Đổi trả đơn hàng

Tình huống sử dụng

Tính năng trả hàng đơn hàng trên Nhanh.vn có thể sử dụng trong các trường hợp sau:

Khách hàng đã mua và nhận hàng nhưng sau đó muốn trả lại hàng. Khách hàng có thể mua thêm sản phẩm khác hoặc không.
Đơn giao hàng 1 phần khi hoàn 1 phần cần tạo đơn trả hàng để quản lý hàng hoàn.

Có 2 hình thức trả hàng đơn hàng:

Trả hàng tại quầy: Khách hàng mang sản phẩm tới tận cửa hàng offline của doanh nghiệp để trả/đổi trả.
Trả hàng chuyển hàng: Khách hàng liên hệ doanh nghiệp để trả/đổi trả hàng. Khách hàng tự gửi sản phẩm về kho của doanh nghiệp. Sau đó doanh nghiệp sẽ tạo đơn giao sản phẩm mới trong trường hợp khách muốn đổi sang sản phẩm khác.

Để thêm mới đơn hàng trả hàng, bạn thao tác theo các bước sau:

Trả hàng tại quầy

Nếu sau khi khách hàng nhận đơn hàng online và có nhu cầu trả/đổi trả sản phẩm, khách mang hàng qua cửa hàng offline của doanh nghiệp để tiến hành trả/đổi trả thì bạn thao tác theo các bước sau:

Bước 1: Tìm đơn hàng ban đầu cần trả lại hàng

Bạn tìm đơn hàng khách mua ban đầu theo ID đơn hàng hoặc thông tin khách hàng, sản phẩm khách mua tại danh sách đơn hàng.
Sau đó ấn vào phần trạng thái đơn hàng chọn mục Tạo phiếu trả hàng - chọn loại trả hàng Tại quầy.

Bước 2: Tạo hoá đơn trả hàng

Màn hình trả hàng tại quầy như sau:

Với hóa đơn có nhiều sản phẩm, khách muốn trả sản phẩm nào thì bạn giữ lại sản phẩm đó và ấn vào icon thùng rác để xóa các sản phẩm khách không trả.

Tại mục thanh toán, bạn điền số tiền đúng bằng giá của sản phẩm khách muốn trả lại, chọn tài khoản tương ứng. Sau đó bấm vào Lưu.
Hệ thống sẽ sinh ra 1 hóa đơn trả hàng kiểu [L] - bán lẻ, ghi chú Trả hàng đơn chuyển hàng (ID đơn hàng). Đơn hàng ban đầu sẽ xuất hiện ghi chú Đơn hàng đã bị khách trả lại tại quầy ID: (ID hóa đơn trả hàng).

Bước 3: Tạo hóa đơn mua sản phẩm mới

Nếu khách hàng có nhu cầu đổi sang 1 sản phẩm khác, bạn tạo mới 1 hóa đơn bán lẻ để ghi nhận giao dịch mới.

Lưu ý: Hóa đơn đổi điền đúng số tiền thanh toán bằng tiền sản phẩm khách đổi. Tiền thu thêm của khách doanh nghiệp tự tính để thu.

Trả hàng loại chuyển hàng

Nếu khách hàng ở xa hoặc không thể đem trực tiếp sản phẩm tới cửa hàng của doanh nghiệp thì có thể gửi chuyển sản phẩm trả lại cho doanh nghiệp qua hãng vận chuyển.

Sau khi đã đàm phán với khách hàng về cách thức, chi phí đổi trả hàng, bạn thao tác như sau:

Bước 1: Tìm đơn hàng ban đầu cần trả lại hàng

Bạn tìm đơn hàng khách mua ban đầu theo ID đơn hàng hoặc thông tin khách hàng, sản phẩm khách mua tại danh sách đơn hàng. Sau đó ấn vào phần trạng thái đơn hàng chọn mục Tạo phiếu trả hàng - chọn loại trả hàng Chuyển hàng.

Bước 2: Tạo đơn hàng trả hàng

Ví dụ: ban đầu Khách mua Áo sơ mi kaki - Đỏ- M, giá 500.000đ, chiết khấu 20.000đ.

Trường hợp 1: Khách chỉ trả lại sản phẩm chứ không mua thêm (không đổi hàng)

Bước 1: Làm đơn trả lại A, điền chiết khấu a ở ô chiết khấu (nếu có)

Sản phẩm A = 500.000đ, chiếu khấu a = 20.000đ.

Bước 2: Điền tiền trả lại khách A1= A - a.

Tiền trả lại khách A1 = 500.000đ - 20.000đ = 480.000đ.
Điền tiền phải trả lại khách ở ô tiền mặt hoặc tiền chuyển khoản và chọn tài khoản tương ứng (đối với doanh nghiệp có sử dụng kế toán).
Sau khi điền tiền thanh toán, bạn kiểm tra thấy tổng thu người nhận và trả người gửi bằng 0 thì là đúng.

Bước 3: Bấm Lưu để lưu đơn hàng trả hàng.

