Hướng dẫn sử dụng Nhanh.vn
Trang chủBảng giáAPI
  • Giới thiệu
  • Tổng quan
  • Cách sử dụng HDSD
  • Video HDSD phần mềm
  • Các vấn đề cần lưu ý
  • Cải thiện tốc độ truy cập
  • Các bước khởi tạo cơ bản
    • Đăng kí tài khoản
    • Đăng nhập vào hệ thống
    • Các bước nhập liệu ban đầu
      • Nhập liệu sản phẩm thời trang
      • Nhập liệu sản phẩm thông thường
  • POS
    • Sản phẩm
      • Danh sách sản phẩm
        • Thêm sản phẩm
        • Chi tiết sản phẩm
        • Cách tính giá vốn sản phẩm
        • Ý nghĩa các loại sản phẩm
          • Sản phẩm cân đo
          • Sản phẩm IMEI
          • Gói sản phẩm
          • Sản phẩm dịch vụ
          • Sản phẩm theo lô
          • Sản phẩm combo
          • Sản phẩm có nhiều đơn vị tính
          • Sản phẩm dụng cụ
        • In tem - Mã vạch sản phẩm
      • Sàn TMĐT
        • Quy trình đồng bộ sản phẩm trên sàn TMĐT
        • Câu hỏi thường gặp chung khi đồng bộ sàn TMĐT
        • Đồng bộ sản phẩm Combo trên sàn TMĐT
      • IMEI
      • Lô sản phẩm
      • Tồn kho
      • Thời gian lưu kho
      • Danh mục
      • Thương hiệu
      • Thuộc tính
        • Nhóm thuộc tính
        • Giá trị thuộc tính
      • Nhà cung cấp
    • Kho hàng
      • Xuất nhập kho
        • Thao tác Xuất nhập kho
      • Chuyển kho
        • Thao tác chuyển kho
      • Kiểm kho
      • Phiếu nháp
      • Hạn mức tồn kho
      • Vị trí sản phẩm trong kho
        • Vị trí sản phẩm
        • Danh mục vị trí
        • Hóa đơn xuất nhập vị trí
        • Sản phẩm xuất nhập vị trí
        • Báo cáo diện tích lưu kho
      • Dự báo nhập hàng
      • Lịch sử XNK
      • Bán chéo doanh nghiệp
      • Tổng công ty
      • Hàng lỗi
      • Hạn sử dụng sản phẩm
    • Bán hàng
      • Bán lẻ
        • Danh sách hóa đơn bán lẻ
        • Thêm hóa đơn bán lẻ
        • Chi tiết hóa đơn bán lẻ
        • Kết ca
        • Xác nhận thanh toán
        • Kết nối thiết bị QRcode
        • Câu hỏi thường gặp
      • Bán sỉ
        • Thêm hóa đơn bán sỉ
        • Chi tiết hoá đơn bán sỉ
      • Hóa đơn nháp
      • Hóa đơn điện tử
      • Nợ quà tặng
      • Tìm hóa đơn
      • Trả hàng
        • Chi tiết hoá đơn trả hàng
        • Thêm hoá đơn trả hàng bán hàng
      • Nhập máy cũ
      • Lưu ý khi sử dụng kế toán trong bán hàng
    • Đơn hàng
      • Danh sách đơn hàng
        • Xuất dữ liệu từ đơn hàng lấy PageID
        • Trạng thái đơn hàng
        • Chi tiết đơn hàng
        • Nguyên nhân khách hủy
        • Logic gắn cửa hàng trên website
        • Vận chuyển
      • Quy trình xử lý đơn hàng
        • Thêm đơn hàng
        • Tạo link thanh toán(QR) cho đơn hàng
        • Xác nhận đơn hàng
        • In và đóng gói đơn hàng
        • Giao hàng một phần
        • Giao hàng một phần - Quy trình mới
        • Theo dõi xử lý các vấn đề phát sinh
        • Đổi trả đơn hàng
      • Đơn trùng
      • Chờ gửi vận chuyển
      • Gửi đa điểm Grab
      • Sàn TMĐT
        • Shopee
          • Các loại phí trên sàn Shopee
          • In phiếu nhặt hàng Shopee
          • Đối soát đơn hàng Shopee
          • Câu hỏi thường gặp khi đồng bộ Shopee-Nhanh
        • Lazada
          • Các loại phí trên sàn Lazada
          • Đối soát đơn hàng Lazada
          • Câu hỏi thường gặp khi đồng bộ Lazada-Nhanh
        • Sendo
        • Tiki
        • Tiktok
          • In phiếu nhặt hàng Tiktok
          • Các loại phí trên Tiktok Shop
          • Đối soát Tiktok
        • Trả hàng hoàn tiền
      • Đóng gói
      • Biên bản bàn giao
