Đơn trùng

Tình huống sử dụng

Trong quá trình chốt đơn hàng online, không tránh khỏi tình huống một khách hàng chốt nhiều đơn hàng trong 1 khoảng thời gian nhất định.

Tính năng lọc đơn trùng sẽ liệt kê ra toàn bộ các số điện thoại có nhiều hơn 1 đơn hàng, giúp bạn có thể kiểm tra lại tình trạng đơn hàng bị trùng lặp để tiến hành gộp đơn, xóa đơn.

Danh sách đơn hàng

Để truy cập vào danh sách đơn trùn, truy cập module Đơn hàng - chọn Đơn trùng.

• Mặc định hệ thống sẽ lấy đơn hàng trong vòng 2 ngày gần nhất, bạn có thể chọn lại khoảng ngày này.

• Bạn có thể lọc theo khoảng thời gian dài hơn tùy vào thời gian xử lý đơn hàng của Doanh nghiệp để lọc được số lượng đơn trùng chính xác nhất.

Thao tác với đơn trùng

Tại danh sách đơn trùng, các cột Điện thoại/ Tổng đơn sẽ dẫn link sang trang danh sách khách hàng lọc theo số điện thoại của khách nhận hàng.

Tại đây, bạn có thể dễ dàng kiểm tra các thông tin đơn hàng chưa được xử lý của khách để đưa ra quyết định phù hợp (có hàng giao trước, chờ hàng rồi giao hoặc gộp đơn để giao)

TH1: Đơn hàng trùng thông tin

Thường trong quá trình chốt đơn, nhân viên rất dễ bị lên đơn trùng nhiều lần hoặc nhiều nhân viên cùng lên 1 đơn cho khách hàng. Các đơn được tạo ra trùng nhau hoàn toàn về thông tin khách hàng, sản phẩm, các thông tin liên quan khác và tính tạm giữ sản phẩm (nếu đơn chưa được xử lý) dẫn đến số tồn có thể bán bị sai, không chốt thêm đơn được mặc dù thực tế vẫn còn hàng. Nếu đơn hàng đã bàn giao cho hãng vận chuyển thì sẽ gây lãng phí chi phí vận chuyển, phát sinh chi phí chuyển hoàn.

Nếu các đơn hàng trùng thông tin đều chưa được xử lý bàn giao hãng vận chuyển, bạn có thể lựa chọn xóa các đơn trùng lặp đi và chỉ giữ lại 1 đơn duy nhất để tiến hành xử lý, giao tới tay khách hàng. (Lựa chọn xóa đơn còn liên quan đến việc tính doanh thu cho nhân viên, tùy thuộc vào quy định của doanh nghiệp).

Hoặc bạn có thể đổi trạng thái các đơn trùng sang trạng thái Hệ thống hủy, và chọn lý do là Đơn trùng. Lúc này sản phẩm trong đơn hàng sẽ được bỏ tạm giữ đẩy lại tồn có thể bán.

Đơn hàng được giữ lại bạn sẽ tiến hành xử lý bàn giao hãng vận chuyển để giao cho khách hàng nếu đã sãn hàng.

TH2: Đơn hàng trùng do khách đặt nhiều sản phẩm

Sau khi lọc đơn hàng trùng, bạn thấy khách hàng có trên 2 đơn hàng chưa được xử lý, các đơn đặt các sản phẩm khác nhau.

• Nếu có 1 hay 1 số sản phẩm khách đặt bị hết hàng, bạn có thể liên hệ lại với khách hàng để thông báo và thống nhất cách thức giao hàng.

  • Nếu sản phẩm đang chờ về thêm hàng và khách đồng ý chờ, bạn có thể lựa chọn đơn có hàng giao trước, đơn hết hàng chờ giao sau (đơn có sản phẩm hết hàng cần đổi sang trạng thái Hết hàng để theo dõi) hoặc chờ hàng rồi giao tất cả các sản phẩm cùng lúc.

  • Nếu sản phẩm hết hàng và không về thêm hàng, bạn thông báo lại với khách hàng để hủy đơn (đổi đơn hàng sang trạng thái Hệ thống hủy và chọn lý do Hết hàng) hoặc tư vấn khách đổi sang sản phẩm khác sau đó tiến hành gộp đơn để giao.

• Nếu các sản phẩm đều đủ hàng và sẵn hàng để giao. Bạn có thể tiến hành gộp đơn hàng theo các bước sau để giao tất cả những sản phẩm khách đặt trong 1 lần duy nhất nhằm tiết kiệm chi phí vận chuyển và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Các bước gộp đơn hàng

Bước 2: Bấm Thao tác - chọn Gộp các đơn đã chọn.

Bước 3: Chọn đơn hàng muốn lấy thông tin gốc

Các thông tin được giữ lại bao gồm:

• ID đơn hàng: Lấy theo ID đơn hàng gốc được chọn.

• Thông tin khách hàng: Tên, số điện thoại, địa chỉ khách hàng: Lấy theo thông tin khách hàng trong đơn hàng gốc được chọn.

• Ghi chú đơn hàng: Lấy theo ghi chú của đơn hàng gốc được chọn.

• Hãng vận chuyển: Lấy theo hãng vận chuyển của đơn hàng gốc được chọn.

• Trạng thái đơn hàng: Lấy theo trạng thái đơn hàng gốc đã đuọc chọn.

Đơn hàng sau khi gộp sẽ giữ nguyên thông tin của đơn hàng gốc đã chọn và được tổng hợp sản phẩm từ các đơn hàng đã gộp.