Danh sách đơn hàng

Trang danh sách đơn hàng

Danh sách đơn hàng là nơi tập hợp tất cả các đơn đặt hàng của bạn. Danh sách này được chia thành nhiều tab, mỗi tab tương ứng với khâu trong quá trình xử lý đơn hàng, tạo thành một luồng làm việc hoàn chỉnh, giúp bạn quản lý đơn hàng từ lúc được tạo mới cho tới khi đơn hàng thành công.

Để xem danh sách đơn hàng, bạn truy cập module Đơn hàng - chọn Đơn hàng, hoặc truy cập trực tiếp tại đây.

Giao diện làm việc của Danh sách đơn hàng

Bộ lọc danh sách đơn hàng

Bộ lọc đơn hàng giúp bạn tìm kiếm chính xác được đơn hàng theo các tiêu chí linh hoạt như trạng thái, kiểu đơn hàng, ngày tạo, nhân viên bán hàng ...

• Bộ lọc đơn hàng giúp bạn tìm kiếm nhanh, chính xác đơn hàng. Giao diện làm việc của Bộ lọc đơn hàng được ẩn đi. Khi doanh nghiệp muốn sử dụng bộ lọc đầy đủ, chỉ cần bấm nút vào chữ "Tìm kiếm" để hiển thị bộ lọc.

• Bộ lọc đầy đủ có giao diện như sau:

Giao diện của bộ lọc đầy đủ

• Doanh nghiệp: Đối với tài khoản quản trị nhiều doanh nghiệp thì cần sử dụng trường lọc này.

• Cửa hàng: Lọc theo kho/cửa hàng của doanh nghiệp

• ID: Mỗi đơn hàng được tạo ra sẽ được gắn với 01 ID (để phân biệt với những đơn hàng khác).

• Trạng thái: Lọc theo các trạng thái của đơn hàng (Mới, Đang chuyển, Thành công...), doanh nghiệp có thể xem thêm ý nghĩa của các trạng thái đơn hàng tại đây.

• Khách hàng: Lọc theo tên khách đặt mua hàng

• Sản phẩm: Lọc theo tên sản phẩm trong đơn hàng

• Hãng vận chuyển: Lọc đơn hàng theo các hãng vận chuyển hoặc đơn hàng do doanh nghiệp tự vận chuyển.

• Kênh bán: Nguồn gốc đơn hàng, bao gồm:

  • Website: Khách hàng đặt hàng trực tiếp từ website

  • Admin: Doanh nghiệp tạo đơn hàng trực tiếp từ hệ thống Nhanh.vn

  • Nguồn tích hợp: Đơn hàng từ các sàn TMĐT (Vật giá, Shopee, Lazada, Sendo, Tiki, Adayroi), tích hợp từ API, Facebook, Instagram, zalo

• Fanpage: Tên Fanpage Facebook trả dữ liệu đơn về

• ID từ API: Là ID đơn hàng của những đơn hàng được đồng bộ từ các website của khách hàng về hệ thống.

• Loại: Hình thức mua hàng của khách hàng, bao gồm:\

  Tên	Ý nghĩa
  Chuyển hàng - Giao hàng tận nhà	Khách hàng chọn hình thức nhận hàng tại nhà (doanh nghiệp vận chuyển hàng cho khách hàng)
  Chuyển hàng - Khách trả lại hàng	Loại đơn này dùng khi người mua gửi trả lại sản phẩm về doanh nghiệp
  Chuyển hàng - Đổi sản phẩm	Loại đơn này dùng khi người mua đã gửi trả lại hàng cũ/hàng lỗi cho người bán, đơn hàng này được dùng để ghi nhận việc người bán giao lại hàng mới cho khách hàng
  Chuyển hàng - Hàng chuyển kho	Loại đơn này dùng khi người bán muốn chuyển sản phẩm sang kho khác
  Chuyển hàng - Đơn hoàn một phần	Đơn phụ sinh ra khi khách trả lại 1 phần đơn hàng, tham khảo tại đây
  Chuyển hàng - Đền bù mất hàng	Đơn phụ sinh ra khi doanh nghiệp xác nhận đơn chuyển đi bị mất sản phẩm trong khi giao, tham khảo tại đây
  Đặt trước	Khách hàng đã thanh toán trước một phần giá trị đơn hàng (nhằm mục đích muốn doanh nghiệp giữ hàng (chắc chắn chuyển hàng) cho khách hàng
  Mua tại quầy	Khách hàng đến tại cửa hàng của doanh nghiệp, mua hàng và thanh toán trực tiếp
  Mua nhanh	Loại đơn hàng mua nhanh
  Dùng thử	Khách hàng muốn dùng thử, trải nghiệm về sản phẩm trước khi mua (áp dụng với những sản phẩm công nghệ, gia dụng, điện tử, điện lạnh,...)
  Đổi quà	Là loại đơn hàng sử dụng tính năng đổi điểm tích lũy sang quà tặng
  Xin báo giá	Loại đơn xin báo giá sản phẩm
• Loại giá bán: Lọc theo đơn hàng bán theo giá bán lẻ hoặc bán buôn.