      • Biên bản bàn giao - bản mới
      • Khiếu nại
      • Thanh toán nợ cước
      • Đơn đã xóa
      • Đối soát
        • Thanh toán COD
        • Đối soát tự vận chuyển
      • Nguồn đơn hàng
    • Khách hàng
      • Thêm khách hàng
      • Nhóm khách hàng
      • Cấp độ khách hàng
      • Thẻ khách hàng
      • Chăm sóc khách hàng
        • Hình thức chăm sóc
        • Lý do chăm sóc
    • Kế toán
      • Khởi tạo tài khoản kế toán
      • Thu chi tiền mặt
      • Thu chi ngân hàng
      • Bút toán
      • Công nợ
      • Dịch vụ trả góp
      • Hạch toán các bút toán kết chuyển cuối kỳ năm tài chính
      • Hạch toán các bút toán kết chuyển cuối kỳ
      • Lập bảng cân đối kế toán
      • Bảng cân đối kế toán mẫu số B01-DN
      • Hạch toán tiền lương, BHXH, BHYT, BHTN
      • Hạch toán đơn hàng
      • Hạch toán kế toán tự động Nhanh.vn
      • Nhật ký kế toán chung
    • Báo cáo
      • Tổng quan
      • Doanh thu
        • Doanh thu theo thời gian
        • Doanh thu theo sản phẩm
        • Doanh thu theo khách hàng
        • Doanh thu theo nhân viên xử lý
      • Đơn hàng
        • Đơn hàng Tăng trưởng theo thời gian
        • Đơn hàng Theo kênh bán
        • Đơn hàng Đơn tạo
        • Đơn hàng Đơn thành công
        • Đơn hàng Theo trạng thái
        • Đơn hàng Theo nhân viên xử lý
        • Đơn hàng Theo thời gian xử lý
        • Đơn hàng Theo hãng vận chuyển
      • Tồn kho
        • Xuất nhập tồn theo sản phẩm
        • Tổng xuất nhập kho
      • Bán lẻ
        • Tổng quan
        • Theo nhân viên
        • Theo cửa hàng
      • Sản phẩm
        • Bán chạy nhất
        • Tốc độ bán hàng
      • Khách hàng
        • Tổng quan
        • Chu kỳ mua hàng
        • Tỉ lệ khách hàng
      • Khuyến mại
        • Affiliate
      • Kế toán
        • Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
        • Bảng cân đối kế toán
    • Website
      • Nội dung website
      • Cài đặt website
      • Menu
      • Tin tức
        • Quản lý danh mục tin tức và tin tức
        • Chèn link liên kết trong nội bộ bài viết trên website
        • Thêm menu liên kết trong nội bộ bài viết
        • Cách tạo mục lục cho bài viết trên website
      • Banner
      • Album
      • Liên hệ
      • Newsletters
      • Hiển thị sản phẩm trên nhiều danh mục
      • Quản lý mã nhúng
        • Cách sử dụng vchat
        • Cài đặt Google Analytics
        • Cài đặt chat Zalo
        • Cài đặt Google Webmaster Tool
        • Thêm hiệu ứng bông tuyết, hoa đào rơi
      • Tên Miền
        • Xác thực tên miền, chọn sự kiện Facebook Pixel
        • Cách trỏ tên miền
        • Trỏ tên miền từ HOSTVN
        • Trỏ tên miền từ Nhân Hòa
        • Trỏ tên miền từ Tenten
        • Trỏ tên miền từ iNet
        • Trỏ tên miền từ PA Việt nam
        • Trỏ tên miền từ GoDaddy
        • Trỏ tên miền từ Z.com
        • Trỏ tên miền từ Mắt Bão
        • Trỏ tên miền qua Cloudflare
        • Trỏ tên miền từ NameCheap
        • Trỏ tên miền từ Vietnix
        • Đăng ký website thương mại điện tử với Bộ Công Thương
        • Cài đặt email ten@tenmien
      • Bán hàng trên facebook
        • Bán hàng trên Facebook
        • Quản lý comment Facebook trên website
        • Cài đặt mã nhúng Facebook Feed, Google Feed để chạy chiến dịch Remarketing
      • Chèn link addcart vào bài viết, album ảnh, landingpage, Facebook Shop
      • Tạo quảng cáo Google Shopping với website của Nhanh.vn
      • Dịch nhiều ngôn ngữ
      • Câu hỏi thường gặp
    • Bảo hành
