Biên bản bàn giao

Biên bản bàn giao là gì?

Biên bản bàn giao là loại giấy tờ/ biên bản thể hiện việc giao nhận hàng hóa xảy ra trên thực tế người bàn giao (doanh nghiệp) và người nhận bàn giao (hãng vận chuyển).

Tính năng này hỗ trợ đắc lực cho quá trình nhặt hàng đóng gói, cập nhật trạng thái cùng lúc nhiều đơn hàng, có thể dùng như một bản xác nhận số đơn hàng xuất đi, trong quá trình bàn giao cho bưu tá và cuối cùng là ghi nhận hàng loạt đơn hàng hoàn về cùng lúc.

Biên bản bàn giao được dùng để:

• In bảng tổng hợp số lượng sản phẩm để nhặt hàng, biết sản phẩm nào còn hay hết hàng để tạo phiếu và nhặt hàng nhanh hơn.

• Cập nhật trạng thái cùng lúc nhiều đơn hàng trong một biên bản, giúp cho việc điều tin nhanh và tập trung hơn.

• Gửi nhiều đơn sang hãng vận chuyển cùng lúc.

• In biên bản cho bưu tá kí xác nhận đã nhận tổng số đơn và bảng kê chi tiết, mà không cần kí nhận từng phiếu gửi giúp tiết kiệm giấy in, hạn chế thất thoát.

Biên bản bàn giao dùng để đánh dấu mốc thời gian bàn giao đơn hàng hoặc nhận đơn hàng hoàn về từ hãng vận chuyển và giải quyết đền bù trong tình huống hãng vận chuyển làm mất hàng.

Trên Nhanh có 3 loại biên bản bàn giao:

• Gửi HVC đi: Khi bạn giao hàng cho nhân viên bưu tá của hãng vận chuyển tới lấy hàng, bạn tạo biên bản bàn giao, in ra và yêu cầu bưu tá kí nhận đầy đủ.

• Nhận HVC hoàn về: Khi bạn nhận lại hàng do hãng vận chuyển hoàn về - các đơn hàng nằm trong biên bản sẽ đổi trạng thái Đang hoàn/ Xác nhận hoàn sang Đã hoàn.

• Nhặt hàng trong kho: Được dùng khi đóng gói hàng hóa.

Danh sách Biên bản bàn giao vận đơn

Biên bản bàn giao vận đơn dùng để xác nhận một trong ba trường hợp sau :

• Bạn cần tổng hợp các đơn hàng đã được đóng gói?

• Bạn đã gửi hàng sang cho hãng vận chuyển chưa?

• Bạn đã nhận lại hàng do hãng vận chuyển chuyển hoàn chưa?

Để làm việc tại đây, bạn truy cập vào Đơn hàng - chọn Biên bản bàn giao hoặc truy cập trực tiếp tại đây.

Bộ lọc

Trong đó:

1. Cửa hàng: Lọc theo địa điểm kho hàng/cửa hàng bàn giao hàng hóa.

2. ID: Lọc ID của Biên bản bàn giao.

3. Hãng vận chuyển: Lọc theo hãng vận chuyển tiếp nhận đơn hàng.

4. Ngày tạo từ/ đến: Lọc những biên bản bàn giao được bàn giao trong một khoảng thời gian nhất định.

5. Người tạo: Lọc theo người tạo biên bản.

6. ID đơn hàng: Lọc theo ID của đơn đặt hàng (đã được xác nhận, đóng gói và chuyển qua hãng vận chuyển) được bắn qua từ module Đơn hàng.

7. Loại biên bản: Loại bàn giao của đơn hàng bao gồm:

• Tự đi giao hàng

• Gửi HVC chuyển đi

• Nhận HVC hoàn về

• Nhặt hàng trong kho

1. Kiểu biên bản: Kiểu biên bản dành cho đơn hàng tự tạo trên hệ thống và đơn hàng tải từ sàn TMDT.

2. Ghi chú: Ghi chú của biên bản.

Các thao tác

Nút Thêm mới

Nút Thêm mới cho phép doanh nghiệp tạo/thêm mới một biên bản bàn giao vận đơn.

• Thêm mới: Tạo biên bản bàn giao lẻ.

• Nhập từ excel: Thêm nhiều biên bản bàn giao.

Nút Thao tác

Nút Thao tác gồm các tùy chọn sau:

• Xuất excel: Xuất excel danh sách biên bản.

• Đổi trạng thái: Đổi trạng thái đơn hàng trong các biên bản bàn giao đã chọn.