• Nguồn: Lọc theo các nguồn đơn hàng mà doanh nghiệp đã thêm lên hệ thống.

• Ghi chú: Ghi chú, mô tả thêm của khách hàng về đơn hàng

• Ghi chú CSKH: Ghi chú, mô tả thêm của nhân viên chăm sóc khách hàng về đơn hàng

• Danh mục sản phẩm: Lọc theo danh mục sản phẩm trong đơn hàng

• Thành phố, Quận huyện: Lọc theo địa chỉ người nhận trong đơn hàng (địa chỉ khách hàng)

• Ngày tạo: Lọc theo khoảng thời gian tạo đơn hàng

• Xác nhận: Lọc theo khoảng thời gian xác nhận đơn hàng

• Đóng gói: Lọc theo khoảng thời gian đóng gói đơn hàng

• Gửi hàng: Lọc theo khoảng thời gian đơn hàng được gửi sang hãng vận chuyển

• Giao hàng: Lọc theo khoảng thời gian đơn hàng được giao thành công

• ID biên bản: Lọc theo ID của biên bản bàn giao vận đơn

• Bàn giao: Tình trạng xử lý đơn hàng giữa hãng vận chuyển và doanh nghiệp

  • Đã bàn giao: Doanh nghiệp đã bàn giao đơn hàng cho hãng vận chuyển.

  • Chưa bàn giao: Doanh nghiệp chưa bán giao đơn hàng cho hãng vận chuyển.

  • Đã bàn giao chuyển hoàn: Hãng vận chuyển chưa bàn giao và chuyển hoàn lại đơn hàng cho doanh nghiệp.

  • Chưa bàn giao chuyển hoàn: Hãng vận chuyển đã bàn giao và chuyển hoàn đơn hàng cho doanh nghiệp.

  • Đã cho vào tour: Đơn hàng đã được cho vào 1 tour vận chuyển của doanh nghiệp.

• Mã vận đơn: Lọc theo mã vận đơn của đơn hàng, mã này do mỗi hãng vận chuyển quy định

• Đặc điểm: Lọc đơn hàng theo các đặc điểm (Đã gửi vận chuyển, Chưa gửi vận chuyển, Có chuyển khoản, Chưa chuyển khoản, Có tiền đặt cọc, Không có tiền đặt cọc,...)

• IMEI: Lọc theo số IMEI của sản phẩm (áp dụng đối với sản phẩm có thuộc tính IMEI như điện thoại, máy tính bảng, đồ điện tử...)

• Mã Coupon: Mã coupon của đơn hàng có coupon

• Mã Affiliate: Mã affiliate của đơn hàng từ chương trình affiliate

• Người tạo: Người tạo đơn hàng. Có thể là khách hàng hoặc nhân viên của doanh nghiệp

• NV CSKH: Lọc đơn hàng có tài khoản nhân viên là người đổi trạng thái đơn từ Mới sang Chờ xác nhận/Đang xác nhận/Đã xác nhận.

• Người đóng gói: Lọc theo tên nhân viên có thao tác đóng gói đơn hàng, nếu đơn không có chỉ định nhân viên đóng gói sẽ lấy dữ liệu người in đơn hàng.

• NV bán hàng: Lọc theo tên nhân viên bán hàng.

• Số lượng: Lọc số lượng sản phẩm trong đơn. Mặc định hiển thị các đơn có tổng số lượng sản phẩm theo khoảng bạn lọc, nếu lọc kết hợp thêm trường Sản phẩm thì hệ thống sẽ hiển thị các đơn có sản phẩm đó và số lượng tương ứng của sản phẩm mà bạn lọc.

• Nhãn: Lọc theo nhãn đơn hàng, có thể lọc nhiều nhãn đơn hàng cùng lúc. (tham khảo hướng dẫn sử dụng nhãn đơn hàng tại đây

• Kết nối VC: Lọc đơn hàng tự vận chuyển hoặc gửi vận chuyển qua Nhanh.vn

• Thanh toán: Lọc theo phương thức thanh toán: Thanh toán tại nhà, thanh toán tại quầy, qua cổng thanh toán...

