Hàng lỗi

Tình huống sử dụng

Trong quá trình nhập hàng, lưu kho, bán hàng, sản phẩm có thể bị lỗi bất cứ lúc nào nếu bạn không có 1 quy trình vận hành và quản lý chất lượng chặt chẽ.

Mục đích của việc quản lý hàng lỗi:

• Hạ tỷ lệ hàng lỗi, cắt giảm giá thành.

• Tránh bị lặp lại lỗi tương tự.

• Hạn chế tối đa thất thoát, gian lận

Tính năng hàng lỗi cho phép bạn kê khai số lượng hàng lỗi hỏng đang có trong kho, số lượng này sẽ không tính vào tồn có thể bán. Tổng hợp số lượng và lý do dẫn đến hàng bị lỗi, hỏng hóc giúp đánh giá được nguyên nhân và đưa ra hướng xử lý thích hợp.

Giao diện quản lý

Để quản lý hàng lỗi, bạn truy cập module Kho hàng - chọn Hàng lỗi hoặc truy cập trực tiếp tại đây.

Màn hình quản lý hàng lỗi như sau:

Bộ lọc

1. Cửa hàng: Lọc tất cả các sản phẩm bị lỗi và số lượng lỗi chi tiết tại kho cần lọc.

2. ID: ID sản phẩm lỗi (khác với ID sản phẩm).

3. Nhà cung cấp: Lọc sản phẩm lỗi theo nhà cung cấp.

4. Sản phẩm: Lọc theo tên/mã/mã vạch sản phẩm.

5. SL tồn: Lọc sản phẩm lỗi có số lượng tồn >, < hoặc = mức nào đó.

6. SL lỗi: Lọc sản phẩm lỗi có số lượng lỗi >, < hoặc = mức nào đó.

Danh sách hàng lỗi

1. : Tích chọn các sản phẩm để thao tác hàng loạt.
2. ID: ID sản phẩm lỗi.

3. Kho: Mặc định khi mới truy cập, danh sách hàng lỗi sẽ không lọc kho nào. Nếu bạn sử dụng bộ lọc để lọc số lượng lỗi theo kho thì cột này mới hiển thị tên kho đang lọc.

4. Mã sản phẩm, Tên sản phẩm, Nhà cung cấp, giá nhập, giá bán: Thông tin sản phẩm bị lỗi.

5. SL tồn: Số lượng tồn trong kho của sản phẩm của tất cả các kho có hàng lỗi hoặc của kho đang lọc trên hệ thống.

6. SL lỗi: Số lượng sản phẩm lỗi được ghi nhận tại tất cả các kho hoặc của kho đang lọc.

7. Ghi chú: Tổng hợp lý do lỗi mà bạn khai báo khi nhập hàng lỗi.

8. : Thao tác với từng sản phẩm lỗi

Thao tác với hàng lỗi

Thao tác với nhiều sản phẩm lỗi cùng lúc

Bạn tích chọn các sản phẩm cần thao tác - chọn Thao tác để thực hiện:

• Xuất excel: Xuất excel toàn bộ danh sách hàng lỗi mà bạn đang lọc.

• Lập phiếu xuất [N]: Tạo 1 phiếu Xuất nhà cung cấp để ghi nhận trả hàng lỗi cho nhà cung cấp và trừ tồn lỗi. Phiếu xuất kho mặc định SL lỗi xuất trả = SL hàng lỗi ghi nhận tại kho. Bạn có thể sửa lại số lượng sản phẩm xuất, số lượng lỗi thực xuất trả.

Sản phẩm bạn chọn xuất nhà cung cấp phải cùng thuộc 1 kho và cùng thuộc 1 nhà cung cấp.

• Xóa sản phẩm đã chọn: Hủy bỏ ghi nhận hàng lỗi. Sau khi chọn xóa sản phẩm lỗi, tồn kho sản phẩm trạng thái Lỗi sẽ được chuyển về trạng thái tồn Có thể bán.

Thao tác với từng sản phẩm lỗi

Bạn bấm vào để thực hiện thao tác:

• Sửa số lượng: Sửa số lượng lỗi. Bạn cần lọc sản phẩm lỗi theo kho/cửa hàng trước rồi mới sửa số lượng lỗi tại kho đó.

• Sửa mô tả: Sửa để bổ sung hoặc xóa lý do gây ra lỗi sản phẩm.

• Xóa: Bỏ ghi nhận số lượng lỗi. Sau khi chọn xóa sản phẩm lỗi, tồn kho sản phẩm trạng thái Lỗi sẽ được chuyển về trạng thái tồn Có thể bán.

Quy trình quản lý hàng lỗi

Nhập hàng lỗi

Thao tác này không phải là nhập kho sản phẩm, chỉ có tác dụng kê khai, ghi nhận số hàng bị lỗi trong kho

Bước 1: Bạn truy cập module Kho hàng - chọn Hàng lỗi - chọn Nhập hàng lỗi

Bước 2: Điền thông tin vào phiếu nhập hàng lỗi

Màn hình nhập hàng lỗi như sau:

• Kho hàng: Kho cần ghi nhận sản phẩm bị lỗi.

• Sản phẩm: Tên sản phẩm bị lỗi, số lượng bị lỗi, ghi chú lỗi.

Bước 3: Lưu phiếu

Bạn bấm Lưu để hoàn thành ghi nhận hàng lỗi. Sau khi lưu, số tồn trạng thái Lỗi tăng lên, tồn Có thể bán sẽ giảm đi.

Tồn có thể bán = Tồn trong kho - tồn Tạm giữ - Lỗi.

Đối với sản phẩm IMEI, tính năng hàng lỗi chỉ ghi nhận số lượng bị lỗi. Sau khi ghi nhận số lượng lỗi, bạn cần vào danh sách IMEI để tiến hành đổi IMEI bị lỗi sang trạng thái Lỗi.

Xuất trả hàng lỗi cho Nhà cung cấp hoặc xuất hủy hàng lỗi

Sau khi tổng hợp được số lượng hàng bị lỗi, tùy vào nguyên nhân gây ra hàng lỗi, bạn có thể dễ dàng đưa ra hướng xử lý thích hợp. Ví dụ:

• Sản phẩm lỗi do nhà cung cấp: Đàm phán để trả hàng cho nhà cung cấp. Bạn cần tạo 1 phiếu xuất kho trả nhà cung cấp (thao tác tương tự xuất kho trả nhà cung cấp) hoặc phiếu nháp xuất trả nhà cung cấp để bộ phân quản lý duyệt và xử lý như phiếu nháp thông thường.

  • Bạn truy cập Kho hàng > Hàng lỗi > Chọn mã sản phẩm cần xử lý > Thao tác > Chọn tạo phiếu xuất trả nhà cung cấp hoặc phiếu nháp xuất trả nhà cung cấp

• Hệ thống mặc định điền số lượng sản phẩm lỗi có trong danh sách, nếu muốn điền thêm số lượng sản phẩm lỗi, bạn điền số sản phẩm cần xuất trả và cột SL và sửa lại số lượng cột SL lỗi

• Sản phẩm bị lỗi trong quá trình lưu kho, do khách hàng hoặc do đơn bị vận chuyển: Cân nhắc xuất hủy hàng, sửa chữa nếu có thể hoặc thanh lý (sale) hàng hóa, tránh việc lưu hàng lỗi lâu gây tốn chi phí và nhân lực quản lý.

  • Để tạo phiếu xuất huỷ hàng lỗi, bạn tạo phiếu xuất kho khác, điền cột SL và SL lỗi