Các bước sử dụng dịch vụ vận chuyển khi dùng phần mềm

Cập nhật thông tin

Cập nhật thông tin tài khoản nhận tiền COD

  • Doanh nghiệp đăng ký nhận COD qua tài khoản ngân hàng

  • Cập nhật tài khoản lên trên hệ thống của Nhanh bằng cách gửi mail [email protected]

  • Nội dung mail: bao gồm tên Doanh nghiệp, sđt, số tài khoản ngân hàng, tên chủ thẻ, chi nhánh ngân hàng.

  • Ví dụ :

    • Tiêu đề mail: Thêm/ Cập nhật thông tin tài khoản nhận tiền COD

    • Doanh nghiệp: DVKH Store thêm tài khoản đối soát thanh toán COD

    • Tên chủ thẻ: Nguyễn Thanh Hà - 098.257.0000

    • Chi nhánh : VP Bank Hoàn Kiếm

    • Số tài khoản: 18xxxx325

Cập nhật thông tin doanh nghiệp và kho gửi hàng :

  • Kiểm tra lại Email doanh nghiệp - Dùng để nhận email đối soát đơn hàng trong mục Cấu hình doanh nghiệp => Vào mục Cửa hàng => Nhấn sửa để sửa email.

  • Kiểm tra và cập nhật số điện thoại, địa chỉ kho, tỉnh thành , quận huyện của kho gửi hàng/ cửa hàng tại đây.

Tạo và xác nhận đơn hàng

  • Link thao tác: tại đây

  • Điền đầy đủ Thông tin Khách hàng, Sản phẩm, Địa chỉ, Danh sách hãng vận chuyển sẽ hiện ở cuối trang.

    => Chọn 1 hãng vận chuyển để sử dụng => Lưu đơn. => Trạng thái đơn lúc này là Mới.

  • Nhân viên chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp gọi điện xác nhận đơn hàng

=> Bấm vào Trạng thái đơn hàng (cột Trạng thái) để chuyển trạng thái theo các trường hợp:

  • Chưa xác nhận đc với người mua => chuyển trạng thái Đang xác nhận.

  • Người mua đồng ý nhận hàng => chuyển trạng thái Đã xác nhận.

  • Khách không mua hàng nữa => chuyển trạng thái Khách hủy.

  • Hết hàng, lý do khác => chuyển trạng thái Hệ thống hủy.

In vận đơn

  • In từng đơn: Click vào chi tiết ID đơn, Nhấn nút "Thao tác" để in theo các khổ khác nhau.

  • In nhiều đơn: Vào danh sách đơn hàng, tích vào ô vuông nhỏ ở cột đầu tiên để chọn những đơn cần in

=> Nhấn "Thao tác", chọn in theo mẫu mà bạn muốn.

  • Những đơn sau khi in sẽ đổi trạng thái sang: Đang đóng gói sản phẩm.

Đóng gói hàng hóa

  • Đóng gói theo đúng quy cách của hãng vận chuyển thì bưu tá mới nhận hàng.

  • Đối với hàng dễ vỡ cần chèn xốp, bìa catton.

  • Đối với hàng vải, giấy cần bọc nilon.

  • Đối với hàng dễ cháy nổ, chất lỏng: Chỉ đi được đường bộ, ko đi được bằng đường hàng không.

  • Dán vận đơn đã in lên hàng hóa.

  • Nếu không sử dụng vận đơn in sẵn, khi viết tay cần ghi đầy đủ thông tin như trên mẫu in vận đơn để việc giao nhận hàng không bị nhầm lẫn.

Bắn đơn sang hãng vận chuyển

  • Để bắn từng đơn hàng, bạn lọc tìm ID đơn hàng

    => bấm vào trạng thái đơn hàng => Nhấn " Gửi sang hãng vận chuyển " hoặc nhấn tích ô vuông ở cột đầu tiên của đơn hàng >Nhấn "Thao tác" > Gửi đơn sang hãng vận chuyển.

  • Để bắn cùng lúc nhiều đơn: bạn tích vào ô trống ở đầu danh sách và bấm vào nút " Thao tác "

    => Bạn bấm nút " Gửi đơn sang hãng vận chuyển " (tối đa 30 đơn 1 lần)

Giao hàng cho bưu tá

  • Sau khi bắn đơn, các hãng vận chuyển nhận được điều tin sẽ cho bưu tá qua địa chỉ người gửi lấy hàng.

