Kiểm kho
Kiểm kho hàng hóa giúp bạn kiểm kê lại số lượng hàng hóa tồn kho thực tế so với số lượng tồn kho trên phần mềm, và cập nhật số lượng thực thế lên phần mềm (bù trừ kiểm kho). Thông thường, việc kiểm kho được thực hiện theo tuần, tháng, quý hay năm tùy theo quy mô và số lượng hàng của cửa hàng đó.
Ý nghĩa của việc kiểm kho:
Kiểm tra
Kiểm kho chỉ có tác dụng so sánh tồn trên phần mềm và số kiểm kho
Nếu bạn kiểm SAI thì kết quả vô nghĩa
Nếu số tồn trên phần mềm SAI thì kết quả cũng vô nghĩa
Số tồn muốn ĐÚNG thì cả 1 quá trình quản lý kho phải đúng
Tài liệu khóa quản lý kho chuyên nghiệp bao gồm:
Các loại kiểm kho trên Nhanh.vn
Phần mềm hỗ trợ bạn 3 loại kiểm kho để xử lý các mục đích kiểm kho cụ thể.
Kiểm kho theo sản phẩm: Áp dụng khi cần kiểm đếm một (một số) mặt hàng nhất định, đã lên danh sách từ trước khi kiểm.
Kiểm kho theo danh mục: Áp dụng khi cần kiểm đếm một hoặc một số mặt hàng trong cùng một danh mục sản phẩm.
Khi bạn chọn loại kiểm kho này, hệ thống sẽ chỉ ghi nhận những sản phẩm trong danh mục đã chọn (nếu gõ tên sản phẩm hoặc dùng đầu đọc mã vạch sản phẩm ngoài danh mục thì hệ thống sẽ không ghi nhận).
Kiểm kho toàn bộ: Áp dụng khi doanh nghiệp cần kiểm toàn bộ kho hàng/ cửa hàng.
Trường hợp này, các sản phẩm không nằm trong danh sách kiểm sẽ được mặc định là không tồn (không còn) trong kho, số lượng kiểm kho bằng 0.
Các loại sản phẩm kiểm kho được trên Nhanh.vn
Với các loại sản phẩm trên Nhanh thì thêm vào phiếu kiểm kho, chỉ có duy nhất loại Sản phẩm Combo là không thêm được vào phiếu kiểm kho
Các loại sản phẩm còn lại đều thêm vào phiếu kiểm kho được
Tuy nhiên, khi làm bù trừ kiểm kho sẽ có lưu ý:
Loại sản phẩm IMEI: Có sinh ra phiếu xuất nhập kho loại kiểm kho, nhưng sẽ làm lệch tồn IMEI (do không có điền IMEI kiểm kho)
Loại sản phẩm theo lô: Không sinh ra phiếu xuất nhập kho loại kiểm kho
Loại sản phẩm dịch vụ: Có sinh ra phiếu xuất nhập kho loại kiểm kho, nhưng logic sản phẩm dịch vụ không có tồn nên ở thông tin sản phẩm vẫn không có tồn
Quản lý danh sách kiểm kho
Để quản lý danh sách kiểm kho, bạn truy cập module Kho hàng - chọn Kiểm kho hoặc truy cập tại đây
Màn hình quản lý kiểm kho chia làm 2 tab:
Tổng quan
Tab này tổng hợp danh sách tất cả các phiếu kiểm kho mà bạn đã thực hiện.
Bộ lọc phiếu kiểm
Doanh nghiệp: Lọc phiếu kiểm kho theo doanh nghiệp trong trường hợp tài khoản của bạn quản lý nhiều doanh nghiệp cùng lúc.
Cửa hàng: Lọc phiếu kiểm kho theo cửa hàng/kho kiểm.
Ngày tạo từ - đến: Lọc phiếu kiểm kho theo ngày kiểm kho (ngày tạo phiếu).
ID: Lọc phiếu kiểm kho theo ID phiếu kiểm.
Loại kiểm kho: Lọc phiếu kiểm kho theo loại kiểm kho.
