Phiếu nháp

Tình huống sử dụng

  • Mục phiếu nháp là nơi lưu trữ tất cả các loại phiếu nháp đã lập.
  • Sở dĩ gọi là phiếu nháp bởi vì các phiếu nằm trong mục này cần thêm một bước xác nhận để được trở thành phiếu chính.
  • Phiếu nháp có thể giúp bạn ước tính số lượng hàng dự kiến cần XNK hoặc nhằm mục đích quản lý các hoạt động lập phiếu của nhân viên, tránh làm ảnh hưởng trực tiếp đến tồn kho và doanh thu.
(Lưu ý: Xuất nhập kho được viết tắt là XNK)

Quản lý phiếu nháp

Để quản lý các phiếu nháp, bạn truy cập module Kho hàng - chọn Phiếu nháp hoặc truy cập trực tiếp tại đây.
Màn hình quản lý phiếu nháp gồm 2 tab:

Tab Phiếu XNK nháp

Tab này tổng hợp danh sách tất cả các phiếu XNK nháp, đó là loại phiếu yêu cầu xuất nhập kho của doanh nghiệp. Sau khi tạo phiếu nháp, cần phải qua các bước duyệt và xác nhận phiếu thì hệ thống mới sinh ra phiếu XNK tương ứng.

Bộ lọc phiếu XNK nháp

  1. 1.
    Từ kho - Đến kho: Lọc phiếu nháp liên quan tới các kho.
  2. 2.
    ID: Lọc phiếu nháp theo ID phiếu nháp.
  3. 3.
    ID phiếu XNK: Lọc phiếu nháp theo ID phiếu XNK gắn với nó.
  4. 4.
    Từ ngày - đến: Lọc phiếu nháp theo ngày tạo phiếu.
  5. 5.
    Loại: Lọc phiếu nháp loại xuất hoặc nhập.
  6. 6.
    Kiểu: Lọc phiếu nháp theo kiểu xuất nhập kho.
  7. 7.
    Sản phẩm: Lọc phiếu nháp theo sản phẩm có trong phiếu đó.
  8. 8.
    Trạng thái: Lọc phiếu nháp theo trạng thái.
  • Mới: Phiếu nháp mới tạo, chưa bị hủy hay duyệt, xác nhận.
  • Đã hủy: Phiếu nháp đã bị hủy.
  • Đã duyệt: Phiếu nháp đã được duyệt. Sau khi duyệt, hệ thống sẽ xuất hiện nút yêu cầu xác nhận phiếu ở cột xác nhận
  • Đã xác nhận: Phiếu nháp đã được xác nhận. Sau khi xác nhận, hệ thống sẽ sinh ra phiếu xuất nhập kho tương ứng với phiếu nháp đã tạo. Tồn của của kho tạo phiếu sẽ được thay đổi.
  1. 1.
    Người xác nhận: Lọc phiếu nháp theo tài khoản người xác nhận phiếu.
  2. 2.
    Ghi chú: Lọc phiếu nháp theo ghi chú phiếu.
  3. 3.
    Nhà cung cấp: Lọc phiếu nháp theo nhà cung cấp.
  4. 4.
    Người tạo: Lọc phiếu nháp theo tài khoản người tạo phiếu.

Danh sách phiếu XNK nháp

  1. 1.
    : Tích chọn 1 hay 1 loạt phiếu chuyển kho để tiến hành thao tác hàng loạt.
  2. 2.
    ID | Ngày: ID phiếu nháp (ID phiếu nháp khác với ID phiếu XNK) và ngày tạo phiếu.
  3. 3.
    Kho hàng: Thông tin kho xuất hàng và kho nhận hàng. Loại phiếu mặc định là Xuất chuyển kho.
  4. 4.
    SP: Tổng số mã sản phẩm chuyển kho.
  5. 5.
    SL: Tổng số lượng sản phẩm chuyển kho.
  6. 6.
    Tổng tiền: Tổng tiền sản phẩm trong phiếu
  7. 7.
    Người tạo: Thông tin người tạo phiếu và ngày giờ tạo phiếu.
  8. 8.
    Duyệt:
  • Nếu phiếu chưa được duyệt (tức là phiếu ở trạng thái Mới), cột này sẽ hiển thị
    .
    • Bạn bấm Duyệt để thao tác đồng ý cho tạo phiếu yêu cầu đó (Ví dụ: Đồng ý cho nhập hàng NCC hoặc trường hợp phiếu yêu cầu chuyển kho hàng đã xuất khỏi kho chuyển). Nếu đó là phiếu chuyển kho nháp thì sau khi duyệt, hệ thống sẽ sinh ra 1 phiếu Xuất chuyển kho tương ứng.
    • Hoặc bạn bấm vào
      - chọn Hủy phiếu để hủy phiếu.
  • Nếu phiếu đã được duyệt, cột này sẽ hiển thị thông tin Người duyệt phiếu và ngày giờ duyệt. Khi bấm vào Người duyệt phiếu, hệ thống sẽ mở ra chi tiết phiếu xuất chuyển kho tương ứng (Nếu đó là phiếu chuyển kho nháp).
  1. 1.
    Xác nhận:
  • Nếu phiếu chưa được xác nhận hoặc hủy, cột này sẽ hiển thị
    .
    • Bạn bấm vào Xác nhận để xác nhận khi kho nhập hàng đã nhận hàng . Sau khi xác nhận, hệ thống sẽ sinh ra 1 phiếu Nhập kho tương ứng.
  • Nếu phiếu đã được xác nhận, cột này sẽ hiển thị thông tin Người xác nhận và ngày giờ xác nhận. Khi bấm vào Người xác nhận, hệ thống sẽ mở ra chi tiết phiếu xuất/nhập kho tương ứng.
  • Nếu phiếu đã bị hủy, cột này sẽ hiển thị thông tin Người hủy. Khi trỏ chuột vào thông tin người hủy, bạn sẽ xem nhanh được ngày giờ hủy phiếu.
  1. 1.
    : Ghi chú của phiếu nháp
  2. 2.
    : Thao tác với từng phiếu nháp

Thao tác với phiếu nháp

Thêm mới
Bạn bấm vào Thêm mới để tạo 1 trong 6 loại phiếu nháp sau:

Phiếu nháp nhà cung cấp

  • Chọn Phiếu nháp nhà cung cấp hoặc truy cập tại đây
Hệ thống hiển thị giao diện phiếu nháp nhà cung cấp như sau:
  • Bạn nhập thông tin vào các trường cần thiết, như tên kho, sản phẩm , số lượng, ...
    • Bấm vào phần tìm kiếm để tùy chọn tìm kiếm theo Sản phẩm, hoặc tìm Theo ri.
  • Bấm Lưu để lưu phiếu nháp hoặc Lưu và in để lưu phiếu và in luôn phiếu nháp. Phiếu nháp mới tạo sẽ ở trạng thái Mới và lưu tại mục Phiếu nháp.

Phiếu nháp bán lẻ

  • Chọn Phiếu nháp bán lẻ hoặc truy cập tại đây.
Hệ thống hiển thị giao diện phiếu nháp bán lẻ như sau:
Bạn cần điền các trường thông tin cần thiết và ấn nút

Phiếu nháp bán buôn

Bạn thực hiện thao tác giống như thực hiện với phiếu nháp bán lẻ, tuy nhiên lại bước chọn phiếu nháp, chọn phiếu nháp bán buôn.

Phiếu nháp chuyển kho

  • Áp dụng cho trường hợp cần duyệt và xác nhận lại phiếu chuyển kho trước khi chuyển thành các phiếu xuất nhập chuyển kho.
  • Xem chi tiết hướng dẫn quy trình thao tác với phiếu chuyển kho nháp tại đây.

Phiếu nháp khác

  • Phiếu nháp khác là loại phiếu riêng, áp dụng cho các trường hợp không phải là nhập hàng NCC, kiểm kho, chuyển kho, bán buôn, bán lẻ,...
  • Quy trình thêm mới tương tự như với các loại phiếu nháp trên.

