Thẻ khách hàng

Ý nghĩa

• Thẻ khách hàng (hay còn gọi là Loyalty Card, VIP Card, Member Card...) là công cụ để định danh thông tin khách hàng.

• Thẻ khách hàng gồm 2 thông tin chính, là mã thẻ và thông tin khách hàng. Một thẻ được gắn với một khách hàng cụ thể.

• Mã thẻ giúp tìm kiếm khách hàng nhanh hơn, thông tin trên thẻ cũng giúp khách hàng thường xuyên nhớ tới thương hiệu của bạn hơn.

Thẻ khách hàng của MediaMart - nguồn: Internet

Tình huống sử dụng thực tế:

• Phát hành thẻ: Tạo mã thẻ và in thẻ khách hàng.

• Khi khách có nhu cầu làm thẻ khách hàng, cửa hàng đưa cho khách 1 mã thẻ, xin thông tin khách hàng, và nhập thông tin khách hàng cho thẻ.

• Khi khách tới mua hàng, thu ngân xin thông tin thẻ khách hàng, và có thể dùng đầu đọc mã vạch hoặc tự gõ vào ô mã thẻ trên các trang thêm hóa đơn bán lẻ, thêm đơn hàng... để tìm kiếm thông tin khách hàng, hệ thống sẽ hiện ra đầy đủ thông tin của khách hàng trên các trang đang được thao tác (Họ tên, ngày sinh, cấp độ/nhóm khách hàng, số điểm tích lũy, có đang được áp dụng khuyến mại nào không...)

Sử dụng thẻ khách hàng là phương pháp hữu hiệu để quản lý thông tin khách hàng, nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng mà hầu hết các doanh nghiệp đều ưa chuộng.

Lợi ích của thẻ khách hàng

• Dễ dàng quản lý thông tin khách hàng

• Nâng cao lòng trung thành khách hàng

• Tăng giá trị đơn hàng

• Thu hút khách hàng mới

• Lên kế hoạch quảng bá hiệu quả

Hỗ trợ phát hành và quản lý thẻ khách hàng

Tính năng thẻ khách hàng trên Nhanh.vn hỗ trợ bạn:

• Phát hành thẻ ngay trên phần mềm: Tạo ngay thẻ khách hàng trên phần mềm sau đó gắn thông tin khách hàng vào thẻ. Khách hàng thanh toán chỉ cần đưa thẻ quét mã vạch là sẽ ra hết thông tin, vô cùng tiện lợi, chính xác, nhanh chóng và dễ dàng.

• Dễ dàng phân cấp độ và nâng cấp khách hàng: Mỗi thẻ khách hàng được tạo bằng phần mềm sẽ được gắn một mã số riêng. Các mã số này sẽ tương ứng với một cấp độ khách hàng cụ thể.

• Hỗ trợ ra quyết định chăm sóc khách hàng hiệu quả: Việc sử dụng thẻ khách hàng bằng phần mềm giúp thống kê chi tiết số lần mua của một khách hàng, số tiền tương ứng với mỗi lần mua từ đó xác định được đâu là khách hàng mục tiêu, phân cấp khách hàng chính xác để đưa ra những chiến lược chăm sóc khách hàng hiệu quả và tối ưu nhằm giữ chân và thu hút khách hàng.

Quản lý thẻ khách hàng

Để quản lý thẻ khách hàng, bạn truy cập module Khách hàng - chọn Thẻ khách hàng hoặc truy cập trực tiếp tại đây. Màn hình quản lý thẻ khách hàng gồm 2 tab như sau:

Tab Thẻ khách hàng

Tab này hiển thị thông tin chi tiết các mã thẻ khách hàng mà doanh nghiệp đã phát hành.

