Hướng dẫn sử dụng Nhanh.vn
Trang chủBảng giáAPI
  • Giới thiệu
  • Tổng quan
  • Cách sử dụng HDSD
  • Video HDSD phần mềm
  • Các vấn đề cần lưu ý
  • Cải thiện tốc độ truy cập
  • Các bước khởi tạo cơ bản
    • Đăng kí tài khoản
    • Đăng nhập vào hệ thống
    • Các bước nhập liệu ban đầu
      • Nhập liệu sản phẩm thời trang
      • Nhập liệu sản phẩm thông thường
  • POS
    • Sản phẩm
      • Danh sách sản phẩm
        • Thêm sản phẩm
        • Chi tiết sản phẩm
        • Cách tính giá vốn sản phẩm
        • Ý nghĩa các loại sản phẩm
          • Sản phẩm cân đo
          • Sản phẩm IMEI
          • Gói sản phẩm
          • Sản phẩm dịch vụ
          • Sản phẩm theo lô
          • Sản phẩm combo
          • Sản phẩm có nhiều đơn vị tính
          • Sản phẩm dụng cụ
        • In tem - Mã vạch sản phẩm
      • Sàn TMĐT
        • Quy trình đồng bộ sản phẩm trên sàn TMĐT
        • Câu hỏi thường gặp chung khi đồng bộ sàn TMĐT
        • Đồng bộ sản phẩm Combo trên sàn TMĐT
      • IMEI
      • Lô sản phẩm
      • Tồn kho
      • Thời gian lưu kho
      • Danh mục
      • Thương hiệu
      • Thuộc tính
        • Nhóm thuộc tính
        • Giá trị thuộc tính
      • Nhà cung cấp
    • Kho hàng
      • Xuất nhập kho
        • Thao tác Xuất nhập kho
      • Chuyển kho
        • Thao tác chuyển kho
      • Kiểm kho
      • Phiếu nháp
      • Hạn mức tồn kho
      • Vị trí sản phẩm trong kho
        • Vị trí sản phẩm
        • Danh mục vị trí
        • Hóa đơn xuất nhập vị trí
        • Sản phẩm xuất nhập vị trí
        • Báo cáo diện tích lưu kho
      • Dự báo nhập hàng
      • Lịch sử XNK
      • Bán chéo doanh nghiệp
      • Tổng công ty
      • Hàng lỗi
      • Hạn sử dụng sản phẩm
    • Bán hàng
      • Bán lẻ
        • Danh sách hóa đơn bán lẻ
        • Thêm hóa đơn bán lẻ
        • Chi tiết hóa đơn bán lẻ
        • Kết ca
        • Xác nhận thanh toán
        • Kết nối thiết bị QRcode
        • Câu hỏi thường gặp
      • Bán sỉ
        • Thêm hóa đơn bán sỉ
        • Chi tiết hoá đơn bán sỉ
      • Hóa đơn nháp
      • Hóa đơn điện tử
      • Nợ quà tặng
      • Tìm hóa đơn
      • Trả hàng
        • Chi tiết hoá đơn trả hàng
        • Thêm hoá đơn trả hàng bán hàng
      • Nhập máy cũ
      • Lưu ý khi sử dụng kế toán trong bán hàng
    • Đơn hàng
      • Danh sách đơn hàng
        • Xuất dữ liệu từ đơn hàng lấy PageID
        • Trạng thái đơn hàng
        • Chi tiết đơn hàng
        • Nguyên nhân khách hủy
        • Logic gắn cửa hàng trên website
        • Vận chuyển
      • Quy trình xử lý đơn hàng
        • Thêm đơn hàng
        • Tạo link thanh toán(QR) cho đơn hàng
        • Xác nhận đơn hàng
        • In và đóng gói đơn hàng
        • Giao hàng một phần
        • Giao hàng một phần - Quy trình mới
        • Theo dõi xử lý các vấn đề phát sinh
        • Đổi trả đơn hàng
      • Đơn trùng
      • Chờ gửi vận chuyển
      • Gửi đa điểm Grab
      • Sàn TMĐT
        • Shopee
          • Các loại phí trên sàn Shopee
          • In phiếu nhặt hàng Shopee
          • Đối soát đơn hàng Shopee
          • Câu hỏi thường gặp khi đồng bộ Shopee-Nhanh
        • Lazada
          • Các loại phí trên sàn Lazada
          • Đối soát đơn hàng Lazada
          • Câu hỏi thường gặp khi đồng bộ Lazada-Nhanh
        • Sendo
        • Tiki
        • Tiktok
          • In phiếu nhặt hàng Tiktok
          • Các loại phí trên Tiktok Shop
          • Đối soát Tiktok
        • Trả hàng hoàn tiền
      • Đóng gói
      • Biên bản bàn giao
      • Biên bản bàn giao - bản mới
      • Khiếu nại
      • Thanh toán nợ cước
      • Đơn đã xóa
      • Đối soát
        • Thanh toán COD
        • Đối soát tự vận chuyển
      • Nguồn đơn hàng
    • Khách hàng
      • Thêm khách hàng
      • Nhóm khách hàng
      • Cấp độ khách hàng
      • Thẻ khách hàng
      • Chăm sóc khách hàng
        • Hình thức chăm sóc
        • Lý do chăm sóc
    • Kế toán
      • Khởi tạo tài khoản kế toán
      • Thu chi tiền mặt
      • Thu chi ngân hàng
      • Bút toán
      • Công nợ
      • Dịch vụ trả góp
      • Hạch toán các bút toán kết chuyển cuối kỳ năm tài chính
      • Hạch toán các bút toán kết chuyển cuối kỳ
      • Lập bảng cân đối kế toán
      • Bảng cân đối kế toán mẫu số B01-DN
      • Hạch toán tiền lương, BHXH, BHYT, BHTN
      • Hạch toán đơn hàng
      • Hạch toán kế toán tự động Nhanh.vn
      • Nhật ký kế toán chung
    • Báo cáo
      • Tổng quan
      • Doanh thu
        • Doanh thu theo thời gian
        • Doanh thu theo sản phẩm
        • Doanh thu theo khách hàng
        • Doanh thu theo nhân viên xử lý
      • Đơn hàng
        • Đơn hàng Tăng trưởng theo thời gian
        • Đơn hàng Theo kênh bán
        • Đơn hàng Đơn tạo
        • Đơn hàng Đơn thành công
        • Đơn hàng Theo trạng thái
        • Đơn hàng Theo nhân viên xử lý
        • Đơn hàng Theo thời gian xử lý
        • Đơn hàng Theo hãng vận chuyển
      • Tồn kho
        • Xuất nhập tồn theo sản phẩm
        • Tổng xuất nhập kho
      • Bán lẻ
        • Tổng quan
        • Theo nhân viên
        • Theo cửa hàng
      • Sản phẩm
        • Bán chạy nhất
        • Tốc độ bán hàng
      • Khách hàng
        • Tổng quan
        • Chu kỳ mua hàng
        • Tỉ lệ khách hàng
      • Khuyến mại
        • Affiliate
      • Kế toán
        • Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
        • Bảng cân đối kế toán
    • Website
      • Nội dung website
      • Cài đặt website
      • Menu
      • Tin tức
        • Quản lý danh mục tin tức và tin tức
        • Chèn link liên kết trong nội bộ bài viết trên website
        • Thêm menu liên kết trong nội bộ bài viết
        • Cách tạo mục lục cho bài viết trên website
      • Banner
