Phiếu nháp
Tình huống sử dụng
Mục phiếu nháp là nơi lưu trữ tất cả các loại phiếu nháp đã lập.
Sở dĩ gọi là phiếu nháp bởi vì các phiếu nằm trong mục này cần thêm một bước xác nhận để được trở thành phiếu chính.
Phiếu nháp có thể giúp bạn ước tính số lượng hàng dự kiến cần XNK hoặc nhằm mục đích quản lý các hoạt động lập phiếu của nhân viên, tránh làm ảnh hưởng trực tiếp đến tồn kho và doanh thu.
(Lưu ý: Xuất nhập kho được viết tắt là XNK)
Quản lý phiếu nháp
Để quản lý các phiếu nháp, bạn truy cập module Kho hàng - chọn Phiếu nháp hoặc truy cập trực tiếp tại đây.
Màn hình quản lý phiếu nháp gồm 2 tab:
Tab Phiếu XNK nháp
Tab này tổng hợp danh sách tất cả các phiếu XNK nháp, đó là loại phiếu yêu cầu xuất nhập kho của doanh nghiệp. Sau khi tạo phiếu nháp, cần phải qua các bước duyệt và xác nhận phiếu thì hệ thống mới sinh ra phiếu XNK tương ứng.
Bộ lọc phiếu XNK nháp
Từ kho - Đến kho: Lọc phiếu nháp liên quan tới các kho.
ID: Lọc phiếu nháp theo ID phiếu nháp.
ID phiếu XNK: Lọc phiếu nháp theo ID phiếu XNK gắn với nó.
Từ ngày - đến: Lọc phiếu nháp theo ngày tạo phiếu.
Loại: Lọc phiếu nháp loại xuất hoặc nhập.
Kiểu: Lọc phiếu nháp theo kiểu xuất nhập kho.
Sản phẩm: Lọc phiếu nháp theo sản phẩm có trong phiếu đó.
Trạng thái: Lọc phiếu nháp theo trạng thái.
Mới: Phiếu nháp mới tạo, chưa bị hủy hay duyệt, xác nhận.
Đã hủy: Phiếu nháp đã bị hủy.
Đã duyệt: Phiếu nháp đã được duyệt. Sau khi duyệt, hệ thống sẽ xuất hiện nút yêu cầu xác nhận phiếu ở cột xác nhận
Đã xác nhận: Phiếu nháp đã được xác nhận. Sau khi xác nhận, hệ thống sẽ sinh ra phiếu xuất nhập kho tương ứng với phiếu nháp đã tạo. Tồn của của kho tạo phiếu sẽ được thay đổi.
Người xác nhận: Lọc phiếu nháp theo tài khoản người xác nhận phiếu.
Ghi chú: Lọc phiếu nháp theo ghi chú phiếu.
Nhà cung cấp: Lọc phiếu nháp theo nhà cung cấp.
Người tạo: Lọc phiếu nháp theo tài khoản người tạo phiếu.
Danh sách phiếu XNK nháp
ID | Ngày: ID phiếu nháp (ID phiếu nháp khác với ID phiếu XNK) và ngày tạo phiếu.
Kho hàng: Thông tin kho xuất hàng và kho nhận hàng. Loại phiếu mặc định là Xuất chuyển kho.
SP: Tổng số mã sản phẩm chuyển kho.
SL: Tổng số lượng sản phẩm chuyển kho.
Tổng tiền: Tổng tiền sản phẩm trong phiếu
Người tạo: Thông tin người tạo phiếu và ngày giờ tạo phiếu.
Thao tác với phiếu nháp
Thêm mới
Bạn bấm vào Thêm mới để tạo 1 trong 6 loại phiếu nháp sau:
Phiếu nháp nhà cung cấp
Chọn Phiếu nháp nhà cung cấp hoặc truy cập tại đây
Hệ thống hiển thị giao diện phiếu nháp nhà cung cấp như sau:
Bạn nhập thông tin vào các trường cần thiết, như tên kho, sản phẩm , số lượng, ...
Bấm vào phần tìm kiếm để tùy chọn tìm kiếm theo Sản phẩm, hoặc tìm Theo ri.
Bấm Lưu để lưu phiếu nháp hoặc Lưu và in để lưu phiếu và in luôn phiếu nháp. Phiếu nháp mới tạo sẽ ở trạng thái Mới và lưu tại mục Phiếu nháp.