• Đối soát: Lọc đơn hàng chưa đối soát, đã đối soát, đang đối soát

• Tổng thu hộ: Lọc theo số tiền thu hộ trên đơn hàng, lớn hơn, nhỏ hơn hoặc bằng 1 giá trị nào đó (ví dụ: lọc đơn hàng có tiền thu hộ hơn hơn 1000.000 VNĐ)

• Lý do hủy hàng: Lọc theo lý do hủy đơn hàng, do hết hàng hoặc lý do khác.

Thao tác với đơn hàng

Ngoài thao tác Thêm mới đơn hàng (thủ công hoặc import excel), hệ thống hỗ trợ thêm nhiều thao tác xử lý đơn hàng giúp bạn quản lý đơn hàng từ khâu lên đơn, in đóng gói cho đến khi đơn hoàn thành và tiến hành đối soát đơn hàng.

Nút Thêm mới

Nút Thêm mới bao gồm các lựa chọn:

• Thêm mới đơn hàng: Thêm mới đơn hàng trực tiếp. Dùng khi doanh nghiệp muốn thêm từng đơn hàng một. Xem hướng dẫn tại đây.

• Nhập từ Excel: Cho phép doanh nghiệp tạo nhiều đơn hàng cùng lúc bằng cách tải file Excel. Xem hướng dẫn tại đây.

• Nhập trạng thái từ Excel: Cho phép doanh nghiệp thay trạng thái của nhiều đơn hàng cùng lúc bằng cách tải file Excel chứa thông tin và trạng thái của các đơn hàng lên hệ thống. Xem hướng dẫn tại đây.

Nút Thao tác

Nút Thao tác bao gồm các lựa chọn:

• In phiếu gửi các đơn đã chọn: Phiếu gửi là phiếu chứa thông tin được dán lên đơn hàng, doanh nghiệp tích chọn các đơn muốn in phiếu gửi, rồi bấm nút vào lựa chọn này để in.

• In nhãn các đơn đã chọn: Nhãn gửi là một dạng khác của phiếu gửi (chứa ít thông tin hơn), doanh nghiệp bấm nút lựa chọn này để in nhãn gửi đơn.

• Đổi trạng thái: Cho phép đổi trạng thái của đơn hàng.

• Đổi kho hàng: Tính này này cho phép bạn được đổi kho để xuất bán sản phẩm.

• Gộp các đơn đã chọn: Nhiều khách hàng đặt nhiều đơn trong cùng một thời điểm hay đặt nhiều đơn hàng nhỏ lẻ, doanh nghiệp nên gộp thành 01 đơn duy nhất để tiết kiệm thời gian xử lý đơn hàng cũng như chi phí vận chuyển đơn hàng cho khách hàng.

• Gắn nhãn các đơn đã chọn: Gắn nhãn đơn hàng cho đồng thời nhiều đơn cùng đặc điểm để tiết kiệm thời gian xử lý đơn.

• Cập nhật nhân viên đóng gói: Chỉ định gắn nhân viên đóng gói cho một hoặc nhiều đơn hàng được chọn.

• Xuất Excel: Tính năng này cho phép người dùng xuất danh sách đơn hàng về máy tính cá nhân dưới dạng file Excel.

• Gửi đơn sang hãng vận chuyển: Gửi các đơn đã chọn sang hãng vận chuyển.

• Gửi đơn hàng đa điểm Grab: Có thể chọn nhiều đơn hàng cùng một kho chọn gửi đa điểm Grab để gửi đơn đến nhiều địa chỉ.

• Thêm đơn vào biên bản bàn giao: Tính năng này cho phép bạn thêm các đơn đã chọn vào biên bản bàn giao.

• Thêm đơn vào tour: Tính năng này cho phép bạn thêm các đơn đã chọn vào tour chuyển hàng.

• Xóa các đơn đã chọn: Xóa các đơn đã chọn khỏi danh sách.

• Thêm đối soát tự vận chuyển: Đối soát các đơn hàng dùng tự vận chuyển.

Thao tác với từng đơn hàng

Thao tác ngoài danh sách đơn hàng

Tại cột (Trạng thái đơn hàng), bạn bấm vào trạng thái đơn để tiến hành thao tác.

