Chuyển kho

Tình huống sử dụng

Đối với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, việc luân chuyển hàng hóa từ chi nhánh này đến chi nhánh khác thường xuyên diễn ra nhằm đáp ứng kịp thời hàng hóa cho khách hàng tại khu vực đó trong khi chờ nhập hàng. Nhu cầu luân chuyển hàng hóa giữa các chi nhánh sẽ phát sinh vì nhiều nguyên do khác nhau:

• Có thể một mặt hàng ở cửa hàng A không bán được và bạn muốn đẩy chúng sang cửa hàng B, nơi thị hiếu cũng như nhu cầu của khách hàng có sự khác biệt có thể sẽ giúp cho việc tiêu thụ mặt hàng đó tốt hơn.

• Trường hợp ngược lại, khi một mặt hàng bán chạy ở một chi nhánh và bạn muốn tăng thêm số lượng hàng trong kho của mặt hàng đó để phục vụ nhu cầu khách hàng, bạn có thể chuyển hàng từ chi nhánh khác sang để tăng lượng tồn kho của chi nhánh hiện tại.

• Khi chuyển kho, việc đầu tiên là bạn phải có tối thiểu 2 kho trên phần mềm. Nếu muốn thêm kho, bạn cần liên hệ admin để được mở thêm kho chứ không thể tự động mở thêm kho bằng tài khoản quản trị.

• Phiếu chuyển kho và phiếu chuyển kho nháp có cách làm tương tự nhau. Tuy nhiên, phiếu chuyển kho nháp cần có thêm bước duyệt và xác nhận, thường dùng để cho nhân viên kho xin quyền người quản lý số lượng chuyển kho. Khi duyệt, người quản lý có quyền duyệt số lượng cao hơn hoặc thấp hơn trong phiếu nháp mà nhân viên đã lập. Số lượng sau khi được xác nhận sẽ là số lượng trong phiếu chuyển kho.

Màn hình quản lý các giao dịch chuyển kho trên phần mềm gồm các tab sau:

Tab Chuyển kho

Tab Chuyển kho tổng hợp tất cả những giao dịch xuất/nhập chuyển kho.

Bộ lọc chuyển kho

1. Từ kho: Lọc phiếu chuyển kho theo kho chuyển đi.

2. Đến kho: Lọc phiếu chuyển kho theo kho nhận hàng.

3. ID: Lọc phiếu chuyển kho theo ID phiếu chuyển kho.

4. Từ - đến: Lọc phiếu chuyển kho theo ngày chuyển/ngày nhận hàng chuyển kho.

5. Loại: Lọc phiếu chuyển kho theo loại xuất/nhập chuyển kho.

Bạn có thể bấm vào hình mũi tên bên cạnh nút Lọc để hiển thị bộ lọc nâng cao, giúp lọc phiếu chuyển kho theo nhiều thông tin hơn:

1. Sản phẩm: Lọc phiếu chuyển kho theo sản phẩm được chuyển.

2. IMEI: Lọc phiếu chuyển kho theo IMEI được chuyển.

3. ID phiếu nháp: Lọc phiếu chuyển kho theo ID phiếu nháp đã duyệt, chưa xác nhận hoặc đã duyệt và đã xác nhận.

4. Người tạo: Lọc phiếu chuyển kho theo người tạo phiếu.

5. Ghi chú: Lọc phiếu chuyển kho theo ghi chú phiếu.

Danh sách phiếu chuyển kho

1. : Tích chọn 1 hay 1 loạt phiếu chuyển kho để tiến hành thao tác hàng loạt.
2. ID | Ngày: ID phiếu chuyển kho (Chính là ID phiếu XNK loại Xuất/Nhập kiểu [C] Chuyển kho) và ngày tạo phiếu. Khi trỏ vào ID bạn sẽ xem nhanh được ngày giờ tạo phiếu.

3. Kho hàng: Thông tin kho xuất hàng và kho nhận hàng.

   • : Có nghĩa là xuất chuyển kho. Kho xuất là Kho 4 - Online, kho nhập là Kho Tổng.
   • : Có nghĩa là nhập chuyển kho. Kho xuất là Kho 4 - Online, kho nhập là Kho Tổng.
4. Kiểu: Xuất chuyển kho hoặc Nhập chuyển kho.

5. SP: Tổng số mã sản phẩm chuyển kho.

6. SL: Tổng số lượng sản phẩm chuyển kho.

7. Tổng tiền:

8. : Chiết khấu.
9. Người tạo: Thông tin người tạo phiếu chuyển kho.