      • Lý do bảo hành
      • Tiếp nhận bảo hành, sửa chữa
      • Trung tâm bảo hành
      • Danh mục và sản phẩm bảo hành
      • Trạng thái sản phẩm, phiếu bảo hành
      • Bảo hành mở rộng
      • Hạch toán Kế toán trong Bảo hành
    • Khuyến mại
      • Chiết khấu
        • Cài đặt chiết khấu cơ bản
      • Thiết lập bảng giá
      • Tích điểm
      • Coupon
      • Quà tặng
      • Hoa hồng nhân viên
      • Chương trình Affiliate
    • Cài đặt
      • Nhân viên
      • Cài đặt chung
      • Hóa đơn điện tử
      • Cài đặt thông báo
      • Cài đặt driver cho máy in
      • In máy in bluetooth
      • Đơn hàng
        • Cài đặt vận chuyển
        • Phí vận chuyển
        • Kết nối hãng vận chuyển
      • Cài đặt nhãn
      • Bán hàng và xuất nhập kho
      • Chi nhánh
      • Đại lý
      • Gửi SMS
      • Gửi email
      • Gửi Zalo
        • Khởi tạo OA
        • Xác thực OA
        • Các loại tin của OA
        • Cài đặt gửi Zalo trên Nhanh.vn
        • Tạo mẫu tin ZNS
        • Chính sách gửi tin nhắn ZNS
        • Báo cáo gửi tin Zalo ZNS
      • Đồng bộ sàn TMĐT
        • Tạo tài khoản Tiktok Shop
        • Chuyển hạn gian hàng sàn TMĐT
      • Mẫu in
      • Đồng bộ Bartender
    • Cài đặt thanh toán
      • Hướng dẫn mở tài khoản TPBank cá nhân
      • Hướng dẫn mở Ví MoMo Doanh nghiệp
      • Cài đặt xác nhận thanh toán
    • Sàn thương mại điện tử
      • Shopee
      • Lazada
      • Tiktok
      • Tiki
      • Sendo
    • Báo cáo tài chính TMĐT
      • Tổng hợp chi phí
      • Shopee
      • Tiktok
  • Mua sắm trên Messenger
    • Quy trình tạo Facebook Shop
    • Cài đặt Live Shopping
    • Quản lý đơn trên Messenger
    • Quảng cáo trên Messenger
    • Quảng cáo livestream
    • Tips sử dụng hiệu quả
    • Câu hỏi thường gặp
    • Checklist Facebook Shop
  • VPAGE
    • Chat đa kênh
      • Đăng nhập
        • Thao tác đăng nhập
        • Gỡ app FB cấp lại quyền
        • Câu hỏi thường gặp
      • Quản lý hội thoại
        • Hội thoại
        • Câu hỏi thường gặp
      • Quản lý Zalo cá nhân
      • Quản lý chia hội thoại
      • Quản lý live stream
      • Quản lý đơn hàng
      • Quản lý khách hàng
      • Cài đặt Tài khoản cá nhân
      • Cài đặt tin nhắn nhanh
      • Cài đặt nhãn hội thoại
      • Cài đặt hội thoại
      • Cài đặt chăm sóc đơn hàng tự động
      • Cài đặt bình luận
      • Cài đặt danh sách pages
      • Cài đặt bài viết
      • Cài đặt nhân viên
      • Kết nối CAPI (Conversion API) trên Vpage, tạo tệp dữ liệu (dataset) cho page Faceook, Instagram
      • Báo cáo
      • Câu hỏi thường gặp
    • Chốt đơn LIVE, Reels, Video
    • Vpage Extension
    • Quản lý chatbot
      • Danh sách bot
      • Kịch bản
      • Từ khóa
      • Comment
      • Menu
      • Marketing
      • Cài đặt
      • Báo cáo
      • Kết nối chatbot Nhanh.vn với quảng cáo click đến Messenger và chat trên Instagram qua mẫu tin nhắn JSON
    • Tin nhắn đánh giá
    • Tin nhắn marketing
  • TÍNH NĂNG THEO TỪNG BỘ PHẬN
    • Tổng quan
    • Giám đốc
    • Bán hàng
    • Chăm sóc khách hàng
    • Kế toán
    • Marketing
    • Kho
Powered by GitBook
On this page
  • Giới thiệu
  • Bật tính năng
  • Chế độ chia hội thoại
  • Chia theo nhân viên
  • Chia theo nhóm
  • Chia thủ công
  • Chia theo ca
  • Chia lại hội thoại hàng loạt
  • Nhân viên chat
  • Nhận hội thoại
  • Ngừng nhận hội thoại
  • Trạng thái vắng mặt
  • Theo dõi nhân viên
  • Thống kê rút gọn
  • Thống kê mở rộng
  • Báo cáo Chia hội thoại