Phiếu nháp bán lẻ
Chọn Phiếu nháp bán lẻ hoặc truy cập tại đây.
Hệ thống hiển thị giao diện phiếu nháp bán lẻ như sau:
Phiếu nháp bán buôn
Bạn thực hiện thao tác giống như thực hiện với phiếu nháp bán lẻ, tuy nhiên lại bước chọn phiếu nháp, chọn phiếu nháp bán buôn.
Phiếu nháp chuyển kho
Áp dụng cho trường hợp cần duyệt và xác nhận lại phiếu chuyển kho trước khi chuyển thành các phiếu xuất nhập chuyển kho.
Xem chi tiết hướng dẫn quy trình thao tác với phiếu chuyển kho nháp tại đây.
Phiếu nháp khác
Phiếu nháp khác là loại phiếu riêng, áp dụng cho các trường hợp không phải là nhập hàng NCC, kiểm kho, chuyển kho, bán buôn, bán lẻ,...
Quy trình thêm mới tương tự như với các loại phiếu nháp trên.
Phiếu nháp xuất bán doanh nghiệp khác
Áp dụng khi bạn có nhiều doanh nghiệp và có sử dụng các tính năng bán chéo cho doanh nghiệp khác trên Nhanh.
Phiếu mới tạo sẽ nằm ở trạng thái mới và cần thông qua bước duyệt và xác nhận trước khi trở thành phiếu XNK chính thức.
Thao tác
Thao tác với nhiều phiếu nháp cùng lúc
Sau khi tích chọn các phiếu nháp cần thao tác, bạn bấm vào nút Thao tác để:
Xuất excel
In các phiếu đã chọn
In mã vạch sản phẩm các phiếu đã chọn
Gộp các phiếu đã chọn
Hủy các phiếu đã chọn
Thao tác với từng phiếu nháp
Sửa: Chỉ sửa được phiếu nháp ở trạng thái Mới.
Đổi kho nhận hàng: Trong trường hợp phiếu nháp ở trạng thái Mới hoặc Đã duyệt, thay vì bấm sửa phiếu để thay đổi thông tin kho nhận hàng, bạn có thể thao tác nhanh đổi kho nhận hàng. Với phiếu ở trạng thái Đã hủy, việc đổi kho nhận hàng chỉ có tác dụng thay đổi thông tin ở phiếu nháp chứ không thay đổi thông tin ở phiếu XNK (phiếu nháp đã hủy không có phiếu XNK đính kèm).
In phiếu: In phiếu mẫu yêu cầu chuyển kho.
In mã vạch: In mã vạch các sản phẩm trong phiếu với số lượng yêu cầu.
Export in mã vạch: Xuất dữ liệu sản phẩm (Tên, mã vạch, số lượng yêu cầu...) để bạn sử dụng in mã vạch bằng bartender.
Tab Sản phẩm XNK nháp
Đây là một cách hiển thị khác của để ghi nhận các yêu cầu xuất nhập sản phẩm, thay vì xem theo phiếu, phần mềm còn hỗ trợ bạn xem và theo dõi lịch sử yêu cầu xuất nhập của từng sản phẩm.
Bộ lọc sản phẩm XNK nháp
Từ kho - đến kho: Lọc sản phẩm XNK nháp theo thông tin kho liên quan.
Sản phẩm: Lọc sản phẩm XNK nháp theo tên/mã/mã vạch sản phẩm.
ID: Lọc sản phẩm XNK nháp theo ID sản phẩm XNK nháp.
Tạo từ ngày - đến ngày: Lọc sản phẩm XNK nháp theo ngày tạo yêu cầu XNK.
Danh mục, thương hiệu, loại sản phẩm: Lọc sản phẩm XNK nháp theo danh mục, thương hiệu hoặc loại sản phẩm.
Loại, Kiểu: Lọc sản phẩm XNK nháp theo loại hoặc kiểu XNK.
Trạng thái: Lọc sản phẩm XNK nháp theo trạng thái yêu cầu XNK.
Mới
Đã duyệt
Đã xác nhận
Đã hủy
Kiểu nhập kho: Lọc sản phẩm XNK nháp theo kiểu nhập kho của sản phẩm.
ID phiếu nháp: Lọc sản phẩm XNK nháp theo ID phiếu nháp tương ứng.
IMEI: Lọc sản phẩm XNK nháp theo IMEI sản phẩm.
Ghi chú: Lọc sản phẩm XNK nháp theo ghi chú.
