Kế toán

Kế toán

Kế toán là việc quản lý toàn bộ giao dịch phát sinh trong quá trình hoạt động bán hàng, kinh doanh của doanh nghiệp.

Để sử dụng kế toán trên phần mềm DN vào Cài đặt >> Cài đặt chung >> Kế toán hoặc truy cập tại đây và bật các cài đặt sau:

  • Sử dụng hạch toán kế toán tự động: Tự tạo các bút toán liên quan đến đơn hàng, bán lẻ, bán buôn, nhập nhà cung cấp.

  • Cài đặt ngày bắt đầu hạch toán đơn hàng tự động: (Từ ngày: 01/08/2020).

Nghiệp vụ kế toán trong doanh nghiệp

Một số nghiệp vụ trong module kế toán của Nhanh.vn:

  • Thu tiền của sản phẩm đã bán đi, cung cấp các dịch vụ nhập quỹ tiền mặt.

  • Nhiệm vụ tiếp theo kế toán cần làm là lập những phiếu chi, thu, đơn hàng trong ngày khi có giao dịch với khách hàng.

  • Tiến hành làm các sổ sách cần thiết, ghi chép và lập lại thành hồ sơ những giấy tờ quan trọng,...

  • Quản lý Công nợ của các đối tượng: Khách hàng, nhà cung cấp, sàn TMĐT,....

Một số khái niệm cơ bản

  • Công nợ: Là các khoản phải trả hoặc phải thu cho một đối tượng cụ thể, ví dụ như khách hàng, nhà cung cấp,...

    -Bút toán: Là thuật ngữ chỉ việc ghi nhận các giao dịch có liên quan tới kinh tế, phát sinh khi bạn nhập hàng, bán hàng, thanh toán nợ,...

  • Tài khoản kế toán: Là phương tiện giúp bạn phản ánh các giao dịch khi chúng phát sinh, mỗi đối tượng cụ thể sẽ có 1 tài khoản kế toán riêng.

Nguyên lý kế toán

Đối tượng kế toán

Đối tượng kế toán là tài sản: thuộc quyền quản lý và sử dụng của doanh nghiệp cũng như sự vận động, thay đổi của tài sản trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Tài sản trong doanh nghiệp bao giờ cũng biểu hiện trên hai mặt: Kết cấu của tài sản hiện hữu (cho biết tài sản gồm những gì?) và nguồn hình thành tài sản (cho biết tài sản do đâu mà có?) do vậy, đối tượng cụ thể kế toán được xác định dựa trên hai mặt này.

Tài sản = Tài sản hiện hữu + Nguồn hình thành tài sản

  • Tài sản bao gồm:

    • Tài sản lưu động: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, nguyên vật liệu, sản phẩm, nợ phải thu,....

    • Tài sản cố định: nhà xưởng, máy móc thiết bị,....

  • Nguồn hình thành tài sản bao gồm:

    • Nợ phải trả: vay ngắn hạn, vay dài hạn,....

    • Nguồn vốn chủ sở hữu: nguồn vốn kinh doanh, lợi nhuận chưa phân phối, các quỹ của doanh nghiệp.

Như vậy, nhu cầu theo dõi cơ bản của những doanh nghiệp dùng Nhanh.vn là theo dõi:

  • Tài sản lưu động (bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, nợ phải thu của khách hàng) và Nợ phải trả (các khoản vay, nợ phải trả cho nhà cung cấp).

  • Mặt khác vốn (tài sản) của doanh nghiệp lại được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau gọi là nguồn vốn hay nói khác nguồn gốc hình thành của tài sản gọi là nguồn vốn. Như vậy tài sản và nguồn vốn chỉ là 2 mặt khác nhau của vốn. Một tài sản có thể được tài trợ từ một hay nhiều nguồn vốn khác nhau, ngược lại một nguồn vốn có thể tham gia hình thành nên một hay nhiều tài sản. Không có một tài sản nào mà không có nguồn gốc hình thành cho nên về mặt tổng số ta có:

TỔNG TÀI SẢN = TỔNG NGUỒN VỐN

Tài khoản kế toán trong doanh nghiệp

  • Kết cấu chung của tài khoản

    • Tài khoản là một trang sổ kế toán được chia làm 2 phần, phần bên trái gọi là bên Nợ, phần bên phải gọi là bên Có. Hai bên Nợ, Có phản ánh hai hướng vận động biến đổi khác nhau của cùng một đối tượng kế toán, thường là tăng lên hay giảm xuống.

    • Trong kết cấu tài khoản: Nợ, Có chỉ là thuật ngữ mang tính chất quy ước chung của kế toán, chứ không phải nợ cái gì hay có cái gì. Tùy từng mục đích sử dụng tài khoản là đại diện cho Tài Sản hay Nguồn Vốn thì việc tăng giảm ở bên Nợ và Có sẽ khác nhau.

Ví dụ: Tài khoản Tiền mặt (TK111) là tài khoản Tài Sản có số dư bên Nợ, số phát sinh tăng bên Nợ, số phát sinh giảm bên Có. Thực hành định khoản: Nộp 5 triệu tiền mặt vào tài khoản ngân hàng. Cho biết tài khoản tiền mặt ký hiệu: 111, tài khoản tiền gửi ngân hàng ký hiệu: 112.

  • Tài khoản thuộc bảng cân đối kế toán

    • Tài khoản tài sản:

      • Số dư đầu kỳ phản ánh thực có về các loại tài sản lúc đầu kỳ được phản ảnh ở cột đầu kỳ của bảng cân đối kế toán sẽ được chuyển thành số dư đầu kỳ của các tài khoản tài sản ở bên Nợ.