• Danh sách đơn hàng đã bàn giao: Xem những đơn hàng đã được bàn giao cho hàng vận chuyển.

• Danh sách sản phẩm đã bàn giao: Xem những sản phẩm đã được bàn giao cho hãng vận chuyển.

Thông tin trong danh sách biên bản bàn giao vận đơn

• : Ô chọn cho phép doanh nghiệp tích chọn một hay nhiều biên bản để thao tác.

• Hãng vận chuyển:

  • Hiển thị ID của biên bản bàn giao vận đơn (do hệ thống tự sinh, khi click vào sẽ chuyển đến trang chi tiết biên bản bàn giao vận đơn).

  • Hiển thị tên hãng vận chuyển và số lần in biên bản bàn giao. Nếu đơn hàng tự vận chuyển thì sẽ hiện chữ "TVC".

• Kho: Kho hàng/Cửa hàng lập biên bản bàn giao.

• Loại: Nhặt hàng trong kho hoặc Gửi HVC chuyển đi hoặc Nhận hàng hoàn về.

  • Nhặt hàng trong kho: Dùng để tổng hợp số lượng sản phẩm cần đóng gói và xác nhận đơn hàng đã được đóng gói để tránh đóng trùng đơn.

  • Gửi HVC chuyển đi: Dùng để xác nhận việc doanh nghiệp đã giao hàng cho hãng vận chuyển để giao đi cho khách hàng.

  • Nhận HVC hoàn về: Dùng để xác nhận việc doanh nghiệp đã nhận lại hàng hoàn từ hãng vận chuyển.

• Số SP: Mục này cho biết số lượng sản phẩm được đặt trong các đơn hàng có trong biên bản bàn giao.

• Số đơn: Mục này cho biết tổng số đơn hàng có trong biên bản bàn giao.

• Đơn đã gửi HVC: Số đơn trong biên bản đã được gửi sang hãng vận chuyển.

• Đơn chưa lấy: Số đơn hàng trong biên bản ở trạng thái Chờ thu gom.

• Đơn đang chuyển: Số đơn hàng trong biên bản ở các trạng thái Đang chuyển, HVC đã nhận hàng, Thất bại.

• Đơn hủy: Số đơn hàng trong biên bản ở các trạng thái Khách hủy, Hệ thống hủy, HVC hủy đơn.

• Đơn thành công: Số đơn hàng trong biên bản đã giao thành công (Trạng thái Thành công).

• Đơn hoàn: Số đơn hàng trong biên bản ở các trạng thái Đang hoàn, Xác nhận hoàn, Đã hoàn.

• Ghi chú: Hiển thị tất cả những mô tả, ghi chú thêm về biên bản bàn giao.

• Người tạo: Hiển thị người tạo và thời gian tạo biên bản bàn giao.

• File đính kèm: Chứng từ đính kèm biên bản (nếu có).

• Nút thao tác nhanh: gồm các tùy chọn:

  • Thêm đơn hàng vào biên bản: Dùng để thêm đơn vào biên bản bàn giao cho hãng vận chuyển khi hãng vận chuyển đang nhận hoặc chưa đến nhận bàn giao.(Không dùng trong trường hợp đã lấy hàng).

  • Gửi hãng vận chuyển: Gửi tất cả các đơn trong biên bản sang HVC.

  • In bản tổng hợp sản phẩm; In biên bản với giao diện đầy đủ (có kèm theo sản phẩm) và rút gọn.

  • In danh sách mã vận đơn.

  • Xóa biên bản bàn giao vận đơn.

Thêm biên bản bàn giao vận đơn

• Thêm biên bản bàn giao vận đơn bao gồm thêm biên bản bàn giao đơn hàng cho hãng vận chuyển, thêm biên bản nhận hàng hoàn và biên bản nhặt hàng trong kho giúp doanh nghiệp tổng hợp đơn và sản phẩm để đi nhặt hàng đóng gói, xác thực quá trình bàn giao đơn cho bưu tá gom hàng và nhận hàng hoàn từ hãng vận chuyển.

• Có 4 cách để thêm biên bản bàn giao và thêm đơn hàng vào biên bản.

Cách 1: Thêm mới trực tiếp

Bước 1: Truy cập vào Đơn hàng - chọn Biên bản bàn giao sau đó click vào nút Thêm mới - chọn Thêm mới hoặc truy cập trực tiếp tại đây. Bước 2: Nhập liệu thông tin Điền đầy đủ thông tin vào các trường sau:

Trong đó:

• Cửa hàng: Chọn kho/cửa hàng đóng gói đơn hoặc nhận hàng hoàn/xuất hàng cho hãng vận chuyển.

• Hãng vận chuyển: Chọn hãng vận chuyển đã bắn (gửi) vận đơn sang.

• Loại: Chọn loại Gửi HVC chuyển đi/Nhận HVC hoàn về/Nhặt hàng trong kho tùy vào mục đích thêm biên bản.

• ID đơn hàng/ Mã hãng vận chuyển: Nhập hoặc quét mã vạch ID đơn hàng hoặc mã vạch mã vận đơn có được sau đã thao tác gửi đơn hàng sang hãng vận chuyển.

• Mô tả: Hiển thị thông tin ghi chú thêm về đơn hàng hay thời gian giao hàng.

• Biên bản sàn: Dùng trong trường hợp đơn hàng được đồng bộ về từ kênh sàn TMĐT (Lazada, Shopee, Tiki, Sendo), chọn sàn thích hợp.

• Tùy chọn gửi đơn: Nếu muốn gửi đơn hàng sang hãng vận chuyển luôn khi thêm đơn vào biên bản bàn giao thì tích chọn Gửi luôn đơn hàng sang hãng vận chuyển.

Bước 3: Lưu biên bản bàn giao vận đơn.

Hệ thống sẽ tự động lưu biên bản bàn giao hàng hóa vào Danh sách biên bản bàn giao vận đơn tại đây.

Bước 4: Gửi và in biên bản bàn giao vận đơn

Bạn bấm vào nút Thao tác - chọn Gửi hãng vận chuyển để xác nhận gửi vận đơn qua hãng vận chuyển, sau đó ấn In biên bản. Bạn có thể in biên bản bàn giao với 2 tùy chọn là In biên bản đầy đủ (Kèm sản phẩm) hoặc In biên bản rút gọn.

Sau khi doanh nghiệp gửi đơn qua bên hãng vận chuyển, nhân viên hãng vận chuyển sẽ qua trực tiếp kho/cửa hàng bàn giao đơn hàng để tiếp nhận đơn hàng. Hai bên cùng ký xác nhận bàn giao vận đơn hàng hóa.

Cách 2: Thêm mới bằng Import Excel

Bước 1: Nhấn Thêm mới > nhập từ excel hoặc nhấn nhanh tại đây.

Bước 2: Tải file mẫu về máy. Điền thông tin ID đơn hàng trên Nhanh(áp dụng cho các đơn tự tạo trên hệ thống) hoặc ID sàn/ID mã vận chuyển (áp dụng cho các đơn sàn).

Bước 3: Chọn các thông tin thích hợp tại các trường đánh dấu * và chọn file excel - nhấn Import.

Cách 3: Thêm mới tại danh sách đơn hàng

Cách này thường sử dụng để thêm nhanh những đơn hàng đã tích chọn tại danh sách đơn hàng vào biên bản.

Bước 1: Tại danh sách đơn hàng, lọc đơn hàng theo trạng thái hoặc trường thông tin thích hợp.

Bước 2: Tích chọn các đơn hàng muốn cho vào biên bản (Nếu chỉ muốn thêm 1 số đơn nhất định vào biên bản).

Bước 3: Bấm Thao tác - chọn Thêm đơn hàng vào biên bản bàn giao.

Bước 4: Hệ thống sẽ hiển thị 1 popup như hình. Lựa chọn 1 trong các trường hợp:

• Thêm các đơn đã chọn (ở bước 2).

• Thêm toàn bộ đơn hàng ở trang hiện tại.

• Thêm toàn bộ đơn hàng ở tất cả các trang (không quá 300 đơn).

Bước 5: Chọn biên bản bàn giao có sẵn hoặc tạo nhanh một biên bản mới.

Hệ thống sẽ tự động lấy ra các biên bản bàn giao được tạo trong vòng 3 ngày gần nhất.

Nếu chưa có biên bản bàn giao, bạn có thể chọn nút + để thêm mới.

• Chọn kho/cửa hàng xử lý đơn hàng.

• Chọn hãng vận chuyển nhận bàn giao đơn hàng.

• Loại: chọn Gửi HVC chuyển đi hoặc Nhận HVC hoàn về.

• Ghi chú mô tả nếu có.

• Bấm Lưu để thêm mới biên bản.

Bước 6: Bấm Thêm để thêm đơn hàng vào biên bản bàn giao.

Cách 4: Thêm đơn hàng vào biên bản giao có sẵn tại danh sách biên bản bàn giao

Bước 1: Tại danh sách biên bản bàn giao, bấm vào nút thao tác nhanh - chọn Thêm đơn hàng vào biên bản.

