Công nợ

Công nợ là gì?

Công nợ doanh nghiệp là số tiền còn nợ lại sang kỳ sau của doanh nghiệp khi phát sinh thanh toán với một cá nhân hoặc tổ chức đối tác khác trong quá trình mua bán sản phẩm hàng hóa, dịch vụ…

Hiện nay có hai loại công nợ chính đó là công nợ phải thu và công nợ phải trả, trên Nhanh.vn quản lý theo các loại công nợ sau:

• Công nợ khách hàng

• Công nợ nhà cung cấp

• Công nợ nhân viên bán hàng

• Công nợ sàn TMĐT

• Dịch vụ trả góp / trả góp theo ngày

Nhập công nợ đầu kỳ

Công nợ đầu kỳ là số dư của các tài khoản của các kỳ trước chuyển qua kỳ sau, để thêm công nợ đầu kỳ doanh nghiệp vào Kế toán >> Công nợ >> Nhập công nợ đầu kỳ hoặc truy cập tại đây.

Cách 1: Nhập công nợ trực tiếp

• Bước 1: Tại Thêm mới DN điền đầy đủ các trường thông tin trên

  • Ngày nhập công nợ

  • Loại công nợ

    • Phải thu: Trường hợp khách hàng còn nợ tiền, DN nợ tiền nhà cung cấp, nhân viên nợ tiền DN,....

    • Phải trả: Trường hợp DN nợ tiền khách hàng, nhà cung cấp nợ tiền DN, DN nợ tiền nhân viên

  • Đối tượng: Các loại đối tượng công nợ trên Nhanh.vn

    • Khách hàng: Danh sách tất cả các khách hàng trên Nhanh.vn

    • Nhà cung cấp:Nhà cung cấp được tạo khi nhập hàng

    • Nhân viên: Nhân viên được gắn là nhân viên bán hàng khi tạo hóa đơn bán lẻ, bán buôn, đơn hàng

    • Sàn thương mại điện tử: Khách hàng từ các sàn thương mại điện tự

    • Dịch vụ trả góp: Khách hàng mua trả góp

  • Đối tượng: Sau khi chọn loại đối tượng, DN cần nhập cụ thể tên của đối tượng để quản lý công nợ

  • Số tiền: DN điền số tiền cần ghi nhận đầu kỳ

• Bước 2: Chọn Lưu

Cách 2: Import công nợ đầu kỳ

• Bước 1: DN chọn Import excel

• Bước 2: Tải File mẫu và điền các thông tin trong file

• Bước 3: Chọn tệp và ấn Lưu

Công nợ khách hàng

• Ghi nhận công nợ khách hàng theo các đơn hàng, hóa đơn bán lẻ, bán buôn,....khi gắn khách hàng theo tài khoản 131]

• Để sử dụng tính năng này, DN vào Kế toán >> Công nợ >> Công nợ khách hàng >> Công nợ khách hàng hoặc truy cập tại đây.

Bộ lọc công nợ khách hàng

• Công nợ khách hàng: Danh sách ghi nhận tất cả công nợ của khách hàng, đã thanh toán, chưa thanh toán,....

• Hạn thanh toán: Danh sách hóa đơn có hẹn ngày thanh toán, nếu khi hóa đơn không hẹn ngày thanh toán thì phần mềm để mặc định là 7 ngày

• Quá hạn: Danh sách hóa đơn đã quá ngày hẹn thanh toán

• Hạn hôm nay: Danh sách hóa hẹn thanh toán vào ngày hiện tại xem danh sách

• Hạn 7 ngày tới: Danh sách hóa đơn hẹn ngày thanh toán trong 7 ngày kể từ thời điểm xem danh sách

• Hạn trên 7 ngày: Danh sách hóa đơn hẹn ngày thanh toán trên 7 ngày, kể từ thời điểm tạo hóa đơn

• ID: DN nhập ID khách hàng

• Từ ngày - đến này: Ngày tạo công nợ khách hàng

• Khách hàng: DN nhập tên khách hàng

• Loại khách hàng: Khách lẻ, khách buôn, đại lý

• Công nợ: Lọc theo phải thu khách hàng, phải trả khách hàng hoặc cả 2

Danh sách công nợ khách hàng

• Phát sinh trong kỳ:

  • Khi khách hàng mua hàng, phát sinh công nợ tăng sẽ ghi nhận vào cột Nợ

  • Khi khách hàng thanh toán tiền cho DN, làm cho công nợ giảm sẽ ghi nhận vào cột Có