Phiếu bù trừ: Lọc phiếu kiểm kho đã làm bù trừ hoặc chưa làm bù trừ.
Ghi chú: Lọc phiếu kiểm kho theo ghi chú phiếu.
Ngày bù trừ: Lọc phiếu kiểm kho theo ngày thực hiện bù trừ.
Danh sách phiếu kiểm kho
ID | Ngày: ID phiếu kiểm kho và ngày tạo phiếu kiểm kho.
Loại kiểm kho: Thông tin loại kiểm kho: Sản phẩm/Danh mục/Toàn bộ.
Kho: Kho hàng tiến hành kiểm.
Người tạo: Thông tin người tạo phiếu kiểm kho.
Sp, SL: Số sản phẩm và tổng số lượng thực tế kiểm được.
SP thiếu: Thao tác tìm sản phẩm thiếu, chỉ áp dụng cho phiếu kiểm kho chưa bù trừ, loại kiểm kho theo danh mục hoặc toàn bộ.
Bù trừ kiểm kho: Thao tác bù trừ kiểm kho (đối với phiếu kiểm chưa bù trừ) hoặc thông tin người thực hiện bù trừ và ngày giờ bù trừ kiểm kho (đối với phiếu đã bù trừ).
Thao tác với phiếu kiểm kho
Hệ thống hỗ trợ bạn xuất excel danh sách tất cả các phiếu kiểm kho hoặc bạn tích chọn các phiếu kiểm kho - bấm Thao tác - chọn Gộp các phiếu đã chọn để tiến hành gộp các phiếu kiểm.
Lưu ý: Chỉ gộp được các phiếu kiểu kho có cùng loại kiểm kho. Ví dụ bạn gộp 2 phiếu kiểu kho loại kiểm theo sản phẩm hệ thống sẽ báo thành công. Nếu gộp phiếu kiểm kho toàn bộ với phiếu kiểm theo sản phẩm sẽ báo lỗi Loại kiểm kho không hợp lệ
In phiếu: In thông tin chi tiết của phiếu kiểm kho kèm sản phẩm và số lượng thực tế kiểm được trong phiếu.
Báo cáo: Xem báo cáo kiểm kho.
Sửa: Sửa phiếu kiểm kho, chỉ sửa được phiếu kiểm kho chưa bù trừ.
Xóa: Xóa phiếu kiểm kho, chỉ xóa được phiếu kiểm kho chưa bù trừ. Với phiếu kiểm kho đã bù trừ, bạn cần xóa các phiếu XNK ứng với phiếu kiểm kho trước, sau đó phiếu kiểm kho chuyển về trạng thái chưa bù trừ thì mới xóa được.
Xuất excel sản phẩm: Xuất excel danh sách chi tiết sản phẩm kiểm kho trong phiếu.
Xem phiếu XNK từ phiếu kiểm kho này: Chỉ xem được phiếu XNK từ phiếu kiểm đã bù trừ. Nếu phiếu kiểm không có sản phẩm thừa thiếu (tức là các sản phẩm đều đủ số lượng) thì sau khi bù trừ sẽ không có phiếu XNK tương ứng.
Thêm sản phẩm vào phiếu: Chỉ thao tác được với phiếu kiểm kho chưa bù trừ.
Chi tiết phiếu kiểm kho
Danh sách sản phẩm được đưa vào phiếu kiểm được chia thành các tab: Tất cả, Khớp, Thừa, Thiếu, Chưa kiểm.
Tương ứng như sau:
Tất cả: Bao gồm tất cả danh sách sản phẩm được thêm vào phiếu kiểm kho.
Khớp: Số sản phẩm có Số lượng thực tế bằng tồn kho trên phần mềm.
Lệch: Số sản phẩm có số lượng thực tế khác tồn kho trên phần mềm.
Ngoài việc hiển thị số lượng sản phẩm chênh lệch thì hệ thống hỗ trợ tính tổng giá trị của số lượng sản phẩm bị lệch này, giúp người dùng hình dung được số tiền đang lệch.