Was this helpful?

  1. VPAGE
  2. Chat đa kênh

Quản lý chia hội thoại

PreviousQuản lý Zalo cá nhânNextQuản lý live stream

Last updated 1 month ago

Was this helpful?

Giới thiệu

  • Quản lý chia hội thoại là tính năng tự động phân chia hội thoại cho tất cả nhân viên đang online, tự động xoay vòng (chuyển hội thoại cho nhân viên khác nếu nhân viên được phân công không vắng mặt hoặc chậm trả lời), giúp việc tư vấn khách hàng hiệu quả hơn.

  • Vpage hỗ trợ 4 chế độ chia hội thoại (Xem chi tiết ở bên dưới), với từng chế độ chia, bạn có thể tạo nhiều cấu hình để gộp các trang sử dụng chung các cấu hình này.

    • VD bạn có 10 page, 5 page bán thời trang, 5 page bán mỹ phẩm, bạn có thể tạo 2 nhóm cấu hình cho thời trang và mỹ phẩm, thêm các trang tương ứng vào trong 2 nhóm cấu hình này.

    • Hoặc bạn có 2 phòng sale, mỗi phòng quản lý 1 số trang khác nhau, bạn có thể tạo 2 nhóm cấu hình cho 2 phòng riêng, và thêm các trang của từng phòng, nhân viên của từng phòng vào nhóm cấu hình tương ứng.

    • Một trang chỉ được nằm trong 1 cấu hình.

    • Một nhân viên có thể nằm trong nhiều nhóm cấu hình, VD nhân viên A ở nhóm thời trang có thể nhận 10% hội thoại, nhưng ở nhóm mỹ phẩm có thể nhận 20% lượng hội thoại.

Bật tính năng

  • Để sử dụng tính năng này, bạn có thể truy cập , mở nút Bật tính năng chia hội thoại và Chọn chế độ chia

Chú ý: Do việc cài đặt có thể tốn nhiều thời gian, bạn nên cài đặt chế độ chia ở bên dưới, sau đó mới bật tính năng và đổi chế độ chia để tránh gián đoạn trong quá trình bạn đang cài đặt.

  • Chỉ chia trong khung giờ: Bạn có thể cài đặt khung thời gian làm việc hàng ngày, hệ thống sẽ chỉ chia hội thoại trong khung giờ làm việc đã chọn. Ngoài khung giờ làm việc hoặc ngày nghỉ, hệ thống sẽ không tự động chia hội thoại, bạn cần thực hiện thao tác chia thủ công

  • Không tự động chia hội thoại với bài Livestream: Khi bật cài đặt này, các hội thoại đến từ livestream sẽ không tự động chia cho nhân viên, bạn có thể đợi hết phiên live rồi tổng hợp hội thoại cần chia, hội thoại có SĐT để chia thủ công cho nhân viên sau

  • Không tự động chia tin nhắn khi ứng dụng khác hoặc bot trả lời: Bật cài đặt này, bạn dùng 1 ứng dụng khác cài chatbot, thì Vpage sẽ bỏ qua không chia hội thoại. Khi nào luồng chatbot không thể trả lời, thì Vpage lại tiếp tục chia hội thoại đó.

  • Không chia hội thoại đến từ bài viết: bạn có thể chọn một số bài viết không muốn chia hội thoại, thường dùng khi chơi mini game, tăng tương tác… Các hội thoại phát sinh từ bài viết vẫn được tải về Vpage nhưng không chia cho nhân viên nào.

    • Tất cả bài viết: danh sách bài viết của các page trong doanh nghiệp, bạn có thể sử dụng link bài viết trên page để tìm kiếm

Chế độ chia hội thoại

  • Vpage hỗ trợ 4 chế độ chia hội thoại, tùy theo nhu cầu của shop, bạn có thể chọn chế độ phù hợp với cách hoạt động của doanh nghiệp của mình.

  • Trong mỗi chế độ chia có thể cài đặt nhiều cấu hình khác nhau, áp dụng cho các page khác nhau (VD: page A, page B áp dụng cấu hình 1. Page C, page D áp dụng cấu hình 2), mỗi cấu hình có thể cài danh sách nhóm hoặc nhân viên với tỉ lệ nhận hội thoại khác nhau. Khi bật cài đặt, các cấu hình sẽ được chạy song song

Ví dụ:

  • Bạn có 10 page, 5 page thời trang, 5 page mỹ phẩm, bạn có thể tạo 2 nhóm cấu hình: thời trang và mỹ phẩm, thêm các trang tương ứng vào trong 2 nhóm này.

  • Hoặc bạn có 2 phòng sale, mỗi phòng quản lý các trang khác nhau, bạn có thể tạo 2 nhóm cấu hình, thêm các trang của từng phòng, nhân viên của từng phòng..

  • Một trang chỉ được nằm trong 1 cấu hình.

  • Một nhân viên có thể nằm trong nhiều nhóm cấu hình, VD nhân viên A ở nhóm thời trang có thể nhận 10% hội thoại, nhưng ở nhóm mỹ phẩm có thể nhận 20% lượng hội thoại.