• Số dư cuối kỳ

  • Nợ [Phải thu]: Số tiền DN cần phải thu khách hàng, Phải thu = Nợ trong kì - Có trong kì

  • Có [Phải trả]: Số tiền DN cần phải trả khách hàng, Phải trả = Có trong kì - Nơ trong kì

Giao diện công nợ khách hàng

Xử lý công nợ khách hàng

Thêm công nợ khách hàng

Cách 1: Tạo phiếu bán lẻ, bán buôn, khi khách không thanh toán hết hoặc đơn hàng hệ thống sẽ tự động ghi nợ

Cách 2: Sử dụng module Kế toán nhập trực tiếp

• DN vào Kế toán >> Công nợ >> Nhập công nợ đầu kỳ hoặc truy cập tại đây
• Sử dụng cho trường hợp các khoản vay ngoài, hoặc các khoản vay có trước khi sử dụng phần mềm Nhanh.vn

Thu công nợ khách hàng

Cách 1: Nếu muốn thu tất cả công nợ của khách hàng

• Vào module Kế Toán >> Công nợ khách hàng >> Công nợ khách hàng hoặc truy cập tại đây
• Tìm đến khách hàng cần thanh toán. Chọn hành động Lập phiếu thu/ Lập phiếu báo có

  • Lập phiếu thu: Áp dụng cho thu tiền mặt

  • Lập phiếu báo có: Áp dụng cho khách hàng thanh toán chuyển khoản, quẹt thẻ

  • 

  Cách 2: Nếu muốn thanh toán công nợ theo từng hóa đơn

• Vào module Kế Toán >> Công nợ khách hàng >> Hạn thanh toán hoặc truy cập tại đây
• Tìm đến ID hóa đơn cần thanh toán. Chọn hành động Thanh toán công nợ bằng tiền mặt/ Thanh toán công nợ bằng chuyển khoản

Công nợ nhà cung cấp

• Ghi nhận công nợ nhà cung cấp khi tạo các phiếu nhập xuất nhà cung cấp theo tài khoản 331

• Để sử dụng tính năng này, DN vào Kế toán >> Công nợ >> Công nợ nhà cung cấp hoặc truy cập tại đây.

Bộ lọc công nợ nhà cung cấp

• Công nợ nhà cung cấp: Danh sách ghi nhận tất cả công nợ của NCC, đã thanh toán, chưa thanh toán,....

• Hạn thanh toán: Danh sách hóa đơn có hẹn ngày thanh toán, nếu khi phiếu nhập NCC không hẹn ngày thanh toán thì phần mềm để mặc định là 7 ngày

• Quá hạn: Danh sách hóa đơn đã quá ngày hẹn thanh toán

• Hạn hôm nay: Danh sách hóa hẹn thanh toán vào ngày hiện tại xem danh sách

• Hạn 7 ngày tới: Danh sách hóa đơn hẹn ngày thanh toán trong 7 ngày kể từ thời điểm xem danh sách

• Hạn trên 7 ngày: Danh sách hóa đơn hẹn ngày thanh toán trên 7 ngày, kể từ thời điểm tạo hóa đơn

• Bộ lọc:

  • ID: DN nhập ID nhà cung cấp

  • Từ ngày - đến này: Ngày tạo công nợ NCC

  • Nhà cung cấp: DN nhập tên NCC

  • Công nợ: Lọc theo phải thu NCC, phải trả NCC hoặc cả 2

• Xuất excel: Xuất excel danh sách công nợ NCC

Danh sách công nợ nhà cung cấp

• Phát sinh trong kỳ:

  • Khi DN nhập kho sản phẩm, phát sinh công nợ tăng sẽ ghi nhận vào cột Có

  • Khi DN thanh toán tiền cho NCC, làm cho công nợ giảm sẽ ghi nhận vào cột Nợ

• Số dư cuối kỳ

  • Nợ [Phải thu]: Số tiền DN cần phải thu NCC, Phải thu = Nợ trong kì - Có trong kì

  • Có [Phải trả]: Số tiền DN cần phải trả NCC, Phải trả = Có trong kì - Nợ trong kì

Xử lý công nợ nhà cung cấp

Thêm công nợ nhà cung cấp

Cách 1: Tạo phiếu nhập kho nhà cung cấp tại đây, khi DN không thanh toán hết hoặc chưa thanh toán hệ thống sẽ tự động ghi nợ