Giá trị lệch = Số lượng lệch * Giá vốn tại thời điểm tạo phiếu kiểm kho.
Chưa kiểm Danh sách hàng hóa chưa nhập số lượng thực tế.
Chú ý: Trong chi tiết phiếu kiểm kho, bạn có thể tính lại số tồn của sản phẩm bằng cách bấm vào dấu ba gạch và chọn Tính lại tồn sản phẩm
Sản phẩm kiểm kho
Tab này tổng hợp tất cả sản phẩm đã được kiểm kho theo từng phiếu.
Bộ lọc sản phẩm kiểm kho
Doanh nghiệp: Lọc sản phẩm kiểm kho theo doanh nghiệp trong trường hợp tài khoản của bạn đang quản lý nhiều doanh nghiệp cùng lúc.
Cửa hàng: Lọc sản phẩm kiểm kho theo cửa hàng/kho thực hiện kiểm.
Từ ngày - đến: Lọc sản phẩm kiểm kho theo ngày kiểm.
ID phiếu kiểm kho: Lọc sản phẩm kiểm kho theo ID phiếu kiểm kho tương ứng.
Danh mục: Lọc sản phẩm kiểm kho theo danh mục sản phẩm.
Sản phẩm: Lọc sản phẩm kiểm kho theo tên/mã/mã vạch sản phẩm.
Tình trạng: Lọc sản phẩm kiểm kho theo tình trạng đủ/thừa/thiếu.
Nhà cung cấp, Thương hiệu, Loại sản phẩm: Lọc sản phẩm kiểm kho theo thông tin nhà cung cấp, thương hiệu hoặc loại sản phẩm.
Ghi chú: Lọc sản phẩm kiểm kho theo ghi chú, mô tả sản phẩm trong phiếu kiểm.
Danh sách sản phẩm kiểm kho
Ngày: Ngày tạo phiếu kiểm kho. Khi bấm vào ngày kiểm kho, hệ thống sẽ chuyển sang phiếu kiểm kho tương ứng.
Kho: Kho hàng thực hiện kiểm kho.
Tên sản phẩm: Tên sản phẩm kiểm kho.
Giá vốn, giá bán: Giá vốn và giá bán của sản phẩm.
Tồn: Tồn trong kho của sản phẩm tại kho đang kiểm.
Đang chuyển: Tồn đang chuyển của sản phẩm tại kho đang kiểm.
Tồn thực tế: Số thực tế kiểm kho của sản phẩm.
Chênh lệch: Bằng Tồn thực tế - Tồn.
Mô tả: Ghi chú sản phẩm kiểm kho.
Quy trình chuẩn bị
Chuẩn bị trước khi kiểm kho
1. Ngừng mọi hoạt động bán hàng, xuất nhập kho.
Thông báo với khách hàng (mỗi lần kiểm kho cửa hàng thường sẽ phải đóng cửa, nên thông báo để khách lựa chọn mua hàng vào ngày khác thích hợp hơn).
Nếu có bán hàng trong lúc kiểm thì phải tìm sản phẩm bán đó trong phiếu kiểm nhấn Tính lại số tồn.
Nguyên tắc vừa bán vừa kiểm:
Hàng đang chuyển - Nếu thành công trong quá trình kiểm không hề bị ảnh hưởng.
Hàng chuẩn bị nhập vào thì dừng không nhập, kiểm xong mới nhập.
Số tồn, tồn tại kho trên phiếu kiểm được ghi nhận theo số tồn ở danh sách sản phẩm tại thời điểm đầu tiên mà sản phẩm được cho vào phiếu kiểm kho, sau đó sẽ KHÔNG THAY ĐỔI trừ khi load lại tồn.
Nếu kiểm kho bằng file excel: Import phiếu kiểm sau khi đã kiểm xong toàn bộ và đảm bảo rằng các sản phẩm bán ra không được đếm trong file kiểm kho.