Hoặc click vào ID biên bản bàn giao cần thêm đơn hàng - mục Danh sách đơn hàng trong biên bản, bấm Thao tác - chọn Thêm đơn hàng vào biên bản này.

Bước 2: Nhập ID đơn hàng/mã vận đơn hoặc quét mã vạch ID đơn hàng/mã vận đơn để thêm đơn hàng vào biên bản bàn giao.

Cách 5: Thêm biên bản bàn giao sau khi Đóng gói đơn hàng tại mục Đóng gói

Bước 1: Sử dụng tính năng Đóng gói để đóng gói đơn hàng (xem chi tiết [tại đây](https://nhanh.vn/order/manage/packing Bước 2: Sau khi thêm đơn hàng vào đóng gói, kéo xuống mục Cho vào biên bản bàn giao và thêm biên bản mới để thêm các đơn đã đóng gói vào biên bản chuyển hàng đi.

Các lỗi thường gặp khi thêm đơn vào biên bản bàn giao

• Đơn hàng không thuộc kho đang làm biên bản: Các đơn hàng trong biên bản bắt buộc phải thuộc cùng 1 kho bàn giao.

• Đơn hàng thuộc hãng vận chuyển khác: Các đơn hàng trong biên bản bắt buộc phải thuộc cùng hãng vận chuyển xử lý đơn.

• Đơn hàng trạng thái không hợp lệ để cho vào biên bản: Ví dụ:

  • Đơn hàng trạng thái Thành công không thể thêm vào biên bản.

  • Đơn hàng trạng thái Đang hoàn/ Xác nhận hoàn không thể thêm vào biên bản Gửi HVC chuyển đi hoặc Nhặt hàng trong kho.

• Đơn hàng đã nằm trong biên bản khác: 1 đơn hàng chỉ có thể thuộc 1 biên bản Gửi HVC chuyển đi và 1 biên bản Nhận HVC hoàn về. 1 đơn hàng có thể thuộc nhiều biên bản Nhặt hàng trong kho.

Cách sử dụng biên bản bàn giao

Hỗ trợ khâu nhặt hàng, đóng gói

Với mục đích sử dụng này, Doanh nghiệp có thể sử dụng biên bản để tiến hành kiểm tra sản phẩm trong đơn còn hay hết hàng, tổng hợp số lượng để đi nhặt hoặc tạo phiếu nháp nhập sản phẩm vào kho để đẩy đơn.

Biên bản bàn giao sẽ hỗ trợ thống kê số lượng của tất cả sản phẩm trong tất cả các đơn hàng, nhằm đưa ra con số tổng hợp cuối cùng mà bạn cần cho biên bản đó.

Ví dụ: Trong biên bản, sản phẩm gói mỳ nằm ở 2 đơn, 1 đơn mua 3, 1 đơn mua 2, biên bản sẽ tổng hợp số lượng gói mỳ cần để đóng đơn là 5 gói

Để in ra bảng tổng hợp sản phẩm, bạn có thể thao tác như sau:

Cách 1: Click vào ID của một biên bản, sau đó tại Bảng tổng hợp số lượng sản phẩm - bấm nút Thao tác - chọn In bảng tổng hợp sản phẩm.

Cách 2: In nhanh Bảng tổng hợp ngay từ trang danh sách Biên bản bàn giao.

Bấm vào nút thao tác nhanh cuối dòng của Biên bản cần thao tác để lựa chọn In bảng tổng hợp sản phẩm.

Tham khảo thêm quy trình nhặt hàng đóng gói đơn hàng tại đây.

Xử lý nhanh tồn kho với sản phẩm hết hàng

Biên bản giúp bạn kiểm soát sản phẩm nào không đủ hàng để đóng đơn cũng như lên phiếu nháp nhập hàng vào kho.

Trên bảng tổng hợp sản phẩm, sản phẩm nào không đủ số lượng sẽ được tô đỏ và thống kê số lượng hàng còn thiếu.

Ví dụ: Mã đen xanh chuối thống kê còn thiếu 2 sản phẩm để đủ đóng đơn

Bạn có thể vào thao tác để gọi hàng từ kho còn hàng, hoặc lập phiếu nháp nhà cung cấp để báo cho bộ phận nhập hàng nắm được số lượng còn thiếu để mua hàng và duyệt phiếu:

Tại trang bảng tổng hợp sản phẩm, tích chọn sản phẩm > Bấm Thao tác > Lập phiếu nháp nhà cung cấp hoặc phiếu gọi hàng từ kho khác

Hệ thống hỗ trợ lựa chọn số lượng hàng hóa cần nhập thêm vào kho theo toàn bộ số lượng cần có cho biên bản, hoặc chỉ nhập thêm số lượng còn thiếu thôi.