Cách 2: Sử dụng module Kế toán nhập trực tiếp

• DN vào Kế toán >> Công nợ >> Nhập công nợ đầu kỳ

• Sử dụng cho trường hợp các khoản đặt cọc tiền với nhà cung cấp hoặc các khoản trước khi sử dụng phần mềm Nhanh.vn

Thu công nợ nhà cung cấp

Cách 1: Nếu muốn xử lý toàn bộ công nợ của nhà cung cấp

• Vào module Kế Toán >> Công nợ nhà cung cấp >> Công nợ nhà cung cấp

• Tìm đến nhà cung cấp cần thanh toán. Chọn hành động Lập phiếu thu/ Lập phiếu báo có

  • Lập phiếu thu: Áp dụng cho thu tiền mặt

  • Lập phiếu báo có: Áp dụng cho khách hàng thanh toán chuyển khoản, quẹt thẻ

Cách 2: Nếu muốn thanh toán công nợ theo từng hóa đơn nhập nhà cung cấp

• Vào module Kế Toán >> Công nợ nhà cung cấp >> Hạn nhà cung cấp

• Tìm đến ID hóa đơn cần thanh toán. Chọn hành động Lập phiếu thu/ Lập phiếu báo có

Công nợ theo nhân viên bán hàng

Nếu DN muốn xem công nợ phải thu khách hàng theo nhân viên bán hàng từ các đơn bán lẻ, bán buôn và đơn hàng, DN chọn Kế toán >> Công nợ >> Nhân viên bán hàng hoặc truy cập tại đây

Bộ lọc

• Cửa hàng: Lọc theo cửa hàng của DN

• Tạo từ - đến: Lọc theo ngày tạo công nợ

• Hạn thanh toán từ - Hạn thanh toán đến: Lọc theo ngày hẹn thanh toán của hóa đơn

• Nhân viên bán hàng: Lọc theo nhân viên bán hàng được gắn trong hóa đơn

Chi tiết

• Nhân viên bán hàng: Tên nhân viên bán hàng

• Đã thu (Bán lẻ, bán buôn): Số tiền đã thu từ các đơn bán lẻ, bán buôn (hóa đơn đã thanh toán)

• Đã thu (Đơn hàng): Số tiền đã thu từ đơn hàng (đơn hàng đã thanh toán chuyển khoản hoặc đã đối soát)

• Còn nợ: Chỉ bao gồm số tiền từ các đơn chưa thanh toán ở module bán lẻ

Chú ý: - Phần này không dùng để theo dõi công nợ của nhân viên trong doanh nghiệp - Báo cáo sẽ chỉ hiện dữ liệu khi các hóa đơn bán lẻ, bán sỉ, đơn hàng có gắn nhân viên bán hàng - Với những đơn hàng từ sàn TMĐT cũng sẽ ghi nhận cả công nợ nếu có gắn nhân viên bán hàng

Chi tiết các cột dữ liệu:

• Cột Đã thu (Bán lẻ, bán sỉ): Chỉ hiện dữ liệu khi hóa đơn đó đã điền phần thu tiền khách (có sinh ra bút toán) và có gắn nhân viên bán hàng kèm theo. Người dùng có thể nhấn trực tiếp vào số dữ liệu màu xanh, khi đó sẽ dẫn ra danh sách các bút toán từ hóa đơn tương ứng

• Ví dụ hóa đơn bán lẻ sau sẽ không hiện trên báo cáo do không có gắn thông tin nhân viên bán hàng

• Cột Đã thu (Đơn hàng): Chỉ hiện dữ liệu khi đơn hàng đó đã điền phần thanh toán "Đặt cọc" hoặc "Chuyển khoản" và đơn hàng ở trạng thái Thành công (có sinh ra bút toán) và có gắn nhân viên bán hàng kèm theo. Người dùng có thể nhấn trực tiếp vào số dữ liệu màu xanh, khi đó sẽ dẫn ra danh sách các bút toán từ đơn hàng tương ứng

• Cột còn nợ: Chỉ hiện dữ liệu khi các hóa đơn, đơn hàng chưa ghi nhận thu tiền của khách và có gắn nhân viên bán hàng kèm theo. Với đơn hàng thì phần còn nợ này chỉ ghi nhận phần giá trị đơn hàng, không ghi nhận chi phí ship. Người dùng có thể nhấn trực tiếp vào số dữ liệu màu xanh, khi đó sẽ dẫn ra danh sách các hóa đơn đang ghi nhận công nợ khách hàng tương ứng