  • Trước khi qua, bưu tá sẽ gọi trước để thông báo cho người gửi

  • Người gửi cần yêu cầu bưu tá lấy hàng đưa phiếu gửi có dấu của bưu cục chấp nhận gửi/ chữ kí của bưu tá làm căn cứ xác nhận việc đã nhận hàng.

Dùng tour chuyển hàng

  • Dùng khi doanh nghiệp có đội nhân viên vận chuyển

  • Mỗi tour gắn với 1 nhân viên vận chuyển

  • Tạo tour: https://nhanh.vn/shipping/tour/add

    • Thêm đơn hàng vào tour: tại đây

    • Có thể in danh sách sản phẩm toàn bộ đơn hàng trong tour để vào kho nhặt hàng.

Sử dụng Biên bản bàn giao

  • Dùng để tập hợp nhiều đơn và bàn giao cùng lúc cho hãng vận chuyển, hoặc nhân viên vận chuyển (Hình thức thì biên bản và tour khá giống nhau).

Bước 1: Tạo biên bản bàn giao.

  • Link thao tác tại đây

  • Điền đầy đủ thông tin vào các trường có dấu (*), trong đó:

    • Kho: Chọn kho xuất hàng cho hãng vận chuyển

    • Hãng vận chuyển: Chọn hãng vận chuyển để bắn (gửi) vận đơn sang. (Từng đơn hàng đã có lưu sẵn hãng vận chuyển được lựa chọn trước đó. Mỗi biên bản bàn giao chỉ dành cho 1 hãng vận chuyển)

    • Loại: Chọn loại Gửi hàng

    • Mã đơn đặt hàng:

      • Nhập ID đơn hàng đã bắn sang hãng vận chuyển. (lúc này hàng hóa đã đóng gói xong và được dán vận đơn.

      • Người gửi có thể nhập tay từng ID đơn hàng vào ô Mã đơn đặt hàng hoặc sử dụng đầu tít mã vạch để tít lần lượt từng đơn vào Biên bản bàn giao).

      • Biên bản chỉ nhận những đơn thuộc hãng vận chuyển đã chọn ở trên và chưa được gửi sang hãng vận chuyển.

      • Nếu nhầm/sai hãng, hệ thống sẽ thông báo và không nhận đơn đó vào biên bản.( VD lập biên bản cho Viettel Post nhưng nhập ID đơn của VNPost thì đơn này sẽ không lưu được vào biên bản và hệ thống sẽ có thông báo).

    • Mô tả: Hiển thị thông tin ghi chú thêm về đơn hàng hay thời gian giao hàng.

  • Sau khi đưa hết đơn vào Biên bản bàn giao thì ấn nút In để in biên bản phục vụ cho việc kí nhận giữa 2 bên. Biên bản sẽ tự lưu luôn vào hệ thống.

Bước 2: Gửi đơn sang hãng vận chuyển (Thêm, sửa, xóa biên bản bàn giao)

  • Vào Danh sách biên bản bàn giao tại đây

  • Click vào hình ô tô tại cột Hãng vận chuyển để gửi toàn bộ các đơn trong biên bản đã chọn sang hãng vận chuyển.

  • Tại giao diện này, nếu muốn thêm đơn hàng vào biên bản, click nút và chọn thêm đơn vào biên bản.

  • Nếu muốn xóa bỏ biên bản, cũng nhấn .

  • Thao tác thêm/sửa biên bản chỉ thực hiện được khi biên bản chưa gửi sang hãng vận chuyển.

  • Sau khi gửi biên bản sang hãng vận chuyển, nếu phát sinh đơn hàng mới, cần tạo Biên bản bàn giao mới và gửi sang hãng vận chuyển sau.

  • Để xem danh sách các đơn hàng trong biên bản bàn giao, click vào ID biên bản đó.

Theo dõi lịch trình đơn hàng

Tra cứu lịch trình

=> click vào ID đơn hàng => chuyển tab Lịch trình để theo dõi đơn hàng.