Phiếu nháp xuất bán doanh nghiệp khác

  • Áp dụng khi bạn có nhiều doanh nghiệp và có sử dụng các tính năng bán chéo cho doanh nghiệp khác trên Nhanh.
Phiếu mới tạo sẽ nằm ở trạng thái mới và cần thông qua bước duyệt và xác nhận trước khi trở thành phiếu XNK chính thức.
Thao tác
  • Thao tác với nhiều phiếu nháp cùng lúc
Sau khi tích chọn các phiếu nháp cần thao tác, bạn bấm vào nút Thao tác để:
  • Xuất excel
  • In các phiếu đã chọn
  • In mã vạch sản phẩm các phiếu đã chọn
  • Gộp các phiếu đã chọn
  • Hủy các phiếu đã chọn
  • Thao tác với từng phiếu nháp
Tại danh sách phiếu nháp, bạn chú ý tới 2 cột DuyệtXác nhận:
  1. 1.
    Duyệt: Nếu phiếu chưa được duyệt (tức là phiếu ở trạng thái Mới), cột này sẽ hiển thị
    .
  • Bạn bấm Duyệt để thao tác duyệt yêu cầu chuyển kho. Sau khi duyệt, hệ thống sẽ sinh ra 1 phiếu Xuất chuyển kho tương ứng.
  • Hoặc bạn bấm vào
    - chọn Hủy phiếu để hủy phiếu.
  1. 1.
    Xác nhận: Nếu phiếu chưa được xác nhận hoặc hủy, cột này sẽ hiển thị
    .
  • Bạn bấm vào Xác nhận để xác nhận đã nhận hàng tại kho nhận. Sau khi xác nhận, hệ thống sẽ sinh ra 1 phiếu Nhập chuyển kho tương ứng.
Bạn bấm vào
để thao tác:
  • Sửa: Chỉ sửa được phiếu nháp ở trạng thái Mới.
  • Đổi kho nhận hàng: Trong trường hợp phiếu nháp ở trạng thái Mới hoặc Đã duyệt, thay vì bấm sửa phiếu để thay đổi thông tin kho nhận hàng, bạn có thể thao tác nhanh đổi kho nhận hàng. Với phiếu ở trạng thái Đã hủy, việc đổi kho nhận hàng chỉ có tác dụng thay đổi thông tin ở phiếu nháp chứ không thay đổi thông tin ở phiếu XNK (phiếu nháp đã hủy không có phiếu XNK đính kèm).
  • In phiếu: In phiếu mẫu yêu cầu chuyển kho.
  • In mã vạch: In mã vạch các sản phẩm trong phiếu với số lượng yêu cầu.
  • Export in mã vạch: Xuất dữ liệu sản phẩm (Tên, mã vạch, số lượng yêu cầu...) để bạn sử dụng in mã vạch bằng bartender.
  • Hủy phiếu:
    • Trong trường hợp phiếu nháp ở trạng thái Mới, bạn bấm hủy để hủy yêu cầu chuyển kho. Nếu có nhu cầu chuyển kho tiếp, bạn vui lòng tạo phiếu nháp mới.
    • Trong trường hợp phiếu nháp ở trạng thái Đã duyệt, bạn phải xóa phiếu xuất chuyển kho tương ứng. Sau khi xóa, phiếu nháp sẽ được tự động chuyển sang trạng thái Đã hủy.
    • Trong trường hợp phiếu nháp ở trạng thái Đã xác nhận:
      • Nếu bạn chỉ xóa phiếu Nhập chuyển kho, phiếu nháp sẽ chuyển lại trạng thái chưa xác nhận.
      • Nếu bạn xóa cả phiếu Nhập chuyển khoXuất chuyển kho, phiếu nháp sẽ chuyển về trạng thái Đã hủy.
Bạn không được quyền hủy yêu cầu đã có phiếu XNK. Muốn hủy phiếu yêu cầu này bạn cần xóa phiếu XNK trước rồi quay lại hủy yêu cầu XNK.
  • Xóa phiếu: Bạn chỉ được xóa phiếu nháp ở trạng thái Mới hoặc Đã hủy.

Tab Sản phẩm XNK nháp

Đây là một cách hiển thị khác của để ghi nhận các yêu cầu xuất nhập sản phẩm, thay vì xem theo phiếu, phần mềm còn hỗ trợ bạn xem và theo dõi lịch sử yêu cầu xuất nhập của từng sản phẩm.