Thao tác	Ý nghĩa	Trạng thái đơn áp dụng
Xác nhận đơn hàng	Sau khi bấm xác nhận đơn hàng, hệ thống sẽ chuyển sang màn hình sửa đơn để bạn điều chỉnh các thông tin đơn hàng nếu cần thiết. Bạn cần chọn trạng thái xác nhận (Chờ xác nhận, Đang xác nhận, Đã xác nhận, Khách hủy, Hệ thống hủy)	Mới, Chờ xác nhận, Đang xác nhận, Đã xác nhận
Gửi sang hãng vận chuyển	Gửi thông tin đơn hàng sang hãng vận chuyển và chờ thu gom	Đơn sử dụng vận chuyển qua Nhanh hoặc kết nối vận chuyển riêng, trạng thái đơn hàng Mới, Chờ xác nhận, Đang xác nhận, Đổi kho hàng, Đã xác nhận, Đang đóng gói, Đã đóng gói
Tạo hóa đơn bán lẻ	Tạo hóa đơn bán lẻ từ đơn hàng, tương ứng với việc khách đặt hàng trước và tự tới cửa hàng để lấy hàng. Sau khi tạo hóa đơn bán lẻ, đơn hàng sẽ chuyển sang loại mua tại quầy và chuyển trạng thái Thành công, đồng thời hệ thống sẽ tạo 1 hóa đơn bán lẻ tương ứng. Doanh thu sẽ tính là doanh thu bán lẻ	Mới, Chờ xác nhận, Đang xác nhận, Đổi kho hàng, Đã xác nhận, Đang đóng gói, Đã đóng gói
Tạo hóa đơn bán buôn	Tạo hóa đơn bán buôn từ đơn hàng, tương ứng với việc khách đặt hàng trước và tự tới cửa hàng để lấy hàng. Sau khi tạo hóa đơn bán buôn, đơn hàng sẽ chuyển sang loại mua tại quầy và chuyển trạng thái Thành công, đồng thời hệ thống sẽ tạo 1 hóa đơn bán buôn tương ứng. Doanh thu sẽ tính là doanh thu bán buôn	Mới, Chờ xác nhận, Đang xác nhận, Đổi kho hàng, Đã xác nhận, Đang đóng gói, Đã đóng gói
Sửa đơn hàng	Sửa thông tin đơn hàng đang xem. Chỉ sửa được các đơn hàng chưa gửi sang hãng vận chuyển	Mới, Chờ xác nhận, Đang xác nhận, Đổi kho hàng, Đã xác nhận, Đang đóng gói, Đã đóng gói
Xóa đơn hàng	Xóa đơn hàng đang xem. Chỉ xóa được các đơn hàng chưa gửi sang hãng vận chuyển	Mới, Chờ xác nhận, Đang xác nhận, Đổi kho hàng, Đã xác nhận, Đang đóng gói, Đã đóng gói
Tạo phiếu trả hàng	Tạo phiếu trả hàng từ đơn hàng thành công. Có 2 loại trả hàng là Trả hàng (chuyển hàng) và Trả hàng (tại quầy)	Chờ thu gom, Đang chuyển, Thành công, Thất bại, Đang hoàn, Đã hoàn
Khiếu nại	Thêm khiếu nại cho đơn hàng	Chờ thu gom, Đang chuyển, Đang hoàn
Báo hãng vận chuyển hủy đơn	Khi đơn hàng đã gửi thông tin sang HVC, thao tác này tương ứng với việc khiếu nại báo hãng vận chuyển hủy đơn	Đơn sử dụng vận chuyển qua Nhanh hoặc kết nối vận chuyển riêng, trạng thái đơn hàng Chờ thu gom, Đang chuyển, Đang hoàn
Copy đơn hàng	Tạo 1 đơn hàng mới có thông tin giống hệt thông tin đơn hàng hiện tại	Tất cả các trạng thái đều có thể thao tác được

Logic đơn đặt trước

Đơn đặt trước được dùng cho những trường hợp khách order hàng trước - hiện chưa có số lượng trong tồn kho, cần lên đơn trước để lưu lại thông tin khách hàng và sản phẩm khách đặt trước

• Khi đơn đơn đặt trước người dùng chọn ở loại đơn là Đặt trước

• Sản phẩm của đơn đặt trước sẽ không trừ tồn mà ở trạng thái tồn là Đặt trước

• Khi doanh nghiệp đã có hàng về tồn kho của sản phẩm đó rồi, có thể chuyển đơn thành trạng thái Chờ thu gom, đơn sẽ tự động chuyển về loại đơn là Chuyển hàng - Giao hàng tận nhà như bình thường

• Hoặc doanh nghiệp có thể gửi đơn sang hãng vận chuyển để tự động chuyển về loại Chuyển hàng - Giao hàng tận nhà

• Tồn của sản phẩm lúc này sẽ từ cột Đặt trước sang cột Tồn đang chuyển. Khi Thành công sẽ trừ Tồn như bình thường.