      • Album
      • Liên hệ
      • Newsletters
      • Hiển thị sản phẩm trên nhiều danh mục
      • Quản lý mã nhúng
        • Cách sử dụng vchat
        • Cài đặt Google Analytics
        • Cài đặt chat Zalo
        • Cài đặt Google Webmaster Tool
        • Thêm hiệu ứng bông tuyết, hoa đào rơi
      • Tên Miền
        • Xác thực tên miền, chọn sự kiện Facebook Pixel
        • Cách trỏ tên miền
        • Trỏ tên miền từ HOSTVN
        • Trỏ tên miền từ Nhân Hòa
        • Trỏ tên miền từ Tenten
        • Trỏ tên miền từ iNet
        • Trỏ tên miền từ PA Việt nam
        • Trỏ tên miền từ GoDaddy
        • Trỏ tên miền từ Z.com
        • Trỏ tên miền từ Mắt Bão
        • Trỏ tên miền qua Cloudflare
        • Trỏ tên miền từ NameCheap
        • Trỏ tên miền từ Vietnix
        • Đăng ký website thương mại điện tử với Bộ Công Thương
        • Cài đặt email ten@tenmien
      • Bán hàng trên facebook
        • Bán hàng trên Facebook
        • Quản lý comment Facebook trên website
        • Cài đặt mã nhúng Facebook Feed, Google Feed để chạy chiến dịch Remarketing
      • Chèn link addcart vào bài viết, album ảnh, landingpage, Facebook Shop
      • Tạo quảng cáo Google Shopping với website của Nhanh.vn
      • Dịch nhiều ngôn ngữ
      • Câu hỏi thường gặp
    • Bảo hành
      • Lý do bảo hành
      • Tiếp nhận bảo hành, sửa chữa
      • Trung tâm bảo hành
      • Danh mục và sản phẩm bảo hành
      • Trạng thái sản phẩm, phiếu bảo hành
      • Bảo hành mở rộng
      • Hạch toán Kế toán trong Bảo hành
    • Khuyến mại
      • Chiết khấu
        • Cài đặt chiết khấu cơ bản
      • Thiết lập bảng giá
      • Tích điểm
      • Coupon
      • Quà tặng
      • Hoa hồng nhân viên
      • Chương trình Affiliate
    • Cài đặt
      • Nhân viên
      • Cài đặt chung
      • Hóa đơn điện tử
      • Cài đặt thông báo
      • Cài đặt driver cho máy in
      • In máy in bluetooth
      • Đơn hàng
        • Cài đặt vận chuyển
        • Phí vận chuyển
        • Kết nối hãng vận chuyển
      • Cài đặt nhãn
      • Bán hàng và xuất nhập kho
      • Chi nhánh
      • Đại lý
      • Gửi SMS
      • Gửi email
      • Gửi Zalo
        • Khởi tạo OA
        • Xác thực OA
        • Các loại tin của OA
        • Cài đặt gửi Zalo trên Nhanh.vn
        • Tạo mẫu tin ZNS
        • Chính sách gửi tin nhắn ZNS
        • Báo cáo gửi tin Zalo ZNS
      • Đồng bộ sàn TMĐT
        • Tạo tài khoản Tiktok Shop
        • Chuyển hạn gian hàng sàn TMĐT
      • Mẫu in
      • Đồng bộ Bartender
    • Cài đặt thanh toán
      • Hướng dẫn mở tài khoản TPBank cá nhân
      • Hướng dẫn mở Ví MoMo Doanh nghiệp
      • Cài đặt xác nhận thanh toán
    • Sàn thương mại điện tử
      • Shopee
      • Lazada
      • Tiktok
      • Tiki
      • Sendo
    • Báo cáo tài chính TMĐT
      • Tổng hợp chi phí
      • Shopee
      • Tiktok
  • Mua sắm trên Messenger
    • Quy trình tạo Facebook Shop
    • Cài đặt Live Shopping
    • Quản lý đơn trên Messenger
    • Quảng cáo trên Messenger
    • Quảng cáo livestream
    • Tips sử dụng hiệu quả
    • Câu hỏi thường gặp
    • Checklist Facebook Shop
  • VPAGE
    • Chat đa kênh
      • Đăng nhập
        • Thao tác đăng nhập
        • Gỡ app FB cấp lại quyền
        • Câu hỏi thường gặp
      • Quản lý hội thoại
        • Hội thoại
        • Câu hỏi thường gặp
      • Quản lý Zalo cá nhân
      • Quản lý chia hội thoại
      • Quản lý live stream
      • Quản lý đơn hàng
      • Quản lý khách hàng
      • Cài đặt Tài khoản cá nhân
      • Cài đặt tin nhắn nhanh
      • Cài đặt nhãn hội thoại
      • Cài đặt hội thoại
      • Cài đặt chăm sóc đơn hàng tự động
      • Cài đặt bình luận
      • Cài đặt danh sách pages
      • Cài đặt bài viết
      • Cài đặt nhân viên
      • Kết nối CAPI (Conversion API) trên Vpage, tạo tệp dữ liệu (dataset) cho page Faceook, Instagram
      • Báo cáo
      • Câu hỏi thường gặp
    • Chốt đơn LIVE, Reels, Video
    • Vpage Extension
    • Quản lý chatbot
      • Danh sách bot
      • Kịch bản
      • Từ khóa
      • Comment
      • Menu
      • Marketing
      • Cài đặt
      • Báo cáo
      • Kết nối chatbot Nhanh.vn với quảng cáo click đến Messenger và chat trên Instagram qua mẫu tin nhắn JSON
    • Tin nhắn đánh giá
    • Tin nhắn marketing
  • TÍNH NĂNG THEO TỪNG BỘ PHẬN
    • Tổng quan
    • Giám đốc
    • Bán hàng
    • Chăm sóc khách hàng
    • Kế toán
    • Marketing
    • Kho
Powered by GitBook
On this page
  • Các loại kiểm kho trên Nhanh.vn
  • Các loại sản phẩm kiểm kho được trên Nhanh.vn
  • Quản lý danh sách kiểm kho
  • Tổng quan
  • Sản phẩm kiểm kho
  • Quy trình chuẩn bị
  • Chuẩn bị trước khi kiểm kho
  • Lưu ý trong lúc kiểm kho
  • Tiến hành kiểm kho
  • Bước 1: Ghi chú khu vực kiểm
  • Bước 2: Thêm sản phẩm vào phiếu kiểm
  • Bước 3: Gộp các phiếu kiểm kho
  • Bước 4: Tìm sản phẩm thiếu
  • Bước 5: Bù trừ kiểm kho
  • Báo cáo kiểm kho
  • Một số tips kiểm kho và quản lý tồn
  • Đối với sản phẩm lỗi
  • Đối với sản phẩm ngừng bán
  • Câu hỏi thường gặp
  • 1. Kiểm kho xong nhưng quên không ấn bù trừ, sau đó đã bán hàng lên đơn như bình thường. Ngày hôm sau mình mới ấn bù trừ kiểm kho thì có ảnh hưởng gì không?
  • 2. Khi bù trừ phiếu XNK có sản phẩm Lô thì sản phẩm Lô đang không gắn được Lô ở trong phiếu XNK (sản phẩm Lô có nhiều lần nhập nên phải gắn lô để phân biệt từng lần nhập) nên nếu sinh ra phiếu XNK thì sẽ bị sai tồn vì không biết xuất kho sản phẩm này ở Lô nào.
  • 3. Khi đang kiểm kho mà có khách vào mua hàng thì sẽ xử lý như thế nào?
  • 4. Nhanh có thể điều chỉnh ngày kiểm kho không ? Ví dụ khách kiểm kho ngày 4/6 nhưng muốn để số liệu quay lại ngày 2/6
  • 5. Hướng dẫn kiểm kho tồn toàn bộ sản phẩm về 0

Was this helpful?

  1. POS
  2. Kho hàng

Kiểm kho

PreviousThao tác chuyển khoNextPhiếu nháp

Last updated 1 year ago

Was this helpful?

  • Kiểm kho hàng hóa giúp bạn kiểm kê lại số lượng hàng hóa tồn kho thực tế so với số lượng tồn kho trên phần mềm, và cập nhật số lượng thực thế lên phần mềm (bù trừ kiểm kho). Thông thường, việc kiểm kho được thực hiện theo tuần, tháng, quý hay năm tùy theo quy mô và số lượng hàng của cửa hàng đó.

  • Ý nghĩa của việc kiểm kho:

    • Kiểm tra

    • Kiểm kho chỉ có tác dụng so sánh tồn trên phần mềm và số kiểm kho

    • Nếu bạn kiểm SAI thì kết quả vô nghĩa

    • Nếu số tồn trên phần mềm SAI thì kết quả cũng vô nghĩa

    • Số tồn muốn ĐÚNG thì cả 1 quá trình quản lý kho phải đúng

  • Tài liệu khóa quản lý kho chuyên nghiệp bao gồm:

Các loại kiểm kho trên Nhanh.vn

Phần mềm hỗ trợ bạn 3 loại kiểm kho để xử lý các mục đích kiểm kho cụ thể.

  • Kiểm kho theo sản phẩm: Áp dụng khi cần kiểm đếm một (một số) mặt hàng nhất định, đã lên danh sách từ trước khi kiểm.

  • Kiểm kho theo danh mục: Áp dụng khi cần kiểm đếm một hoặc một số mặt hàng trong cùng một danh mục sản phẩm.

    • Khi bạn chọn loại kiểm kho này, hệ thống sẽ chỉ ghi nhận những sản phẩm trong danh mục đã chọn (nếu gõ tên sản phẩm hoặc dùng đầu đọc mã vạch sản phẩm ngoài danh mục thì hệ thống sẽ không ghi nhận).

  • Kiểm kho toàn bộ: Áp dụng khi doanh nghiệp cần kiểm toàn bộ kho hàng/ cửa hàng.

    • Trường hợp này, các sản phẩm không nằm trong danh sách kiểm sẽ được mặc định là không tồn (không còn) trong kho, số lượng kiểm kho bằng 0.

Các loại sản phẩm kiểm kho được trên Nhanh.vn

  • Với các loại sản phẩm trên Nhanh thì thêm vào phiếu kiểm kho, chỉ có duy nhất loại Sản phẩm Combo là không thêm được vào phiếu kiểm kho

  • Các loại sản phẩm còn lại đều thêm vào phiếu kiểm kho được

  • Tuy nhiên, khi làm bù trừ kiểm kho sẽ có lưu ý:

    • Loại sản phẩm IMEI: Có sinh ra phiếu xuất nhập kho loại kiểm kho, nhưng sẽ làm lệch tồn IMEI (do không có điền IMEI kiểm kho)

    • Loại sản phẩm theo lô: Không sinh ra phiếu xuất nhập kho loại kiểm kho

    • Loại sản phẩm dịch vụ: Có sinh ra phiếu xuất nhập kho loại kiểm kho, nhưng logic sản phẩm dịch vụ không có tồn nên ở thông tin sản phẩm vẫn không có tồn

Quản lý danh sách kiểm kho

Màn hình quản lý kiểm kho chia làm 2 tab:

Tổng quan

Tab này tổng hợp danh sách tất cả các phiếu kiểm kho mà bạn đã thực hiện.

Bộ lọc phiếu kiểm

  1. Doanh nghiệp: Lọc phiếu kiểm kho theo doanh nghiệp trong trường hợp tài khoản của bạn quản lý nhiều doanh nghiệp cùng lúc.

  2. Cửa hàng: Lọc phiếu kiểm kho theo cửa hàng/kho kiểm.

  3. Ngày tạo từ - đến: Lọc phiếu kiểm kho theo ngày kiểm kho (ngày tạo phiếu).

  4. ID: Lọc phiếu kiểm kho theo ID phiếu kiểm.

  5. Loại kiểm kho: Lọc phiếu kiểm kho theo loại kiểm kho.

  6. Phiếu bù trừ: Lọc phiếu kiểm kho đã làm bù trừ hoặc chưa làm bù trừ.

  7. Ghi chú: Lọc phiếu kiểm kho theo ghi chú phiếu.

  8. Ngày bù trừ: Lọc phiếu kiểm kho theo ngày thực hiện bù trừ.

Danh sách phiếu kiểm kho

  1. ID | Ngày: ID phiếu kiểm kho và ngày tạo phiếu kiểm kho.

  2. Loại kiểm kho: Thông tin loại kiểm kho: Sản phẩm/Danh mục/Toàn bộ.

  3. Kho: Kho hàng tiến hành kiểm.

  4. Người tạo: Thông tin người tạo phiếu kiểm kho.

  5. Sp, SL: Số sản phẩm và tổng số lượng thực tế kiểm được.

  6. SP thiếu: Thao tác tìm sản phẩm thiếu, chỉ áp dụng cho phiếu kiểm kho chưa bù trừ, loại kiểm kho theo danh mục hoặc toàn bộ.

  7. Bù trừ kiểm kho: Thao tác bù trừ kiểm kho (đối với phiếu kiểm chưa bù trừ) hoặc thông tin người thực hiện bù trừ và ngày giờ bù trừ kiểm kho (đối với phiếu đã bù trừ).

Thao tác với phiếu kiểm kho

Hệ thống hỗ trợ bạn xuất excel danh sách tất cả các phiếu kiểm kho hoặc bạn tích chọn các phiếu kiểm kho - bấm Thao tác - chọn Gộp các phiếu đã chọn để tiến hành gộp các phiếu kiểm.

Lưu ý: Chỉ gộp được các phiếu kiểu kho có cùng loại kiểm kho. Ví dụ bạn gộp 2 phiếu kiểu kho loại kiểm theo sản phẩm hệ thống sẽ báo thành công. Nếu gộp phiếu kiểm kho toàn bộ với phiếu kiểm theo sản phẩm sẽ báo lỗi Loại kiểm kho không hợp lệ

  • In phiếu: In thông tin chi tiết của phiếu kiểm kho kèm sản phẩm và số lượng thực tế kiểm được trong phiếu.

  • Báo cáo: Xem báo cáo kiểm kho.

  • Sửa: Sửa phiếu kiểm kho, chỉ sửa được phiếu kiểm kho chưa bù trừ.

  • Xóa: Xóa phiếu kiểm kho, chỉ xóa được phiếu kiểm kho chưa bù trừ. Với phiếu kiểm kho đã bù trừ, bạn cần xóa các phiếu XNK ứng với phiếu kiểm kho trước, sau đó phiếu kiểm kho chuyển về trạng thái chưa bù trừ thì mới xóa được.

  • Xuất excel sản phẩm: Xuất excel danh sách chi tiết sản phẩm kiểm kho trong phiếu.

  • Xem phiếu XNK từ phiếu kiểm kho này: Chỉ xem được phiếu XNK từ phiếu kiểm đã bù trừ. Nếu phiếu kiểm không có sản phẩm thừa thiếu (tức là các sản phẩm đều đủ số lượng) thì sau khi bù trừ sẽ không có phiếu XNK tương ứng.

  • Thêm sản phẩm vào phiếu: Chỉ thao tác được với phiếu kiểm kho chưa bù trừ.

Chi tiết phiếu kiểm kho

  • Danh sách sản phẩm được đưa vào phiếu kiểm được chia thành các tab: Tất cả, Khớp, Thừa, Thiếu, Chưa kiểm.

  • Tương ứng như sau:

    • Tất cả: Bao gồm tất cả danh sách sản phẩm được thêm vào phiếu kiểm kho.

    • Khớp: Số sản phẩm có Số lượng thực tế bằng tồn kho trên phần mềm.

    • Lệch: Số sản phẩm có số lượng thực tế khác tồn kho trên phần mềm.

      • Ngoài việc hiển thị số lượng sản phẩm chênh lệch thì hệ thống hỗ trợ tính tổng giá trị của số lượng sản phẩm bị lệch này, giúp người dùng hình dung được số tiền đang lệch.

      • Giá trị lệch = Số lượng lệch * Giá vốn tại thời điểm tạo phiếu kiểm kho.

    • Chưa kiểm Danh sách hàng hóa chưa nhập số lượng thực tế.

Chú ý: Trong chi tiết phiếu kiểm kho, bạn có thể tính lại số tồn của sản phẩm bằng cách bấm vào dấu ba gạch và chọn Tính lại tồn sản phẩm

Sản phẩm kiểm kho

Tab này tổng hợp tất cả sản phẩm đã được kiểm kho theo từng phiếu.

Bộ lọc sản phẩm kiểm kho

  1. Doanh nghiệp: Lọc sản phẩm kiểm kho theo doanh nghiệp trong trường hợp tài khoản của bạn đang quản lý nhiều doanh nghiệp cùng lúc.

  2. Cửa hàng: Lọc sản phẩm kiểm kho theo cửa hàng/kho thực hiện kiểm.

  3. Từ ngày - đến: Lọc sản phẩm kiểm kho theo ngày kiểm.

  4. ID phiếu kiểm kho: Lọc sản phẩm kiểm kho theo ID phiếu kiểm kho tương ứng.

  5. Danh mục: Lọc sản phẩm kiểm kho theo danh mục sản phẩm.

  6. Sản phẩm: Lọc sản phẩm kiểm kho theo tên/mã/mã vạch sản phẩm.

  7. Tình trạng: Lọc sản phẩm kiểm kho theo tình trạng đủ/thừa/thiếu.

  8. Nhà cung cấp, Thương hiệu, Loại sản phẩm: Lọc sản phẩm kiểm kho theo thông tin nhà cung cấp, thương hiệu hoặc loại sản phẩm.

  9. Ghi chú: Lọc sản phẩm kiểm kho theo ghi chú, mô tả sản phẩm trong phiếu kiểm.

Danh sách sản phẩm kiểm kho

  1. Ngày: Ngày tạo phiếu kiểm kho. Khi bấm vào ngày kiểm kho, hệ thống sẽ chuyển sang phiếu kiểm kho tương ứng.

  2. Kho: Kho hàng thực hiện kiểm kho.

  3. Tên sản phẩm: Tên sản phẩm kiểm kho.

  4. Giá vốn, giá bán: Giá vốn và giá bán của sản phẩm.

  5. Tồn: Tồn trong kho của sản phẩm tại kho đang kiểm.

  6. Đang chuyển: Tồn đang chuyển của sản phẩm tại kho đang kiểm.

  7. Tồn thực tế: Số thực tế kiểm kho của sản phẩm.

  8. Chênh lệch: Bằng Tồn thực tế - Tồn.

  9. Mô tả: Ghi chú sản phẩm kiểm kho.

Quy trình chuẩn bị

Chuẩn bị trước khi kiểm kho

1. Ngừng mọi hoạt động bán hàng, xuất nhập kho.

  • Thông báo với khách hàng (mỗi lần kiểm kho cửa hàng thường sẽ phải đóng cửa, nên thông báo để khách lựa chọn mua hàng vào ngày khác thích hợp hơn).

  • Nếu có bán hàng trong lúc kiểm thì phải tìm sản phẩm bán đó trong phiếu kiểm nhấn Tính lại số tồn.

Nguyên tắc vừa bán vừa kiểm:

  • Hàng đang chuyển - Nếu thành công trong quá trình kiểm không hề bị ảnh hưởng.

  • Hàng chuẩn bị nhập vào thì dừng không nhập, kiểm xong mới nhập.

  • Số tồn, tồn tại kho trên phiếu kiểm được ghi nhận theo số tồn ở danh sách sản phẩm tại thời điểm đầu tiên mà sản phẩm được cho vào phiếu kiểm kho, sau đó sẽ KHÔNG THAY ĐỔI trừ khi load lại tồn.

  • Nếu kiểm kho bằng file excel: Import phiếu kiểm sau khi đã kiểm xong toàn bộ và đảm bảo rằng các sản phẩm bán ra không được đếm trong file kiểm kho.

2. Xác nhận lại các Phiếu chuyển kho và Phiếu nháp

  • Check xem hàng đã đi ra khỏi kho hoặc nhận về kho hay chưa, nếu đã xuất khỏi kho hoặc nhận hàng về kho rồi thì duyệt (với phiếu chuyển đi) hoặc xác nhận (với phiếu nhận về)

3. Cập nhật đúng trạng thái đơn hàng

  • Đơn hàng ở trạng thái Chờ thu gom, Đang chuyển, Thất Bại, Đang chuyển hoàn, Xác nhận hoàn: Không ảnh hưởng tới số kiểm kho (trạng thái tồn sản phẩm: Đang chuyển).

  • Nếu đơn bị sai trạng thái thì báo với Nhanh hoặc HVC để cập nhật đúng trạng thái đơn hàng.

  • Đơn hàng sàn thì cần tải đơn hàng để đảm bảo tải đủ thông tin đơn hàng và cập nhật đúng trạng thái của đơn. Nên check đơn sàn hằng ngày để đảm bảo không sót đơn dẫn đến sai tồn

4. Xác nhận đơn hàng hoàn

  • Check cả đơn hàng thường và đơn sàn.

  • Nếu đã nhận hàng hoàn thì cần đổi trạng thái đơn từ Đang hoàn/Xác nhận hoàn thành Đã hoàn để cập nhật tồn vào kho.

5. Chạy lại tồn kho

  • Tính lại số tạm giữ, đang chuyển và tính lại số chuyển kho.

  • Bạn vào chi tiết sản phẩm bất kỳ - chọn Thao tác - chọn Tính lại tạm giữ, đang chuyển hoặc Tính lại số chuyển kho. Xóa đoạn text "ids=[ID sản phẩm]&" tại link nếu chạy lại cho toàn bộ cửa hàng.

6. Phân công nhân sự, khu vực kiểm

  • Nên chia tối thiểu 3 cặp kiểm 3 khu vực, 3 máy tít, 3 laptop.

  • Tùy theo việc bố trí nhân sự của Doanh nghiệp để phân công, điều động nhân sự cho hợp lý

  • Số đầu tít = Số máy tính.

  • Mỗi nhóm kiểm kho cần có một đầu tít. Dây máy tít đủ dài đề di chuyển xung quanh.

  • Phân chia khu vực để không kiểm trùng nhau.

Lưu ý trong lúc kiểm kho

  • Một nhóm 2 người hỗ trợ nhau: 1 người chuyển tem ra trước - 1 người tít sản phẩm.

  • Không nên tít trực tiếp lên hệ thống mà cần tít vào file excel trước.

    • File excel cần hiển thị số tổng sản phẩm to - rõ.

  • Đếm nhẩm số lượng sản phẩm tít và so sánh với file excel tránh tình trạng tít thừa/ thiếu sản phẩm.

  • Ghi chú từng đoạn vị trí sản phẩm của mỗi kệ khi tít xong để dễ dàng tìm lại các sản phẩm khi có sai sót. Kiểm dứt điểm từng khu vực, mỗi khu vực tương ứng với 1 phiếu kiểm hoặc 1 file excel.

  • Tổng hợp những sản phẩm không có tem mác, máy tít không nhận mã vào một chỗ để xử lý sau.

    • Cách xử lý sản phẩm bị mất tem, không tít được mã:

      • Nhân viên kho cần nhớ và ghi lại mã sản phẩm để kiểm tra.

      • Gõ lại mã sản phẩm trực tiếp lên hệ thống. Làm riêng 1 file/phiếu kiểm cho những sp bị lỗi tem mác.

      • Có thể lựa chọn in lại mã vạch cho những sản phẩm bị lỗi tem mác hoặc không, tùy theo đánh giá mức độ cần thiết của doanh nghiệp.

Tiến hành kiểm kho

  • Màn hình tạo phiếu kiểm kho hiện ra như sau:

Bước 1: Ghi chú khu vực kiểm

  • Bạn chọn kho hàng cần kiểm và loại kiểm kho phù hợp. Tại ô Ghi chú, bạn điền tên hoặc mô tả khu vực (vị trí) đang tiến hành kiểm kho.

Bước 2: Thêm sản phẩm vào phiếu kiểm

Có 2 cách thêm sản phẩm vào phiếu là kiểm trực tiếp trên phầm mềm và kiểm kho bằng file excel.

  • Dù bạn kiểm kho theo sản phẩm hay danh mục hay kiểm toàn bộ cửa hàng và kiểm trực tiếp trên phần mềm hay kiểm bằng excel, luôn nhớ mỗi khu vực kiểm cần tách riêng thành 1 file/phiếu kiểm.

  • Phải kiểm cả hàng lỗi khi kiểm theo danh mục hoặc kiểm toàn bộ vì hàng lỗi vẫn tính tồn trong kho.

Cách 1: Kiểm trực tiếp trên phần mềm

Chế độ nhập bằng máy tít

  • Nhập sản phẩm vào phiếu kiểm bằng cách quét mã vạch sản phẩm.

  • Nếu doanh nghiệp dùng quét bằng mã vạch sản phẩm: Mỗi sản phẩm được tít qua, số lượng tồn kho thực tế sẽ được cập nhật luôn tại cột Thực tế.

  • Đối với loại kiểm kho theo danh mục, khi bạn nhập một sản phẩm không nằm trong danh mục đã chọn thì hệ thống sẽ báo Sản phẩm không thuộc danh mục đang kiểm kho để bạn chọn sản phẩm khác.

  • Bạn bấm vào Tìm sản phẩm để chọn cách thức tìm kiếm sản phẩm thêm vào phiếu kiểm kho

Đối với sản phẩm IMEI, bắt buộc chọn tìm kiếm sản phẩm theo IMEI để kiểm kho chính xác theo IMEI. Mỗi IMEI cho vào phiếu kiểm tương ứng với số lượng là 1.

Chế độ nhập tay

  • Bạn đếm số lượng của mã sản phẩm đang kiểm tại khu vực, điền số lượng vào ô SL sau đó quét mã vạch hoặc nhập tên/mã sản phẩm. Hệ thống sẽ tự động lấy số kiểm kho thực tế = số bạn điền ở ô SL.

Trong quá trình nhập liệu sản phẩm kiểm kê, để tránh rủi ro cho doanh nghiệp, hệ thống luôn tự động lưu lại phiếu kiểm kho sau mỗi một thao tác thêm sản phẩm vào phiếu của bạn.

Cách 2: Kiểm kho bằng file excel

  • Sau khi tải về file mẫu, bạn thực hiện cập nhật các thông tin: Tên kho, Số lượng, Vị trí sản phẩm trong kho và Sản phẩm / Serial/IMEI (nếu có) sau đó lưu file. Tên file = Tên khu vực kiểm để tiện kiểm tra.

  • Kích Chọn file dữ liệu và chọn đến file vừa lưu để cập nhật lên hệ thống.

Bước 3: Gộp các phiếu kiểm kho

Sau khi đã kiểm hết tất cả các khu vực và kiểm tra lại các sản phẩm bị sai/thiếu/lỗi mã vạch, bạn tiến hành gộp tất cả các phiếu kiểm kho để nhóm các sản phẩm trùng nhau trong các phiếu lại, giúp cho việc tổng hợp được dễ hơn.

Điều kiện để gộp các phiếu kiểm kho:

  • Các phiếu phải cùng 1 cửa hàng, cùng 1 danh mục kiểm kho.

  • Các phiếu phải cùng 1 loại kiểm kho (sản phẩm / danh mục / toàn bộ).

  • Các phiếu chưa được làm phiếu bù trừ kiểm kho.

Trước khi gộp các phiếu kiểm kho cần kiểm tra thật kỹ tránh 1 khu vực phát sinh 2 phiếu kiểm vì phiếu sau khi gộp sẽ không thể hoàn tác về các phiếu đơn lẻ.

  • Để thực hiện gộp các phiếu kiểm kho ở trong danh sách phiếu kiểm, tại trang danh sách phiếu kiểm, bạn tích chọn các phiếu kiểm kho cần gộp - bấm Thao tác - chọn Gộp các phiếu đã chọn.

  • Phiếu sau khi gộp sẽ lấy thông tin ở phiếu tạo sau.

Bước 4: Tìm sản phẩm thiếu

  • Sản phẩm thiếu được hiểu là sản phẩm CÒN TỒN trên hệ thống nhưng chưa được kiểm.

  • Bước này áp dụng khi bạn kiểm kho loại theo Danh mục hoặc Toàn bộ.

  • Việc tìm ra các sản phẩm thiếu giúp bạn đưa tồn kho về đúng thực tế, truy xuất được những mã sản phẩm còn tồn nhưng chưa được kiểm đến và đánh giá nguyên nhân vì sao lại thiếu sản phẩm đó (hết hàng thật, hàng cất trong kho chưa đem ra...).

***Có 2 cách để tìm sản phẩm thiếu:

Cách 1: Tìm sản phẩm thiếu ngay tại danh sách phiếu kiểm

  • Hệ thống sẽ mở ra 1 popup tìm sản phẩm thiếu, bạn bấm Tìm và Xem kết quả, những sản phẩm thiếu sẽ được ghi chú Tìm sản phẩm thiếu ngày ... và có số lượng tồn thực tế bằng 0.

Cách 2: Tìm sản phẩm thiếu trong chi tiết phiếu kiểm kho

  • Tại trang chi tiết phiếu kiểm, bạn bấm Tìm sản phẩm thiếu và chờ hệ thống load dữ liệu.

  • Những sản phẩm thiếu sẽ được ghi chú Tìm sản phẩm thiếu ngày ... và có số lượng tồn thực tế bằng 0.

