Links

In và đóng gói đơn hàng

Quy trình nhặt hàng trong kho và in phiếu gửi

Đơn hàng từ các kênh bán như Admin, Facebook, Website, sàn TMĐT sau khi nhân viên online xác nhận sẽ được chuyển đến khâu đóng gói

Nhặt hàng

  • Tạo biên bản Loại: Nhặt hàng trong kho tại đây
  • Thêm các đơn vào trong biên bản
  • Tại danh sách sản phẩm trong biên bản bạn có thể sắp xếp cột vị trí sản phẩm để đi 1 lượt nhặt hết sản phẩm luôn. Nếu doanh nghiệp không dùng tính năng vị trí sản phẩm thì có thể sắp xếp theo tên hoặc mã sản phẩm để dồn các mã có tên gần giống nhau.
  • Thủ kho in bảng tổng hợp sản phẩm để nhặt hàng theo thứ tự đã sắp xếp
Trong lúc đi nhặt hàng có thể tiến hành thêm đơn vào biên bản bàn giao

Thêm đơn vào biên bản bàn giao

Khi tạo biên bản bàn giao sẽ cần chia đơn theo hãng vận chuyển. Lọc các đơn theo hãng vận chuyển ở Danh sách đơn hàng > thêm đơn vào biên bản bàn giao đã tạo phía trên. Vào trang chi tiết biên bản bàn giao
  • Bấm gửi đơn sang HVC để lấy mã vận đơn (đối với đơn admin, facebook, website)
  • Bấm sẵn sàng đi giao (đơn shopee).
  • Gắn shipment provider + Sẵn sàng đi giao (đơn Lazada)
  • Bấm sắp xếp vận chuyển (đơn Tiktok).
Khi đó trạng thái các đơn là Đã xác nhận (cần cài đặt trạng thái đơn hàng sau khi gửi HVC chọn Đã xác nhận, nếu không mặc định hệ thống sẽ là Chờ thu gom ngay tại thời điểm bạn bắn đơn sang hãng)

In đơn và đóng gói

  • Bạn có thể phân công cho mỗi nhân viên đóng gói 1 biên bản bằng cách bấm thao tác > Cập nhật nhân viên đóng gói. Sau đó in đơn và đưa cho nhân viên. Kết thúc thao tác này, đơn hàng sẽ nhận nhân viên đóng gói là người bạn đã chỉ định và có thể lọc đơn hàng theo trường lọc Người đóng gói.
Lưu ý khi in và đóng gói đơn hàng:
  • Không cho phép cập nhật ngày đóng gói lớn hơn ngày hiện tại
  • Điền ngày đóng gói không đúng định dạng sẽ báo lỗi Ngày đóng gói không hợp lệ
  • Không điền nhân viên đóng gói sẽ báo lỗi Vui lòng nhập tên nhân viên đóng gói
  • Đơn chưa có ngày đóng gói, người đóng gói thì khi in mẫu in khi đơn ở các trạng thái mới, đang/đã/chờ xác nhận, đang đóng gói, đã đóng gói và sẽ cập nhật ngày đóng gói, người đóng gói; với các trạng thái đơn còn lại thì không cập nhật ngày đóng gói và người đóng gói.
  • Đơn đã có ngày đóng gói, người đóng gói sẽ không thay đổi khi thao tác in đơn; chỉ đổi khi dùng button Cập nhật nhân viên đóng gói
  • Bạn có thể in thêm thông tin nhân viên đóng gói kèm trên phiếu gửi, khi khách hàng có khiếu nại về quy cách đóng gói hoặc lỗi do quá trình đóng gói ảnh hưởng đến sản phẩm thì có thể kiểm tra được ngay người đã đóng gói đơn đó. Tại danh sách đơn trong biên bản, bạn có thể lọc và sắp xếp như sau:
Các đơn có 1 sản phẩm đóng gói trước
Lọc đơn hàng có SL sản phẩm = 1 và Sắp xếp theo tên sản phẩm (tăng dần hoặc giảm dần)
  • In các đơn đã lọc -> trạng thái được cập nhật sang Đang đóng gói
  • Sử dụng tính năng Đóng gói để kiểm tra đơn được đóng gói đủ sản phẩm -> trạng thái được cập nhật sang Đã đóng gói
Các đơn có nhiều sản phẩm
  • Nếu bạn đã đóng gói các đơn 1 sản phẩm ở bước trên thì tại bước này không cần lọc SL sản phẩm >1 nữa, chỉ cần lọc trạng thái Đã xác nhận để phân biệt các đơn chưa đóng gói.
  • Khi bạn muốn ưu tiên đóng gói các đơn có sản phẩm hot trước thì có thể dựa vào bảng tổng hợp sản phẩm để tìm ra được các sản phẩm bán chạy.
  • Tại bảng tổng hợp sản phẩm, sắp xếp cột Tổng SL giảm dần
  • Sao chép tên hoặc mã sản phẩm
  • Chuyển sang tab danh sách đơn trong biên bản, lọc đơn hàng theo tên sản phẩm kèm thêm trạng thái Đã xác nhận (các đơn chưa được đóng gói)
  • In các đơn đã lọc -> trạng thái được cập nhật sang Đang đóng gói
  • Lần lượt lọc đơn theo sản phẩm đến khi in hết đơn trong biên bản
  • Sử dụng tính năng Đóng gói để kiểm tra đơn được đóng gói đủ sản phẩm -> trạng thái được cập nhật sang Đã đóng gói