Bộ lọc

1. Cửa hàng: Lọc mã thẻ khách hàng theo cửa hàng kích hoạt thẻ.

2. ID: Lọc mã thẻ khách hàng theo ID khách hàng gắn với thẻ đó.

3. Trạng thái: Lọc mã thẻ khách hàng theo trạng thái: Mới, Đã kích hoạt, Khóa.

4. ID đợt phát hành thẻ: Lọc mã thẻ khách hàng theo ID đợt phát hành thẻ.

5. Mã thẻ: Lọc mã thẻ khách hàng cụ thể.

Danh sách thẻ khách hàng

1. Đợt thẻ: Tên đợt phát hành thẻ khách hàng.

2. Mã thẻ: Mã thẻ khách hàng, có thể bao gồm cả chữ cái và số.

3. Khách hàng: Tên khách hàng đang được gắn với thẻ. Đối với những thẻ chưa gắn khách hàng, bạn bấm vào để gắn khách hàng cho thẻ.
4. Trạng thái: Trạng thái của thẻ khách hàng.

• Mới: Thẻ chưa có thông tin khách hàng.

• Đã kích hoạt: Thẻ đã gắn khách hàng và đang hoạt động.

• Khóa: Thẻ bị hỏng hoặc thẻ đã gắn khách hàng nhưng bị khóa không còn hoạt động. Bạn bấm vào trạng thái thẻ để đổi trạng thái.

• Mã thẻ trạng thái Mới chỉ đổi được sang trạng thái Khóa, thường áp dụng trong trường hợp thẻ bị hỏng và chưa đưa thẻ cho khách hàng.

• Mã thẻ trạng thái Đã kích hoạt chỉ đổi được sang trạng thái Khóa để khóa thẻ không cho hoạt động, trong trường hợp thẻ đã đưa cho khách hàng nhưng bị hỏng hoặc đổi mã thẻ khác cho khách. Sau khi đổi trạng thái khóa, khách hàng sẽ được gỡ khỏi thẻ.

• Mã thẻ trạng thái Khóa chỉ đổi được sang trạng thái Mới, thường áp dụng trong trường hợp thẻ đã được gắn cho 1 khách hàng trước đó sau đó bị khóa, nay mở lại để in lại thẻ hoặc sử dụng lại thẻ để gắn cho khách hàng khác.

1. Cửa hàng kích hoạt: Nếu thẻ được gắn với khách hàng bằng cách bấm vào để gắn khách hàng cho thẻ thì chỉ hiện ngày giờ thực hiện gắn thẻ. Nếu thẻ được gắn với khách hàng bằng cách nhập mã thẻ khi tạo hóa đơn sẽ hiển thị thông tin cửa hàng và ngày giờ thực hiện gắn thẻ khách hàng.
2. : Bạn bấm để:

• Thêm khách hàng: Gắn thẻ cho khách hàng, chỉ áp dụng đối với mã thẻ ở trạng thái Mới hoặc trạng thái Khóa và không có thông tin khách.

• Sửa khách hàng: Sửa khách hàng gắn với thẻ, chỉ áp dụng đối với mã thẻ ở trạng thái Đã kích hoạt và có thông tin khách hàng.

• Đổi code: Đổi mã thẻ mới cho khách hàng, chỉ áp dụng đối với mã thẻ ở trạng thái Đã kích hoạt và có thông tin khách hàng.

  • Mã thẻ mới không thuộc danh sách mã thẻ đã được phát hành.

  • Sau khi đổi mã code, mã thẻ cũ sẽ bị khóa và không còn thông tin khách hàng, đồng thời hệ thống sẽ tạo 1 mã thẻ mới tương ứng với mã code bạn nhập và gắn với khách hàng, đợt phát hành là ngày tiến hành đổi code, trạng thái thẻ Đã kích hoạt và không hiển thị thông tin cửa hàng kích hoạt thẻ.

Ngoài ra, bạn có thể bấm vào Thao tác để xuất excel danh sách mã thẻ khách hàng.

Tab Phát hành thẻ

Tab này tổng hợp danh sách tất cả các đợt phát hành thẻ khách hàng.

• Bạn có thể lọc đợt phát hành thẻ theo Tên.

• Bấm Thêm mới để phát hành đợt mã thẻ mới.

• Bấm Thao tác để xuất excel danh sách đợt phát hành thẻ.

