Hạch toán kế toán tự động Nhanh.vn

Khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm Nhanh.vn sẽ hỗ trợ hạch toán tự động một số giao dịch thường dùng trong quá trình hoạt động. Giúp kế toán tiết kiệm thời gian trong việc theo dõi các định khoản, hạch toán.

Để bật hạch toán tự động DN vào Cài đặt >> Cài đặt chung >> Kế toán >> bật On "Sử dụng hạch toán kế toán tự động".

Chú ý: Các giao dịch hạch toán tự động do hệ thống tự sinh ra sẽ không được sửa xóa, các giao dịch này sẽ tự cập nhật lại dữ liệu khi bạn sửa / xóa các hóa đơn chứng từ phát sinh ra các giao dịch này.

Hạch toán nhập xuất nhà cung cấp

Nhập hàng cung cấp

Ví dụ: Nhập kho nhà cung cấp 10 sản phẩm giá 100.000, VAT 10%, chiết khấu 20%, thanh toán tiền mặt 400.000, thanh toán chuyển khoản 480.000

Các hạch toán tự động mà Nhanh.vn tự tạo:

  • Phiếu nhập ghi nhận giá trị đơn hàng (đã trừ chiết khấu) là 800.000 - hạch toán Nợ 1561/Có 331

  • Phiếu nhập ghi nhận VAT là 80.000 - hạch toán *Nợ 1331/Có 331

  • Phiếu chi ghi nhận khoản thanh toán tiền mặt 400.000 - hạch toán Nợ 331/Có 1111.4

  • Phiếu báo nợ (rút tiền) ghi nhận khoản thanh toán ngân hàng 480.000 - hạch toán Nợ 331/Có 1121.4

  • Đối tượng hạch toán là Nhà cung cấp, Chứng từ được gắn theo bút toán là Phiếu XNK.

Xuất trả hàng nhà cung cấp

Ví dụ: Xuất kho trả nhà cung cấp 5 sản phẩm giá 100.000, VAT 10%, thanh toán tiền mặt 50.000, thanh toán chuyển khoản 500.000

Các hạch toán tự động mà Nhanh.vn tự tạo:

  • Phiếu xuất ghi nhận giá trị đơn hàng là 500.000 - hạch toán Nợ 331/Có 1561

  • Phiếu xuất ghi nhận VAT là 50.000 - hạch toán Nợ 331/Có 1331

  • Phiếu thu ghi nhận khoản thu tiền mặt 50.000 - hạch toán Nợ 1111.4/Có 331

  • Phiếu báo có (nộp tiền) ghi nhận khoản thu tiền ngân hàng 500.000 - hạch toán Nợ 1121.4/Có 331

Hạch toán bán lẻ/ bán buôn

Thêm mới hóa đơn

Ví dụ: Bán 1 sản phẩm 1 giá 200.000, VAT 10%, Chiết khấu hóa đơn 20.000, thanh toán tiền mặt 100.000, thanh toán chuyển khoản 98.000. Sản phẩm có giá vốn là: 94.118

  • Phiếu bán hàng ghi nhận giá trị hóa đơn đã trừ chiết khấu = 200.000 - 20.000 = 180.000 - hạch toán Nợ 131/Có 5111

  • Phiếu xuất ghi nhận giá trị VAT là 18.000 - hạch toán Nợ 131/Có 33311

  • Phiếu xuất ghi nhận giá trị giá vốn của sản phẩm là 94.118 - hạch toán Nợ 632/Có 1561, đối tượng là khách hàng, ID gắn phiếu XNK.

  • Phiếu thu ghi nhận khoản thanh toán tiền mặt là 100.000 - hạch toán Nợ 1111.4/Có 131

  • Phiếu Báo có (nộp tiền) ghi nhận thanh toán chuyển khoản là 98.000 - hạch toán Nợ 1121.4/Có 131

Trả hàng/Trả hàng không cần hóa đơn

Ví dụ: Trả 1 hóa đơn có giá trị 385.000, VAT 10%, Chiết khấu 100.000, thanh toán tiền mặt 70.000, thanh toán chuyển khoản 300.000, phí trả hàng 15.000. Các hạch toán kế toán mà hệ thống tạo:

  • Phiếu nhập ghi nhận giá vốn của sản phẩm - hạch toán Nợ 1561/Có 632: 350.000

  • Phiếu nhập ghi nhận VAT là 35.000 - hạch toán Nợ 33311/Có 131: 35.000

  • Phiếu trả hàng giá trị phiếu trả hàng đã trừ Chiết khấu và phí trả hàng: 385.000 - 35.000 - 15.000 = 335.000 - hạch toán Nợ 5213/Có 131:335.000

  • Phiếu chi ghi nhận thanh toán tiền mặt là 50.000 - hạch toán Nợ 131/Có 1111: 70.000

  • Phiếu Báo nợ (rút tiền) ghi nhận thanh toán chuyển khoản là 50.000 - hạch toán Nợ 131/Có 1121: 300.000

Hạch toán đơn hàng

Khởi tạo đơn hàng

Ví dụ 1: Tạo đơn hàng bán 1 sản phẩm giá 200.000, VAT 10%, chiết khấu đơn hàng 40.000, phí vận chuyển 30.000, phí ship báo khách 50.000

  • Phần mềm chưa tạo hạch toán

Ví dụ 2: Tạo đơn hàng bán 1 sản phẩm giá 200.000, VAT 10%, chiết khấu đơn hàng 40.000, phí vận chuyển 30.000, phí ship báo khách 50.000, khách thanh toán chuyển khoản 50.000, đặt cọc tiền mặt 100.000

  • Các hạch toán kế toán mà hệ thống tạo:

    • Phiếu thu ghi nhận giá trị tiền mặt là 100.000 - hạch toán Nợ 1111.4/Có 131 gắn theo chứng từ ID đơn hàng.