Tìm sản phẩm thiếu đối với từng trạng thái sản phẩm

Loại kiểm kho

SẢN PHẨM NGỪNG BÁN Thêm được trực tiếp sản phẩm ngừng bán vào phiếu kiểm kho

SẢN PHẨM HẾT HÀNG Không thêm được trực tiếp sản phẩm hết hàng vào phiếu kiểm kho

Theo sản phẩm

Kiểm kho theo sản phẩm không hỗ trợ tìm sản phẩm thiếu

Kiểm kho theo sản phẩm không hỗ trợ tìm sản phẩm thiếu

Toàn bộ

Với trạng thái sản phẩm Ngừng bán, khi bấm Tìm sản phẩm thiếu sẽ không hiện ra

Với trạng thái sản phẩm Hết hàng, khi kiểm kho bấm Tìm sản phẩm thiếu vẫn sẽ hiện ra bình thường nếu tồn sản phẩm khác 0

Theo danh mục

Với trạng thái sản phẩm Ngừng bán, khi bấm Tìm sản phẩm thiếu sẽ không hiện ra

Với trạng thái sản phẩm Hết hàng, khi kiểm kho bấm Tìm sản phẩm thiếu vẫn sẽ hiện ra bình thường nếu tồn sản phẩm khác 0

Hướng xử lý sản phẩm thiếu

  • Bạn vào tab Sản phẩm kiểm kho.

  • Lọc các sản phẩm thiếu còn tồn chưa kiểm bằng bộ lọc, sử dụng trường lọc thông tin theo ghi chú Tìm sản phẩm thiếu ngày ... kèm ID phiếu kiểm kho hoặc các thông tin khác.

  • Xuất file excel các sản phẩm thiếu và xắp xếp theo thứ tự từ thiếu nhiều nhất đến ít nhất.

  • Cho nhân viên đi tìm hàng luôn ngay khi giám sát vẫn còn ở cửa hàng.

  • Nhập các sản phẩm đã tìm thấy, giải trình.

Bước 5: Bù trừ kiểm kho

  • Bù trừ kiểm kho là bước cân bằng lại số tồn trên hệ thống sao cho giống với số tồn thực thế (bằng cách tạo các phiếu XNK bù trừ kiểm kho).

  • Sau khi đã kiểm tra và xác nhận số lượng kiểm kho, bạn cần tiến hành bù trừ ngay để update tồn chuẩn.

***Có 2 cách để bù trừ kiểm kho:

Cách 1: Bù trừ nhanh tại trang danh sách phiếu kiểm kho

  • Lúc này, hệ thống sẽ tự động tạo 2 phiếu (Xuất kho và Nhập kho) để cân bằng lại số tồn.

  • Sau khi hoàn thành, bạn bấm vào Chi tiết để xem chi tiết các phiếu xuất nhập bù trừ kiểm kho.

Cách 2: Bù trừ tại chi tiết phiếu kiểm

  • Tại trang chi tiết phiếu kiểm, bạn bấm Thao tác - chọn Bù trừ kiểm kho.

  • Sau khi hoàn thành, bạn bấm vào Chi tiết để xem chi tiết các phiếu xuất nhập bù trừ kiểm kho.

Báo cáo kiểm kho

  • Bù trừ kiểm kho xong bạn có thể xem báo cáo kiểm kho để biết được tổng giá trị của sản phẩm để biết được đang bị thất thoát bao nhiêu tiền theo Giá nhập, Giá bán, Giá vốn

  • Cách tính sẽ cộng trừ theo hàng ngang, không phải theo cột dọc

  • Ngoài ra bạn có thể xuất Excel hoặc xem danh sách Phiếu XNK để kiểm tra lại hàng hóa sau khi kiểm

Một số tips kiểm kho và quản lý tồn

Đối với sản phẩm lỗi

  • Khi kiểm kho bắt buộc phải kiểm cả hàng lỗi (vì hàng lỗi vẫn tính tồn trong kho).

  • Đối với các sản phẩm ngừng bán sau khi chốt số lượng (tính cả hàng lỗi) có thể cất đi không cần kiểm hàng tháng nữa.

  • Đối với sản phẩm đang bán phải luôn nhớ kiểm cả hàng lỗi.

  • Nếu ghi nhận sản phẩm bị lỗi mới => Làm phiếu nhập hàng lỗi.

  • Nếu đem hàng lỗi đi sửa hoặc trả NCC => Làm phiếu xuất (NCC hoặc khác) hoặc làm phiếu yêu cầu xuất để bộ phận quản lý duyệt.

  • Khi nhập lại hàng lỗi sau khi đã được sửa chữa (lúc này là hàng có thể bán bình thường) => nhập kho (NCC hoặc khác) hoặc làm phiếu yêu cầu nhập để bộ phận quản lý duyệt.

Đối với sản phẩm ngừng bán

Ví dụ vào mùa hè, bạn tạm ngừng bán các sản phẩm mùa đông. Những sản phẩm của vụ đông sẽ cất vào kho để tới mùa đông đem ra bán tiếp.

  • Cuối mùa, kiểm toàn bộ hàng trong đó có cả hàng đông ngừng bán (phải kiểm cả hàng lỗi). Sau khi chốt số lượng, khóa kho cất sản phẩm không động đến nữa, sản phẩm đông chuyển sang trạng thái ngừng bán để không bị phát sinh giao dịch nhầm trên hệ thống.

  • Khi vào vụ, kiểm lại sản phẩm 1 lần (không nhất thiết phải kiểm toàn bộ, có thể chỉ kiểm hàng đông hoặc kiểm xác suất), sản phẩm đổi lại sang trạng thái mới hoặc đang bán để tiếp tục các giao dịch bán hàng. Thao tác tương tự với các sp khác khi hết vụ.

Câu hỏi thường gặp

1. Kiểm kho xong nhưng quên không ấn bù trừ, sau đó đã bán hàng lên đơn như bình thường. Ngày hôm sau mình mới ấn bù trừ kiểm kho thì có ảnh hưởng gì không?

  • Nếu nhấn bù trừ luôn thì sẽ ảnh hưởng đến tồn kho của sản phẩm trong phiếu nếu sản phẩm đó đã bán hàng và lên đơn.

  • Bạn cần check lại sản phẩm đó có trong phiếu không rồi nhấn Tính lại số tồn của sản phẩm đó, rồi mới nhấn bù trừ kiểm kho.