• Ví dụ: Ngày 18-19/10 có tổng 4 đơn hàng được tạo

Tuy nhiên trên báo cáo chỉ ghi nhận đơn hàng 100k ở cột Đã thu (Đơn hàng) và đơn hàng 200k ở cột Còn nợ Lí do:

• Do chỉ ghi nhận những đơn hàng ở trạng thái thành công, nên sẽ không tính đơn 150k

• Đơn hàng 280k không có gắn nhân viên bán hàng nên cũng sẽ không ghi nhận vào báo cáo

• Để trừ phần Còn nợ trong báo cáo, người dùng cần bổ sung thêm phần tiền thu hoặc làm phiếu thu, phiếu báo có tương ứng với các hóa đơn trong cột Còn nợ. Khi đã bổ sung thêm tiền thanh toán thì phần Đã thu (Bán lẻ, bán sỉ) hoặc Đã thu (Đơn hàng) sẽ tăng lên bằng đúng với phần đã bổ sung thêm tiền thanh toán đó

Công nợ theo đầu tài khoản

Khi bạn cần xem công nợ theo từng đầu tài khoản bạn vào Kế toán >> Công nợ >> Công nợ theo đầu tài khoản hoặc truy cập tại đây

Bộ lọc

• Từ ngày - đến ngày: Khoảng thời gian cần xem công nợ

• Mã tài khoản: Mã tài khoản kế toán

• Loại đối tượng: Lọc theo đối tượng là Khách hàng, Nhà cung cấp, Dịch vụ trả góp, Nhân viên, Sàn thương mại điện tử, Khác

• Đối tượng: Tên của đối tượng

• Có công nợ:

  • Tất cả: Danh sách tất cả các công nợ của tài khoản cần lọc

  • Hết nợ: Lọc các đối tượng đã thanh toán hết công nợ

  • Phải thu: Lọc các đối tượng còn nợ bạn

  • Phải trả: Lọc các đối tượng bạn còn nợ

  • Phải thu| phải trả: Lọc các đối tượng bạn còn nợ và đang nợ bạn

• Thao tác: Xuất excel danh sách công nợ

Danh sách công nợ

• ID: ID công nợ theo đối tượng

• Số điện thoại: Số điện thoại của đối tượng

• Đối tượng: Tên của đối tượng

• Dư nợ đầu kỳ|Dư có đầu kỳ: Số dư cuối kỳ của kỳ trước

• • Nợ|Có: Phát sinh trong kỳ theo đầu tài khoản đang lọc

• • Dư nợ cuối kỳ|Dư có cuối kỳ: Số dư cuối kỳ = Số dư đầu kỳ - Phát sinh trong kỳ

Ví dụ: Bạn cần xem công nợ của tài khoản 131 - Phải thu khách hàng

• Bạn điền mã tài khoản 131 và bấm lọc, phần mềm sẽ hiện ra danh sách những đối tượng có liên quan đến tài khoản 131

• Nếu bút toán liên quan đến tài khoản 131 nhưng không được gắn đối tượng thì sẽ không thể hiện trong danh sách này

• Bạn muốn xem chi tiết giao dịch, bút toán hãy bấm vào ID đối tượng hoặc tên đối tượng

Công nợ sàn thương mại điện tử

• Tính năng này tương tự như công nợ khách hàng nhưng chỉ để ghi nhận công nợ của các khách từ sàn TMĐT. Tất cả khách hàng của sàn nào sẽ được gộp chung lại thành công nợ của sàn đó

• Để thu nợ khách hàng, DN thực hiện đối soát sàn TMĐT tại đây

Câu hỏi thường gặp

1. Muốn xem toàn bộ Công nợ của khách hàng theo cửa hàng thì làm như thế nào?

• Công nợ khách hàng tính chung cho cả hệ thống, không tính riêng từng cửa hàng. Báo cáo bán lẻ theo cửa hàng có phần này nhưng không tính công nợ từ đơn hàng.

2. Làm sao để bỏ được công nợ phát sinh ?

• Không xóa được công nợ. Muốn xóa công nợ, phải xóa các đơn bán lẻ, đơn hàng, phiếu nhập kho NCC,.... nên chỉ có thể tự thêm các phiếu thu chi để hết công nợ