    • Phiếu Báo có (nộp tiền) nhận giá trị tiền mặt là 50.000 - hạch toán Nợ 1121.4/Có 131 gắn theo chứng từ ID đơn hàng.

Khi đơn hàng ở trạng thái "Thành công"

Đơn hàng ở trạng thái "Thành công" thì tao Hóa đơn xuất giao hàng >> hạch toán phiếu xuất

  • Phiếu xuất ghi nhận giá vốn của sản phẩm 94.118 - hạch toán Nợ 632/Có 1561, gắn theo chứng từ ID phiếu Xuất giao hàng.

  • Phiếu xuất ghi nhận VAT của đơn hàng 16.000 - hạch toán Nợ 131/Có 33311

  • Phiếu bán hàng ghi nhận giá trị của đơn hàng đã trừ chiết khấu và chưa bao gồm phí ship báo khách 200.000 - 40.000 = 160.000 - hạch toán Nợ 131/Có 5111, gắn theo chứng từ ID phiếu Xuất giao hàng.

Khi đơn hàng được đối soát

Đơn hàng gửi vận chuyển qua Nhanh.vn

Đơn gửi hãng vận chuyển thì doanh nghiệp cần xác nhận nhận tiền thanh toán ở phần đối soát thanh toán COD mà bên Nhanh.vn đã gửi thì sẽ hạch toán tạo:

  • Phiếu thu Nợ 131, Có 711 = Phí thu của khách (phí vận chuyển doanh nghiệp sẽ tính theo khách hàng), gắn theo ID chứng từ đơn hàng, đối tượng là khách hàng.

  • Công nợ khách hàng = Giá trị đơn hàng + phí thu của khách = 500.000 + 20.000 = 520.000

  • Phiếu Xác nhận nhận tiền thanh toán - hạch toán Nợ 1121/Có 131 = Số tiền cần thanh toán còn lại của khách hàng, gắn theo ID chứng từ đơn hàng và đối tượng là khách hàng.

  • 1 phiếu "Xác nhận chi tiền thanh toán" - hạch toán Nợ 811/Có 1121 = Số tiền doanh nghiệp thanh toán tiền vận chuyển và phí vượt cân (nếu có) gắn theo id chứng từ đơn hàng và đối tượng là NCC (nhà cung cấp) Nhanh.vn.

  • Xem thêm hướng dẫn đối soát COD tại đây

Chú ý: Nếu không xác nhận tiền thanh toán COD. Kế Toán sẽ báo khách hàng của những đơn hàng có trong COD là đang nợ tiền doanh nghiệp. Do chưa có phiếu thu tiền từ những khách hàng này. Nếu tạo phiếu thu thủ công, sau đó ấn xác nhận sẽ bị x2 lần tiền thu từ khách hàng Doanh nghiệp sẽ nợ ngược lại khách hàng

Đơn hàng tự vận chuyển hoặc kết nối vận chuyển riêng

  • Số tiền khách còn thiếu thì doanh nghiệp tự tạo thêm phiếu thu, phiếu báo có (nộp tiền) có gắn theo chứng từ ID phiếu Xuất giao hàng hoặc thực hiện đối soát tự vận chuyện, xem hướng dẫn đối soát tự vận chuyển tại đây

Đơn hàng lazada, shopee

Đơn hàng thành công

  • Đơn hàng sàn thương mại điện tử sẽ hạch toán vào đối tượng sàn Lazada, Shopee, Sendo

  • Phiếu Xuất giao hàng sẽ tạo ra 1 phiếu:Phiếu xuất hạch toán giá vốn Nợ 632 | Có 1561, ghi nhận chứng từ là id xuất giao hàng.

  • Đơn hàng thành công sẽ tạo Phiếu bán hàng hạch toán Nợ 131 | Có 5111 giá trị đơn hàng không bao gồm phí thu của khách, id chứng từ là id đơn hàng

Đối soát đơn hàng

  • Trong giao diện sẽ hiện thị tài khoản ngân hàng để ghi nhận khoản tiền vào tài khoản ngân hàng

  • Sau khi đổi soát thì sẽ tạo phiếu Báo có (Nộp tiền) hạch toán Nợ 1121 | Có 131 = giá trị cột Thanh toán trong file đối soát, ghi nhận vào đối tượng sàn thương mại điện tử Lazada, Shopee, Sendo và id chứng từ là id đơn hàng.