Nhà cung cấp: Lọc sản phẩm XNK nháp theo nhà cung cấp.
Có tồn: Lọc sản phẩm XNK nháp còn tồn thực trên hệ thống.
Người tạo: Lọc sản phẩm XNK nháp theo người tạo yêu cầu.
Danh sách sản phẩm XNK nháp
ID | Ngày: ID sản phẩm XNK nháp và ngày giờ tạo yêu cầu XNK.
Kho hàng: Kho hàng yêu cầu XNK.
Người lập: Thông tin người tạo phiếu XNK nháp.
Sản phẩm: Sản phẩm được yêu cầu XNK, bao gồm thông tin mã sản phẩm và tên sản phẩm.
SL tồn: Số lượng tồn trong kho của sản phẩm tại kho yêu cầu XNK.
SL YC: Số lượng sản phẩm được yêu cầu xuất nhập.
SL lỗi: Số lượng sản phẩm bị lỗi trong số sản phẩm được yêu cầu xuất nhập. SL lỗi <= SL YC.
Giá YC: Đơn giá xuất/nhập sản phẩm được yêu cầu.
Tiền YC: Tổng tiền xuất/nhập sản phẩm được yêu cầu.
Mô tả: Ghi chú sản phẩm XNK nháp.
SL duyệt: Số lượng xuất/nhập được duyệt.
Giá duyệt: Đơn giá xuất nhập sản phẩm được duyệt.
SL XNK: Số lượng sản phẩm xuất/nhập thực tế (đã được xác nhận).
Tổng Tiền: Tổng tiền sản phẩm xuất nhập thực tế.
Thao tác
Thao tác với nhiều sản phẩm XNK nháp cùng lúc
Phần mềm hỗ trợ bạn Xuất excel danh sách tất cả sản phẩm XNK nháp hoặc Xuất excel mã vạch trang hiện tại trong trường hợp bạn muốn lấy danh sách mã vạch sản phẩm XNK nháp để in mã bằng bartender.
Thao tác với từng sản phẩm XNK nháp
Phần mềm hỗ trợ bạn Export in mã vạch để in mã vạch sản phẩm bằng bartender hoặc Xóa sản phẩm XNK nháp.
Logic Duyệt, Xác nhận, Huỷ, Xoá phiếu nháp
Duyệt phiếu
Nếu phiếu đã được duyệt, cột Duyệt sẽ hiển thị thông tin Người duyệt phiếu và ngày giờ duyệt. Khi bấm vào Người duyệt phiếu, hệ thống sẽ mở ra chi tiết phiếu xuất chuyển kho tương ứng (Nếu đó là phiếu chuyển kho nháp).
Xác nhận phiếu
Nếu phiếu đã bị hủy, cột này sẽ hiển thị thông tin Người hủy. Khi trỏ chuột vào thông tin người hủy, bạn sẽ xem nhanh được ngày giờ hủy phiếu.
Các phiếu nháp xác nhận 1 phần => Không đổi trạng thái, không hiển thị tên người xác nhận. Khi xác nhận đầy đủ mới hiển thị tên người xác nhận cuối và đổi trạng thái.
Phiếu nháp bán lẻ, buôn: Khi xác nhận sẽ không được phép xác nhận lần 2.
Lưu ý:
Nếu xóa sản phẩm ở sản phẩm XNK hoặc xoá sản phẩm
Trong phiếu nhập chuyển kho thì phiếu nháp đổi trạng thái về đã duyệt, chưa xác nhận.
Trong phiếu Khác, NCC => Phiếu không đổi trạng thái về chưa xác nhận và vẫn hiển thị tên người xác nhận.
Khi xác nhận phiếu nháp Nhà cung cấp/Khác có thể thêm bớt sản phẩm trong phiếu
Thêm sản phẩm: phiếu nháp sẽ update thêm sản phẩm trong phiếu nháp. Sau đó nếu có chỉnh xoá bớt sản phẩm đi trong phiếu nhập cũng không thay đổi phiếu nháp.
Huỷ, Xoá phiếu
Trong trường hợp phiếu nháp ở trạng thái Mới, bạn bấm hủy để hủy yêu cầu chuyển kho. Nếu có nhu cầu chuyển kho tiếp, bạn vui lòng tạo phiếu nháp mới.
Trong trường hợp phiếu nháp ở trạng thái Đã duyệt, bạn phải xóa phiếu xuất chuyển kho tương ứng. Sau khi xóa, phiếu nháp sẽ được tự động chuyển sang trạng thái Đã hủy. Ở cột xác nhận sẽ lưu lại thông tin người xoá, thời gian.
