí phải trả cho sàn.
Last updated