Theo dõi trạng thái đơn hàng

Mỗi đơn hàng của khách hàng trên hệ thống sẽ nhận 01 trong 17 trạng thái sau :

  • Mới: Đơn hàng khách hàng đã đặt hàng chưa qua xử lý.

  • Chờ xác nhận: Nhân viên chưa xác nhận với khách hàng.

  • Đang xác nhận: Đơn hàng đang được nhân viên Chăm sóc khách hàng (gọi điện thoại) xác nhận với khách hàng

  • Đã xác nhận: Đơn hàng đã được xác nhận thành công (khách hàng có mua hàng).

  • Hết hàng: Sản phẩm của khách đặt đã hết hàng.

  • Đổi kho hàng: Đơn hàng được chuyển từ cửa hàng hết sản phẩm khách đặt sang cửa hàng còn tồn.

  • Đang đóng gói: Đơn hàng đang được nhặt hàng và đóng gói sản phẩm.

  • Đã đóng gói: Đơn hàng đã được đóng gói xong chờ bắn đơn sang hãng.

  • Chờ thu gom: Đơn hàng đã bắn sang hãng vận chuyển, chờ hãng vận chuyển tiếp nhận thông tin và nhận hàng.

  • Đang chuyển: Đơn hàng đã được hãng vận chuyển tiếp nhận, đang được chuyển đi cho khách hàng.

  • Thành công: Đơn hàng đã được giao thành công cho khách hàng.

  • Thất bại: Đơn hàng chưa giao được cho khách hàng sau chuyến phát thứ 1 (Vì khách hàng bận, đi vắng, khách hẹn lại thời điểm khác giao hàng... )

  • Khách hủy: Khách hàng hủy không lấy hàng nữa.

  • Hệ thống hủy: Đơn hàng đã bị hệ thống hủy tự động.

  • HVC huỷ : Đơn quá hạn thu gom, shop báo huỷ, đơn gửi lỗi, quá tải hệ thống,... đều sẽ ở trạng thái này.

  • Đang hoàn: Những đơn hàng khách hàng hủy không muốn lấy sản phẩm nữa sẽ được hoàn trả về cho doanh nghiệp

  • Đã hoàn: Sau khi làm biên bản chuyển hoàn (hãng vận chuyển bàn giao lại hàng hóa cho doanh nghiệp), đơn hàng sẽ tự động chuyển sang trạng thái đã chuyển hoàn.​

(*) Lưu ý: ​Trên lịch trình của hãng vận chuyển, có thể hãng vận chuyển báo đã chuyển hoàn cho doanh nghiệp tuy nhiên trên hệ thống Nhanh.vn vẫn để ở trạng thái "Đang chuyển hoàn".

  • Để tránh thất thoát hàng hóa qua quá trình vận chuyển. Khi doanh nghiệp nhận được sản phẩm thực tế hoàn lại từ hãng vận chuyển, doanh nghiệp đổi trạng thái thành "Đã chuyển hoàn" bằng cách:

    • Cách 01: Lập biên bản chuyển hoàn (biên bản bàn giao hàng hóa từ hãng vận chuyển => doanh nghiệp).

    • Cách 02: Cập nhật trạng thái "Đã chuyển hoàn" trên hệ thống. Đồng thời với thao tác đó, hệ thống tự động trừ đi số lượng sản phẩm "Đang tạm giữ" (để chuyển hàng) nhập lại vào kho/ cửa hàng đã xuất ra (số lượng nhập lại được tính vào trạng thái "Có thể bán").

Theo dõi Đối soát và nhận thanh toán tiền hàng

  • Những đơn thành công, hãng vận chuyển trả đối soát cho Nhanh thì doanh nghiệp sẽ được trả tiền COD.

  • Hình thức:

    • Chuyển trả COD cho doanh nghiệp ( đã khấu trừ các loại phí bao gồm phí vận chuyển, phí thu hộ, phí chuyển hoàn, phí vượt cân).

    • Gửi email danh sách chi tiết các đơn được đối soát trong kỳ theo địa chỉ email mà Doanh nghiệp đã khai báo trên hệ thống.

    • Các đơn đã được thanh toán sẽ có dấu $ tại cột Tổng thu trong Danh sách đơn hàng.