  • Để tạo cấu hình mới, bạn bấm nút Thêm cấu hình

  • Bạn có thể sửa tên cấu hình bằng cách di chuột vào tên cấu hình và bấm nút Sửa tên

Lưu ý:

  • Mỗi page chỉ được nằm trong 1 cấu hình

  • Khi có page mới, bạn cần chọn thêm page để áp dụng cài đặt

Chia theo nhân viên

  • Bạn có thể cài đặt tỉ lệ % số lượng hội thoại được nhận theo từng nhân viên, các nhân viên có nhiều kinh nghiệm, có thể được cài đặt tỉ lệ chia cao hơn các nhân viên mới để tăng hiệu quả trả lời hội thoại.

  • Sau khi bật cài đặt, chỉ nhân viên online mới được nhận hội thoại. Nếu không có nhân viên online, hệ thống sẽ dừng chia cho đến khi có nhân viên online

  • Trường hợp khách bình luận đến page, hệ thống chia cho nhân viên A phụ trách, sau đó khách tiếp tục bình luận bài viết khác hoặc nhắn tin trực tiếp đến page, hội thoại mới sẽ ưu tiên chia về nhân viên đang phụ trách khách hàng đó

  • Nếu thời điểm khách bình luận hoặc nhắn tin mà nhân viên phụ trách không online thì hội thoại sẽ được chia cho nhân viên khác

  • Khi truy cập hệ thống sẽ hiển thị danh sách nhân viên của doanh nghiệp, bạn cần điền tỉ lệ nhận hội thoại của nhân viên đó (không điền tỉ lệ đồng nghĩa với không nhận hội thoại), mặc định điền 1 để chia đều cho tất cả nhân viên. Hệ thống hỗ trợ đặt tỉ lệ tin nhắn và bình luận riêng biệt, áp dụng trong trường hợp một số nhân viên chỉ phụ trách bình luận, một số khác phụ trách tin nhắn

  • Tỉ lệ nhận hội thoại: hệ thống sẽ tính tỉ lệ hội thoại chia cho mỗi nhân viên, ví dụ như ảnh dưới đây: khi có phát sinh 3 hội thoại tin nhắn, mỗi nhân viên sẽ nhận được 1 hội thoại. Nếu thay đổi tỉ lệ thành 2-1-1, khi phát sinh 4 hội thoại, nhân viên Phương Oanh sẽ nhận được tổng cộng 2 hội thoại, 2 nhân viên còn lại mỗi nhân viên nhận được 1 hội thoại. Thứ tự nhận được hội thoại tuỳ thuộc vào trạng thái online, tổng số hội thoại đã được nhận của nhân viên

  • Kết hợp cài đặt ca làm việc: Bạn có thể gắn ca làm việc cho từng nhân viên. Hệ thống sẽ chỉ chia hội thoại khi nhân viên đang trong ca làm việc. Khi hết ca làm việc, nếu khách nhắn tin đến

    • Nếu bạn cài không tự động chia hội thoại cho nhân viên khác sau bao nhiêu phút, thì hội thoại sẽ vẫn được giữ cho nhân viên này.

    • Nếu không, hội thoại sẽ được chia cho nhân viên trong ca tương ứng.

  • Nhấn Lưu để lưu lại cài đặt

Cài đặt thêm:

  • Không chia hội thoại cho nhân viên có số hội thoại Chưa đọc/chưa trả lời vượt quá…: Các nhân viên xử lý chậm, để lại nhiều hội thoại chưa đọc hoặc chưa trả lời sẽ không được nhận thêm hội thoại, nhân viên cần xử lý bớt để được nhận thêm hội thoại. Bạn có thể tự quy định nhân viên cần đọc hội thoại hoặc trả lời hội thoại để được tính là đã xử lý

  • Không chia hội thoại cho nhân viên vắng mặt sau … phút: Khi nhân viên không có thao tác trên màn hình Vpage (click chuột, cuộn chuột, gõ bàn phím,…) sau một khoảng thời gian sẽ được coi là vắng mặt và không được nhận hội thoại

  • Chuyển hội thoại cho nhân viên khác nếu hội thoại chưa được trả lời sau … phút: Khi nhân viên có hội thoại chưa đọc/chưa trả lời sau ... phút mà doanh nghiệp cài đặt, hội thoại đó sẽ không đươc chia luôn cho nhân viên khác. Những hội thoại này sẽ quay về danh sách chờ để chờ tới lượt chia tiếp theo, nên sẽ có độ trễ từ 2 - 5 phút

  • Chia hội thoại theo tỉ lệ cho tất cả nhân viên khi không có nhân viên nào online: Mặc định nhân viên online mới được nhận hội thoại, khi bật cài đặt này tất cả nhân viên off sẽ được chia theo tỷ lệ

