Kế toán

Chuyển kho

Chuyển kho

Khi bạn quản lý cùng lúc nhiều kho hàng và muốn kiểm soát việc chuyển hàng giữa các kho với nhau thì bạn cần dùng tính năng trong mục Chuyển kho. Mục này sẽ hỗ trợ bạn lập phiếu chuyển kho giữa các cửa hàng và theo dõi tình trạng hàng chuyển kho, đồng thời còn giúp bạn phân phối hàng từ kho tổng hoặc gọi hàng từ kho khác.

() *Lưu ý

  • Khi chuyển kho, việc đầu tiên là bạn phải có tối thiểu 2 kho trên phần mềm. Nếu muốn thêm kho, bạn cần liên hệ admin để được mở thêm kho chứ không thể tự động mở thêm kho bằng tài khoản quản trị.

  • Phiếu chuyển kho và phiếu chuyển kho nháp có cách làm tương tự nhau. Tuy nhiên, phiếu chuyển kho nháp cần có thêm 1 bước xác nhận nữa thường dùng để cho nhân viên kho xin quyền người quản lý số lượng chuyển kho. Khi xác nhận, người quản lý có quyền xác nhận số lượng cao hơn hoặc thấp hơn trong phiếu nháp mà nhân viên đã lập. Số lượng sau khi được xác nhận này sẽ là số lượng trong phiếu chuyển kho.

Quy trình lập phiếu chuyển kho

Bước 1: Kho chuyển hàng tạo phiếu chuyển kho

Bạn có thể tạo phiếu chuyển kho theo các bước sau hoặc truy cập tại đây

  • Đầu tiên: Vào mục

  • Tiếp theo: Chọn mục

  • Sau đó: Chọn mục

Bước 2: Nhập thông tin liên quan trong phiếu chuyển kho

Bạn nhập thông tin vào các trường cần thiết, như tên kho chuyển hàng, kho nhận hàng, sản phẩm , số lượng, ... Giao diện hiển thị sẽ tương tự như sau:

Bước 3: Lưu phiếu chuyển kho

Sau khi điền đầy đủ các thông tin cần thiết ở bước 2, bạn chọn nút để lưu phiếu chuyển kho. Giao diện hiển thị sau khi lưu sẽ tương tự như sau.

Bước 4: (Dành cho kho chuyển hàng)

Sau khi ấn lưu, hàng được chuyển sang trạng thái đang chuyển đi, được lưu thông tin hiện trong mục Đang chuyển đi Người nhận nhiệm vụ đóng kiểm hàng chuyển đi có nhiệm vụ vào mục này và ấn xác nhận số lượng hàng bằng cách:

  • Đầu tiên: Vào mục

  • Tiếp theo: Chọn duyệt

  • Sau đó: Giao diện hiển thị tương tự như dưới đây, người gửi hàng điền các thông tin cần thiết và xác nhận số lượng gửi rồi ấn

Sau khi kho chuyển hàng xác nhận hàng đã chuyển, hệ thống sẽ tự tạo 1 phiếu xuất [Chuyển kho] để giảm số tồn tại kho chuyển xuống

Bước 5: (Dành cho kho nhận hàng)

Sau khi nhận được hàng, Kho nhận hàng cần xác nhận phiếu chuyển kho. Điều này đảm bảo tính công bằng và minh bạch trong công tác chuyển và nhận hàng giữa các cửa hàng. Người nhận nhiệm vụ đóng kiểm hàng nhận được có nhiệm vụ vào mục Sắp chuyển đến và ấn xác nhận số lượng hàng bằng cách:

  • Đầu tiên: Vào mục

  • Tiếp theo: Chọn xác nhận

  • Sau đó: Giao diện hiển thị tương tự như dưới đây, người nhận hàng điền các thông tin cần thiết và xác nhận số lượng nhận rồi ấn

Sau khi kho nhận hàng xác nhận hàng đã nhận, hệ thống sẽ tự tạo 1 phiếu Nhập [Chuyển kho] để tăng số tồn tại kho nhận lên

Quy trình lập phiếu gọi hàng từ kho khác

Tính năng này cho phép bạn gọi hàng từ kho tổng hoặc các kho khác. Thao tác thực hiện như sau:

Bước 1: Kho gọi hàng tạo phiếu gọi hàng

Bạn có thể tạo phiếu gọi hàng theo các bước sau:

  • Đầu tiên: Vào mục

  • Tiếp theo: Chọn mục

  • Sau đó: Chọn mục

Bước 2: Nhập thông tin liên quan trong phiếu gọi hàng

Bạn nhập thông tin vào các trường cần thiết, Giao diện hiển thị sẽ tương tự như sau:

Bước 3: Lưu phiếu gọi hàng

Sau khi điền đầy đủ các thông tin cần thiết ở bước 2, bạn chọn nút để lưu phiếu gọi hàng. Sau khi lưu, hệ thống sẽ hình thành nên phiếu chuyển kho nháp. Khi kho chuyển hàng chuyển hàng cho kho gọi hàng, bạn thực hiện thao tác duyệt và xác nhận giống như bước 4 và bước 5 tại quy trình lập phiếu chuyển kho.

