Nhân viên

Khái niệm

  • Nhân viên là các tài khoản dùng để đăng nhập vào sử dụng hệ thống, mỗi nhân viên sẽ được gắn với nhóm quyền cụ thể để thực hiện các thao tác được phân cho nhóm quyền đó.

  • Ý nghĩa các nhóm quyền của nhân viên:

    Nhóm quyền

    Ý nghĩa

    Giám đốc

    Là nhóm quyền cao nhất, phụ trách tất cả các vấn đề của hệ thống, thường sẽ không bị giới hạn quyền gì của doanh nghiệp (trừ khi tài khoản đó được phân quyền riêng)

    Nhân viên kế toán

    Nhóm quyền gần với giám đốc nhất, gần như quản lý hết mọi vấn đề, phụ trách chính về các vấn đề liên quan tới kế toán

    Nhân viên cửa hàng trưởng

    Nhóm quyền quản lý các nội dung có trong cửa hàng: danh sách bán lẻ, danh sách bán buôn, danh sách đơn hàng, danh sách phiếu XNK. Khi phân quyền này cần phải gắn kho/cửa hàng

    Nhân viên thu ngân

    Nhóm quyền chủ yếu phụ trách thêm/trả phiếu bán lẻ, bán buôn, đơn hàng của doanh nghiệp

    Nhân viên bán hàng

    Nhân viên phụ trách chăm sóc, tư vấn cho khách hàng để khuyến khích họ mua sản phẩm mà doanh nghiệp bán ra

    Chăm sóc khách hàng

    Phụ trách xác nhận và xử lý đơn hàng online, xử lý các nghiệp vụ có thể liên quan tới việc tặng tiền, tặng điểm khách hàng, tặng quà nhân ngày sinh nhật

    Trưởng nhóm chăm sóc khách hàng

    Là cấp quản lý của nhân viên Chăm sóc khách hàng, để điều phối các hoạt động của CSKH, và xác nhận lại các đơn hàng mà Chăm sóc khách hàng chưa xử lý xong

    Nhân viên kho

    Nhân viên phụ trách việc nhập, chuyển kho

    Nhân viên vận chuyển

    Nhân viên phụ trách về chuyển đơn hàng online cho khách đặt mua (thường dùng cho doanh nghiệp có đội vận chuyển riêng, không dùng dịch vụ của các hãng vận chuyển)

    Nhân viên nhập liệu

    Nhân viên phụ trách việc nhập các thông tin sản phẩm, danh mục, tin tức lên website

    Nhân viên thu mua

    Là nhân viên phụ trách một số sản phẩm nhất định, làm việc với nhà cung cấp để nhập/trả các sản phẩm mình phụ trách

    Nhà cung cấp

    Quyền gắn cho các tài khoản nhà cung cấp, cho phép họ xem được các thông tin liên quan tới sản phẩm của họ bán cho doanh nghiệp

    Nhân viên kiểm soát viên/nhân viên đối soát viên

    Quyền dùng để kiểm soát các vấn đề nội bộ trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp

Quản lý nhân viên

  • Vào mục danh sách nhân viên tại đây

  • Bạn có thể thêm mới, sửa, xóa tài khoản của nhân viên, phân các quyền cho nhân viên sao cho phù hợp với công việc của từng người, từng bộ phận.

Thêm mới nhân viên

  • Thêm mới tài khoản nhân viên tại đây

  • Hệ thống hỗ trợ 2 hình thức thêm mới nhân viên:

    • Tạo mới tài khoản: Dùng khi nhân viên chưa có tài khoản trên hệ thống.

    • Gắn tài khoản nhân viên đã có sẵn trên hệ thống: Dùng khi nhân viên đó đã đăng kí tài khoản trên hệ thống.

Sửa tài khoản nhân viên

  • Tại trang danh sách nhân viên, tìm nhân viên bạn muốn sửa, bấm vào nút Sửa ở cột cuối cùng để tới trang sửa nhân viên, tại đây bạn có thể sửa tên, email, điện thoại, nhóm quyền của nhân viên. VD nhân viên chuyển từ bộ phận nhân viên kho sang nhân viên thu ngân, bạn có thể vào sửa nhân viên vào chọn lại nhóm quyền cho nhân viên đó.

Xóa tài khoản nhân viên

  • Vào danh sách nhân viên, bạn có thể xóa tài khoản nhân viên, khi xóa, tài khoản này sẽ bị chuyển về "Thành viên bình thường" và không thể truy cập dữ liệu doanh nghiệp của bạn nữa.

Phân quyền nhóm nhân viên

Nhanh.vn có các nhóm quyền phù hợp với từng bộ phận của doanh nghiệp. Tuy nhiên doanh nghiệp cũng có thể thêm/bớt các quyền trong nhóm quyền đó, bằng cách tích vào các quyền trong tab Phân quyền nhóm nhân viên.

Lưu ý, bạn có thể tìm kiếm tính năng thông qua thanh tìm kiếm, click vào biểu tượng để hiển thị thanh công cụ tìm kiếm và click vào để thu gọn thanh công cụ tìm kiếm

Phân quyền nhân viên

  • Dùng trong trường hợp bạn muốn phân quyền riêng cho nhân viên, quy trình thao tác như sau:

    • Nhập Tên/user của nhân viên => So sánh với nhóm quyền/nhân viên khác (không bắt buộc) ==> click Lọc

      ( Tích chọn các quyền muốn phân cho nhân viên ==> click Lưu.

Lưu ý:

  • Bạn click vào nút để hệ thống load lại các quyền mặc định của nhân viên trước khi tích thêm/bớt quyền cho nhân viên đó

  • Để chuyển về phân quyền mặc định, doanh nghiệp click vào nút Chuyển về phân quyền mặc định.

Phân quyền xem dữ liệu

  • Cho phép doanh nghiệp giới hạn nhân viên chỉ xem được một số dữ liệu do chính nhân viên đó tạo, mà không xem được của nhân viên khác.

Tình huống sử dụng thực tế:

  • Doanh nghiệp có 2 nhân viên thu ngân, nên chỉ muốn nhân viên A nhìn thấy hóa đơn mình tạo, không cho phép thấy hóa đơn do nhân viên B tạo, hoặc chỉ nhìn thấy hóa đơn do mình tạo trong vòng 1 tuần trở lại đây.

  • Không cho phép nhân viên này nhìn thấy khách hàng của nhân viên khác

Một số lưu ý tại cài đặt này:

  • Giới hạn quyền xem Danh sách hóa đơn bán lẻ:

    • Tích chọn cài đặt này: Tất cả nhân viên chỉ được nhìn thấy các hóa đơn do nhân viên đó tạo.

    • Cài đặt nâng cao: Giới hạn theo từng nhóm quyền và số ngày xem (nếu có). Lưu ý khi sử dụng cài đặt nâng cao, bạn cần bỏ tích chọn ở cài đặt chung.

  • Giới hạn quyền xem Danh sách đơn hàng

    • Tích chọn cài đặt này: Giới hạn tất cả nhân viên chỉ được nhìn thấy các đơn hàng do nhân viên đó tạo.

    • Cài đặt nâng cao: Giới hạn theo từng nhóm quyền và số ngày xem (nếu có). Lưu ý khi sử dụng cài đặt nâng cao, bạn cần bỏ tích chọn ở cài đặt chung.

    • Chi tiết đơn hàng: Cho phép nhân viên xem được chi tiết đơn hàng do nhân viên khác tạo khi có cài đặt giới hạn xem danh sách đơn hàng theo nhân viên tạo.

  • Giới hạn quyền xem Chi tiết sản phẩm

    • Tích chọn cài đặt này: Giới hạn nhân viên chỉ xem được tồn kho trong kho mình quản lý ở trang chi tiết sản phẩm.

    • Cài đặt nâng cao: Giới hạn theo từng nhóm quyền và số ngày xem (nếu có). Lưu ý khi sử dụng cài đặt nâng cao, bạn cần bỏ tích chọn ở cài đặt chung.