• Bấm để xóa đợt phát hành thẻ khách hàng. Không được xóa đợt phát hành khi có mã thẻ đã gắn khách hàng.

Quy trình phát hành thẻ khách hàng

Bước 1: Phát hành thẻ khách hàng

• Bạn truy cập module Khách hàng - chọn Thẻ khách hàng - bấm tab Phát hành thẻ - chọn Thêm mới hoặc truy cập trực tiếp tại đây.

Có 3 cách để phát hành thẻ khách hàng:

Cách 1: Hệ thống tạo mã ngẫu nhiên:

• Tại tab Hệ thống tạo ngẫu nhiên, bạn nhập tên đợt phát hành thẻ, số lượng thẻ phát hành (số lượng tối đa là 20000) và bấm Lưu để phát hành mã thẻ.

• Hệ thống sẽ tự động tạo ngẫu các mã thẻ khách hàng với số lượng bạn mong muốn, mỗi mã thẻ là 1 dãy bao gồm 13 số và không trùng nhau.

Cách 2: Doanh nghiệp tự tạo mã

• Tại tab Tự nhập mã, bạn nhập tên đợt phát hành và nhập các mã thẻ do doanh nghiệp tự quy định. Mã thẻ không yêu cầu giới hạn ký tự, có thể bao gồm cả chữ cái và ký tự.

  • Mỗi mã được ghi trên 1 dòng.

  • Cho phép nhập tối đa 10.000 mã.

Mã thẻ hợp lệ có dạng như sau:

• Hệ thống sẽ tạo các mã thẻ theo các mã bạn đã kê khai.

Cách 3: Nhập từ excel

• Tại tab Nhập từ excel, bạn nhập tên đợt phát hành và tải file mẫu về, nhập liệu, sau đó import lên hệ thống. Với cách này, hệ thống không tự sinh mã thẻ mà doanh nghiệp có thể tùy chỉnh được mã thẻ khách hàng theo ý muốn. Mã thẻ không yêu cầu giới hạn ký tự, có thể bao gồm cả chữ cái và ký tự.

Sau khi thêm mới, các đợt phát hành thẻ sẽ xuất hiện tại danh sách đợt phát hành thẻ khách hàng.

Bước 2: In thẻ khách hàng

Bạn xuất Excel danh sách mã thẻ khách hàng trong 1 đợt phát hành, sau đó gửi file Excel cho đơn vị in ấn để họ in thẻ.

Mẫu thẻ khách hàng do bạn quyết định, tuy nhiên nên có các thông tin sau:

• Mã vạch mã thẻ khách hàng: Sử dụng để quét mã tra cứu nhanh thông tin khách hàng.

• Thông tin doanh nghiệp: Các thông tin như website, mạng xã hội (Facebook, Instagram...), gian hàng TMĐT (Shopee, Lazada, ...), hotline, địa chỉ các chi nhánh...

• Thông tin cấp độ thẻ khách hàng: Nếu không in thông tin khách hàng lên thẻ (vì loại này thường phát hành sau khi gắn mã thẻ cho khách hàng và hạn chế nâng cấp hạng thẻ), bạn nên có từng mẫu thẻ khác nhau cho từng cấp độ và rõ ràng thẻ khách hàng đang sở hữu thuộc cấp độ nào và được hưởng ưu đãi ra sao.

Các thông tin cần đảm bảo đầy đủ nhưng vẫn ngắn gọn vì thẻ khách hàng thường nhỏ nên không thích hợp chứa nhiều thông tin.

Trên thị trường có 2 loại thẻ phổ biến là thẻ giấy và thẻ cứng.

• Thẻ giấy thường là thẻ tích điểm. Mỗi hóa đơn mua hàng khách sẽ được tích 1 số điểm nhất định. Khi thanh toán khách đưa thẻ cho nhân viên thu ngân đóng dấu. Thường áp dụng chương trình tích đủ bao nhiêu điểm sẽ được ưu đãi hoặc tích đủ bao nhiêu thẻ sẽ được nâng mức ưu đãi hoặc hạng thẻ cao hơn.