2. Xác nhận lại các Phiếu chuyển kho và Phiếu nháp
Check xem hàng đã đi ra khỏi kho hoặc nhận về kho hay chưa, nếu đã xuất khỏi kho hoặc nhận hàng về kho rồi thì duyệt (với phiếu chuyển đi) hoặc xác nhận (với phiếu nhận về)
3. Cập nhật đúng trạng thái đơn hàng
Đơn hàng ở trạng thái Chờ thu gom, Đang chuyển, Thất Bại, Đang chuyển hoàn, Xác nhận hoàn: Không ảnh hưởng tới số kiểm kho (trạng thái tồn sản phẩm: Đang chuyển).
Nếu đơn bị sai trạng thái thì báo với Nhanh hoặc HVC để cập nhật đúng trạng thái đơn hàng.
Đơn hàng sàn thì cần tải đơn hàng để đảm bảo tải đủ thông tin đơn hàng và cập nhật đúng trạng thái của đơn. Nên check đơn sàn hằng ngày để đảm bảo không sót đơn dẫn đến sai tồn
4. Xác nhận đơn hàng hoàn
Check cả đơn hàng thường và đơn sàn.
Nếu đã nhận hàng hoàn thì cần đổi trạng thái đơn từ Đang hoàn/Xác nhận hoàn thành Đã hoàn để cập nhật tồn vào kho.
5. Chạy lại tồn kho
Tính lại số tạm giữ, đang chuyển và tính lại số chuyển kho.
Bạn vào chi tiết sản phẩm bất kỳ - chọn Thao tác - chọn Tính lại tạm giữ, đang chuyển hoặc Tính lại số chuyển kho. Xóa đoạn text "ids=[ID sản phẩm]&" tại link nếu chạy lại cho toàn bộ cửa hàng.
6. Phân công nhân sự, khu vực kiểm
Nên chia tối thiểu 3 cặp kiểm 3 khu vực, 3 máy tít, 3 laptop.
Tùy theo việc bố trí nhân sự của Doanh nghiệp để phân công, điều động nhân sự cho hợp lý
Số đầu tít = Số máy tính.
Mỗi nhóm kiểm kho cần có một đầu tít. Dây máy tít đủ dài đề di chuyển xung quanh.
Phân chia khu vực để không kiểm trùng nhau.
Lưu ý trong lúc kiểm kho
Một nhóm 2 người hỗ trợ nhau: 1 người chuyển tem ra trước - 1 người tít sản phẩm.
Không nên tít trực tiếp lên hệ thống mà cần tít vào file excel trước.
File excel cần hiển thị số tổng sản phẩm to - rõ.
Đếm nhẩm số lượng sản phẩm tít và so sánh với file excel tránh tình trạng tít thừa/ thiếu sản phẩm.
Ghi chú từng đoạn vị trí sản phẩm của mỗi kệ khi tít xong để dễ dàng tìm lại các sản phẩm khi có sai sót. Kiểm dứt điểm từng khu vực, mỗi khu vực tương ứng với 1 phiếu kiểm hoặc 1 file excel.
Tổng hợp những sản phẩm không có tem mác, máy tít không nhận mã vào một chỗ để xử lý sau.
Cách xử lý sản phẩm bị mất tem, không tít được mã:
Nhân viên kho cần nhớ và ghi lại mã sản phẩm để kiểm tra.
Gõ lại mã sản phẩm trực tiếp lên hệ thống. Làm riêng 1 file/phiếu kiểm cho những sp bị lỗi tem mác.
Có thể lựa chọn in lại mã vạch cho những sản phẩm bị lỗi tem mác hoặc không, tùy theo đánh giá mức độ cần thiết của doanh nghiệp.
Tiến hành kiểm kho
Truy cập module Kho hàng - chọn Kiểm kho - bấm Thêm mới hoặc truy cập trực tiếp tại đây.
Màn hình tạo phiếu kiểm kho hiện ra như sau:
Bước 1: Ghi chú khu vực kiểm
Bạn chọn kho hàng cần kiểm và loại kiểm kho phù hợp. Tại ô Ghi chú, bạn điền tên hoặc mô tả khu vực (vị trí) đang tiến hành kiểm kho.