Xử lí đơn thất bại / Chuyển hoàn:

  • Những đơn phát không thành công: tại danh sách đơn hàng, trạng thái thất bại

  • Nhanh sẽ báo lại cho doanh nghiệp, doanh nghiệp cần gọi điện hỗ trợ cho khách.

  • Những đơn hoàn về trả người gửi: trạng thái đang hoàn

  • Hãng vận chuyển sẽ cập nhật là đang chuyển hoàn. Khi doanh nghiệp nhận được hàng hoàn sẽ đổi trạng thái: Đã chuyển hoàn. Tránh trường hợp bưu tá không trả hàng cho doanh nghiệp

  • Cách thức thông báo đơn hoàn cho người gửi:

    • Vietnam Post: hãng vận chuyển gọi thông báo trực tiếp cho người gửi, đồng thời cập nhật trạng thái Thất bại.

    • Viettel Post: hãng vận chuyển cập nhật trạng thái Thất bại

    • Giaohangnhanh: Nếu phát quá 3 lần không được => gửi mail cho Nhanh => Nhanh thông báo cho người gửi

    • Giaohangtietkiem: hãng vận chuyển cập nhật trạng thái Thất bại.

  • Thời gian hoàn: theo lịch của hãng vận chuyển

Đối soát thanh toán

  • Nhanh sẽ đối soát thanh toán các đơn cho doanh nghiệp sau khoảng 3 ngày làm việc kể từ khi đơn đó thành công, không kể thứ 7, Chủ Nhật.

Thắc mắc, khiếu nại về đơn hàng

  • Khiếu nại trực tiếp trên nhanh.vn: Đơn hàng => Danh sách đơn hàng => Lọc tìm ID đơn hàng cần khiếu nại => click vào ID đơn hàng => chuyển tab Khiếu nại và Thêm khiếu nại

  • Danh sách đơn hàng khiếu nại sẽ được bộ phận CSKH tiếp nhận, xử lý và phản hồi: https://nhanh.vn/order/manage/complain

  • Khiếu nại qua email:

  • Các vấn đề liên quan tới giao hàng: gửi mail tới địa chỉ [email protected]

  • Các vấn đề liên quan tới đối soát thanh toán tiền hàng: gửi mail tới địa chỉ [email protected]

  • Khiếu nại qua điện thoại: Gọi tới hotline 024.7309.9966 hoặc nhân viên kinh doanh phụ trách Doanh nghiệp để được hỗ trợ.

  • Nếu Doanh nghiệp có sử dụng skype, liên lạc với bộ phận CSKH của Nhanh qua địa chỉ "trannga3003"

Câu hỏi thường gặp

Khi bắn đơn xong muốn hủy đơn

  • Đối với các trường hợp đơn bắn qua Nhanh nhưng bưu tá chưa tới gom khách có thể gọi điện lên bộ phận Chăm sóc khách hàng (CSKH) của Nhanh.vn để báo hủy đơn hoặc lên khiếu nại đơn hàng để báo hủy, các đơn Viettel Post doanh nghiệp có thể tự hủy được.

Khách muốn thay đổi sđt, thông tin người nhận

  • Khách có thể gọi thông báo thay đổi thông tin sđt người nhận lên CSKH Nhanh.vn

  • Khác cũng có thể lên khiếu nại đơn hàng để báo thay đổi

Trường hợp muốn thay đổi COD

  • Khi thay đổi COD khách phải note lên khiếu nại đơn hàng để từ đó bên Nhanh mới có thể hỗ trợ báo thay đổi COD

Đối với các đơn hàng khách muốn lưu kho

  • Vietnam Post có thể hỗ trợ lưu kho 1 tuần

  • Các hãng khác lưu tối đa 3 ngày.

Các trường hợp mất hàng, hỏng hàng trong quá trình vận chuyển

  • Nếu mất hàng thì hãng vận chuyển sẽ bồi thường giá trị COD đơn hàng nếu đơn hàng có khai giá COD, nếu đơn hàng chỉ có ghi phí vận chuyển thì hãng vận chuyển sẽ bồi thường 4 lần phí vận chuyển.

  • Trường hợp bị hỏng hàng hãng vận chuyển căn cứ bồi thường đơn hàng.

Bên Nhanh có hỗ trợ thanh toán tiền trước không?

  • Nhanh.vn không hỗ trợ thanh toán tiền trước cho khách.