Bút toán

Bút toán

Bút toán

• Bút toán là thuật ngữ chỉ quá trình ghi nhận các giao dịch kinh tế, tài chính phát sinh vào sổ sách kế toán (bằng phần mềm hay bằng sổ giấy).

• Một bút toán có thể gồm nhiều hạng mục – mỗi hạng mục sẽ tương ứng với định khoản “Nợ” hoặc định khoản “Có”. Một bút toán sẽ được coi là cân khi tổng giá trị định khoản nợ bằng tổng giá trị định khoản có.

• Về cách ghi ghép, nếu thực hiện bằng phần mềm kế toán, các bút toán được nhập vào sổ phụ - là các module khác nhau của phần mềm như: Phải Thu, Phải Trả và sẽ tác động gián tiếp đến sổ cái. Còn với trường hợp ghi nhận vào sổ giấy, cần phải ghi định khoản “Nợ” trước rồi mới ghi định khoản “Có”. Và thường thì định khoản kế toán “Có” sẽ được viết lệch sang bên phải một chút để dễ phân biệt.

Để sử dụng bút toán DN vào Kế toán >> Bút toán >> Bút toán hoặc truy cập tại đây

Bộ lọc

• Cửa hàng: DN lọc cửa hàng để xem bút toán của từng cửa hàng

• ID: ID của bút toán (Số ID tính theo toàn hệ thống)

• Ngày giao dịch: Ngày hạch toán được tạo

• Chứng từ:Bút toán có gắn chứng từ hoặc không

• Từ ngày - Đến ngày: Khoảng thời gian bút toán được tạo

• ID chứng từ: Là ID đơn hàng hoặc phiếu XNK

• Loại phiếu: Bao gồm các loại phiếu sau

  • Báo nợ (rút tiền): Khi DN rút tiền khỏi ngân hàng

  • Báo có (nộp tiền): Khi DN nộp tiền vào ngân hàng

  • Phiếu thu: Khi DN thu tiền mặt

  • Phiếu chi: Khi DN chi tiền mặt

  • Phiếu nhập: Khi DN nhập hàng nhà cung cấp

  • Phiếu xuất: Khi DN xuất hàng trả nhà cung cấp

  • Phiếu bán hàng: Khi tạo đơn bán lẻ, bán buôn, đơn hàng thành công

  • Phiếu trả hàng: Khi DN làm phiếu trả hàng

  • Kết chuyển: Khi DN làm kết chuyển cuối kỳ

  • Khác: Các bút toán khác

• Kiểu: Kiểu hạch toán

• Loại hạch toán: Tự động/ Không tự động

• Mã tài khoản: Mã tài khoản kế toán

• Loại đối tượng: Khách hàng/ Nhà cung cấp/ Nhân viên/ Dịch vụ trả góp/ Sàn TMĐT/ Khác

• Đối tượng: Tên của đối tượng có lưu trên hệ thống

• Ghi chú: Lọc theo ghi chú của bút toán

• Người tạo: Lọc theo người tạo ra bút toán

• Thêm mới: Nút này có tác dụng sau

  • Thêm giao dịch: Dùng để thêm các bút toán mới

  • Import giao dịch: Thêm các bút toán mới bằng excel

  • Thu hộ trả góp: Thêm bút toán thu nợ dịch vụ trả góp

  • Chuyển quỹ: Chuyển tiền giữa các tài khoản kế toán

  • Import số dư đầu kỳ tài khoản: Nhập số dư đầu kì của các tài khoản

• Thao tác: Nút này có tác dụng sau

  • Xuất excel: Xuất excel danh sách các bút toán

  • Xóa các giao dịch đã chọn: Xóa các bút toán đã chọn

Danh sách bút toán

Giao diện tổng hợp tất cả các bút toán phát sinh của phần mềm

Thêm bút toán

• Cách 1: Nếu DN muốn thêm lẻ từng bút toán

  • Bước 1: DN chọn Thêm mới >> Thêm giao dịch hoặc truy cập tại đây.

  • Bước 2: Điền đầy đủ các thông tin

    • Thông tin giao dịch

    • Thông tin thêm

      • File: DN có thể thêm file ảnh, thông tin chứng từ liên quan đến bút toán

      • Ghi chú: Thêm ghi chú bổ sung cho bút toán

    • TK Nợ/ TK Có: DN xem cách ghi nợ, ghi có tại đây
  • Bước 3: Ấn Lưu

• Cách 2: Nếu DN muốn thêm nhiều bút toán

  • Bước 1: DN chọn Thêm mới >> Import giao dịch hoặc truy cập tại đây.