Bước 2: Thêm sản phẩm vào phiếu kiểm
Có 2 cách thêm sản phẩm vào phiếu là kiểm trực tiếp trên phầm mềm và kiểm kho bằng file excel.
Dù bạn kiểm kho theo sản phẩm hay danh mục hay kiểm toàn bộ cửa hàng và kiểm trực tiếp trên phần mềm hay kiểm bằng excel, luôn nhớ mỗi khu vực kiểm cần tách riêng thành 1 file/phiếu kiểm.
Phải kiểm cả hàng lỗi khi kiểm theo danh mục hoặc kiểm toàn bộ vì hàng lỗi vẫn tính tồn trong kho.
Cách 1: Kiểm trực tiếp trên phần mềm
Chế độ nhập bằng máy tít
Nhập sản phẩm vào phiếu kiểm bằng cách quét mã vạch sản phẩm.
Nếu doanh nghiệp dùng quét bằng mã vạch sản phẩm: Mỗi sản phẩm được tít qua, số lượng tồn kho thực tế sẽ được cập nhật luôn tại cột Thực tế.
Đối với loại kiểm kho theo danh mục, khi bạn nhập một sản phẩm không nằm trong danh mục đã chọn thì hệ thống sẽ báo Sản phẩm không thuộc danh mục đang kiểm kho để bạn chọn sản phẩm khác.
Bạn bấm vào Tìm sản phẩm để chọn cách thức tìm kiếm sản phẩm thêm vào phiếu kiểm kho
Đối với sản phẩm IMEI, bắt buộc chọn tìm kiếm sản phẩm theo IMEI để kiểm kho chính xác theo IMEI. Mỗi IMEI cho vào phiếu kiểm tương ứng với số lượng là 1.
Chế độ nhập tay
Bạn đếm số lượng của mã sản phẩm đang kiểm tại khu vực, điền số lượng vào ô SL sau đó quét mã vạch hoặc nhập tên/mã sản phẩm. Hệ thống sẽ tự động lấy số kiểm kho thực tế = số bạn điền ở ô SL.
Trong quá trình nhập liệu sản phẩm kiểm kê, để tránh rủi ro cho doanh nghiệp, hệ thống luôn tự động lưu lại phiếu kiểm kho sau mỗi một thao tác thêm sản phẩm vào phiếu của bạn.
Cách 2: Kiểm kho bằng file excel
Tại màn hình Kiểm kho, chọn Tải về file mẫu excel Excel file 2003. hoặc cho bản Excel cao cấp hơn.
Sau khi tải về file mẫu, bạn thực hiện cập nhật các thông tin: Tên kho, Số lượng, Vị trí sản phẩm trong kho và Sản phẩm / Serial/IMEI (nếu có) sau đó lưu file. Tên file = Tên khu vực kiểm để tiện kiểm tra.
Kích Chọn file dữ liệu và chọn đến file vừa lưu để cập nhật lên hệ thống.
Bước 3: Gộp các phiếu kiểm kho
Sau khi đã kiểm hết tất cả các khu vực và kiểm tra lại các sản phẩm bị sai/thiếu/lỗi mã vạch, bạn tiến hành gộp tất cả các phiếu kiểm kho để nhóm các sản phẩm trùng nhau trong các phiếu lại, giúp cho việc tổng hợp được dễ hơn.
Điều kiện để gộp các phiếu kiểm kho:
Các phiếu phải cùng 1 cửa hàng, cùng 1 danh mục kiểm kho.
Các phiếu phải cùng 1 loại kiểm kho (sản phẩm / danh mục / toàn bộ).
Các phiếu chưa được làm phiếu bù trừ kiểm kho.
Trước khi gộp các phiếu kiểm kho cần kiểm tra thật kỹ tránh 1 khu vực phát sinh 2 phiếu kiểm vì phiếu sau khi gộp sẽ không thể hoàn tác về các phiếu đơn lẻ.
Để thực hiện gộp các phiếu kiểm kho ở trong danh sách phiếu kiểm, tại trang danh sách phiếu kiểm, bạn tích chọn các phiếu kiểm kho cần gộp - bấm Thao tác - chọn Gộp các phiếu đã chọn.
Phiếu sau khi gộp sẽ lấy thông tin ở phiếu tạo sau.
Bước 4: Tìm sản phẩm thiếu
Sản phẩm thiếu được hiểu là sản phẩm CÒN TỒN trên hệ thống nhưng chưa được kiểm.
Bước này áp dụng khi bạn kiểm kho loại theo Danh mục hoặc Toàn bộ.
Việc tìm ra các sản phẩm thiếu giúp bạn đưa tồn kho về đúng thực tế, truy xuất được những mã sản phẩm còn tồn nhưng chưa được kiểm đến và đánh giá nguyên nhân vì sao lại thiếu sản phẩm đó (hết hàng thật, hàng cất trong kho chưa đem ra...).
***Có 2 cách để tìm sản phẩm thiếu:
Cách 1: Tìm sản phẩm thiếu ngay tại danh sách phiếu kiểm
Hệ thống sẽ mở ra 1 popup tìm sản phẩm thiếu, bạn bấm Tìm và Xem kết quả, những sản phẩm thiếu sẽ được ghi chú Tìm sản phẩm thiếu ngày ... và có số lượng tồn thực tế bằng 0.
Cách 2: Tìm sản phẩm thiếu trong chi tiết phiếu kiểm kho
Tại trang chi tiết phiếu kiểm, bạn bấm Tìm sản phẩm thiếu và chờ hệ thống load dữ liệu.
Những sản phẩm thiếu sẽ được ghi chú Tìm sản phẩm thiếu ngày ... và có số lượng tồn thực tế bằng 0.
Tìm sản phẩm thiếu đối với từng trạng thái sản phẩm
Loại kiểm kho | SẢN PHẨM NGỪNG BÁN Thêm được trực tiếp sản phẩm ngừng bán vào phiếu kiểm kho | SẢN PHẨM HẾT HÀNG Không thêm được trực tiếp sản phẩm hết hàng vào phiếu kiểm kho |
Theo sản phẩm | Kiểm kho theo sản phẩm không hỗ trợ tìm sản phẩm thiếu | Kiểm kho theo sản phẩm không hỗ trợ tìm sản phẩm thiếu |
Toàn bộ | Với trạng thái sản phẩm Ngừng bán, khi bấm Tìm sản phẩm thiếu sẽ không hiện ra | Với trạng thái sản phẩm Hết hàng, khi kiểm kho bấm Tìm sản phẩm thiếu vẫn sẽ hiện ra bình thường nếu tồn sản phẩm khác 0 |
Theo danh mục | Với trạng thái sản phẩm Ngừng bán, khi bấm Tìm sản phẩm thiếu sẽ không hiện ra | Với trạng thái sản phẩm Hết hàng, khi kiểm kho bấm Tìm sản phẩm thiếu vẫn sẽ hiện ra bình thường nếu tồn sản phẩm khác 0 |
Hướng xử lý sản phẩm thiếu
Bạn vào tab Sản phẩm kiểm kho.
Lọc các sản phẩm thiếu còn tồn chưa kiểm bằng bộ lọc, sử dụng trường lọc thông tin theo ghi chú Tìm sản phẩm thiếu ngày ... kèm ID phiếu kiểm kho hoặc các thông tin khác.
Xuất file excel các sản phẩm thiếu và xắp xếp theo thứ tự từ thiếu nhiều nhất đến ít nhất.
Cho nhân viên đi tìm hàng luôn ngay khi giám sát vẫn còn ở cửa hàng.
Nhập các sản phẩm đã tìm thấy, giải trình.
Bước 5: Bù trừ kiểm kho
Bù trừ kiểm kho là bước cân bằng lại số tồn trên hệ thống sao cho giống với số tồn thực thế (bằng cách tạo các phiếu XNK bù trừ kiểm kho).
Sau khi đã kiểm tra và xác nhận số lượng kiểm kho, bạn cần tiến hành bù trừ ngay để update tồn chuẩn.