  • Cho phép nhân viên không nằm trong danh sách xem được tất cả các hội thoại: Mặc định các nhân viên chỉ được xem các hội thoại do nhân viên đó phụ trách, khi bật cài đặt, các nhân viên không có trong danh sách sẽ được xem và xử lý tất cả hội thoại

  • Cho phép nhân viên xem hội thoại của các page không nằm trong cấu hình nào: Mặc định các nhân viên chỉ được xem các hội thoại do nhân viên đó phụ trách, các hội thoại đến từ page không cài chia hội thoại sẽ không được xem, khi bật cài đặt, nhân viên sẽ xem được các hội thoại không cài chia hội thoại. VD: bạn đang có 2 page, page A có cài chia hội thoại, page B không cài chia hội thoại

    • Mặc định nhân viên sẽ chỉ nhìn thấy hội thoại từ page A chia về nhân viên đó và không nhìn thấy hội thoại từ page B

    • Khi bật cài đặt, nhân viên sẽ nhìn thấy tất cả hội thoại của page B

Các cài đặt trên có thể ảnh hưởng đến số lượt nhận hội thoại của nhân viên, do đó khi bạn xem báo cáo có thể thấy tỉ lệ nhận hội thoại thực tế không giống với tỉ lệ đã đặt

Chia theo nhóm

  • Dùng chế độ chia theo nhóm khi bạn có nhiều nhóm nhân viên trực page, thường là do các trưởng nhóm khác nhau quản lý, trưởng nhóm có thể nhìn thấy toàn bộ hội thoại trong nhóm của mình.

  • Bạn có thể cài đặt tỉ lệ % số lượng hội thoại được chia về cho từng nhóm.

Để cài đặt nhóm thao tác như sau:

  • Bạn điền tên nhóm và tỉ lệ nhận hội thoại của nhóm, hệ thống sẽ phân bổ số hội thoại theo tỉ lệ nhận hội thoại của nhóm, mặc định điền 1 để chia đều cho tất cả các nhóm

  • Nhân viên trong nhóm: để thêm nhân viên vào nhóm, bạn click chọn tên nhóm, sau đó tick chọn nhân viên tại danh sách để thêm nhân viên vào nhóm. 1 nhân viên có thể thuộc nhiều nhóm

  • Bấm nút Lưu để lưu cấu hình

Cài đặt:

  • Cho phép nhân viên không nằm trong danh sách xem được tất cả hội thoại: Mặc định các nhân viên chỉ được xem các hội thoại của nhóm mình, khi bật cài đặt, các nhân viên không nằm trong nhóm nào sẽ được xem và xử lý tất cả hội thoại

  • Cho phép nhân viên xem hội thoại của các page không nằm trong cấu hình nào: Mặc định các nhân viên trong nhóm chỉ được xem các hội thoại do nhóm đó phụ trách, các hội thoại đến từ page không cài chia hội thoại sẽ không được xem, khi bật cài đặt, nhân viên sẽ xem được các hội thoại không cài chia hội thoại. VD: bạn đang có 2 page, page A có cài chia hội thoại, page B không cài chia hội thoại

    • Mặc định nhân viên sẽ chỉ nhìn thấy hội thoại từ page A chia về nhóm của mình và không nhìn thấy hội thoại từ page B

    • Khi bật cài đặt, nhân viên sẽ nhìn thấy tất cả hội thoại của page B

Chia thủ công

  • Dùng chế độ chia thủ công khi shop của bạn có người điều phối hội thoại, chỉ định từng hội thoại gắn cho từng nhân viên cụ thể.

  • Tình huống hay dùng: Shop bán hàng giá trị cao, người điều phối sẽ xem và chỉ định khách hàng tiềm năng cho các bạn tư vấn có nhiều kinh nghiệm, giúp tăng tỉ lệ chốt sale.

  • Mặc định hệ thống không tự động chia hội thoại cho nhân viên, các nhân viên có quyền Nhân viên trực page sẽ chỉ nhìn thấy hội thoại do nhân viên đó phụ trách. Người quản lý (quyền Giám đốc) cần thao tác chỉ định nhân viên xử lý cho từng hội thoại. Cài đặt dưới đây sẽ chọn thêm nhân viên trở thành vai trò quản lý, được phép xem toàn bộ hội thoại và chỉ định nhân viên xử lý

Cài đặt:

  • Tự động chuyển hội thoại về danh sách chờ Chia nếu nhân viên không trả lời sau…: Sau một khoảng thời gian nhân viên không trả lời, hội thoại sẽ được chuyển về danh sách chờ chia để quản lý phân công cho nhân viên khác

Chia theo ca

  • Tài khoản quyền giám đốc doanh nghiệp mới có thể thấy được tab Chia hội thoại và thao tác trên đó.