Bộ lọc sản phẩm XNK nháp

  1. 1.
    Từ kho - đến kho: Lọc sản phẩm XNK nháp theo thông tin kho liên quan.
  2. 2.
    Sản phẩm: Lọc sản phẩm XNK nháp theo tên/mã/mã vạch sản phẩm.
  3. 3.
    ID: Lọc sản phẩm XNK nháp theo ID sản phẩm XNK nháp.
  4. 4.
    Tạo từ ngày - đến ngày: Lọc sản phẩm XNK nháp theo ngày tạo yêu cầu XNK.
  5. 5.
    Danh mục, thương hiệu, loại sản phẩm: Lọc sản phẩm XNK nháp theo danh mục, thương hiệu hoặc loại sản phẩm.
  6. 6.
    Loại, Kiểu: Lọc sản phẩm XNK nháp theo loại hoặc kiểu XNK.
  7. 7.
    Trạng thái: Lọc sản phẩm XNK nháp theo trạng thái yêu cầu XNK.
  • Mới
  • Đã duyệt
  • Đã xác nhận
  • Đã hủy
  1. 1.
    Kiểu nhập kho: Lọc sản phẩm XNK nháp theo kiểu nhập kho của sản phẩm.
  2. 2.
    ID phiếu nháp: Lọc sản phẩm XNK nháp theo ID phiếu nháp tương ứng.
  3. 3.
    IMEI: Lọc sản phẩm XNK nháp theo IMEI sản phẩm.
  4. 4.
    Ghi chú: Lọc sản phẩm XNK nháp theo ghi chú.
  5. 5.
    Nhà cung cấp: Lọc sản phẩm XNK nháp theo nhà cung cấp.
  6. 6.
    Có tồn: Lọc sản phẩm XNK nháp còn tồn thực trên hệ thống.
  7. 7.
    Người tạo: Lọc sản phẩm XNK nháp theo người tạo yêu cầu.

Danh sách sản phẩm XNK nháp

  1. 1.
    ID | Ngày: ID sản phẩm XNK nháp và ngày giờ tạo yêu cầu XNK.
  2. 2.
    Kho hàng: Kho hàng yêu cầu XNK.
  3. 3.
    Người lập: Thông tin người tạo phiếu XNK nháp.
  4. 4.
    Sản phẩm: Sản phẩm được yêu cầu XNK, bao gồm thông tin mã sản phẩm và tên sản phẩm.
  5. 5.
    SL tồn: Số lượng tồn trong kho của sản phẩm tại kho yêu cầu XNK.
  6. 6.
    SL YC: Số lượng sản phẩm được yêu cầu xuất nhập.
  7. 7.
    SL lỗi: Số lượng sản phẩm bị lỗi trong số sản phẩm được yêu cầu xuất nhập. SL lỗi <= SL YC.
  8. 8.
    Giá YC: Đơn giá xuất/nhập sản phẩm được yêu cầu.
  9. 9.
    Tiền YC: Tổng tiền xuất/nhập sản phẩm được yêu cầu.
  10. 10.
    Mô tả: Ghi chú sản phẩm XNK nháp.
  11. 11.
    SL duyệt: Số lượng xuất/nhập được duyệt.
  12. 12.
    Giá duyệt: Đơn giá xuất nhập sản phẩm được duyệt.
  13. 13.
    SL XNK: Số lượng sản phẩm xuất/nhập thực tế (đã được xác nhận).
  14. 14.
    Tổng Tiền: Tổng tiền sản phẩm xuất nhập thực tế.
  15. 15.
    : Thao tác với từng sản phẩm XNK nháp

Thao tác

  • Thao tác với nhiều sản phẩm XNK nháp cùng lúc
Phần mềm hỗ trợ bạn Xuất excel danh sách tất cả sản phẩm XNK nháp hoặc Xuất excel mã vạch trang hiện tại trong trường hợp bạn muốn lấy danh sách mã vạch sản phẩm XNK nháp để in mã bằng bartender.
  • Thao tác với từng sản phẩm XNK nháp
Phần mềm hỗ trợ bạn Export in mã vạch để in mã vạch sản phẩm bằng bartender hoặc Xóa sản phẩm XNK nháp.