Đơn hàng này mặc định ở trạng thái Đang chuyển (nếu chưa nhận hàng). Hoặc bạn có thể chọn trạng thái cho đơn hàng trước khi bấm Lưu.
Bạn có thể cài đặt trạng thái mặc định đơn hàng khi tạo đơn hàng trả lại tại đây.

Lưu ý: Đổi trạng thái đơn hàng trả lại => Thành công (nếu đã nhận hàng).

Hệ thống sẽ tạo ra 1 bút toán Báo nợ hoặc Phiếu chi ghi nhận trả lại tiền cho khách hàng.
Công nợ khách hàng trước khi đơn trả hàng thành công sẽ là: Phải thu khách hàng = Tổng số tiền trả lại khách hàng (theo thông tin trong đơn trả hàng).
Sau khi đơn trả hàng được chuyển sang trạng thái thành công, công nợ sẽ mất.

Trường hợp 2: Khách trả lại sản phẩm A và đổi sang sản phẩm B

Trên Nhanh chỉ hỗ trợ tốt nhất đối với đổi trả sản phẩm mới lớn hơn hoặc bằng giá sản phẩm trả lại. Nếu sản phẩm có giá trị nhỏ hơn doanh nghiệp tự chuyển khoản lại cho khách

Tiếp tục ví dụ: ban đầu Khách mua Áo sơ mi kaki - Đỏ- M, giá 500.000đ, chiết khấu 20.000đ.

Bước 1: Tạo đơn hàng ghi nhận trả sản phẩm A.

Làm tương tự trường hợp 1 để ghi nhận trả sản phẩm A.

Bước 2: Tạo đơn hàng mới giao sản phẩm B.

Điền lại thông tin khách hàng và chọn sản phẩm là sản phẩm khách muốn mua. A1 = A - a (chiết khấu nếu có)
A1 = A - a = 500.000đ - 20.000đ = 480.000đ.

TH1: Mua sản phẩm B với giá thấp hơn hoặc bằng A, giá B là 200.000đ

Nếu A1 >= B, điền tiền Chuyển khoản hoặc Đặt cọc bằng B = 200.000đ => Tổng thu đơn hàng = B - B = 200.000đ - 200.000đ = 0đ.

TH2: Mua sản phẩm B với giá cao hơn A, giá B là 600.000đ

Nếu A1 < B, điền tiền Chuyển khoản hoặc Đặt cọc bằng A1 = 480.000đ => Tổng thu đơn hàng C = B - A1 = 600.000đ - 480.000đ = 120.000đ (C > 0).

Sau đó, gửi đơn hàng B sang hãng vận chuyển (nếu có dùng cổng vận chuyển của Nhanh)

Trả hàng hoàn tiền đơn hàng sàn TMĐT

Cách 1:

Khi đơn hàng sàn TMĐT có yêu cầu trả hàng hoàn tiền, bạn cần vào trang chi tiết đơn hàng đó > mở tab Trả hàng hoàn tiền hoặc bấm Thao tác > Trả hàng hoàn tiền

Popup Trả hàng hoàn tiền sẽ được mở ra.

Bạn cần sửa lại số lượng khách nhận của những mã khách từ chối nhận hàng và điền số lượng mất nếu có.
SL mất phải nhỏ hơn (SL xuất - SL khách nhận).
SL hoàn = SL xuất - SL khách nhận - SL mất.
Với đơn hàng của sàn, nếu khách yêu cầu hoàn tiền mà không trả hàng thì điền cột SL mất và chọn trạng thái đền bù là "Không được đền bù".

Sau khi bấm nút xác nhận:

Hệ thống sẽ sửa đơn gốc bằng số lượng khách nhận, trạng thái đơn đổi sang Thành công.
Tự tạo ra 1 đơn hoàn một phần bằng với số lượng hoàn về, trạng thái đơn là Đang hoàn. Khi bạn nhận được hàng vui lòng đổi thành Đã hoàn để cộng tồn kho (Đơn hoàn một phần sẽ được tính tồn kho ở trạng thái đang chuyển, nên không ảnh hưởng đến kiểm kho).
Nếu bạn sửa số lượng hoàn sang mất hàng thì đơn hoàn được đổi thành HVC huỷ.
Nếu có số lượng mất thì hệ thống sẽ tạo ra 1 đơn đền bù mất hàng, doanh thu được ghi bằng giá trị đền bù từ HVC/sàn. Trạng thái mặc định đơn này là Đang chuyển.

Khi có kết quả đền bù từ HVC, bạn cần thao tác tại Đơn gốc cập nhật trạng thái đền bù như sau:

Đã được đền bù: bạn sẽ được sửa lại giá tiền sản phẩm bị mất tương ứng với số tiền mà HVC đền bù
Không được đền bù: giá tiền của sản phẩm bị mất sẽ tự động được sửa thành 0đ

Sau khi bấm xác nhận, đơn Đền bù mất hàng sẽ được sửa lại tương ứng và cập nhật trạng thái Thành công để trừ tồn kho. Doanh thu được tính theo giá trị của sản phẩm bị mất