10. : File chứng từ đính kèm phiếu chuyển kho.
11. : Ghi chú của phiếu chuyển kho.
12. : Thao tác với từng phiếu chuyển kho.

Thao tác với phiếu chuyển kho

Thêm mới

Nhanh.vn hỗ trợ bạn thêm mới các loại phiếu chuyển kho, cụ thể:

1. Thêm phiếu chuyển kho: Sau khi thêm phiếu chuyển kho, hệ thống sẽ sinh ra 2 phiếu XNK

• 1 phiếu XNK loại Xuất, kiểu [C] Chuyển kho, ghi nhận việc xuất hàng chuyển đi từ kho chuyển.

• 1 phiếu chuyển kho nháp chờ xác nhận vào kho nhận.

1. Thêm mới phiếu chuyển kho nháp: Sau khi thêm phiếu chuyển kho nháp, cần phải thông qua bước duyệt và xác nhận thì mới hoàn thành giao dịch chuyển kho.

• Duyệt: Duyệt hàng ra khỏi kho chuyển, bắt đầu chuyển hàng tới kho nhận. Sau khi duyệt, hệ thống sẽ sinh ra 1 phiếu XNK loại Xuất, kiểu [C] Chuyển kho, ghi nhận việc xuất hàng chuyển đi từ kho chuyển.

• Xác nhận: Xác nhận nhận hàng tại kho nhận. Sau khi xác nhận, hệ thống sẽ sinh ra 1 phiếu XNK loại Nhập, kiểu [C] Chuyển kho, ghi nhận việc xác nhận nhận hàng tại kho nhận.

1. Gọi hàng từ kho khác: Tương ứng với việc tạo phiếu nháp chuyển kho, thường do kho nhận yêu cầu.

2. Import điều chuyển kho: Cho phép import điều chuyển nhiều sản phẩm với số lượng cụ thể tới nhiều kho cùng lúc.

3. Phân phối chuyển kho theo tỷ lệ: Tính năng này sẽ giúp các chuỗi cửa hàng xử lý luân chuyển hàng hóa giữa các kho vô cùng tiện lợi và nhanh chóng. Trước đây thủ kho có thể tốn cả ngày để thực hiện việc điều chuyển hàng, thì này có thể tiết kiệm tới 70% việc tính toán số lượng cần chuyển.

4. Nhập từ excel: Tương ứng với import phiếu XNK kiểu [C] Chuyển kho.

Xem chi tiết hướng dẫn thêm mới các loại chuyển kho tại đây.

Thao tác

Thao tác với nhiều phiếu chuyển kho cùng lúc

Sau khi tích chọn các phiếu XNK cần thao tác, bạn bấm vào nút Thao tác để:

• Xuất Excel: Hệ thống hỗ trợ bạn xuất excel tất cả các trang danh sách phiếu chuyển kho hoặc chỉ xuất excel trang hiện tại hoặc chỉ các phiếu chuyển đã chọn. Bạn có thể tùy chọn cột thông tin cần xuất hoặc xuất thông tin tất cả các cột.

• In mã vạch sản phẩm có trong phiếu XNK đã chọn: In mã vạch tất cả các mã sản phẩm trong phiếu theo số lượng chính xác tương đương với từng mã sản phẩm. Bạn có thể sử dụng thao tác này để in nhanh mã vạch sản phẩm theo từng lần nhập/xuất.

• In IMEI sản phẩm có trong phiếu XNK đã chọn: In mã vạch IMEI sản phẩm trong phiếu.

• In các phiếu XNK đã chọn: In phiếu xuất/nhập chuyển kho tương ứng với phiếu đã chọn.

Thao tác với từng phiếu chuyển kho

• In phiếu: In phiếu XNK với mẫu in tương ứng.

• In mã vạch sản phẩm có trong phiếu: In mã vạch tất cả các mã sản phẩm trong phiếu XNK theo số lượng chính xác tương đương với từng mã sản phẩm. Bạn có thể sử dụng thao tác này để in nhanh mã vạch sản phẩm theo từng lần nhập.

• In IMEI sản phẩm phiếu XNK: In mã vạch IMEI sản phẩm trong phiếu XNK.

• Xuất excel in mã vạch bằng bartender: Trong trường hợp bạn không sử dụng tính năng in mã vạch có sẵn trên Nhanh mà muốn in mã vạch sản phẩm theo mẫu riêng tùy chỉnh thì có thể xuất excel mã vạch sản phẩm và số lượng sản phẩm trong phiếu để in mã vạch bằng bartender.

