In và đóng gói đơn hàng

In đơn hàng

Sau khi được xác nhận, đơn hàng đó tự động chuyển qua tab In và đóng gói. Bạn cần nhặt hàng và đóng gói sản phẩm cho đơn hàng.
Bạn thao tác nghiệp vụ này trên hệ thống như sau:
Bước 1: Truy cập vào Danh sách đơn hàng, chuyển sang tab In và đóng gói. Giao diện làm việc của tab In và đóng gói như sau:
Bước 2: In phiếu gửi
  • Để in phiếu gửi một vài hoặc tất cả những đơn hàng này, bạn tích chọn vào ô
    tại danh sách đơn hàng, và bấm nút nút Thao tác - chọn In phiếu gửi các đơn đã chọn.
  • Những đơn hàng ở trạng thái Đang đóng gói có nghĩa là đã được in phiếu gửi hàng.
Bạn có thể lưa chọn in phiếu giao hàng theo kích cỡ phù hợp với doanh nghiệp.
Trong trường hợp muốn chuyển đơn hàng sang kho khác (khi kho mặc định đặt hàng hết hàng), nhân viên CSKH tiến hành đổi trạng thái của đơn hàng sang Đổi kho xuất hàng.
Phiếu gửi đơn hàng có dạng sau:

Nhặt hàng

Trước hết, để đảm bảo quá trình nhặt hàng đóng gói đơn hàng được diễn ra nhanh chóng, chính xác nhất, bạn nên sắp xếp kho gọn hàng, có quy tắc nhất định. Dù kho hàng to hay nhỏ cũng cần có sơ đồ kho rõ ràng để nhân viên kho dễ dàng nắm bắt hàng hóa đang được ở vị trí nào, từ đó giúp tìm kiếm hàng hóa nhanh, tiếp kiệm thời gian và nguồn lực cho doanh nghiệp.
Tham khảo thêm tính năng vị trí sản phẩm trong kho tại đây.
Sau khi xác nhận, đơn hàng được chuyển sang bộ phận kho để nhặt hàng và đóng gói đơn hàng. Nhân viên kho cần lấy hàng ở nhiều vị trí khác nhau để đem đi đóng đơn online. Nếu không có cách lấy hàng khoa học, nhân viên sẽ bị mất thời gian và công sức di chuyển giữa các vị trí để hàng.
Tùy thuộc vào số lượng đơn trong ngày hoặc theo quy trình làm việc, bạn có thể sử dụng 1 trong 2 quy trình nhặt hàng sau:

Cách 1: In và nhặt hàng từng đơn

Nếu bạn ít đơn (khoảng dưới 50 đơn/ngày) thì nhân viên có thể cầm phiếu gửi vào trong kho để nhặt hàng.

Bước 1: In phiếu gửi có kèm vị trí sản phẩm

Nhanh.vn cho phép bạn chỉnh sửa phiếu gửi đơn hàng theo mẫu riêng của doanh nghiệp. Bạn có thể bổ sung trường thông tin vị trí sản phẩm trong kho để thuận tiện cho nhân viên cầm phiếu gửi vào trong kho để tìm sản phẩm.

Bước 2: Sắp xếp đơn hàng theo thứ tự

Giả sử kho hàng sắp xếp các kệ theo thứ tự từ A-Z:
  • Kệ A: Đơn chỉ có sản phẩm thuộc kệ A xếp đầu tiên để nhặt hàng trước.
  • Sau đó đến đơn có thêm sản phẩm thuộc các kệ tiếp sau.

Bước 3: Tiến hành nhặt hàng

Nhân viên nhặt hàng đi lần lượt từ kệ A đến kệ cuối cùng để nhặt hàng cho các đơn theo thứ tự đã sắp xếp.
  • Đơn đã đủ hàng: Cho hàng và phiếu in vào túi. Bỏ vào xe đẩy hàng nếu có => mang ra khu vực đóng hàng để kiểm tra và hoàn thiện đóng gói.
  • Đơn chưa đủ hàng: Cho hàng vào túi, phiếu in để ngoài để check sản phẩm cần nhặt thêm. Khi nào đủ hàng thì cho vào xe đẩy.

Cách 2: Nhặt hàng nhiều đơn cùng lúc theo biên bản bàn giao

Nếu bạn nhiều đơn (trên 50 đơn/ngày) thì nên dùng tính năng Biên bản bàn giao vận đơn, bảng tổng hợp sản phẩm để nhặt hàng cần thiết ra 1 khu để đóng gói hàng. Biên bản bàn giao sẽ giúp bạn:
  • Nhặt hàng nhanh hơn bằng bảng tổng hợp sản phẩm.
  • Gửi nhiều đơn sang hãng vận chuyển cùng lúc.
  • Bưu tá kí nhận vào biên bản bàn giao, tránh mất mát đơn hàng.
Không nên nhặt hàng theo biên bản tổng hợp sản phẩm nếu bảng tổng hợp sản phẩm nhiều hơn 10 (đến 20) sản phẩm do số lượng mã sản phẩm lớn dễ dẫn đến nhầm lẫn.
Thao tác cụ thể như sau:

Bước 1: Thêm những đơn hàng cần đóng gói vào biên bản bàn giao, loại Nhặt hàng trong kho

Ở tab In & đóng gói, sau khi in phiếu gửi, bạn bấm chọn các đơn cùng hãng vận chuyển - bấm nút Thao tác - chọn Thêm đơn hàng vào biên bản bàn giao - bấm nút Lưu đễ hoàn tất thao tác thêm biên bản.

Bước 2: Sàng lọc đơn không đủ hàng

Dựa vào biên bản, sàng lọc được những đơn không đủ hàng để đóng gói, xóa khỏi biên bản.
  • Nếu tất cả sản phẩm trong đơn hàng hiển thị màu xanh tức là đủ hàng.
  • Nếu đơn hàng có sản phẩm hiển thị màu đỏ tức là thiếu hàng.
Danh sách đơn hàng trong biên bản

Bước 3: Nhặt hàng theo bảng tổng hợp sản phẩm

Vào Danh sách biên bản bàn giao, tìm đến biên bản cần nhặt hàng, bấm nút nút
, chọn In bảng tổng hợp sản phẩm, rồi cầm bảng đó đi nhặt hàng (loại bỏ tình trạng nhặt thiếu sản phẩm, phải nhặt lại nhiều lần).
Xem thêm hướng dẫn sử dụng Biên bản bàn giao vận đơn .
Sau khi đã nhặt được tất cả sản phẩm cần đóng gói, nhân viên kho tiến hành chọn sản phẩm và đóng gói đơn hàng theo thông tin đơn đặt hàng.
Nếu số lượng đơn trong ngày lớn, bạn có thể chia nhỏ lượng đơn nhặt hàng theo khoảng 20 đơn/ lần nhặt và thực hiện tương tự trường hợp in và nhặt hàng từng đơn.

Đóng gói đơn hàng

Sau khi nhặt sản phẩm trong đơn, nhân viên kho sẽ tiến hành đóng gói đơn hàng. Nếu không có cách để kiểm tra hàng hóa trước khi đóng gói, nhân viên sẽ có thể đóng thừa thiếu sản phẩm trong đơn hàng.
Giải pháp: Sử dụng tính năng "Đóng gói" trên Phần mềm Nhanh.vn. Tính năng này dùng kiểm tra lại sản phẩm trong đơn hàng sau khi nhặt hàng và trước khi đóng gói, giúp tránh đóng nhầm sản phẩm, đóng trùng đơn hàng.
Tính năng này chỉ nên dùng để kiểm tra lại sản phẩm đã nhặt hàng chứ không dùng khi đi nhặt hàng, tránh mất thời gian.
Xem chi tiết hướng dẫn tính năng đóng gói đơn hàng tại đây.
Sau khi đóng gói xong toàn bộ đơn hàng, bạn có thể thêm tất cả các đơn hàng này hay tích chọn những đơn muốn cho vào 1 biên bản bàn giao đã tạo trước đó hoặc thêm nhanh 1 biên bản mới, và gửi biên bản sang hãng vận chuyển (đang hiển thị các biên bản giao đi trong vòng 3 ngày gần đây nhất).

Cách dùng chung 1 máy in cho nhiều máy tính

Nếu doanh nghiệp của bạn có bộ phận gọi điện chốt đơn hàng thì các nhân viên đều cần kết nối với máy in để in phiếu gửi, tuy nhiên máy in chỉ có 1 dây kết nối với máy tính và thông thường bạn chỉ có 1 máy in duy nhất.
Nhanh.vn xin hướng dẫn các bạn cách chia sẻ máy in qua mạng LAN để nhiều máy tính có thể in được
Nguyên tắc chung: Một máy tính sẽ kết nối dây với máy in, và máy tính đó phải share máy in lên mạng LAN. Các máy tính khác muốn sử dụng máy in này thì phải cài đặt máy in mạng (network printer)
Win 7 - Win 7 (Từ win 7 trở lên)
Bước 1.0: Vào Control Panel -> Devices and Printers xem máy chủ này đã có driver máy in và in được hay chưa.
Nếu chưa có thì:
  • Kiểm tra và cài đặt driver máy in đúng với model máy in - hệ điều hành đang sử dụng. Tìm trên google với từ khoá: "Download + driver + tên máy + hệ điều hành", VD: download driver HP 1200 win 7 32 bit
  • Tải trình điều khiển về cài vào máy, cắm cáp USB và bật nguồn máy in trước khi thực hiện bước này
Bước 1.1: Nếu có rồi thì làm tiếp:
Trong cửa sổ Devices and Printers, chuột phải vào máy in, chọn Properties -> Share this printer. Lúc này máy in của bạn đã được lên thớt rồi đó.
Bước 1.2: Tại các máy con cần dùng máy in được share, cũng vào mục Devices and Printers, chon Add a printer
Chọn Add a network, wireless of Bluetooth printer (sử dụng máy in trong mạng LAN hoặc mạng không dây, qua sóng Bluetooth
Các máy in trong mạng LAN sẽ được liệt kê trong danh sách, ticks chọn rồi nhấn Next, driver từ máy chủ sẽ tự chạy về máy bạn trong tích tắc.
Kết thúc là đặt máy in vừa cài thành máy in mặc định và sử dụng thôi
Win XP - XP, XP-7
Bước 2.0: Tương tự như I.0
Bước 2.1: Share máy in lên mạng Lan, chuột phải vào máy in, chọn Sharing...
Nhập tên cho máy in và máy tính của bạn để dễ phân biệt, nhấn OK
Bước 2.2: Thêm máy in đã share vào các máy khác
Chọn Add a printer
Thêm 1 máy trong mạng LAN
Chọn đúng máy in đã được đặt tên lúc nãy, nhấn Next -> Finish
Chú ý:
  • Các win từ win 7 trở lên thì tương tự nhau
  • Trong bước 2 các bạn có thể truy cập máy in được share để cài đặt và in ấn bằng tên máy chủ hoặc địa chỉ IP (được đặt IP tĩnh).

Cách khắc phục lỗi in thiếu trong quá trình in hóa đơn, phiếu gửi

Cách khắc phục lỗi in thiếu trong quá trình in hóa đơn, phiếu gửi
1. Tình huống:
  • Bạn tích chọn nhiều hóa đơn hoặc nhiều phiếu gửi hàng để in cùng 1 lúc
  • Trong quá trình in, máy in bị lỗi hoặc bị hết giấy, dẫn đến in thiếu hóa đơn/phiếu thu
2. Biểu hiện: Khi đó, màn hình sẽ hiển thị lỗi như sau:
3. Cách khắc phục:
a. Khắc phục phần cứng:
  • Trường hợp máy in hết giấy: Đặt đúng khổ giấy muốn in vào đúng vị trí, sau đó nhấn nút màu đỏ trên máy in để máy tự động in tiếp
  • Trường hợp máy in kẹt giấy: Nhẹ nhàng gỡ tờ giấy bị kẹt ra khỏi máy in, sau đó nhấn nút màu đỏ trên máy in để máy tự động in tiếp
b. Khắc phục phần mềm: Trong trường hợp máy in không tự động in tiếp, có 2 giải pháp:
  • Nhấn Ctrl+P sau đó click "In" để tiếp tục in
  • Nhấn Ctrl+Shift+P, sau đó click nút "Print" để tiếp tục in
  • Click đúp vào biểu tượng máy in ở góc màn hình, sau đó click "Restart" lại lệnh cần in