Quy trình thao tác trong module phiếu nháp

Bước 1: Chọn thêm phiếu nháp

Để thêm phiếu nhập kho nhà cung cấp, bạn truy cập module Kho hàng - chọn Phiếu nháp - bấm Thêm mới hoặc truy cập trực tiếp tại đây.
Bạn chọn loại phiếu nháp cần tạo và điền thông tin

Bước 2: Duyệt phiếu nháp

Sau khi tạo phiếu nháp, cần báo cho bộ phận quản lý vào xét duyệt phiếu XNK nháp.
Tại Phiếu XNK nháp, bạn sử dụng bộ lọc để tìm kiếm phiếu nháp cần duyệt, sau đó bấm
.
Màn hình duyệt phiếu nháp như sau:
  • Điền số lượng duyệt xuất nhập kho. Số lượng duyệt có thể =, < hoặc > số lượng yêu cầu.
  • Đối với sản phẩm IMEI, phải nhập số lượng duyệt bằng với số IMEI. Bạn cần nhập số IMEI vào ô tìm kiếm theo IMEI.
  • Có thể duyệt nhanh số lượng = số lượng yêu cầu bằng cách bấm vào
    ở cột Yêu cầu để copy số lượng yêu cầu sang ô SL duyệt.
Sau đó bấm Lưu hoặc Lưu và in để hoàn thành duyệt phiếu. Sau khi duyệt, phiếu nháp sẽ chuyển sang trạng thái Đã duyệt (chờ xác nhận).
  • Đối với phiếu nháp chuyển kho, sau khi duyệt, hệ thống sinh ra 1 phiếu Xuất [C] Chuyển kho ghi nhận trừ tồn ở kho chuyển (kho A).
  • Đối với các loại phiếu nháp khác, sau khi duyệt, hệ thống chưa sinh ra phiếu xuất nhập kho.

Bước 3: Xác nhận phiếu nháp

Sau khi đã hoàn thành việc nhập hàng từ nhà cung cấp hoặc xuất hàng hóa bán lẻ, bán buôn theo thông tin phiếu nháp đã duyệt, bạn cần thao tác Xác nhận phiếu nháp để hoàn tất quy trình.
  • Bạn bấm vào
    để tiến hành xác nhận nhận hàng. Màn hình xác nhận phiếu nháp như sau:
  • SL (0): Điền số lượng sản phẩm nhận được. Số lượng xác nhận phải bằng số lượng đã duyệt.
    • Đối với sản phẩm IMEI, phải nhập số lượng xác nhận bằng với số IMEI. Bạn cần kiểm tra lại IMEI sản phẩm nhận được có khớp với IMEI chuyển kho hay không. Bạn nhập số IMEI vào ô tìm kiếm theo IMEI, nếu IMEI không khớp, hệ thống sẽ báo lỗi IMEI này không nằm trong danh sách chuyển kho.
  • SL lỗi: Điền số lượng hàng bị lỗi trong kiện hàng nhận được.
Sau khi lưu phiếu xác nhận, phiếu nháp sẽ được chuyển sang trạng thái Đã xác nhận và hệ thống sẽ sinh ra phiếu XNK tương ứng.

Câu hỏi thường gặp

1. Muốn thêm sản phẩm vào phiếu nháp chuyển kho đã duyệt và đã xác nhận ?

  • Trong quá trình duyệt phiếu nháp thì có thể thêm sản phẩm và sau khi duyệt thì không thể quay trở lại để thêm sản phẩm, phải tạo phiếu yêu cầu mới.
  • Bước xác nhận chuyển kho để kho nhận hàng xác nhận đã nhận được hàng từ kho chuyển đến nên không thêm được sản phẩm.

2. Tại sao làm phiếu nháp chuyển kho rồi mà kho bị chuyển không bị trừ tồn, kho chuyển đến cũng không nhận được số tồn?

  • Sau khi làm phiếu nháp chuyển kho DN phải duyệt phiếu thì kho bị chuyển sẽ trừ tồn trong kho và xác nhận phiếu thì kho chuyển đến sẽ nhận được tồn trong kho.

3. Nếu sửa phiếu XNK thì lợi nhuận, doanh thu sẽ ghi nhận vào ngày tạo phiếu hay ngày sửa phiếu?

  • Doanh thu sẽ ghi nhận vào ngày tạo phiếu

4. Phiếu yêu cầu chuyển kho trong cập nhật mới tên là gì?

  • Phiếu yêu cầu chuyển kho bản mới có tên là Phiếu nháp

5. Thao tác làm phiếu yêu cầu XNK là gì?

Kho hàng -> phiếu nháp -> thêm mới