Lưu ý:

  • Đơn không phải thành công thì sẽ không tạo phiếu báo có

  • Khi thay đổi trạng thái hoặc hạch toán lại thì phiếu báo có (Nộp tiền) sẽ không bị mất, nếu xóa đối soát thì phiếu báo có này mới mất đi

  • Hạch toán đối soát đơn sàn TMĐT sẽ không phụ thuộc vào cài đặt Ngày hạch toán đơn hàng

  • Khi hạch toán chọn ngày đối soát thì phiếu Báo có (Nộp tiền) tạo ra sẽ lấy theo ngày đối soát.

Các hạch toán khác

Nhập máy cũ (IMEI)

Nhập các sản phẩm IMEI cũ mà doanh nghiệp đã bán cho khách hoặc khách hàng bán lại cho doanh nghiệp. Ví dụ: Nhập IMEI cũ với giá 25.000.000, thanh toán tiền mặt 10.000.000, thanh toán chuyển khoản 15.000.000 Các hạch toán kế toán mà hệ thống tạo:

  • Phiếu nhập ghi nhận giá trị của đơn hàng, hạch toán Nợ 1561 | Có 131: 25.000.000 (đối tượng là khách hàng).

  • Phiếu chi ghi nhận thanh toán tiền mặt, hạch toán Nợ 131 | Có 1111: 10.000.000

  • Phiếu báo nợ ghi nhận thanh toán chuyển khoản, hạch toán Nợ 131 | Có 1121: 15.000.000

Nhập/Xuất khác

Nhập khác

Ví dụ:Nhập khác sản phẩm giá 450.000, thanh toán tiền 450.000, các hạch toán kế toán mà hệ thống tạo:

  • Phiếu nhập ghi nhận giá trị hóa đơn, hạch toán Nợ 1561 | Có 131: 350.000

  • Phiếu chi ghi nhận thanh toán, hạch toán Nợ 131 | Có 1111: 450.000

Xuất khác

Ví dụ: Xuất khác sản phẩm giá 450.000, thanh toán tiền 450.000, sản phẩm có giá vốn 350.000, các hạch toán kế toán mà hệ thống tạo:

  • Phiếu xuất ghi nhận giá vốn của sản phẩm, hạch toán Nợ 632 | Có 1561:

  • Phiếu bán hàng ghi nhận giá trị hóa đơn, hạch toán Nợ 131 | Có 5111:

  • Phiếu thu ghi nhận thanh toán, hạch toán Nợ 1111 | Có 131:

Lưu ý:

  • Nếu điền tiền thanh toán thì sẽ bắt buộc điền đối tượng khách hàng.

  • Loại phiếu XNK khác không điền khách hàng thì mới sẽ chỉ hạch toán Phiếu nhập ghi nhận giá trị phiếu vào Nợ 1561 | Có 632

Trả góp

Ví dụ: Giá trị hóa đơn là 450.000, trả góp 450.000 Hạch toán hệ thống sẽ tạo:

  • Phiếu xuất ghi nhận giá vốn của sản phẩm - hạch toán Nợ 632 | Có 1561: 350.000

  • Phiếu bán hàng = Giá trị của sản phẩm - Số tiền trả góp, hạch toán Nợ 131 | Có 5111: 0 (đối tượng khách hàng)

  • Phiếu bán hàng = Số tiền trả góp, hạch toán Nợ 131 | Có 5111: 450.000 (đối tượng là dịch vụ trả góp)

Xem thêm hướng dẫn thanh toán công nợ trả góp tại đây

Bán giữa 2 doanh nghiệp

Ví dụ: Bán sản phẩm từ doanh nghiệp A sang doanh nghiệp B, hệ thống sẽ tạo phiếu Xuất bán buôn từ kho doanh nghiệp A sang doanh nghiệp B, bên doanh nghiệp B sẽ tạo 1 phiếu yêu cầu Nhập NCC

Hạch toán hệ thống sẽ tạo:

  • Phiếu xuất ghi nhận giá vốn của sản phẩm - hạch toán Nợ 632 | Có 1561

  • Phiếu bán hàng = Giá trị của đơn xuất bán đã trừ chiết khấu (nếu có) - hạch toán Nợ 131 | Có 5111, đối tượng khách hàng tên là Đại lý do hệ thống tự tạo ở danh sách khách hàng

  • Phiếu thu/ Báo có = số tiền mà doanh nghiệp A điền thanhh toán tiền mặt / chuyển khoản / quẹt thẻ - hạch toán Nợ 1111/ 1121 | Có 131 , đổi tượng là khách hàng Đại lý.

Đổi IMEI sang sản phẩm khác

Loại này không hạch toán kế toán tự động

Câu hỏi thường gặp

1. Doanh nghiệp đã bật Sử dụng hạch toán kế toán tự động trên Nhanh.vn, nhưng sao khi xác nhận tiền thanh toán đối soát từ Nhanh.vn lại không tự tạo các hạch toán kế toán tự động trên phần mềm.Lý do vì sao?

  • Bạn chưa Cài đặt ngày bắt đầu hạch toán đơn hàng tự động.

  • Để bật cài đặt bạn truy cập tại đây: