Thêm đơn hàng

Đơn hàng online có thể được tạo bởi khách hàng (khách đặt hàng trên website, sàn TMĐT... đồng bộ về phần mềm) hoặc doanh nghiệp tự tạo trên phần mềm.

Có 2 Cách để thêm mới đơn hàng

Thêm đơn hàng thủ công

Để tạo đơn hàng, bạn truy cập vào module Đơn hàng - bấm nút Thêm mới - chọn Thêm mới, hoặc truy cập trực tiếp tại đây.

Bước 1. Điền đầy đủ thông tin vào các trường

Thông tin về khách hàng**

• Điền đầy đủ các trường thông tin: Điện thoại, tên khách, địa chỉ, thành phố, quận huyện, phường xã.

• Bấm vào biểu tượng để hiển thị đầy đủ/rút gọn thông tin cho nhóm này.

• Để thêm nguồn đơn hàng mới, người dùng bấm vào biểu tượng .

Thông tin về sản phẩm

• Bắt buộc chọn cửa hàng xử lý đơn hàng trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều kho/cửa hàng.

• Phần mềm hỗ trợ tìm sản phẩm theo IMEI, bán theo ri (hiện ra tất cả các thuộc tính của sản phẩm), cân điện tử.

• Bạn có thể chọn giá bán cho sản phẩm trong trường hợp đơn hàng áp dụng giá bán sỉ. (Mặc định đơn hàng luôn lấy theo giá bán lẻ của sản phẩm).

• Sau khi nhập sản phẩm vào đơn, có thể bấm vào biểu tượng , xem tồn kho có thể bán tại các kho để có thể điều phối kho thích hợp.

Thông tin và bảng giá vận chuyển

• Ngày giao hàng: Nhập ngày giao hàng đã thỏa thuận với khách hàng. Lưu ý nên nhập ngày giao ngoài khoảng thời gian giao hàng cam kết của hãng vận chuyển (ví dụ thời gian giao hàng của hãng dự tính là 2 ngày thì có thể đặt ngày giao hàng là ngày thứ 3 - tùy vào thời điểm khách có thể nhận được hàng).

• Nếu doanh nghiệp dùng vận chuyển qua Nhanh.vn. Sau khi nhập thông tin khách hàng và sản phẩm, hệ thống sẽ căn cứ vào địa chỉ của khách và khối lượng sản phẩm, giá trị đơn hàng để tính ra phí vận chuyển của các hãng tương ứng. Bạn có thể lựa chọn hãng vận chuyển phù hợp nhất với mục đích sử dụng của mình và khách hàng.

Bảng giá tham khảo của HVC

• Nếu doanh nghiệp tự vận chuyển đơn hàng thì tích vào ô và điền thông tin Phí ship báo khách và Phí trả hãng vận chuyển.

Đối với hai hãng Grab và Ahamove, hệ thống có hiện luôn mã voucher và ô điền mã voucher, Mã giới thiệu sẽ tự hiển thị khi thêm đơn

Xem thêm thông tin về vận chuyển tại đây.

• Bảo hiểm hàng hóa: Nếu bạn cài đặt mua bảo hiểm hàng hóa cho từng đơn thì tại phần vận chuyển có cài đặt chọn mua bảo hiểm hay không. Bảo hiểm hàng hóa hỗ trợ đền bù khi đơn hàng bị hư hỏng do quá trình vận chuyển.

Lưu ý: Các đơn hàng đã được cài tự động luôn mua bảo hiểm hàng hóa, nhưng nếu sửa sang đơn tự vận chuyển sau đó sửa lại đơn chọn và gửi sang hãng có thể không ghi nhận được phí mua bảo hiểm, dẫn đến mất cài đặt mua bảo hiểm đơn hàng.

Thông tin thanh toán

Nhập thông tin thanh toán (trước/ đặt cọc) của đơn hàng, mức chiết khấu hoặc mã coupon, tiêu điểm nếu có.

• Chiết khấu: Chiết khấu % hoặc số tiền theo đơn hàng.

• Tiền đặt cọc: Nhập số tiền mặt đặt cọc và chọn tài khoản ghi nhận số tiền mặt đã đặt cọc (áp dụng với những doanh nghiệp dùng module kế toán).

• Tiền chuyển khoản: Nhập số tiền khách hàng chuyển khoản trước cho đơn hàng và tài khoản ghi nhận số tiền chuyển khoản đó (áp dụng với những doanh nghiệp dùng module kế toán).

• Nếu đơn hàng có áp dụng giảm giá theo coupon hoặc tiêu điểm tích lũy khách hàng, bạn cần điền chính xác thông tin ngay tại bước tạo đơn.

• Nút bỏ tự động:

  • Bỏ chiết khấu tự động: Kích nút này nếu đơn được hưởng chương trình chiết khấu cần bỏ hoặc sửa lại chiết khấu (nếu cần thiết).

  • Bỏ tích điểm tự động: Kích nút này nếu đơn này khách được hưởng chương trình tích điểm cần bỏ không tích điểm nữa.

• Bấm nút để hiển thị và điền các thông tin VAT trong trường hợp đơn hàng có áp dụng VAT.

Thông tin đơn hàng

• Chọn loại đơn hàng phù hợp:

• Điền nhân viên bán hàng (nếu có).

• Mặc định trạng thái đơn hàng sau khi tạo là Mới. Nếu bạn muốn đơn hàng sau khi tạo ở trạng thái khác, vui lòng click để đổi trạng thái. Trạng thái sẽ được ghi nhớ và mặc định chọn sẵn cho lần thêm đơn hàng tiếp theo.

Bước 2: Kiểm tra lại thông tin và hoàn thành

Bạn nên kiểm tra lại thông tin về phí vận chuyển, tiền thanh toán và tổng tiền thu khách, tiền trả shop để đảm bảo đơn hàng được tạo chính xác.

• Bấm Lưu hoặc Lưu và in để in phiếu gửi đơn hàng ngay sau khi lưu đơn hàng (mẫu in khổ A4|A5).

Bạn kiểm tra đơn hàng vừa tạo tại Danh sách đơn hàng.

Import đơn hàng hàng loạt bằng excel

Tính năng này cho phép bạn tạo nhiều đơn hàng lên hệ thống cùng 1 lúc.

Để thêm đơn hàng, bạn truy cập vào module Đơn hàng - bấm nút Thêm mới - chọn Nhập từ excel, hoặc truy cập trực tiếp tại đây.

Giao diện làm việc của Import đơn hàng như sau:

Mỗi file import chỉ gắn với 1 hãng vận chuyển. Nếu bạn muốn tạo đơn phân phối cho nhiều hãng vận chuyển, vui lòng import thành nhiều file.

Bước 1: Tải về và nhập liệu vào file import

• Bạn bấm vào tên file mẫu: Nhanh.vn_Import_Order.xlsm để tải về.

• Nhập liệu các thông tin cần thiết vào file excel vừa tải.

• Đối với đơn hàng nhiều sản phẩm, mỗi sản phẩm điền 1 dòng. Các dòng sản phẩm thứ 2 trở đi của đơn hàng đó, bạn bỏ trống các thông tin chung của đơn như thông tin khách hàng, ghi chú, tiền thanh toán ...

• Trong file mẫu excel, tại ô Địa chỉ có mục Tìm tỉnh, huyện, xã, khi bạn dán/nhập địa chỉ vào và bấm nút này thì hệ thống sẽ tìm thông tin và trả về kết quả tỉnh, huyện, xã lần lượt sang ô D, E, F như ảnh dưới. Nếu trống, thiếu hoặc không tìm được thông tin sẽ đánh dấu màu vàng để bạn kiểm tra lại.

Bước 2: Import file excel

• Sau khi nhập xong dư liệu, bạn chọn import lại file đó.

• Chọn các thông tin phù hợp tại các trường.

  • Khi bạn chọn hãng vận chuyển rẻ nhất, thì hệ thống sẽ tự động tính phí cho đơn hàng của bạn với hãng vận chuyển có phí vận chuyển thấp nhất.

  • Khi bạn chọn hãng vận chuyển, dịch vụ vận chuyển thì đơn hàng sẽ được gắn cho hãng vận chuyển bạn chọn. Trong trường hợp không có bảng giá nào hỗ trợ, hệ thống sẽ báo lỗi và trả về số dòng lỗi trong file bạn tải lên.

  • Khi đơn hàng không được gắn hãng vận chuyển, thì người chịu phí mặc định là người gửi.

  • Khi bạn đã import vận đơn một lần, hoặc muốn thử tạo lại bạn vui lòng load lại trang (nhấn F5) để tiếp tục.

Import trạng thái đơn hàng bằng excel

Các bước thực hiện tương tự như import đơn hàng. Xem chi tiết hướng dẫn tại đây.

Tạo đơn hàng nháp

Trong trường hợp khách hàng mới để lại thông tin địa chỉ và chưa chốt được sản phẩm, bạn có thể sử dụng tính năng Đơn hàng nháp.

• Đơn nháp là đơn chỉ yêu cầu điền số điện thoại khách hàng, không yêu cầu điền đầy đủ các thông tin khác.

• Tính năng này phù hợp cho bộ phận CSKH đang chat/ gọi điện với khách, chưa xin được đầy đủ thông tin, chưa chốt được sản phẩm.

• Tại giao diện thêm đơn hàng, bên phải ô nhập Số điện thoại khách hàng, sẽ có thêm 1 icon Lưu đơn nháp, bấm vào icon này sẽ lưu đơn hàng dưới dạng đơn nháp.

Giao diện thêm mới đơn hàng nháp

Chú ý:

• Khi lưu đơn nháp, trạng thái mặc định của đơn sẽ là: Chờ khách xác nhận.

• Bạn vẫn có thể điền đầy đủ thông tin cho đơn nháp.

• Đơn nháp vẫn có thể sửa/ xác nhận lại thông tin như 1 đơn hàng bình thường.

• Tính năng này không mở mặc định cho doanh nghiệp, xin quý khách vui lòng liên hệ nhân viên CSKH của Nhanh.vn để được tư vấn và hỗ trợ bật tính năng này.

Sau khi thêm đơn hàng thành công, bạn chuyển sang bước Xác nhận đơn hàng.

Bạn có thể tham khảo video hướng dẫn thêm mới đơn hàng online trực tiếp trên phần mềm tại đây:

Lỗi thường gặp

• Lỗi: Ô kho hàng không hiển thị tên kho bạn cần chọn.

• Nguyên nhân: Do kho hàng đã hết hạn sử dụng, hoặc do kho hàng chưa chọn hỗ trợ loại Chuyển hàng. Bạn có thể vào phần Cài đặt hạn sử dụng để kiểm tra lại hạn sử dụng hoặc sửa lại thông tin kho hàng và chọn thêm loại Chuyển hàng cho kho hàng này.

Câu hỏi thường gặp

1. Muốn import đơn hàng từ file excel thì làm thế nào?

• Vào Đơn hàng => Thêm mới => Nhập từ excel. Tải file mẫu excel về và điền thông tin sau đó import lên.

2. Muốn thêm 1 nguồn đơn hàng mới thì thêm ở đâu?

• Vào Đơn hàng => Nguồn đơn hàng => Thêm mới.

3. Tại sao khi tạo hóa đơn bán lẻ, đơn hàng không tìm được sản phẩm theo IMEI?

• DN vào Cài đặt --> Bán hàng và XNK --> Bật on Bán hàng hỗ trợ các sản phẩm sử dụng IMEI.

4. Lên đơn bị lỗi "the input is less than 10 characters long.

• Điền lại số điện thoại là 10 số.

5. Có cách nào lên đơn hàng nhưng không bị trừ số tồn, không bị trừ số có thể bán của sản phẩm không?

• Vào đơn hàng -> thêm mới -> chọn lại đơn là đơn đặt trước.

6. Những đơn gửi sang hãng vận chuyển bằng hình thức kết nối riêng với shop không tự động đổi trạng thái thì làm thế nào?

• Do api kết nối từ hãng vận chuyển về nhanh.vn bị chậm nên đơn hàng chưa trả về trạng thái. Đối với những đơn như vậy, anh (chị) tích chọn đơn hàng hàng => thao tác => đổi trạng thái đơn hàng

7. Có trường hợp nào do không đổi trạng thái nên không trừ tồn kho trên PM không ?

• Đối với đơn hàng thì đơn hàng ở trạng thái "Thành công" thì tổng tồn của sản phẩm mới bị trừ.

8. Đơn hàng có gắn được nhân viên kĩ thuật không?

• Chỉ có hoá đơn bán lẻ mới gắn được nhân viên kĩ thuật, còn đơn hàng chỉ note vào ghi chú (sau chỉ check được lại trong danh sách đơn hàng và phiếu xnk)

9. Sản phẩm trong đơn hàng ở trạng thái "Đã chuyển hoàn" sẽ có trạng thái tồn là gì?

• Sản phẩm trong đơn hàng ở trạng thái "Đã chuyển hoàn" sẽ có trạng thái tồn Có thể bán

10. Sản phẩm có trạng thái tồn là "Tạm giữ" ở đơn hàng sẽ gồm các trạng thái là gì?

• Đang đóng gói, Đã xác nhận, Mới

11. Lên đơn hàng muốn cho khách có thể xem và thử hàng thì thao tác thế nào?

• Lên đơn tích chọn cho xem vào thử hàng.

12. khi cập nhật các đơn hàng cũ lên nhanh thì có ảnh hưởng đến tồn kho hiện tại không?

• Import đơn hàng sẽ ảnh hướng đến số có thể bán của sản phẩm.

• Import trạng thái đơn hàng sẽ ảnh hướng đến số có thể bán, tồn kho của sản phẩm.

13. Có cách nào khi import đơn hàng thì sẽ không trừ số có thể bán của sản phẩm?

-Ttrước khi import đơn hàng, để loại đơn là đơn đặt trước. Tuy nhiên khi thay đổi trạng thái thì hệ thống vẫn trừ số có thể bán.

14. Có cách nào lọc những đơn đã thành công rồi mà hãng vận chuyển chưa chuyển tiền?

• Đơn hàng -> thanh toán -> Chưa chuyển tiền.

15. Trong đơn hàng, bộ lọc chậm chuyển tiền có ý nghĩa gì?

• Với những đơn shop tự vận chuyển, kết nối vận chuyển riêng mà chưa đối soát thì sẽ ở bộ lọc này.

15. Muốn setup mặc định in 2 liên đơn hàng trên nhanh.vn thì thao tác thế nào?

• Chỉnh lại driver trong máy in đơn hàng (chỉnh ở phần page layout).

16. Tại sao khi lên đơn hàng khối lượng lại mặc định lại là 500gr ?

• Khi thêm mới sản phẩm nếu bạn không điền khối lượng thì phần mềm sẽ mặc định khối lương là 500gr

17. Lấy theo tổng phí là gì ?

• Khi tích ô lấy theo tổng phí (tổng phí vận chuyển), thì sẽ chỉ thu phí vận chuyển, không thêm được phí ship báo khách

18. Lúc import file excel đơn hàng lên có import cả nhân viên bán hàng được không ?

• Trong file excel import không có cột nhân viên bán hàng

• Điền tên nhân viên bán hàng ở ô nhân viên bán hàng tại đây, sau đó chọn file và import

19. Muốn lên đơn mà không bị trừ số có thể bán có được không?

• Anh (chị) có thể vào đơn hàng -> tạo đơn đặt trước. Tuy nhiên sau khi đơn ở trạng thái chờ thu gom thì vẫn sẽ trừ số có thể bán theo logic của hệ thống, đơn thành công vẫn sẽ trừ tồn.

20. Tại sao sau khi lên đơn lại không nhảy những hãng vận chuyển mà shop mong muốn?

• Khi lên đơn, tùy vào địa chỉ khách hàng, khối lượng sản phẩm, tuyến đường, hệ thống sẽ tự động hiển thị các hãng vận chuyển có liên kết với Nhanh.vn và có thể nhận giao hàng. Ngoài ra, shop có thể sử dụng tính năng kết nối vận chuyển riêng trên Nhanh.vn để hưởng các ưu đãi riêng từ hãng vận chuyển.