  • Bước 2: Tải file mẫu và điền đầy đủ các trường thông tin màu đỏ

• Bước 3: Chọn tệp và ấn Import

Chuyển quỹ

Nếu doanh nghiệp muốn chuyển tiền giữa các tài khoản với nhau, ví dụ như chuyển tiền từ tài khoản tiền mặt vào tài khoản ngân hàng,

• Bước 1: DN vào Kế toán >> Bút toán >> Thêm mới >> Chuyển quỹ hoặc truy cập tại đây

• Bước 2: DN điền đầy đủ các thông tin sau và bấm Lưu

  • Ngày giao dịch: Ngày tạo bút toán

  • Từ quỹ: Tài khoản kế toán cần chuyển tiền đi

  • Đến quỹ: Tài khoản kế toán cần chuyển tiền đến

  • Số tiền: Số tiền cần chuyển

  • Ghi chú: Diễn giải bút toán

Import số dư đầu kỳ tài khoản

Doanh nghiệp mới sử dụng module kế toán trên Nhanh.vn để thêm số dư đầu kỳ cho các tài khoản kế toán:

• Bước 1: Doanh nghiệp vào Kế toán >> Bút toán >> Bút toán >> Thêm mới >> Import số dư đầu kỳ tài khoản hoặc truy cập tại đây

• Bước 2: Tải file mẫu Nhanh.vn_Accounting_Account_ImportAmount.xls về và điền đầy đủ thông tin

• Bước 3: Chọn Ngày ghi nhận số dư và chọn file cần import

• Bước 4: Bấm lưu

Sau khi import thành công, hệ thống tự tạo các giao dịch tương ứng

Doanh nghiệp cũng có thể xem số dư của từng tài khoản kế toán, tại Báo cáo kế toán tổng hợp theo tài khoản

Lưu ý:

• Với mỗi tài khoản, doanh nghiệp chỉ điền vào 1 trong 2 cột Tài khoản nợ hoặc Tài khoản có (Không điền vào cả 2 côt)

• Tài khoản nợ/ tài khoản có: Điền số dư cuối kỳ trước bên có hoặc bên nợ tùy thuộc vào từng tài khoản

• Ngày ghi nhận số dư nếu DN để là ngày tạo bút toán thì bút toán ghi nhận số dư đầu kỳ sẽ là hạch toán phát sinh trong kỳ, DN cần chọn 1 ngày trong quá khứ để ghi nhận

Phát sinh đối ứng

• Nếu doanh nghiệp muốn xem các bút toán theo tài khoản đối ứng DN vào Kế toán >> Bút toán >> Phát sinh đối ứng hoặc truy cập tại đây

• Ví dụ: Nhập TK131, phần mềm sẽ hiện ra những tài khoản đối ứng trong các bút toàn phát sinh trong kỳ lọc

Thu hộ trả góp

Lịch sử

Câu hỏi thường gặp

1. Tại sao import số dư đầu kì nhưng phần mềm lại ghi nhận vào phát sinh trong kì ?

• Khi import số dư đầu kỳ doanh nghiệp cần chọn "Ngày ghi nhận số dư" trước kỳ cần ghi nhận số dư đầu kỳ.

2. Tại sao làm phiếu chi rồi mà doanh thu xem theo cửa hàng không bị giảm đi ?

• Doanh thu trên phần mềm tính theo Doanh số - chiết khấu. Việc doanh nghiệp tạo phiếu chi không làm ảnh hưởng đến doanh thu cửa hàng, làm phiếu thu sẽ chỉ làm giảm số dư trong các tài khoản tiền mặt, ngân hàng

3. Tài khoản đối ứng là gì?

• Tài khoản đối ứng được hiểu là những khoản phát sinh giữa bên nợ và bên có. Đối ứng tài khoản là phương pháp để kiểm tra thông tin, quá trình luân chuyển của các đối tượng kế toán theo những mối quan hệ được phản ứng trong từng nghiệp vụ kế toán.

• Bạn lưu ý phần mềm sẽ mặc định tài khoản đối ứng khi chọn đối tượng là Khách hàng - TK131, Nhà cung cấp - TK331, Sàn TMDT - TK131, Dịch vụ trả góp - TK131. Khi chọn loại đối tượng Khác, Nhân viên, bạn cần điền TK đối ứng thích hợp để số liệu được chính xác