• Thẻ cứng thường tích hợp mã vạch để nhập nhanh thông tin khách hàng. Thẻ cứng đẹp và giúp nâng cao trải nghiệm mua sắm của khách hàng hơn.

  • Có 2 kích thước thẻ full và thẻ mini dạng móc khóa.

• Bạn có thể tham khảo các mẫu thẻ sau đây:

Thẻ giấy tích điểm

Thẻ cứng full

Thẻ cứng mini

Bước 3: Gắn thẻ cho khách hàng

TH1: Gắn khách vào thẻ trước, rồi gửi thẻ cho khách hàng

• Cách 1: Tại tab Thẻ khách hàng

  • Bạn bấm - chọn Thêm khách hàng hoặc bấm tại cột khách hàng để thêm khách hàng cho thẻ.

  
• Cách 2: Tại tab Phát hành thẻ

  • Tại Danh sách đợt phát hành thẻ, click vào số lượng mã thẻ.

  

  • Bạn bấm - chọn Thêm khách hàng hoặc bấm tại cột khách hàng để thêm khách hàng cho thẻ.

  
• Hệ thống sẽ mở popup hoặc chuyển sang màn hình nhập thông tin khách cho mã thẻ như sau:

Bạn nhập các thông tin cần thiết của khách hàng, bấm Lưu để hoàn tất thao tác.

• Cách 3: Sửa thông tin khách hàng để thêm mã thẻ

  • Tại danh sách khách hàng, bạn lọc tìm khách hàng cần gắn thẻ, bấm vào xem chi tiết khách hàng đó.
  • Tại mục thông tin Mã thẻ, bạn bấm để thêm mã thẻ cho khách hàng đó.

  
• Cách 4: Import gắn thẻ cho khách hàng

Tại trang Danh sách khách hàng, bạn bấm Thêm mới - chọn Nhập từ excel.

• Bạn tải file mẫu và nhập liệu:

  • Thông tin khách hàng: Nhập họ tên và số điện thoại của những khách hàng cần gắn thẻ.

  • Mã thẻ: Điền mã thẻ muốn gắn cho khách hàng đó. Mã thẻ phải ở trạng thái Mới

  • Các thông tin khác: Điền thông tin cần cập nhật hoặc bỏ qua nếu không cần thay đổi.

TH2: Gửi thẻ cho khách hàng trước, khách đến mua hàng thì gắn khách vào thẻ

• Khách đến mua hàng và đưa thẻ, tại màn hình tạo hóa đơn bán lẻ/bán buôn hoặc đơn hàng, sau khi nhập thông tin sản phẩm mua và thông tin khách hàng nhân viên dùng đầu đọc mã vạch để quét mã thẻ vào ô mã thẻ khách hàng.

Gắn thẻ khi thêm hóa đơn bán lẻ

• Sau khi lưu hóa đơn bán lẻ/bán buôn hoặc đơn hàng, bạn có thể kiểm tra lại thông tin thẻ tại danh sách **mã thẻ khách hàng.

Thông tin mã thẻ

Bước 4: Đổi thẻ khách hàng

• Các tình huống cần đổi thẻ khách hàng

  • Khách hàng làm mất thẻ.

  • Nếu bạn in mỗi cấp độ khách hàng (VIP/Vàng/Bạc) một loại thẻ khác nhau, khi khách nâng hạng cần đổi thẻ.

Cách đổi thẻ khách hàng:

• Cách 1: Bạn tìm kiếm thông tin khách hàng tại danh sách khách hàng, vào xem chi tiết khách hàng và bấm và quét mã thẻ mới (có trong danh để cập nhật thông tin thẻ khách hàng.

Sau khi lưu mã thẻ mới, mã thẻ cũ sẽ bị khóa và mã thẻ mới sẽ được gắn với khách hàng.

Mã thẻ cũ

Mã thẻ mới

• Cách 2: Bạn tìm kiếm mã thẻ hiện tại của khách tại danh khách thẻ khách hàng, bấm - chọn Đổi code để đổi mã thẻ mới cho khách hàng.