      • Số tăng lên của tài sản do các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tạo ra làm tăng giá trị tài sản nên được ghi cùng bên với số dư đầu kỳ tức là bên Nợ.

      • Số giảm xuống của tài sản do các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tạo ra làm giảm giá trị tài sản nên được ghi khác bên với số dư tức là bên Có.

      • Số dư cuối kỳ là số tài sản hiện có vào thời điểm cuối kỳ nên được liệt kê trên bảng cân đối kế toán cột số cuối kỳ và sẽ trở thành số dư đầu kỳ của tài khoản ở kỳ tiếp theo.

    • Tài khoản nguồn vốn:

      • Số dư đầu kỳ phản ánh số thực có về các loại nguồn vốn lúc đầu kỳ được phản ánh ở cột đầu kỳ của bảng cân đối kế toán sẽ được chuyển thành số dư đầu kỳ của các tài khoản nguồn vốn ghi ở bên Có.

      • Số tăng lên của nguồn vốn do nghiệp vụ kinh tế phát sinh tạo ra làm tăng giá trị nguồn vốn nên được ghi cùng bên với số dư là bên Có.

      • Số giảm xuống của nguồn vốn do nghiệp vụ kinh tế phát sinh tạo ra làm giảm giá trị nguồn vốn được ghi khác bên với số dư tức là bên Nợ.

      • Số dư cuối kỳ là nguồn vốn hiện có vào thời điểm cuối kỳ nên sẽ được phản ánh trên bảng cân đối kế toán cột số cuối kỳ và sẽ trở thành số dư đầu kỳ của tài khoản ở kỳ sau.

Như vậy:

  • Các tài khoản Tài Sản có số dư ở bên Nợ. (Bao gồm các tài khoản đầu: 1,2,6,8)

    • Phát sinh Tăng: Ghi bên NỢ

    • Phát sinh Giảm: Ghi bên CÓ

  • Các tài khoản Nguồn Vốn có số dư ở bên Có. (Bao gồm các tìa khoản đầu: 3,4,5,7)

    • Phát sinh Tăng: Ghi bên CÓ

    • Phát sinh Giảm: Ghi bên NỢ

      Vì tổng tài sản luôn bằng tổng nguồn vốn do đó tổng số dư Nợ của tất cả các tài khoản và tổng số dư Có của tất cả các tài khoản luôn luôn bằng nhau.

Tổng số dư NỢ = Tổng số dư CÓ Chú ý: Tài khoản lưỡng tính

  • Tài khoản kế toán lưỡng tính là những tài khoản có thể có số dư bên Nợ mà cũng có thể có số dư bên Có. Hiểu đơn giản, các tài khoản lưỡng tính này có thể đại diện cho loại tài khoản Tài Sản cũng có thể là loại tài khoản Nguồn Vốn.

Tài khoản

Nội dung

TK 131

Phải thu của khách hàng

TK 138

Phải thu khác

TK 331

Phải trả cho người bán

TK 333

Thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước

TK 334

Phải trả cho người lao động

TK 338

Phải trả khác

  • Những loại TK Tài sản (TK đầu 1) chỉ có số dư bên Nợ nhưng tài khoản (131,138) lại có số dư bên Có khi:

    • Khách hàng trả thừa tiền và đặt trước tiền mua (TK 131).

    • Số tiền thu thừa của đối tượng đang chờ xử lý (TK 138).

  • Những loại TK Nguồn vốn (TK đầu 3) thường chỉ có số dư bên Có nhưng tài khoản (331,333,334,338) lại có số dư bên Nợ khi:

    • Đặt trước tiền hàng cho nhà cung cấp (TK 331).

    • Trả thừa tiền cho nhà cung cấp (TK 331).

Câu hỏi thường gặp

1. Nhập hàng tồn của từng NCC nhưng không lên công nợ, công nợ đầu kỳ thì nhập mỗi giá trị được không?

  • Nếu chưa bật hạch toán tự động thì hệ thống sẽ chưa ghi nhận công nợ cho nhà cung cấp còn công nợ đầu kỳ của nhà cung cấp thì sau khi bật hạch toán import sau.

Trog trường hợp đã bật hạch toán tự động mình có thể tắt đi, sau đó nhập tồn cho nhà cung cấp. Khi đã nhập xong ấn bật lại hạch toán tự động và chọn ngày bắt đầu hạch toán ở thời điểm hiện tại.

2. Phần thanh toán cho NCC có cần phải thanh toán theo đơn nhập không? hay chỉ cần nhập số tiền thanh toán là tự trừ công nợ?

  • Có thể thanh toán chính xác cho từng hóa đơn ( điền số tiền thanh toán tại phiếu nhập hoặc khi làm phiếu chi chọn loại chứng từ là phiếu XNK và điền ID chứng từ là ID phiếu) hoặc thanh toán trên tổng công nợ của NCC đều được.

3. Tại sao phần mềm không tự ghi nhận bút toán ?

  • KIểm tra xem đã bật hạch toán tự động chưa ( Cài đặt --> Cài đặt chung --> Kế toán --> Sử dụng hạch toán kế toán tự động)

  • Phần mềm chỉ tự ghi nhận bút toán tự động khi thêm đơn hàng, hóa đơn bán lẻ, bán buôn, phiếu xuất nhập kho"

  • Xem thêm hướng dẫn về các hạch toán tự động của Nhanh.vn tại đây