Trong trường hợp phiếu nháp ở trạng thái Đã xác nhận:
Nếu bạn chỉ xóa phiếu Nhập chuyển kho, phiếu nháp sẽ chuyển lại trạng thái chưa xác nhận.
Nếu bạn xóa cả phiếu Nhập chuyển kho và Xuất chuyển kho, phiếu nháp sẽ chuyển về trạng thái Đã hủy. Trừ các phiếu nháp Nhà cung cấp/Khác thì phiếu nháp Nhà cung cấp/Khác sẽ bị xóa khỏi hệ thống.
Bạn không được quyền hủy yêu cầu đã có phiếu XNK. Muốn hủy phiếu yêu cầu này bạn cần xóa phiếu XNK trước rồi quay lại hủy yêu cầu XNK.
Xóa phiếu: Bạn chỉ được xóa phiếu nháp ở trạng thái Mới hoặc Đã hủy.
Quy trình thao tác trong module phiếu nháp
Bước 1: Chọn thêm phiếu nháp
Để thêm phiếu nhập kho nhà cung cấp, bạn truy cập module Kho hàng - chọn Phiếu nháp - bấm Thêm mới hoặc truy cập trực tiếp tại đây.
Bạn chọn loại phiếu nháp cần tạo và điền thông tin
Bước 2: Duyệt phiếu nháp
Sau khi tạo phiếu nháp, cần báo cho bộ phận quản lý vào xét duyệt phiếu XNK nháp.
Màn hình duyệt phiếu nháp như sau:
Điền số lượng duyệt xuất nhập kho. Số lượng duyệt có thể =, < hoặc > số lượng yêu cầu.
Đối với sản phẩm IMEI, phải nhập số lượng duyệt bằng với số IMEI. Bạn cần nhập số IMEI vào ô tìm kiếm theo IMEI.
Sau đó bấm Lưu hoặc Lưu và in để hoàn thành duyệt phiếu. Sau khi duyệt, phiếu nháp sẽ chuyển sang trạng thái Đã duyệt (chờ xác nhận).
Đối với phiếu nháp chuyển kho, sau khi duyệt, hệ thống sinh ra 1 phiếu Xuất [C] Chuyển kho ghi nhận trừ tồn ở kho chuyển (kho A).
Đối với các loại phiếu nháp khác, sau khi duyệt, hệ thống chưa sinh ra phiếu xuất nhập kho.
Bước 3: Xác nhận phiếu nháp
Sau khi đã hoàn thành việc nhập hàng từ nhà cung cấp hoặc xuất hàng hóa bán lẻ, bán buôn theo thông tin phiếu nháp đã duyệt, bạn cần thao tác Xác nhận phiếu nháp để hoàn tất quy trình.
SL (0): Điền số lượng sản phẩm nhận được. Số lượng xác nhận phải bằng số lượng đã duyệt.
Đối với sản phẩm IMEI, phải nhập số lượng xác nhận bằng với số IMEI. Bạn cần kiểm tra lại IMEI sản phẩm nhận được có khớp với IMEI chuyển kho hay không. Bạn nhập số IMEI vào ô tìm kiếm theo IMEI, nếu IMEI không khớp, hệ thống sẽ báo lỗi IMEI này không nằm trong danh sách chuyển kho.
SL lỗi: Điền số lượng hàng bị lỗi trong kiện hàng nhận được.
Sau khi lưu phiếu xác nhận, phiếu nháp sẽ được chuyển sang trạng thái Đã xác nhận và hệ thống sẽ sinh ra phiếu XNK tương ứng.
Câu hỏi thường gặp
1. Muốn thêm sản phẩm vào phiếu nháp chuyển kho đã duyệt và đã xác nhận ?
Trong quá trình duyệt phiếu nháp thì có thể thêm sản phẩm và sau khi duyệt thì không thể quay trở lại để thêm sản phẩm, phải tạo phiếu yêu cầu mới.
Bước xác nhận chuyển kho để kho nhận hàng xác nhận đã nhận được hàng từ kho chuyển đến nên không thêm được sản phẩm.
2. Nếu sửa phiếu XNK thì lợi nhuận, doanh thu sẽ ghi nhận vào ngày tạo phiếu hay ngày sửa phiếu?
Doanh thu sẽ ghi nhận vào ngày tạo phiếu.
Last updated
