Thao tác chuyển kho

Khi bạn quản lý cùng lúc nhiều kho hàng và muốn kiểm soát việc chuyển hàng giữa các kho với nhau thì bạn cần dùng tính năng trong mục Chuyển kho. Tùy vào mục đích chuyển kho, bạn có thể chọn các cách thêm phiếu chuyển kho khác nhau.

Để thêm mới phiếu chuyển kho, bạn truy cập module Kho hàng - chọn Chuyển kho - bấm Thêm mới và chọn 1 trong các trường hợp sau:

Ví dụ thực hiện việc chuyển kho từ kho A sang kho B.

Thêm phiếu chuyển kho

Bước 1: Kho A tạo phiếu chuyển kho

Bước 1.1: Bạn truy cập module Kho hàng - chọn Chuyển kho - bấm Thêm mới - chọn Thêm phiếu chuyển kho hoặc truy cập trực tiếp tại đây.

Màn hình thêm mới phiếu chuyển kho như sau:

Bước 1.2: Bạn nhập thông tin vào các trường cần thiết, như tên kho chuyển hàng, kho nhận hàng, sản phẩm , số lượng, ...

• Bấm vào phần tìm kiếm để tùy chọn tìm kiếm theo Sản phẩm, IMEI hoặc tìm Theo ri.

• Bạn bấm vào để hiển thị thêm các thông tin khác.

• Các thông tin phần nhập sản phẩm cần lưu ý:

  • Có thể chuyển: Số lượng tối đa có thể thực hiện chuyển kho, tương ứng với số tồn trong kho của sản phẩm tại kho chuyển.

  • SL: Số lượng sản phẩm chuyển kho.

  • Lỗi: Số lượng hàng lỗi trong tổng số lượng chuyển kho.

• Bạn có thể lựa chọn 1 trong 2 tùy chọn trước khi lưu phiếu:

  • Xem chi tiết phiếu chuyển kho: Sau khi lưu hệ thống sẽ chuyển sang màn hình chi tiết phiếu Xuất [C] Chuyển kho ghi nhận xuất hàng trừ tồn kho A. Sản phẩm chuyển kho sẽ được chuyển sang trạng thái tồn Đang chuyển kho.

  • Tiếp tục lập phiếu chuyển kho: Tiếp tục thêm mới phiếu chuyển kho khác sau khi lưu.

Bước 1.3: Bấm Lưu để lưu phiếu hoặc Lưu và in để lưu và in luôn phiếu xuất chuyển kho.

Sau khi lưu phiếu, hệ thống sẽ sinh ra 1 phiếu chuyển kho mới tại danh sách phiếu chuyển kho (Tab Chuyển kho).

• Đồng thời sinh ra 1 phiếu Xuất chuyển kho để trừ tồn trong kho ở kho A và 1 phiếu chuyển kho nháp chờ xác nhận vào kho B.

Bước 2: Kho A thực hiện chuyển hàng cho kho B

Bộ phận quản lý kho ở kho A tiến hành nhặt hàng và đóng gói để gửi hàng sang kho B.

Trong trường hợp bạn muốn tạo đơn hàng để gửi hàng từ kho A sang kho B thông qua hãng vận chuyển liên kết sẵn với Nhanh, bạn thao tác như sau:

Bước 2.1: Tại chi tiết phiếu Xuất [C] Chuyển kho - bấm vào Thao tác - chọn Tạo đơn chuyển hàng giữa 2 kho

Bước 2.2: Kiểm tra thông tin kho nhận và chọn hãng vận chuyển phù hợp

Hệ thống sẽ mở ra 1 popup tạo đơn hàng chuyển hàng từ Kho A -> Kho B

Bạn lựa chọn hãng vận chuyển phù hợp và chọn Tạo đơn hàng để tạo đơn và chờ xử lý hoặc Tạo và gửi luôn sang HVC hoặc Đóng để hủy tạo đơn.

Sau khi tạo đơn hàng chuyển hàng từ kho A -> Kho B, hệ thống sẽ tạo 1 đơn hàng mới, loại Chuyển hàng, kiểu [C] Hàng chuyển kho. Bạn có thể xử lý và theo dõi lịch trình đơn hàng như các đơn hàng bình thường. Xem hướng dẫn quy trình xử lý đơn hàng tại đây.

Bước 3: Kho B nhận hàng và xác nhận phiếu nháp

Khi kho B nhận được hàng chuyển kho cần phải kiểm tra thật kỹ bao hàng nhận được (đủ số lượng, đúng mã sản phẩm, có hàng lỗi không...)

Bước 3.1: Bạn truy cập module Kho hàng - chọn Chuyển kho - chọn tab Sắp chuyển đến để xác nhận phiếu nháp.

Bước 3.2: Bạn bấm vào để tiến hành xác nhận nhận hàng. Màn hình xác nhận phiếu nháp như sau:

• SL (0): Điền số lượng sản phẩm nhận được.

  • Đối với sản phẩm IMEI, phải nhập số lượng xác nhận bằng với số IMEI. Bạn cần kiểm tra lại IMEI sản phẩm nhận được có khớp với IMEI chuyển kho hay không. Bạn nhập số IMEI vào ô tìm kiếm theo IMEI, nếu IMEI không khớp, hệ thống sẽ báo lỗi IMEI này không nằm trong danh sách chuyển kho.

• SL lỗi: Điền số lượng hàng bị lỗi trong kiện hàng nhận được.

Sau khi lưu phiếu xác nhận, phiếu nháp sẽ được chuyển sang trạng thái Đã xác nhận, hệ thống sẽ sinh ra 1 phiếu Nhập [C] Chuyển kho ghi nhận cộng tồn kho tại kho nhận.

Thêm phiếu chuyển kho nháp

Thao tác thêm phiếu chuyển kho gần như tương tự như thêm phiếu chuyển kho nháp. Tuy nhiên sau kho tạo phiếu, bạn cần Duyệt phiếu nháp trước khi thao tác chuyển hàng sang kho B.

Bước 1: Tạo phiếu chuyển kho nháp

Thao tác tương tự như bước 1 của tạo phiếu chuyển kho thường

Bước 2: Duyệt phiếu nháp

Sau khi tạo phiếu nháp, cần báo cho bộ phận quản lý vào xét duyệt yêu cầu chuyển kho.

Tại tab Phiếu nháp, bạn sử dụng bộ lọc để tìm kiếm phiếu nháp cần duyệt, sau đó bấm .

Màn hình duyệt phiếu nháp như sau:

• Điền số lượng duyệt chuyển kho. Số lượng duyệt có thể =, < hoặc > số lượng yêu cầu.

• Đối với sản phẩm IMEI, phải nhập số lượng duyệt bằng với số IMEI. Bạn cần nhập số IMEI vào ô tìm kiếm theo IMEI.

• Có thể duyệt nhanh số lượng = số lượng yêu cầu bằng cách bấm vào ở cột Yêu cầu để copy số lượng yêu cầu sang ô SL duyệt.

Sau đó bấm Lưu hoặc Lưu và in để hoàn thành duyệt phiếu. Sau khi duyệt, phiếu nháp sẽ chuyển sang trạng thái Đã duyệt (chờ xác nhận) và sinh ra 1 phiếu Xuất [C] Chuyển kho ghi nhận trừ tồn ở kho chuyển (kho A).

Bước 3: Thực hiện chuyển hàng và xác nhận tại kho B

Bạn tiếp tục thao tác tương tự bước 2 và bước 3 ở phần Phiếu chuyển kho.

Gọi hàng từ kho khác

Thao tác gọi hàng từ kho khác tương tự như thêm mới và xử lý phiếu nháp. Tuy nhiên kho nhận chỉ có thể là kho mà tài khoản của bạn đang quản lý.

Phân phối chuyển kho theo tỷ lệ

Tính năng này sẽ giúp các chuỗi cửa hàng xử lý luân chuyển hàng hóa giữa các kho vô cùng tiện lợi và nhanh chóng, thường được sử dụng trong trường hợp kho tổng phân phối hàng cho những kho khác (thường dùng trong trường hợp số lượng kho hàng lớn hơn hoặc bằng 3 kho hàng), cho phép bạn có thể phân phối số lượng hàng trong kho tổng cho các kho khác theo một tỷ lệ được đặt trước.

Nguyên tắc hoạt động

• Từ kho muốn phân phối hàng đi, bạn nhập danh sách sản phẩm, điền % tỷ lệ các kho muốn nhận hàng, hệ thống sẽ tạo phiếu xuất chuyển kho và các phiếu nháp chờ nhập vào kho nhận hàng.

• Khi hàng tới kho nhận, thủ kho xác nhận phiếu nháp để tạo thành phiếu nhập vào kho nhận hàng.

Phân phối theo tỷ lệ gồm 2 cơ chế : Phân phối theo số lượng và Phân phối theo tỷ lệ tổng tồn

• Hệ thống sẽ ưu tiên sắp xếp các kho điền tỷ lệ % cao hơn được xử lý trước, các kho có tỷ lệ thấp hơn, khi xử lý nếu hết số tồn từ kho xuất đi thì sẽ bị bỏ qua.

Phân phối theo số lượng

• Dùng khi bạn muốn phân phối hàng hóa theo số lượng bạn mong muốn. Cụ thể, từ kho xuất, bạn nhập sản phẩm, điền số lượng và % tới các kho, hệ thống sẽ chia hàng hóa theo tỷ lệ % từ số lượng này.

Bước 1: Tạo phiếu chuyển kho phân phối theo tỷ lệ

• Bước 1.1: Bạn truy cập module Kho hàng - chọn Chuyển kho - bấm Thêm mới - chọn Phân phối chuyển hàng theo tỷ lệ

• Bước 1.2: Nhập thông tin liên quan trong phiếu phân phối theo tỷ lệ

• Bước 1.3: Lưu phiếu phân phối theo tỷ lệ

Bạn chọn nút để thực hiện phân phối theo tỷ lệ.

Giao diện hiển thị sau khi lưu sẽ tương tự như sau:

• Bước 1.4: Kiểm tra lại thông tin

Sau khi giao diện được hiển thị như ở bước 1.3, hệ thống sẽ hình thành các phiếu nháp chuyển kho tương ứng với tỷ lệ đã sử dụng. Bạn vui lòng ấn vào mục Xem chi tiết để kiểm tra lại.

Bước 2: Thực hiện chuyển hàng và xác nhận tại kho nhận

Thao tác duyệt phiếu nháp tương tự bước 2 phần Phiếu nháp.

Sau đó bạn thực hiện đóng gói chuyển hàng và xác nhận tại kho nhận tương tự bước 2 và bước 3 ở phần Phiếu chuyển kho.

Phân phối theo tỷ lệ tổng tồn

Dùng khi bạn muốn phân phối hàng hóa theo số lượng sức bán sản phẩm đó tại kho được chọn. Cụ thể, hệ thống sẽ tính toán để so sánh số tồn ở kho nhận hàng đang chiếm bao nhiêu % trên số tổng tồn tất cả các kho.

Giao diện sẽ có dạng như sau

• Các bước tạo đơn tương tự như phân phối theo số lượng

• Đặc điểm của phân phối theo tỷ lệ tổng tồn

  • Nếu số tồn nhỏ hơn tỷ lệ %, hệ thống sẽ tạo phiếu nhập số lượng từ kho xuất.

  • Nếu số lượng đã lớn hơn hoặc bằng, kho nhận sẽ bỏ qua không nhập thêm sản phẩm này.

  • Nếu số lượng hàng ở kho xuất không đủ để xuất cho kho nhận hàng thì sẽ bỏ qua không chuyển hàng cho kho này.

Ví dụ phân phối theo tỷ lệ tổng tồn

Một sản phẩm có tổng tồn là 100, phân phối tồn ở 3 kho: Kho Tổng - 30, Kho Thảo - 25, Kho Diệp - 45

Thực hiện phân phối theo tỷ lệ tổng tồn từ kho Tổng về kho Thảo và kho Diệp với tỷ lệ mong muốn là 20% và 60%

Khi đó thao tác phân phối sẽ thực hiện như sau:

• Kho 2 ban đầu đang có 25% lớn hơn mong muốn là 20% >> bỏ qua không cần chuyển.

• Kho 3 60% lớn hơn tỷ lệ ban đầu là 45% >> số nhận được là theo công thức = % mong muốn x Tổng tồn - Số lượng trong kho hiện tại = 60% x 100 - 45 = 15 sản phẩm

Import điều chuyển kho

Tính năng này hỗ trợ việc điều chuyển kho từ 1 kho đi nhiều kho khác nhanh hơn.

• Tình huống thường được sử dụng khi doanh nghiệp có nhiều kho: Nhập hàng nhà cung cấp ở kho tổng, sau đó chia sản phẩm ra các kho bán hàng.

Bạn truy cập module Kho hàng - chọn Chuyển kho - bấm Thêm mới - chọn Import điều chuyển kho hoặc truy cập trực tiếp tại đây.

Bước 1: Chọn kho xuất hàng

Bước 2: Tải file mẫu và điền dữ liệu

File mẫu import chuyển kho có dạng như sau:

• Sản phẩm: có thể là tên sản phẩm, mã sản phẩm hoặc mã vạch sản phẩm.

• Số lượng xuất: số lượng xuất ra từ kho xuất (kho chọn ở bước 1).

• Tên kho nhận 1,2: bạn thay đổi Tên kho nhận (mã kho) bằng đúng tên kho của doanh nghiệp, nếu số kho hàng nhận nhiều hơn số cột hiện tại thì bạn có thể thêm kho nhận. Sau đó điền số lượng sản phẩm muốn phân phối cho kho đó ở các dòng tương ứng bên dưới.

  • Tên kho nhận trong sheet "Import" không được trùng với kho xuất hàng chọn ở giao diện.

  • Số lượng nhập vào các kho nhận phải bằng tổng số lượng xuất ra.

Bước 3: Import phiếu điều chuyển kho

Bạn chọn file import là file excel vừa điền dữ liệu và bấm **Lưu để tiến hành import điều chuyển kho.

• Tích chọn Gộp thông tin với các phiếu đã tạo trong ngày và trạng thái chưa duyệt: Nếu muốn tạo phiếu mới và không gộp thông tin với các phiếu bạn đã tạo trước đó và trạng thái chưa duyệt các phiếu vui lòng bỏ lựa chọn này.

• Sau mỗi lần Import thành công hoặc lỗi, bạn cần F5 lại trang để import lần tiếp theo.

Sau khi hoàn thành, hệ thống sẽ tạo ra nhiều phiếu nháp chuyển kho tới từng kho.

Bước 4: Duyệt và xác nhận điều chuyển kho

Bạn thao tác duyệt điều chuyển kho và xác nhận tương tự các bước xử lý phiếu nháp đã được hướng dẫn bên trên.

Câu hỏi thường gặp

1. Tại sao phiếu chuyển kho có phiếu hiện giá tiền, có phiếu lại không hiện ?

• Khi doanh nghiệp làm chuyển kho sẽ không hiện giá tiền trong quá trình làm phiếu, sau khi lưu phiếu sẽ có cột giá tiền trên danh sách, đó là giá vốn của sản phẩm.

• Nếu sản phẩm chưa có giá vốn thì phiếu chuyển kho sẽ không có, trường hợp sau này doanh nghiệp làm nhập nhà cung cấp, sản phẩm có giá vốn thì phiếu chuyển kho vẫn sẽ chỉ lấy giá vốn tại thời điểm tạo phiếu.

• Nếu muốn sửa giá thì sẽ sửa phiếu và nhập liệu lại sản phẩm.

2. Chuyển kho từ kho A sang kho B, 1 mã 00151 đen vàng - tồn 1, sau khi chuyển xong thì sản phẩm đó đã hết số có thể bán ở cửa hàng, sau đó phần đang giao hàng hiển thị 2 sản phẩm nhưng nhấn chi tiết vào sản phẩm thì chỉ có 1 đơn là sao?

• Trường hợp này đang bị treo số chuyển kho, mình vào Chi tiết sản phẩm đó chọn Thao tác -> Tính lại số đang chuyển kho.

3. Phần mềm nhanh có xuất được phiếu chuyển kho ở dạng PDF không?

• Không, Nhanh không hỗ trợ xuất ở dạng PDF.

4. Có cách nào xử lý các phiếu chuyển kho đã duyệt nhưng chưa xác nhận mà không ảnh hưởng tới dữ liệu không?

• Chắc chắn là sẽ có lệch tồn, nếu phiếu đã quá lâu thì vẫn phải ấn xác nhận và kiểm lại kho rồi làm các phiếu xuất nhập kho/chuyển kho cho chuẩn.

5. Lọc sản phẩm chuyển kho thế nào?

• Bước 1: Bạn vào Kho hàng >> Sản phẩm XNK >> Mở bộ lọc nâng cao chọn Loại (Xuất) và Kiểu ([C] Chuyển kho) >> Lọc >> Phần mềm hiện danh sách những sản phẩm đã chuyển kho.

• Bước 2: Chọn Thao tác >> Xuất excel

• Bước 3: Tại file excel vừa tải về, bạn cần xử lý dữ liệu để thu được danh sách tổng hợp các sản phẩm đã chuyển kho