Nếu không có tồn trong kho thì không đổi được đơn đặt trước sang đơn chuyển hàng

Thông tin đơn hàng

Giao diện mặc định của tab thông tin đơn hàng

• Nút tích chọn : Cho phép thao tác chọn ID các đơn hàng để thực hiện các nghiệp vụ khác, ví dụ như In nhiều đơn hàng,...
• ID: Mỗi đơn hàng có 01 ID, nhằm mục đích phân biệt với các đơn hàng khác. Phần ID tổng hợp luôn thông tin thời gian đặt hàng và loại đơn hàng. Khi bấm nút vào ID đơn hàng, hệ thống sẽ chuyển sang giao diện Chi tiết đơn hàng.

• Khách hàng: Hiển thị thông tin khách hàng đặt hàng bao gồm: Họ tên, Số điện thoại, Địa chỉ. Khi bấm nút vào số điện thoại, hệ thống sẽ lọc ra toàn bộ các đơn hàng của khách hàng đó.

• Sản phẩm: Hiển thị danh sách sản phẩm khách hàng đã đặt hàng.

• Giá: Tổng giá trị của đơn hàng.

• Số lượng: Tổng số lượng sản phẩm trong đơn hàng.

• Vận chuyển: Hiển thị các thông tin vận chuyển của đơn hàng: Ngày nhận hàng, Phí vận chuyển, Phí thu tiền hộ, Phí thu của khách, Hãng vận chuyển. Tìm hiểu thêm tại đây.

• Thanh toán: Hiển thị số tiền khách đã thanh toán trước cho đơn hàng (do khuyến mại giảm giá hoặc do khách hàng đã chuyển khoản.

• Tổng thu: Là tổng thu của đơn hàng sau khi trừ đi chiết khấu khuyến mại.

• Ghi chú: Hiển thị những ghi chú, mô tả của khách hàng/ nhân viên chăm sóc khách hàng về đơn hàng. Cho phép bấm nút để sửa ngay tại biểu tượng .
• Trạng thái: Cho phép doanh nghiệp biết được tình trạng của 01 đơn hàng. Xem thêm các trạng thái đơn hàng tại đây. Bên dưới trạng thái đơn hàng là nút thao tác nhanh , tùy vào trạng thái đơn hàng sẽ có các thao tác khác nhau.

Để cài đặt ẩn hiện các cột, bạn vui lòng bấm nút để cài đặt.

Câu hỏi thường gặp

1. Không lọc được toàn bộ danh sách đơn hàng của năm 20xx

• Lý do: có thể năm đó đang thuộc phần dữ liệu dạng lưu trữ > lọc theo nửa năm một, hết thời gian chuyển đổi sẽ lọc được cả năm.

2. Có cách nào cài đặt được khi lên đơn thì chỉ nhìn thấy đơn đó của mình không?

• Vào cài đặt --> phân quyền nhân viên --> Phân quyền xem dữ liệu.

• Phân 2 quyền Hóa đơn bán lẻ: Giới hạn nhân viên chỉ được nhìn thấy các hóa đơn do nhân viên đó tạo. Danh sách đơn hàng: Giới hạn nhân viên chỉ được nhìn thấy các đơn hàng do nhân viên đó tạo.

3. Sao không xuất được toàn bộ danh sách đơn hàng?

• Thao tác bạn vào module Đơn hàng >> danh sách đơn >> thao tác >> xuất excel

• Nếu bạn không tích chọn đơn hàng nào, nhưng lại chọn mục xuất những đơn đã chọn thì không thể xuất được. Hoặc có thể số lượng đơn trên 10.000 nghìn dòng sẽ không hỗ trợ xuất >> bạn cần sử dụng bộ lọc chia nhỏ thời gian để xuất

4. Muốn cập nhập trạng thái cho một số đơn hàng trên nhanh.vn thì làm cách nào nhanh nhất?

• Nhanh.vn -> thêm mới (góc bên phải màn hình)-> cập nhập trạng thái, tải file excel mẫu của nhanh.vn về và điền id đơn hàng, trạng thái cần đổi sau đó import lên.

5. Muốn hiển thị nhiều hơn 30 đơn hàng trên 1 trang thì phải làm thế nào ?

• https://nhanh.vn/order/manage/index?storeId=71347&icpp=100

• DN thêm &icpp=100 và sau storeid. Phần mềm chỉ hiển thị tối đa 100 đơn hàng trên 1 trang