• Xóa phiếu: Sau khi xóa phiếu, hệ thống sẽ lưu lại log xóa phiếu để bạn dễ dàng kiểm tra.

Tab Phiếu nháp

Tab Phiếu nháp tổng hợp tất cả các phiếu nháp chuyển kho của doanh nghiệp. Sau khi tạo phiếu nháp, cần phải duyệt phiếu thì hệ thống mới sinh ra phiếu xuất chuyển kho và phải xác nhận phiếu thì hệ thống mới sinh ra phiếu nhập chuyển kho tương ứng. Có thể nói tạo phiếu chuyển kho là cách làm tắt, ngắn gọn hơn của quy trình tạo và quản lý phiếu nháp chuyển kho.

Xem chi tiết về phiếu nháp tại đây.

Bộ lọc phiếu nháp

1. Từ kho - Đến kho: Lọc phiếu nháp chuyển kho theo kho chuyển và kho nhận.

2. ID: Lọc phiếu nháp theo ID phiếu nháp.

3. ID phiếu XNK: Lọc phiếu nháp theo ID phiếu XNK gắn với nó.

Bạn có thể bấm vào hình mũi tên bên cạnh nút Lọc để hiển thị bộ lọc nâng cao, giúp lọc phiếu nháp theo nhiều thông tin hơn:

1. Doanh nghiệp: Lọc phiếu nháp theo doanh nghiệp, trong trường hợp tài khoản của bạn đang quản lý nhiều doanh nghiệp.

2. Người tạo, Người xác nhận: Lọc phiếu nháp theo tài khoản người tạo phiếu và người xác nhận phiếu.

3. Sản phẩm: Lọc phiếu nháp theo sản phẩm chuyển kho.

4. Trạng thái: Lọc phiếu nháp theo trạng thái phiếu:

   • Mới: Phiếu nháp mới tạo, chưa bị hủy hay duyệt, xác nhận.
   • Đã hủy: Phiếu nháp đã bị hủy.
   • Đã duyệt: Phiếu nháp đã được duyệt. Sau khi duyệt, hệ thống sẽ sinh ra phiếu xuất chuyển kho để trừ tồn trong kho ở kho chuyển, tồn sản phẩm sẽ ở trạng thái Đang chuyển kho.
   • Đã xác nhận: Phiếu nháp đã được xác nhận. Sau khi xác nhận, hệ thống sẽ sinh ra phiếu nhập chuyển kho để cộng tồn trong kho cho kho nhận, tồn sản phẩm sẽ ở trạng thái Tồn trong kho (của kho nhận).
5. Ngày tạo: Lọc phiếu nháp theo ngày tạo phiếu.

6. Kiểu nhập:

7. Ghi chú: Lọc phiếu nháp theo ghi chú phiếu.

Danh sách phiếu nháp

1. : Tích chọn 1 hay 1 loạt phiếu chuyển kho để tiến hành thao tác hàng loạt.
2. ID | Ngày: ID phiếu nháp (ID phiếu nháp khác với ID phiếu XNK) và ngày tạo phiếu.

3. Kho hàng: Thông tin kho xuất hàng và kho nhận hàng. Loại phiếu mặc định là Xuất chuyển kho.

4. SP: Tổng số mã sản phẩm chuyển kho.

5. SL: Tổng số lượng sản phẩm chuyển kho.

6. Tổng tiền:

7. Người tạo: Thông tin người tạo phiếu và ngày giờ tạo phiếu.

8. Duyệt:

• Nếu phiếu chưa được duyệt (tức là phiếu ở trạng thái Mới), cột này sẽ hiển thị .

  • Bạn bấm Duyệt để thao tác duyệt yêu cầu chuyển kho. Sau khi duyệt, hệ thống sẽ sinh ra 1 phiếu Xuất chuyển kho tương ứng.

  • Hoặc bạn bấm vào - chọn Hủy phiếu để hủy phiếu.
• Nếu phiếu đã được duyệt, cột này sẽ hiển thị thông tin Người duyệt phiếu và ngày giờ duyệt. Khi bấm vào Người duyệt phiếu, hệ thống sẽ mở ra chi tiết phiếu xuất chuyển kho tương ứng.

1. Xác nhận:

• Nếu phiếu chưa được xác nhận hoặc hủy, cột này sẽ hiển thị .

  • Bạn bấm vào Xác nhận để xác nhận đã nhận hàng tại kho nhận. Sau khi xác nhận, hệ thống sẽ sinh ra 1 phiếu Nhập chuyển kho tương ứng.