***Có 2 cách để bù trừ kiểm kho:
Cách 1: Bù trừ nhanh tại trang danh sách phiếu kiểm kho
Lúc này, hệ thống sẽ tự động tạo 2 phiếu (Xuất kho và Nhập kho) để cân bằng lại số tồn.
Sau khi hoàn thành, bạn bấm vào Chi tiết để xem chi tiết các phiếu xuất nhập bù trừ kiểm kho.
Cách 2: Bù trừ tại chi tiết phiếu kiểm
Tại trang chi tiết phiếu kiểm, bạn bấm Thao tác - chọn Bù trừ kiểm kho.
Sau khi hoàn thành, bạn bấm vào Chi tiết để xem chi tiết các phiếu xuất nhập bù trừ kiểm kho.
Báo cáo kiểm kho
Bù trừ kiểm kho xong bạn có thể xem báo cáo kiểm kho để biết được tổng giá trị của sản phẩm để biết được đang bị thất thoát bao nhiêu tiền theo Giá nhập, Giá bán, Giá vốn
Cách tính sẽ cộng trừ theo hàng ngang, không phải theo cột dọc
Ngoài ra bạn có thể xuất Excel hoặc xem danh sách Phiếu XNK để kiểm tra lại hàng hóa sau khi kiểm
Một số tips kiểm kho và quản lý tồn
Đối với sản phẩm lỗi
Khi kiểm kho bắt buộc phải kiểm cả hàng lỗi (vì hàng lỗi vẫn tính tồn trong kho).
Đối với các sản phẩm ngừng bán sau khi chốt số lượng (tính cả hàng lỗi) có thể cất đi không cần kiểm hàng tháng nữa.
Đối với sản phẩm đang bán phải luôn nhớ kiểm cả hàng lỗi.
Nếu ghi nhận sản phẩm bị lỗi mới => Làm phiếu nhập hàng lỗi.
Nếu đem hàng lỗi đi sửa hoặc trả NCC => Làm phiếu xuất (NCC hoặc khác) hoặc làm phiếu yêu cầu xuất để bộ phận quản lý duyệt.
Khi nhập lại hàng lỗi sau khi đã được sửa chữa (lúc này là hàng có thể bán bình thường) => nhập kho (NCC hoặc khác) hoặc làm phiếu yêu cầu nhập để bộ phận quản lý duyệt.
Đối với sản phẩm ngừng bán
Ví dụ vào mùa hè, bạn tạm ngừng bán các sản phẩm mùa đông. Những sản phẩm của vụ đông sẽ cất vào kho để tới mùa đông đem ra bán tiếp.
Cuối mùa, kiểm toàn bộ hàng trong đó có cả hàng đông ngừng bán (phải kiểm cả hàng lỗi). Sau khi chốt số lượng, khóa kho cất sản phẩm không động đến nữa, sản phẩm đông chuyển sang trạng thái ngừng bán để không bị phát sinh giao dịch nhầm trên hệ thống.
Khi vào vụ, kiểm lại sản phẩm 1 lần (không nhất thiết phải kiểm toàn bộ, có thể chỉ kiểm hàng đông hoặc kiểm xác suất), sản phẩm đổi lại sang trạng thái mới hoặc đang bán để tiếp tục các giao dịch bán hàng. Thao tác tương tự với các sp khác khi hết vụ.
Câu hỏi thường gặp
1. Kiểm kho xong nhưng quên không ấn bù trừ, sau đó đã bán hàng lên đơn như bình thường. Ngày hôm sau mình mới ấn bù trừ kiểm kho thì có ảnh hưởng gì không?
Nếu nhấn bù trừ luôn thì sẽ ảnh hưởng đến tồn kho của sản phẩm trong phiếu nếu sản phẩm đó đã bán hàng và lên đơn.
Bạn cần check lại sản phẩm đó có trong phiếu không rồi nhấn Tính lại số tồn của sản phẩm đó, rồi mới nhấn bù trừ kiểm kho.