  • Khi kiểm kho theo sản phẩm bằng file excel xong rồi, nhưng khách nhớ ra còn thiếu 1 sản phẩm chưa kiểm thay vì vào sửa phiếu kiểm kho có nút tắt nào đến phần thêm sản phẩm vào phiếu hay không.

2. Khi bù trừ phiếu XNK có sản phẩm Lô thì sản phẩm Lô đang không gắn được Lô ở trong phiếu XNK (sản phẩm Lô có nhiều lần nhập nên phải gắn lô để phân biệt từng lần nhập) nên nếu sinh ra phiếu XNK thì sẽ bị sai tồn vì không biết xuất kho sản phẩm này ở Lô nào.

  • Ở trong Kiểm kho chỉ đang đếm được số lượng sản phẩm lô là bao nhiêu chứ không bù trừ được.

3. Khi đang kiểm kho mà có khách vào mua hàng thì sẽ xử lý như thế nào?

  • Trường hợp 1: Nếu sản phẩm đó chưa được kiểm >> Thao tác bán hàng và kiểm kho như bình thường

  • Trường hợp 2: Khách mua sản phẩm đã kiểm

    • Cách 1:

B1: Bán hàng xong rồi ghi vào sổ

B2: Thực hiện các bước kiểm kho như bình thường.

B3: Sau khi kiểm đếm xong thực hiện thao tác lập hóa đơn bán lẻ cho sản phẩm đã ghi sổ.

  • Cách 2:

Trừ sản phẩm đã bán trên phần mềm (nếu dùng cách này tại sản phẩm đó cần ấn tính lại tồn sản phẩm nếu đã tạo hóa đơn bán hàng trên phần mềm) hoặc trên file excel đang kiểm

4. Nhanh có thể điều chỉnh ngày kiểm kho không ? Ví dụ khách kiểm kho ngày 4/6 nhưng muốn để số liệu quay lại ngày 2/6

  • KHÔNG, Ngày kiểm kho sẽ mặc định lấy theo ngày tạo phiếu và không thể thay đổi.

5. Hướng dẫn kiểm kho tồn toàn bộ sản phẩm về 0

  • Tại đây bấm nút Thêm mới để tạo phiếu kiểm kho

  • Trong giao diện phiếu kiểm kho, người dùng chọn kho hàng muốn kiểm kho và loại kiểm kho. Nếu người dùng kiểm kho toàn bộ sản phẩm tồn về 0 thì chọn loại kiểm kho Kiểm toàn bộ

  • Sau khi chọn xong, người dùng bấm nút Tìm sản phẩm thiếu --> nhằm để chọn kiểm kho tất cả các sản phẩm có Tồn trong kho hiện tại đang khác 0

  • Sau khi bấm Tìm sản phẩm thiếu, những sản phẩm hiện ra sẽ mặc định để cột Tồn thực tế = 0 nên người dùng chỉ cần bấm nút Trở về để tiếp tục

  • Tại danh sách phiếu kiểm kho, tiếp tục bấm nút hình mũi tên để tiến hành bù trừ kiểm kho

  • Tiếp tục bấm nút Tạo phiếu XNK

  • Khi đó các sản phẩm trong phiếu kiểm kho đã được bù trừ kiểm kho về 0. Hoàn thành kiểm kho toàn bộ sản phẩm về tồn 0

Lưu ý:

  • Khi kiểm kho toàn bộ sản phẩm mà không bấm Tìm sản phẩm thiếu thì khi nhấn bù trừ kiểm kho cũng sẽ load lại và tự thêm sản phẩm còn thiếu vào 1 lần nữa

  • Với trạng thái sản phẩm Ngừng bán, khi bấm Tìm sản phẩm thiếu sẽ không hiện ra. Tuy nhiên thêm trực tiếp thủ công sản phẩm Ngừng bán thì vẫn sẽ được

  • Với trạng thái sản phẩm Hết hàng, khi kiểm kho bấm Tìm sản phẩm thiếu vẫn sẽ hiện ra bình thường

Để quản lý danh sách kiểm kho, bạn truy cập module Kho hàng - chọn Kiểm kho hoặc truy cập

: Tích chọn các phiếu kiểm kho để tiến hành thao tác.

: Ghi chú phiếu kiểm kho.

: Thao tác với phiếu kiểm kho.

Ngoài ra, bạn có thể bấm ứng với mỗi phiếu kiểm kho để tiến hành thao tác với từng phiếu kiểm kho:

: Thao tác xóa sản phẩm kiểm kho.

Bạn có thể bấm vào để hiển thị nhiều thông tin hơn:

Truy cập module Kho hàng - chọn Kiểm kho - bấm Thêm mới hoặc truy cập trực tiếp .

Tại ô tìm kiếm sản phẩm, tìm và nhập sản phẩm theo 1 trong 2 chế độ: Chế độ nhập thường và Chế độ nhập nhanh. Để chuyển chế độ nhập, kích vào biểu tượng

Bạn bấm vào để chuyển sang chế độ nhập tay.

Tại màn hình Kiểm kho, chọn Tải về file mẫu excel hoặc cho bản .

Tại trang danh sách phiếu kiểm kho, tại cột SP thiếu ứng với phiếu kiểm kho đã gộp, bạn bấm vào để tiến hành tìm sản phẩm thiếu.

Tại Danh sách phiếu kiểm kho, tại cột Bù trừ kiểm kho ứng với phiếu kiểm kho đã chốt, bạn bấm vào để tiến hành bù trừ.

Hệ thống sẽ chuyển sang trang thêm phiếu xuất nhập kho bù trừ thừa thiếu theo phiếu kiểm kho, bạn bấm và chờ load hết dữ liệu.

Hệ thống sẽ chuyển sang trang thêm phiếu xuất nhập kho bù trừ thừa thiếu theo phiếu kiểm kho, bạn bấm và chờ load hết dữ liệu. Lúc này, hệ thống sẽ tự động tạo 2 phiếu (Xuất kho và Nhập kho) để cân bằng lại số tồn.

Người dùng thao tác vào mục Kho hàng > Kiểm kho, hoặc truy cập

Tài liệu tổng quy trình quản lý kho
Quy trình kiểm kho chuyên nghiệp
Link sheet tổng hợp
tại đây
tại đây
Excel file 2003.
Excel cao cấp hơn
tại đây