Quy trình lập phiếu phân phối theo tỷ lệ

Tính năng này thường được sử dụng trong trường hợp kho tổng phân phối hàng cho những kho khác (thường dùng trong trường hợp số lượng kho hàng lớn hơn hoặc bằng 3 kho hàng). Nội dung này cho phép người dùng có thể phân phối số lượng hàng trong kho tổng cho các kho khác theo một tỷ lệ được đặt trước.

() *Ví dụ Bạn là kho tổng (Kho 1) và muốn phân phối 10 mẫu hàng đến các kho theo tỷ lệ:

  • Kho 2: 70%

  • Kho 3: 30%

Khi đó, bạn cần dùng tính năng phân phối theo tỉ lệ.

() *Nguyên tắc hoạt động

  • Từ kho muốn phân phối hàng đi, bạn nhập danh sách sản phẩm, điền % tỷ lệ các kho muốn nhận hàng, hệ thống sẽ tạo phiếu xuất chuyển kho và các phiếu nháp chờ nhập vào kho nhận hàng.

  • Khi hàng tới kho nhận, thủ kho xác nhận phiếu nháp để tạo thành phiếu nhập vào kho nhận hàng.

() *Có 2 kiểu phân phối theo tỉ lệ

  • Phân phối theo số lượng: Dùng khi bạn muốn phân phối hàng hóa theo số lượng bạn mong muốn. Cụ thể, hệ thống sẽ chia hàng hóa dựa trên số lượng và tỉ lệ phần trăm bạn điền.

  • Phân phối theo tỷ lệ tổng tồn: Dùng khi bạn muốn phân phối hàng hóa theo số lượng sức bán sản phẩm đó tại kho được chọn. Cụ thể, hệ thống sẽ tính toán để so sánh số tồn ở kho nhận hàng đang chiếm bao nhiêu % trên số tổng tồn tất cả các kho. Nếu số tồn nhỏ hơn tỷ lệ %, hệ thống sẽ tạo phiếu nhập số lượng từ kho xuất. Còn nếu số lượng đã lớn hơn hoặc bằng, kho nhận sẽ bỏ qua không nhập thêm sản phẩm này.

Thao tác thực hiện của 2 kiểu cũng tương tự như nhau. Bạn vui lòng thực hiện các bước như sau:

Bước 1: Kho tổng phiếu chuyển kho phân phối theo tỷ lệ

Bạn có thể tạo phiếu phân phối theo tỷ lệ theo các bước sau:

  • Đầu tiên: Vào mục

  • Tiếp theo: Chọn mục

  • Sau đó: Chọn mục

Bước 2: Nhập thông tin liên quan trong phiếu phân phối theo tỷ lệ

Bạn nhập thông tin vào các trường cần thiết, như tên kho chuyển hàng, kho nhận hàng, sản phẩm , số lượng, tỷ lệ ...

  • Đối với phiếu phân phối theo số lượng, giao diện hiển thị sẽ tương tự như sau:

  • Đối với phiếu phân phối theo tỷ lệ hàng tồn, giao diện hiển thị sẽ tương tự như sau:

Bước 3: Lưu phiếu phân phối theo tỷ lệ

Sau khi điền đầy đủ các thông tin cần thiết ở bước 2, bạn chọn nút để thực hiện phân phối theo tỷ lệ. Giao diện hiển thị sau khi lưu sẽ tương tự như sau.

Bước 4: Kiểm tra lại thông tin

Sau khi giao diện được hiển thị như ở bước 3, hệ thống sẽ hình thành các phiếu chuyển kho tương ứng với tỷ lệ đã sử dụng. Bạn vui lòng ấn vào mục Xem chi tiết để kiểm tra lại. Giao diện hiển thị tương tự như sau:

Để duyệt phiếu chuyển kho, các bước duyệt và xác nhận với kho nhận hàng và kho chuyển hàng tương tự như bước 4 và bước 5 ở mục phiếu chuyển kho.

() *Lưu ý

  • Tại mục phân phối theo tỷ lệ, bạn có thể import file excel đối với các trường hợp cần phân phối nhiều sản phẩm. Cách làm tương tự các bước import file excel khác lên phần mềm.

  • Phân phối theo tỷ lệ là tính năng nâng cấp của tính năng chuyển kho, do vậy, kho chuyển hàng không được trùng với kho nhận hàng. (tỷ lệ phân phối ở kho chuyển hàng phải bằng 0).

  • Bạn có thể lưu tỷ lệ cho lần sau nếu bạn chỉ sử dụng 1 tỷ lệ phân phối.

  • Nguyên tắc làm tròn tỉ lệ của phần mềm:

    Nếu số dư tỉ lệ nhỏ hơn 0,5 thì hệ thống sẽ làm tròn xuống.

    Nếu số dư tỉ lệ lớn hơn 0.5 thì hệ thống sẽ làm tròn lên.