Ví dụ sản phẩm A có tồn là 2, số lượng sản phẩm trong đơn là 5 > còn thiếu 3 sản phẩm. Nếu tích chọn nhập theo tổng số đặt hàng, số lượng trên phiếu nháp là 5, nếu tích chọn nhập số sản phẩm thiếu thì trên phiếu nháp sẽ là 3 sản phẩm.

Theo dõi đơn hàng trong biên bản

Mục đích này chủ yếu phục vụ cho các biên bản Gửi HVC đi và Nhận HVC hoàn về. Doanh nghiệp in thông tin danh sách mã vận đơn với các đơn đã trả mã về để chuyển/nhận hàng và đối chiếu với bưu tá

Cách 1: In nhanh ngoài trang danh sách Biên bản bàn giao

Tại màn hình Danh sách biên bản bàn giao, chọn nút Thao tác nhanh ứng với biên bản bàn giao cần in - chọn In Danh sách mã vận đơn

Cách 2: In từ bên trong chi tiết Biên bản

Bước 1: Tại trang danh sách Biên bản bàn giao, bạn tích chọn vào ID Biên bản để vào chi tiết biên bản.

Bước 2: Tại Danh sách đơn hàng trong biên bản, bấm Thao tác - chọn In Danh sách mã vận đơn

Cập nhật và đổi trạng thái hàng loạt đơn hàng trong biên bản

TH1: Đổi trạng thái tất cả đơn hàng trong biên bản

Tại trang danh sách Biên bản bàn giao, bạn tích chọn vào Biên bản cần thao tác, sau đó bấm Thao tác - chọn Đổi trạng thái.

Hành động này sẽ thay đổi trạng thái cùng lúc toàn bộ đơn hàng trong biên bản.

TH2: Đổi trạng thái một số đơn trong biên bản

Bước 1: Tại trang danh sách Biên bản bàn giao, bạn tích chọn vào ID Biên bản để vào chi tiết biên bản.

Bước 2: Tại Danh sách đơn hàng trong biên bản, tích chọn đơn hàng cần đổi trạng thái - bấm Thao tác - chọn Đổi trạng thái đơn hàng.

Tạo biên bản để ký xác nhận với bưu tá khi giao hàng

Để xác nhận quá trình giao – nhận các đơn hàng với bưu tá, bạn cần tạo biên bản bàn giao loại Gửi HVC chuyển đi.

Để in biên bản xác nhận, bạn có thể sử dụng 2 cách sau:

Cách 1: In nhanh ngoài trang danh sách Biên bản bàn giao

Tại màn hình Danh sách biên bản bàn giao, chọn nút Thao tác nhanh ứng với biên bản bàn giao cần in - chọn In biên bản đầy đủ (Kèm sản phẩm) hoặc In biên bản rút gọn.

Cách 2: In từ bên trong chi tiết Biên bản

Bước 1: Tại trang danh sách Biên bản bàn giao, bạn tích chọn vào ID Biên bản để vào chi tiết biên bản.

Bước 2: Tại Danh sách đơn hàng trong biên bản, bấm Thao tác - chọn In biên bản đầy đủ (Kèm sản phẩm) hoặc In biên bản rút gọn.

Ghi nhận, thống kê hàng loạt đơn chuyển hoàn về kho

Để ghi nhận, thống kê đơn chuyển hoàn, bạn cần tạo biên bản bàn giao loại Nhận HVC hoàn về.

Đơn hàng xuất đi từ kho nào, thì chỉ có thể đưa vào biên bản Nhận HVC hoàn về cho chính kho đó. Sau khi thêm toàn bộ đơn vào biên bản, đơn hàng sẽ tự động được cập nhật trạng thái Đã hoàn và cập nhật đúng tồn kho.

Ghi nhận nhân viên đóng gói cho hàng loạt đơn hàng

Bạn có thể ghi nhận nhân viên đóng gói cho hàng loạt đơn trong biên bản, khi khách hàng có khiếu nại về quy cách đóng gói hoặc lỗi do quá trình đóng gói ảnh hưởng đến sản phẩm thì có thể kiểm tra được ngay người đã đóng gói đơn đó.

Câu hỏi thường gặp

Tại sao in đơn trong biên bản bàn giao không cập nhật nhân viên đóng gói?

Các đơn hàng đã có nhân viên đóng gói, khi in đơn sẽ không thay đổi thông tin người đóng gói