Links

Đối soát tự vận chuyển

Tình huống sử dụng

Với đơn hàng không gửi qua hệ thống của Nhanh.vn (bao gồm đơn tự vận chuyển và đơn kết nối vận chuyển riêng), việc đối soát đơn hàng sẽ do Doanh nghiệp tự thực hiện.
Tình huống:
  • Đơn hàng có giá trị 200.000 VNĐ
  • Phí vận chuyển: 15.000 VNĐ
  • Phí ship báo khách: 30.000 VNĐ
Khi đơn hàng thành công, doanh nghiệp tự đổi trạng thái thành công cho đơn hàng.

Các bước đối soát tự vận chuyển

Khi có file excel đối soát đơn hàng của hãng vận chuyển, doanh nghiệp làm đối soát đơn hàng cho các đơn trên Nhanh.vn như sau:
  • Bước 1: Tại màn hình quản lý danh sách Đơn hàng - chọn Thao tác - chọn Thêm đối soát đơn tự vận chuyển.
Hoặc truy cập Đơn hàng - chọn Đối soát - chọn Đối soát tự vận chuyển hoặc truy cập trực tiếp tại đây.
  • Bước 2: Tải file import về rồi điền các thông tin, sau đó lưu file excel lại.
    • ID đơn hàng: ID trên Nhanh.vn của đơn hàng muốn đối soát.
    • Phí vận chuyển hãng vận chuyển thu: Cước phí vận chuyển mà hãng vận chuyển báo.
    • Phí thu của khách: Phí vận chuyển mà khách phải chịu.
    • Tổng thu khách hàng: Tổng tiền thu của người nhận hàng (thu COD).
  • Bước 3: Chọn tài khoản nhận tiền (với doanh nghiệp dùng kế toán), ngày đối soát, và điền ghi chú (nếu có).
  • Bước 4: Tải file Import đã nhập liệu lên hệ thống và theo dõi tiến độ import đến khi đạt 100%.
Sau khi upload thành công (hay thất bại) hệ thống sẽ thông báo tới doanh nghiệp. Trường hợp thành công, doanh nghiệp kiểm tra lại chi tiết đối soát vừa Import tại Đối soát tự vận chuyển bằng cách truy cập Đơn hàng - chọn Đối soát - chọn Đối soát tự vận chuyển hoặc truy cập trực tiếp tại đây.

Các trường hợp đối soát thường gặp

Khách không nhận hàng, không trả ship

  • Đơn hàng cập nhật trạng thái hoàn (Đang hoàn, Xác nhận hoàn, trạng thái Đã hoàn do Doanh nghiệp tự đổi), bạn làm đối soát tự vận chuyển như bình thường.
  • Trong trường hợp dữ liệu ở HVC trả về đơn hoàn tách biệt so với đơn gốc, bạn cần cộng tổng phí HVC thu ở 2 đơn để điền vào file đối soát.
  • Ví dụ: Đơn gửi đi mã NVN123456 phí ship HVC thu là 30.000. Đơn hoàn về là xNVN123456 phí hoàn là 15.000, thì khi làm đối soát điền ID đơn là NVN123456 và phí HVC thu là 45.000.

Khách không nhận hàng, có trả phí ship

  • Đơn hàng ở trạng thái Thành công.
  • Về tồn kho: Bạn cần tạo phiếu trả hàng để cộng tồn về kho.
  • Về phí ship: ví dụ khách trả phí ship 35k
    • Trường hợp shipper bỏ 35.000 này vào gói hàng, khi HVC đối soát vẫn thu đầy đủ các khoản phí, khi làm đối soát doanh nghiệp tính tổng phí HVC thu tương tự phần hướng dẫn Khách không nhận hàng, không trả ship và lấy tổng này trừ đi 35.000 để điền vào tiền HVC thu.
    • Trường hợp Shipper thu 35.000 và trả về cho HVC, khi HVC đối soát sẽ tự trừ đi 35.000 vào file đối soát, doanh nghiệp làm đối soát tương tự ở phần hướng dẫn Khách không nhận hàng, không trả ship

Khách nhận 1 phần

  • Cần làm trả hàng, tham khảo thông tin tại đây

Các bút toán hạch toán đơn hàng tự vận chuyển

Khi đơn hàng Thành công: Hệ thống tự tạo các hạch toán:
  • Phiếu xuất ghi nhận giá vốn của sản phẩm - hạch toán Nợ 632, Có 1561, gắn theo chứng từ ID phiếu Xuất giao hàng.
  • Phiếu bán hàng ghi nhận giá trị của đơn hàng (hiện chưa bao gồm phí thu của khách) là 200.000 - hạch toán Nợ 131, Có 5111, gắn theo chứng từ ID phiếu Xuất giao hàng.
Khi đối soát đơn hàng: Hệ thống tự tạo các hạch toán:
  • Phiếu thu Nợ 131, Có 711 = Phí thu của khách (phí vận chuyển doanh nghiệp sẽ tính theo khách hàng), gắn theo ID chứng từ đơn hàng, đối tượng là khách hàng.
=> Công nợ khách hàng = Giá trị đơn hàng + phí thu của khách = 200.000 + 30.000 = 230.000
  • Phiếu Báo có (Nộp tiền) hạch toán tiền khách thanh toán: Nợ 1121, Có 131 = Số tiền cần thanh toán còn lại của khách hàng (230.000), gắn theo ID chứng từ đơn hàng và đối tượng là khách hàng.
  • Phiếu Báo nợ (Rút tiền) hạch toán chi tiền thanh toán phí vận chuyển: Nợ 811, Có 1121 = Số tiền doanh nghiệp thanh toán tiền vận chuyển, không gắn đối tượng.