Khi kiểm kho theo sản phẩm bằng file excel xong rồi, nhưng khách nhớ ra còn thiếu 1 sản phẩm chưa kiểm thay vì vào sửa phiếu kiểm kho có nút tắt nào đến phần thêm sản phẩm vào phiếu hay không.
2. Khi bù trừ phiếu XNK có sản phẩm Lô thì sản phẩm Lô đang không gắn được Lô ở trong phiếu XNK (sản phẩm Lô có nhiều lần nhập nên phải gắn lô để phân biệt từng lần nhập) nên nếu sinh ra phiếu XNK thì sẽ bị sai tồn vì không biết xuất kho sản phẩm này ở Lô nào.
Ở trong Kiểm kho chỉ đang đếm được số lượng sản phẩm lô là bao nhiêu chứ không bù trừ được.
3. Khi đang kiểm kho mà có khách vào mua hàng thì sẽ xử lý như thế nào?
Trường hợp 1: Nếu sản phẩm đó chưa được kiểm >> Thao tác bán hàng và kiểm kho như bình thường
Trường hợp 2: Khách mua sản phẩm đã kiểm
Cách 1:
B1: Bán hàng xong rồi ghi vào sổ
B2: Thực hiện các bước kiểm kho như bình thường.
B3: Sau khi kiểm đếm xong thực hiện thao tác lập hóa đơn bán lẻ cho sản phẩm đã ghi sổ.
Cách 2:
Trừ sản phẩm đã bán trên phần mềm (nếu dùng cách này tại sản phẩm đó cần ấn tính lại tồn sản phẩm nếu đã tạo hóa đơn bán hàng trên phần mềm) hoặc trên file excel đang kiểm
4. Nhanh có thể điều chỉnh ngày kiểm kho không ? Ví dụ khách kiểm kho ngày 4/6 nhưng muốn để số liệu quay lại ngày 2/6
KHÔNG, Ngày kiểm kho sẽ mặc định lấy theo ngày tạo phiếu và không thể thay đổi.
5. Hướng dẫn kiểm kho tồn toàn bộ sản phẩm về 0
Người dùng thao tác vào mục Kho hàng > Kiểm kho, hoặc truy cập tại đây
Tại đây bấm nút Thêm mới để tạo phiếu kiểm kho
Trong giao diện phiếu kiểm kho, người dùng chọn kho hàng muốn kiểm kho và loại kiểm kho. Nếu người dùng kiểm kho toàn bộ sản phẩm tồn về 0 thì chọn loại kiểm kho Kiểm toàn bộ
Sau khi chọn xong, người dùng bấm nút Tìm sản phẩm thiếu --> nhằm để chọn kiểm kho tất cả các sản phẩm có Tồn trong kho hiện tại đang khác 0
Sau khi bấm Tìm sản phẩm thiếu, những sản phẩm hiện ra sẽ mặc định để cột Tồn thực tế = 0 nên người dùng chỉ cần bấm nút Trở về để tiếp tục
Tại danh sách phiếu kiểm kho, tiếp tục bấm nút hình mũi tên để tiến hành bù trừ kiểm kho
Tiếp tục bấm nút Tạo phiếu XNK
Khi đó các sản phẩm trong phiếu kiểm kho đã được bù trừ kiểm kho về 0. Hoàn thành kiểm kho toàn bộ sản phẩm về tồn 0
Lưu ý:
Khi kiểm kho toàn bộ sản phẩm mà không bấm Tìm sản phẩm thiếu thì khi nhấn bù trừ kiểm kho cũng sẽ load lại và tự thêm sản phẩm còn thiếu vào 1 lần nữa
Với trạng thái sản phẩm Ngừng bán, khi bấm Tìm sản phẩm thiếu sẽ không hiện ra. Tuy nhiên thêm trực tiếp thủ công sản phẩm Ngừng bán thì vẫn sẽ được
Với trạng thái sản phẩm Hết hàng, khi kiểm kho bấm Tìm sản phẩm thiếu vẫn sẽ hiện ra bình thường
Last updated