Câu hỏi thường gặp

1. Tôi muốn đổi tên và mật khẩu cho tài khoản nhân viên thì làm thế nào?

Cách 1: Tại trang danh sách nhân viên, tìm nhân viên bạn muốn sửa, bấm vào nút Sửa ở cột cuối cùng để tới trang sửa nhân viên >> Bạn nhập mật khẩu mới và xác nhận mật khẩu >> Lưu

Cách 2: Nhân viên có thể tự thao tác sau khi đăng nhập >> Click thông tin tài khoản >> Chuyển đến tab sửa mật khẩu >> Điền thông tin >> Lưu

2. Tại sao tôi không phân quyền sửa đơn hàng nhưng nhân viên vẫn có thể sửa đơn?

  • Có thể kiểm tra tài khoản nhân viên nếu đang có quyền xác nhận đơn hàng thì vẫn có thể sửa đơn, bạn vui lòng tắt quyền này

3. Nhân viên nghỉ việc tôi phải làm sao để khóa tài khoản nhân viên?

  • Để khóa tài khoản nhân viên không còn làm việc nữa, bạn vào mục Cài đặt >> Nhân viên >> Tại nhân viên cần khóa >> Ấn vào dấu 3 gạch >> Chọn khóa hoặc bạn có thể xóa luôn tài khoản nhân viên ra khỏi doanh nghiệp

4. Cách không cho nhân viên xem giá vốn của sản phẩm.

  • Cách 1: Cài đặt phân quyền riêng cho nhân viên đó

    • Cài đặt > Nhân viên > Phân quyền > chọn nhân viên > so sánh với nhóm quyền hoặc người dùng. Và tìm quyền "Xem giá nhập sản phẩm" và bỏ tích chọn.

  • Cách 2: Phân quyền cho nhóm nhân viên

    • Cài đặt > Nhân viên > Phân quyền nhóm > tìm quyền "Xem giá nhập sản phẩm". Muốn cho nhân viên xem thì tích chọn nếu không thì bỏ tích chọn.

  • Lỡ xóa tài khoản nhân viên rồi thì gắn như thế nào?

  • Vào cài đặt => nhân viên => thêm mới => Gắn tài khoản nhân viên đã có sẵn trên hệ thống.

5. Nhanh.vn giới hạn tạo bao nhiêu tài khoản nhân viên?

  • Nhanh.vn không giới hạn tạo tài khoản nhân viên.

6. Sao mình phân quyền cho nhân viên bán hàng sang quyền cửa hàng trưởng xong lưu thì nhân viên đó lại mất hết chức năng trên phần mềm luôn?

  • Khi phân quyền riêng mình cần tích vào dấu mũi tên ở bên cạnh cột chức năng đấy để copy các quyền khác sang cho nhân viên đó

7. Tại sao không xuất được file excel đơn hàng/danh sách phiếu XNK/sản phẩm XNK/danh sách hóa đơn bán lẻ bán buôn?

  • Cần phải được phân quyền bằng cách: vào cài đặt -> nhân viên -> phân quyền nhóm hoặc phân quyền riêng -> ctrl + F tìm kiếm quyền cần phân thêm -> tích chọn quyền muốn phân thêm.

8. Muốn phân quyền cho nhân viên nhìn thấy các cửa hàng khác trong doanh nghiệp?

  • "Vào Cài đặt -> Nhân viên -> Sửa. Chọn thêm cửa hàng và ấn nút Lưu".

9. Một tài khoản nhân viên nhưng mỗi kho có các chức năng khác nhau có được không?

  • Không được vì phân quyền là sẽ chung cho toàn bộ hệ thống.

10. Nhân viên bán hàng ở đây có tự hiểu là người lập hóa đơn ko? Hay là phải điền thủ công thông tin người bán trong khi thêm hóa đơn bán lẻ.

  • Người lập hoá đơn sẽ được hệ thống hiểu là Nhân viên thu ngân.

  • Nhưng có 1 cài đặt cho phép lưu thu ngân mặc định là Nhân viên bán hàng luôn nếu không điền ô nhân viên bán hàng.

  • Cài đặt tại Bán hàng và XNK: "Lập hóa đơn bán lẻ, đơn hàng: Lưu thu ngân mặc định là nhân viên bán hàng khi không điền thông tin."

11. Để chặn hoàn toàn không cho nhân viên sửa đơn hàng cần phân quyền gì?

  • Bạn vào phân quyền Nhân viên

  • Bỏ tích quyền Sửa đơn hàng và Xác nhận đơn đặt hàng