• Nếu phiếu đã được xác nhận, cột này sẽ hiển thị thông tin Người xác nhận và ngày giờ xác nhận. Khi bấm vào Người xác nhận, hệ thống sẽ mở ra chi tiết phiếu nhập chuyển kho tương ứng.

• Nếu phiếu đã bị hủy, cột này sẽ hiển thị thông tin Người hủy. Khi trỏ chuột vào thông tin người hủy, bạn sẽ xem nhanh được ngày giờ hủy phiếu.

1. : Ghi chú của phiếu chuyển kho.
2. : Thao tác với từng phiếu chuyển kho.

Thao tác với phiếu nháp

Thêm mới

Bạn bấm vào Thêm mới để tạo phiếu nháp chuyển kho. Phiếu mới tạo sẽ nằm ở trạng thái mới, chỉ xuất hiện tại tab Phiếu nháp.

Xem hướng dẫn chi tiết tạo phiếu nháp tại đây.

Thao tác

Thao tác với nhiều phiếu nháp cùng lúc

Sau khi tích chọn các phiếu nháp cần thao tác, bạn bấm vào nút Thao tác để:

• Xuất excel:

• In các phiếu đã chọn:

• In mã vạch sản phẩm các phiếu đã chọn:

• Gộp các phiếu đã chọn:

• Hủy các phiếu đã chọn:

Thao tác với từng phiếu nháp

Tại danh sách phiếu nháp, bạn chú ý tới 2 cột Duyệt và Xác nhận:

1. Duyệt: Nếu phiếu chưa được duyệt (tức là phiếu ở trạng thái Mới), cột này sẽ hiển thị .

• Bạn bấm Duyệt để thao tác duyệt yêu cầu chuyển kho. Sau khi duyệt, hệ thống sẽ sinh ra 1 phiếu Xuất chuyển kho tương ứng.

• Hoặc bạn bấm vào - chọn Hủy phiếu để hủy phiếu.

1. Xác nhận: Nếu phiếu chưa được xác nhận hoặc hủy, cột này sẽ hiển thị .

• Bạn bấm vào Xác nhận để xác nhận đã nhận hàng tại kho nhận. Sau khi xác nhận, hệ thống sẽ sinh ra 1 phiếu Nhập chuyển kho tương ứng.

Bạn bấm vào để thao tác:

• Sửa: Chỉ sửa được phiếu nháp ở trạng thái Mới.

• Đổi kho nhận hàng: Trong trường hợp phiếu nháp ở trạng thái Mới hoặc Đã duyệt, thay vì bấm sửa phiếu để thay đổi thông tin kho nhận hàng, bạn có thể thao tác nhanh đổi kho nhận hàng tại đây. Với phiếu ở trạng thái Đã hủy, việc đổi kho nhận hàng chỉ có tác dụng thay đổi thông tin ở phiếu nháp chứ không thay đổi thông tin ở phiếu XNK (phiếu nháp đã hủy không có phiếu XNK đính kèm).

• In phiếu: In phiếu mẫu yêu cầu chuyển kho.

• In mã vạch: In mã vạch các sản phẩm trong phiếu với số lượng yêu cầu.

• Export in mã vạch: Xuất dữ liệu sản phẩm (Tên, mã vạch, số lượng yêu cầu...) để bạn sử dụng in mã vạch bằng bartender.

• Hủy phiếu:

  • Trong trường hợp phiếu nháp ở trạng thái Mới, bạn bấm hủy để hủy yêu cầu chuyển kho. Nếu có nhu cầu chuyển kho tiếp, bạn vui lòng tạo phiếu nháp mới.

  • Trong trường hợp phiếu nháp ở trạng thái Đã duyệt, bạn phải xóa phiếu xuất chuyển kho tương ứng. Sau khi xóa, phiếu nháp sẽ được tự đọng chuyển sang trạng thái Đã hủy.

  • Trong trường hợp phiếu nháp ở trạng thái Đã xác nhận:

    • Nếu bạn chỉ xóa phiếu Nhập chuyển kho, phiếu nháp sẽ chuyển lại trạng thái chưa xác nhận.

    • Nếu bạn xóa cả phiếu Nhập chuyển kho và Xuất chuyển kho, phiếu nháp sẽ chuyển về trạng thái Đã hủy.

Bạn không được quyền hủy yêu cầu đã có phiếu XNK. Muốn hủy phiếu yêu cầu này bạn cần xóa phiếu XNK trước rồi quay lại hủy yêu cầu XNK.

• Xóa phiếu: Bạn chỉ được xóa phiếu nháp ở trạng thái Mới hoặc Đã hủy.