  • Hệ thống hỗ trợ thêm tối đa 50 nhân viên trong danh sách nhân viên nhận hội thoại

  • Với mỗi nhân viên, có thể thêm nhiều khoảng thời gian làm việc trong 1 ngày, và nhiều ngày trong 1 tuần

  • Doanh nghiệp thiết lập ca làm việc trong tuần của mình bằng cách: tạo ca làm việc cho các ngày từ thứ 2 đến chủ nhật

  • Một ca làm việc có thể điều chỉnh được: Tên ca, Giờ bắt đầu - kết thúc, Nhân viên trong ca

Chia lại hội thoại hàng loạt

Tình huống sử dụng:

  • Hội thoại phát sinh ngoài giờ làm việc (VD: ban đêm, ngày nghỉ,...) khi nhân viên đi làm sẽ cần chia lại các hội thoại chưa được xử lý

  • Page bán hàng trên livestream sẽ có rất nhiều tương tác từ khách hàng, shop không muốn chia tất cả hội thoại về cho nhân viên, chỉ muốn chia các hội thoại có chứa số điện thoại để nhân viên tư vấn

Các bước thao tác:

  • Tại danh sách hội thoại, bạn click vào nút để mở chế độ chia hội thoại. Hệ thống sẽ lọc sẵn các hội thoại phát sinh trong vòng 7 ngày và chưa gắn nhân viên xử lý hoặc chưa gắn nhóm

  • Bạn có thể lọc thêm tiêu chí khác như nội dung chat, nhãn hội thoại,... để tìm được các hội thoại mong muốn

  • Bạn click chuột vào ảnh đại diện của khách hàng để chọn từng hội thoại sẽ chia hoặc chọn tất cả

  • Sau đó bấm nút Chia hội thoại, trên màn hình hiển thị pop-up:

    • Lựa chọn Chia theo tỉ lệ đã cài đặt: hệ thống sẽ chia các hội thoại cho tất cả nhân viên trong cài đặt Chia hội thoại mà bạn đã cài trước đó

    • Lựa chọn Chọn thủ công nhân viên: bạn có thể chọn các nhân viên muốn chia hội thoại tại danh sách bên dưới, hệ thống sẽ chia đều số hội thoại cho các nhân viên được chọn

  • Cuối cùng bạn bấm nút Chia để hệ thống tiến hành chia hội thoại

Nhân viên chat

Nhận hội thoại

  • Nếu bạn đã bật chế độ chia hội thoại, khi nhân viên (thuộc danh sách được chia hội thoại) đăng nhập vào mục quản lý hội thoại sẽ nhìn thấy nút Bắt đầu nhận hội thoại, khi bấm nút này xong, muốn ngừng nhận hội thoại có thể bấm nút Ngừng nhận hội thoại.

Ngừng nhận hội thoại

  • Khi nhân viên sắp hết giờ làm, có thể bấm vào menu Hội thoại, bấm nút Ngừng nhận hội thoại để hệ thống ngừng chia hội thoại mới. Nhân viên vẫn có thể xem và trả lời nốt các hội thoại đã được chia cho nhân viên đó.

  • Khi nhân viên thoát (bấm đăng xuất) khỏi Vpage hoặc không có thao tác trên màn hình Vpage trong 1 khoảng thời gian (xem mục Trạng thái vắng mặt bên dưới), hệ thống sẽ ngừng chia hội thoại cho nhân viên đó.

Trạng thái vắng mặt

  • Khi nhân viên đang thao tác trả lời khách, hệ thống sẽ hiển thị icon màu xanh trên thanh trình duyệt để thể hiện trạng thái đang hoạt động.

  • Khi nhân viên ra ngoài, hoặc chuyển sang tab khác không phải là trang danh sách hội thoại, sau 1 khoảng thời gian (tùy theo cài đặt của shop), hệ thống sẽ tự động xác định nhân viên đang vắng mặt và chuyển sang icon màu vàng. Nếu shop có cài đặt không chia hội thoại cho nhân viên vắng mặt, thì nhân viên này sẽ được nhận hội thoại mới nữa.

  • Khi nhân viên quay lại thao tác trên trang danh sách hội thoại, hệ thống sẽ chuyển trạng thái nhân viên trở lại đang hoạt động và được nhận hội thoại mới.

  • Trên màn hình có icon trạng thái nhận hội thoại của nhân viên

Theo dõi nhân viên

  • Đây là tính năng cho cấp quản lý (trưởng nhóm hoặc giám đốc) có thể xem được danh sách số lượng hội thoại, số lượng đã chia, đã xử lý của từng nhân viên.

  • Mục thống kê sẽ được tự động tải lại sau mỗi 10 giây.