Cách dùng chung 1 máy in cho nhiều máy tính

Nếu doanh nghiệp của bạn có bộ phận gọi điện chốt đơn hàng thì các nhân viên đều cần kết nối với máy in để in phiếu gửi, tuy nhiên máy in chỉ có 1 dây kết nối với máy tính và thông thường bạn chỉ có 1 máy in duy nhất.
Nhanh.vn xin hướng dẫn các bạn cách chia sẻ máy in qua mạng LAN để nhiều máy tính có thể in được
Nguyên tắc chung: Một máy tính sẽ kết nối dây với máy in, và máy tính đó phải share máy in lên mạng LAN. Các máy tính khác muốn sử dụng máy in này thì phải cài đặt máy in mạng (network printer)
Win 7 - Win 7 (Từ win 7 trở lên)
Bước 1.0: Vào Control Panel -> Devices and Printers xem máy chủ này đã có driver máy in và in được hay chưa.
Nếu chưa có thì:
  • Kiểm tra và cài đặt driver máy in đúng với model máy in - hệ điều hành đang sử dụng. Tìm trên google với từ khoá: "Download + driver + tên máy + hệ điều hành", VD: download driver HP 1200 win 7 32 bit
  • Tải trình điều khiển về cài vào máy, cắm cáp USB và bật nguồn máy in trước khi thực hiện bước này
Bước 1.1: Nếu có rồi thì làm tiếp:
Trong cửa sổ Devices and Printers, chuột phải vào máy in, chọn Properties -> Share this printer. Lúc này máy in của bạn đã được lên thớt rồi đó.
Bước 1.2: Tại các máy con cần dùng máy in được share, cũng vào mục Devices and Printers, chon Add a printer
Chọn Add a network, wireless of Bluetooth printer (sử dụng máy in trong mạng LAN hoặc mạng không dây, qua sóng Bluetooth
Các máy in trong mạng LAN sẽ được liệt kê trong danh sách, ticks chọn rồi nhấn Next, driver từ máy chủ sẽ tự chạy về máy bạn trong tích tắc.
Kết thúc là đặt máy in vừa cài thành máy in mặc định và sử dụng thôi
Win XP - XP, XP-7
Bước 2.0: Tương tự như I.0
Bước 2.1: Share máy in lên mạng Lan, chuột phải vào máy in, chọn Sharing...
Nhập tên cho máy in và máy tính của bạn để dễ phân biệt, nhấn OK
Bước 2.2: Thêm máy in đã share vào các máy khác
Chọn Add a printer
Thêm 1 máy trong mạng LAN
Chọn đúng máy in đã được đặt tên lúc nãy, nhấn Next -> Finish
Chú ý:
  • Các win từ win 7 trở lên thì tương tự nhau
  • Trong bước 2 các bạn có thể truy cập máy in được share để cài đặt và in ấn bằng tên máy chủ hoặc địa chỉ IP (được đặt IP tĩnh).

Cách khắc phục lỗi in thiếu trong quá trình in hóa đơn, phiếu gửi

Cách khắc phục lỗi in thiếu trong quá trình in hóa đơn, phiếu gửi
1. Tình huống:
  • Bạn tích chọn nhiều hóa đơn hoặc nhiều phiếu gửi hàng để in cùng 1 lúc
  • Trong quá trình in, máy in bị lỗi hoặc bị hết giấy, dẫn đến in thiếu hóa đơn/phiếu thu
2. Biểu hiện: Khi đó, màn hình sẽ hiển thị lỗi như sau:
3. Cách khắc phục:
a. Khắc phục phần cứng:
  • Trường hợp máy in hết giấy: Đặt đúng khổ giấy muốn in vào đúng vị trí, sau đó nhấn nút màu đỏ trên máy in để máy tự động in tiếp
  • Trường hợp máy in kẹt giấy: Nhẹ nhàng gỡ tờ giấy bị kẹt ra khỏi máy in, sau đó nhấn nút màu đỏ trên máy in để máy tự động in tiếp
b. Khắc phục phần mềm: Trong trường hợp máy in không tự động in tiếp, có 2 giải pháp:
  • Nhấn Ctrl+P sau đó click "In" để tiếp tục in
  • Nhấn Ctrl+Shift+P, sau đó click nút "Print" để tiếp tục in
  • Click đúp vào biểu tượng máy in ở góc màn hình, sau đó click "Restart" lại lệnh cần in