Trạng thái đơn hàng

Trạng thái đơn hàng

Nhanh.vn hỗ trợ chia đơn hàng thành 18 trạng thái khác nhau nhằm giúp bạn kiểm soát một cách chi tiết, chính xác toàn bộ đơn hàng của doanh nghiệp.

Trạng thái	Ý nghĩa	Tồn kho sản phẩm trong đơn
	Đơn hàng khách hàng đã đặt hàng chưa qua xử lý	Tạm giữ
	Đơn hàng đang được chờ nhân viên viên xác nhận	Tạm giữ
	Đơn hàng đang được nhân viên Chăm sóc khách hàng (gọi điện thoại) xác nhận với khách hàng	Tạm giữ
	Đơn hàng đã được xác nhận thành công (khách hàng có mua hàng)	Tạm giữ
	Sản phẩm của khách đặt đã hết hàng	Không ghi nhận tồn kho sản phẩm trong đơn
	Đơn hàng được chuyển từ cửa hàng hết sản phẩm khách đặt sang cửa hàng còn tồn	Tạm giữ
	Đơn hàng đang được nhặt hàng và đóng gói sản phẩm	Tạm giữ
	Đơn hàng đã được nhặt hàng và hoàn thành đóng gói	Tạm giữ
	Đơn hàng đã bắn sang hãng vận chuyển, chờ hãng vận chuyển tiếp nhận thông tin và nhận hàng.	Đang chuyển
	Đơn hàng đang được chuyển đi cho khách hàng.	Đang chuyển
	Đơn hàng đã được giao thành công cho khách hàng.	Sinh ra phiếu XNK, giảm trừ số Tồn và số Đang Chuyển
	Đơn hàng chưa giao được cho khách hàng. (Có thể vì khách hàng bận, đi vắng, khách hẹn lại thời điểm khác giao hàng...)	Đang chuyển
	Khách hàng hủy không lấy hàng nữa.	Không ghi nhận tồn kho sản phẩm trong đơn
	Đơn hàng đã bị hệ thống hủy tự động.	Không ghi nhận tồn kho sản phẩm trong đơn
	Đơn hàng đã bị hãng vận chuyển hủy.	Không ghi nhận tồn kho sản phẩm trong đơn
	Những đơn hàng khách hàng hủy không muốn lấy sản phẩm nữa sẽ được luân chuyển trả về cho doanh nghiệp.	Đang chuyển
	Đơn hàng đã được hãng vận chuyển cập nhật là đã hoàn, trên nhanh sẽ ở trạng thái Xác nhận hoàn	Đang chuyển
	Thực tế doanh nghiệp đã nhận được hàng hoàn từ hãng vận chuyển.	Giảm trừ số đang chuyển và tăng số có thể bán

Tham khảo ý nghĩa các loại tồn kho của sản phẩm tại đây

• Trạng thái mới trên Nhanh.vn từ 17/2/2022 : Xác nhận hoàn

Ý nghĩa:

• Trước đây hệ thống chỉ có 2 trạng thái Đang hoàn và Đã hoàn, nên khó phân biệt được tình huống hãng vận chuyển, hoặc đơn từ các sàn (Shopee, Lazada, Tiki, Sendo) báo đã hoàn hàng thành công với trên thực tế doanh nghiệp đã nhận được hàng hoàn hay chưa.

• Nay hệ thống bổ sung thêm trạng thái mới Xác nhận hoàn giúp phân biệt được tình huống trên và lọc trạng thái hoàn tốt hơn.

• Sau khi nhận được hàng hoàn từ hãng vận chuyển, bạn có thể đổi trạng thái đơn sang trạng thái Đã hoàn để ghi nhận lại hàng hoá vào kho.

Cập nhật trạng thái đơn hàng

Đơn hàng gửi vận chuyển qua cổng kết nối của Nhanh.vn hoặc đơn sử dụng vận chuyển kết nối riêng, trạng thái đơn hàng sẽ do hãng vận chuyển tự động cập nhật cho doanh nghiệp, đối với đơn Tự vận chuyển sẽ do bạn tự cập nhật trạng thái.

Có 2 cách để đổi trạng thái đơn hàng là đổi thủ công và import cập nhật trạng thái đơn hàng.

Cách 1: Đổi trạng thái đơn hàng (thủ công)

Bước 1: Truy cập vào Danh sách đơn hàng, tích chọn để chọn những đơn hàng tự vận chuyển cần đổi trạng thái.

Bước 2: Bấm nút Thao tác - chọn Đổi trạng thái các đơn hàng đã chọn.

Cách 2: Đổi trạng thái đơn hàng bằng file Import

Bước 1: Truy cập vào Danh sách đơn hàng - bấm nút Thêm mới - chọn Nhập trạng thái từ excel, hoặc truy cập trực tiếp tại đây.

Bước 2: Tải về và nhập liệu vào file import

Bạn có thể cập nhật trạng thái đơn hàng, ghi chú cho đơn hàng, ngày thành công và lý do hủy đơn. Cập nhật Phí vận chuyển, Phí ship báo khách chỉ áp dụng cho đơn hàng tự vận chuyển.

Bước 3: Import file excel

Lưu ý:

• Với hãng vận chuyển thì kế toán không cập nhật trạng thái “Đã chuyển hoàn” dựa vào file đối soát phí vận chuyển của hãng , mà nên để nhân viên kho tự đổi trạng thái khi nhận được hàng, như vậy sẽ không bị mất hàng.

• Với đơn tự vận chuyển, thì chấp nhận việc “Thành công” đồng nghĩa với “Đã thanh toán”.

• Đơn hàng giao thất bại nhiều lần sẽ được HVC cập nhật sang trạng thái "Đang chuyển hoàn".

• Chỉ nhân viên kho được quyền phân quyền đổi trạng thái đơn hàng.

• Nhân viên chăm sóc chỉ cần phân quyền “Xác nhận đơn hàng“ nếu muốn đổi đơn hàng mới đặt sang “Khách hủy” hoặc “Hệ thống hủy”.

Trạng thái đơn hàng và trạng thái tồn sản phẩm

Đơn hàng khi ở các trạng thái khác nhau sẽ tương ứng với 1 trạng thái tồn của sản phẩm

Trạng thái đơn hàng	Trạng thái tồn sản phẩm
Mới, Chờ xác nhận, Đang xác nhận, Đã xác nhận, Đang đóng gói, Đã đóng gói Đổi kho hàng	Tạm giữ
Chờ thu gom, Đang chuyển, Thất bại, Đang hoàn, Xác nhận hoàn	Đang giao hàng
Khách hủy, Hệ thống hủy, Hãng vận chuyển hủy, Hết hàng, Đã hoàn	Có thể bán

Bảng trạng thái hãng vận chuyển trả về Nhanh

Trạng thái HVC	Chú thích HVC	Trạng thái trên Nhanh
ready_to_pick	Đơn hàng mới tạo, đang chờ lấy	Chờ thu gom
cancel	Đơn hàng bị hủy	HVC hủy
picking	Nhân viên giao nhận đang đi lấy hàng	Chờ thu gom
money_collect_picking	Nhân viên giao nhận đang tương tác với người bán	Chờ thu gom
picked	Nhân viên giao nhận đã lấy hàng từ người bán	Đang chuyển
storing	Đơn hàng đang được lưu kho giao nhận/bưu cục	Đang chuyển
transporting	Đơn hàng đang được luân chuyển	Đang chuyển
sorting	Đơn hàng đang được phân loại (tại Kho phân loại hàng)	Đang chuyển
delivering	Nhân viên giao nhận đang đi giao hàng	Đang chuyển
money_collect_delivering	Nhân viên giao nhận đang tương tác với người mua	Đang chuyển
delivered	Đơn hàng đã được giao cho người mua	Thành công
delivery_fail	Đơn hàng giao thất bại	Thất bại
waiting_to_return	Đơn hàng đang chờ trả (trong 24/48h có thể đi giao lại)	Đang hoàn
return	Đơn hàng trả	Đang hoàn
return_transporting	Đơn hàng trả đang được luân chuyển	Đang hoàn
return_sorting	Đơn hàng trả đang được phân loại (tại Kho phân loại hàng)	Đang hoàn
returning	Nhân viên giao nhận đang đi trả hàng	Đang hoàn
return_fail	Trả hàng thất bại	Đang hoàn
returned	Đơn hàng đã được trả cho người bán	Xác nhận hoàn
exception	Đơn hàng bị xử lý ngoại lệ (các trường hợp đi ngược quy trình).Ví dụ: Đơn hàng đã lấy nhưng người bán lại đòi hàng về; Đơn hàng đã giao nhưng người mua đòi trả lại....	Đang chuyển hoàn
damage	Hàng hư hỏng	Đang hoàn
lost	Hàng bị mất	Đang hoàn

Câu hỏi thường gặp

1. Sản phẩm trong đơn hàng sẽ trừ tồn khi nào ?

Sản phẩm trong đơn hàng sẽ được trừ tồn khi đơn hàng thành công.

2. Khi đơn mà hoàn thành công thì sản phẩm hoàn về có tự nhập kho không?

Khi đơn hoàn về bạn đổi trạng thái từ Đang hoàn/Xác nhận hoàn thành Đã hoàn thì hệ thống sẽ tự đổi trạng thái giảm tồn từ Đang chuyển sang tăng số Có thể bán.

3. Có cách nào chuyển hết trạng thái đơn hàng cùng 1 lúc không?

Có 2 cách:

• Cách 1: Tích vào những đơn hàng muốn chuyển trạng thái và chọn nút đổi trạng thái mà mình mong muốn. Lưu ý: những đơn hàng đã gửi sang hãng vận chuyển thì không thể đổi trạng thái

• Cách 2: Sử dụng file excel import file cập nhật trạng thái đơn hàng Thao tác Đơn hàng >> Thêm mới >> Nhập trạng thái từ excel >> Tải file mẫu và điền thông tin >> Import