Thống kê rút gọn

Tại tab Chia hội thoại:

  • Bộ lọc thời gian: lọc số hội thoại đã chia, đã xử lý trong 1 khoảng thời gian

  • Sắp xếp: Sắp xếp danh sách nhân viên theo số hội thoại đã được chia

  • Tổng số hội thoại đã xử lý: số hội thoại xử lý / số hội thoại đã chia. Ví dụ như ảnh dưới đây gồm 89 hội thoại đã xử lý trong tổng số 131 hội thoại đã chia cho nhân viên

  • Khách mới: đếm số khách mới phát sinh hội thoại trong khoảng thời gian lọc

  • Khách cũ: đếm số khách cũ phát sinh lại hội thoại trong khoảng thời gian lọc

  • Nhân viên: hiển thị tên của nhân viên, ảnh đại diện (nếu đã liên kết tài khoản FB) và số hội thoại đã xử lý / đã chia cho nhân viên đó

  • Thao tác với nhân viên: bạn có thể click vào 1 nhân viên bất kỳ sẽ hiển thị các lựa chọn sau:

    • Hội thoại đã chia cho nhân viên

    • Hội thoại nhân viên đã xử lý

    • Tỉ lệ xử lý hội thoại = đã xử lý / đã chia

    • Lọc tất cả hội thoại của nhân viên: lọc các hội thoại đã chia cho nhân viên trong khoảng thời gian lọc

    • Lọc hội thoại chưa xử lý của nhân viên: lọc các hội thoại đã chia cho nhân viên trong khoảng thời gian lọc nhưng chưa được xử lý

Thống kê mở rộng

  • Chế độ xem mở rộng: bạn có thể bấm vào nút mở rộng khi di chuột vào tab Chia hội thoại để xem chế độ mở rộng

  • Thống kê số lượng hội thoại đã chia, đã xử lý theo từng nhân viên

Ví dụ: Nếu hội thoại đã được chia cho nhân viên Trung NT nhưng chưa xử lý, sau đó được chia thủ công lại cho Vân Anh thì số lượng ở mục Chưa xử lý sẽ giảm ở nhân viên Trung NT và tăng ở nhân viên Vân Anh

  • Xem danh sách số lượng hội thoại gần nhất theo từng nhân viên

Báo cáo Chia hội thoại

  • Báo cáo này dùng để thống kê các dữ liệu số hội thoại được chia, số hội thoại đã xử lí, số hội thoại bị chuyển, số đơn hàng, tỉ lệ xử lí hội thoại va tỉ lệ chốt đơn khi sử dụng tính năng chia hội thoại.

  • Bạn có thể xem 2 tab thống kê tổng theo nhân viên hoặc theo nhóm.

Bấm nút để đánh dấu chặn chia hội thoại của bài viết, bạn có thể bấm lại để bỏ chặn

Xoá cấu hình: bấm nút để xoá cấu hình. Sau khi xoá, các page đã áp dụng trong cấu hình sẽ không chia hội thoại nữa, bạn cần thêm page vào cấu hình mới để tiếp tục chia hội thoại

Khi có các nhân viên có cùng tỉ lệ nhận hội thoại, hệ thống sẽ ưu tiên nhân viên đứng đầu trong danh sách, bạn có thể nhấn giữ tại icon để sắp xếp thứ tự các nhân viên

Chức năng khóa nhận hội thoại mới : Tính năng cho người quản lý, bạn có thể tạm khóa nhân viên, để hệ thống không chia cho nhân viên đó. Khi nhân viên đi làm lại, bạn mở khóa để hệ thống chia theo tỉ lệ và ca làm việc đã cài. Mặc định nhân viên sẽ được nhận hội thoại theo tỉ lệ khi đang online trong ca làm việc.

Xóa nhân viên khỏi danh sách nhận hội thoại: Trong trường hợp nhân viên nghỉ việc (Nghỉ hẳn), bạn có thể bấm vào dấu xóa nhân viên khỏi danh sách nhận hội thoại và lựa chọn chuyển hội thoại cho nhân viên khác.

Bấm nút để thêm nhóm mới, màn hình hiển thị

Bấm nút để lưu nhóm

Logic chia hội thoại theo ca: - Khi bật cài đặt chia hội thoại thì các hội thoại sẽ được chia cho các nhân viên có trong ca và có online. Từ đó nhân viên sẽ nhìn thấy hội thoại được chia, không nhìn thấy tất cả hội thoại. - Muốn nhân viên không có trong danh sách ca được chia xem được tất cả các hội thoại thì nhấn tích thêm cài đặt Cho phép nhân viên ngoài danh sách xem tất cả hội thoại

Icon đang nhận hội thoại.

Icon tạm ngừng nhận hội thoại.

Bạn truy cập Báo cáo >

Chia hội thoại
tại đây
Trạng thái hoạt động
Trạng thái vắng mặt
Số lượng chia theo từng nhân viên
Hội thoại gần nhất theo từng nhân viên
Theo nhân viên
Theo nhóm