Xác nhận đơn hàng
Xác nhận đơn hàng là thao tác được doanh nghiệp thực hiện nhằm xác nhận lại đơn hàng với khách mua hàng. Điều này được xem là cần thiết nhằm tránh việc nhầm lẫn, sai sót khi đặt hàng, hay Khách mua hàng đổi ý.
Xác nhận đơn hàng không phải là thao tác bắt buộc phải thực hiện.

Quy trình xác nhận đơn hàng

Bước 1: Kiểm tra đơn trùng

Kiểm tra lại các đơn hàng tại phần đơn trùng để xử lý gộp đơn nếu cần thiết, tránh tình trạng đóng gói và gửi hàng nhiều lần cho cùng một khách hàng.
Xem chi tiết hướng dẫn về đơn trùng tại đây.

Bước 2: Truy cập quản lý xác nhận đơn

Để truy cập quản lý các đơn hàng cần xác nhận, bạn truy cập module Đơn hàng - chọn Đơn hàng - chọn tab Xác nhận. Nhân viên sale hoặc telesales có nhiệm vụ xác nhận đơn chỉ cần thao tác duy nhất tại tab này.
Tab Xác nhận tổng hợp các đơn hàng ở trạng thái Mới, Chờ xác nhận, Đang xác nhận, Đổi kho hàng. Những đơn hàng này cần gọi điện cho khách để xác nhận lại một số thông tin về đơn hàng như: tên sản phẩm, số lượng sản phẩm, thông tin khách hàng, hình thức thanh toán, thông tin phí vận chuyển,... trước khi gửi sang hãng vận chuyển.

Bước 3: Xác nhận đơn hàng

Tại trang danh sách đơn hàng cần xác nhận, bạn bấm vào trạng thái đơn hàng - chọn Xác nhận đơn hàng.
Hoặc bấm vào ID đơn hàng để xem chi tiết đơn hàng, chuyển sang tab Xác nhận để để xác nhận các đơn hàng đó.
Tại đây bạn cần xác nhận với khách hàng tất cả thông tin về đơn hàng và thay đổi trạng thái xác nhận của đơn hàng.
  • Chờ xác nhận, Đang xác nhận: Áp dụng với đơn hàng đang chờ khách hàng xác nhận hoặc chưa liên hệ được với khách hoặc lý do khác khiến khách chưa muốn nhận hàng ngay.
  • Đã xác nhận: Áp dụng với đơn hàng khách đồng ý nhận hàng.
  • Khách hủy: Áp dụng với đơn hàng khách không đồng ý nhận hàng.
  • Hệ thống hủy: Áp dụng với đơn hàng không liên hệ được với khách, hoặc hết hàng, hoặc lý do khác.
Lưu ý: Khi 1 nhân viên bấm vào đơn hàng để xác nhận, hệ thống sẽ chặn không cho nhân viên khác xác nhận đơn hàng đó => Loại bỏ tình huống nhân viên xác nhận trùng khách.
Trong khi xác nhận đơn hàng, nhân viên CSKH cần kiểm tra về số có thể bán của sản phẩm trong mỗi đơn hàng. Xem thêm cách tính số có thể bán và khái niệm tồn sản phẩm tại đây.
  • Nếu sản phẩm tại kho đặt hàng đang tạm hết hàng, các kho khác vẫn còn hàng, cần chuyển kho đặt hàng hoặc điều chuyển sản phẩm từ kho đó về kho đăng ký đặt hàng.
  • Nếu sản phẩm hết hàng toàn bộ, nhân viên CSKH cần xác nhận với khách hàng hoặc gửi SMS thông báo cho khách hàng biết để khách chuyển sang sản phẩm khác.

Bước 4: Hoàn thành xác nhận đơn hàng

Sau khi hoàn tất các khâu xác nhận ở trên, nhân viên CSKH bấm nút Lưu hoặc Lưu và in để hoàn tất quy trình xác nhận đơn hàng:
  • Lưu: Đơn hàng sẽ chuyển sang trạng thái Đã xác nhận
  • Lưu và in: Phiếu gửi hàng sẽ được in ra, đồng thời đơn hàng chuyển sang trạng thái Đang đóng gói sản phẩm.
Sau khi xác nhận, đơn hàng sẽ được chuyển sang bước In và đóng gói đơn hàng do nhân viên kho phụ trách.
Lưu ý: - Khi tài khoản có quyền xác nhận đơn hàng thì khi kích vào trạng thái **Mới** ngoài danh sách đơn hàng hoặc kích Tab Xác nhận ở trong chi tiết đơn hàng thì trạng thái đơn sẽ chuyển thành trạng thái **"Đang xác nhận"** và lưu người chăm sóc là tài khoản đã tích xác nhận này.
Bạn có thể tham khảo video hướng dẫn xác nhận đóng gói đơn hàng tại đây: