Kiểm kho

  • Trong quá trình kinh doanh tất yếu xảy ra thất thoát, dẫn đến chênh lệch giữa số tồn kho thực tế bên ngoài và số tồn bên trong phần mềm bán hàng

  • Kiểm kho hàng hóa giúp bạn kiểm kê lại số lượng hàng hóa tồn kho thực tế so với số lượng tồn kho trên phần mềm, và cập nhật số lượng tồn kho thực thế lên phần mềm (bù trừ kiểm kho).

  • Kiểm kho là một hoạt động thường xuyên được các cửa hàng thực hiện để kiểm kê số lượng và tình trạng của hàng hóa trong kho nhằm nắm được tình hình hàng hóa thực tế trong kho, lượng chênh lệch so với thực tế. Thông thường, việc kiểm kho được thực hiện theo tuần, tháng, quý hay năm tùy theo quy mô và số lượng hàng của cửa hàng đó.

Các loại kiểm kho

Kiểm kho theo sản phẩm

  • Áp dụng khi doanh nghiệp cần kiểm đếm một (một số) mặt hàng nhất định, đã lên danh sách từ trước khi kiểm.

Kiểm kho theo danh mục

  • Áp dụng khi doanh nghiệp cần kiểm đếm một hoặc một số mặt hàng trong cùng một danh mục sản phẩm.

  • Khi bạn chọn loại kiểm kho này, hệ thống sẽ chỉ ghi nhận những sản phẩm trong danh mục đã chọn (nếu gõ tên sản phẩm hoặc dùng đầu đọc mã vạch sản phẩm ngoài danh mục thì hệ thống sẽ không ghi nhận)

Kiểm kho toàn bộ

  • Áp dụng khi doanh nghiệp cần kiểm toàn bộ kho hàng/ cửa hàng.

  • Trường hợp này, các sản phẩm không nằm trong danh sách kiểm sẽ được mặc định là không tồn (không còn) trong kho, số lượng kiểm kho bằng 0.

Lưu ý trước khi kiểm kho

Đầu việc

Xử lý

Ngừng mọi hoạt động bán hàng, xuất nhập kho

Nếu có bán hàng trong lúc kiểm thì phải tìm sản phẩm bán đó trong phiếu kiểm nhấn "Tính lại số tồn"

Xác nhận lại các phiếu chuyển kho

Check xem hàng đã đi ra khỏi kho hoặc nhận về kho hay chưa, nếu rồi thì duyệt (với phiếu chuyển đi) hoặc xác nhận (với phiếu nhận về)

Check đơn hàng TMĐT

"Tải lại đơn để cập nhật đúng trạng thái đơn hàng.

Đơn hoàn

Xác nhận hoàn đơn

Đơn tải thất bại

TH1: Sản phẩm chưa ghép nối: ghép nối sản phẩm, tải lại đơn

Đơn tải thất bại

TH2: Sản phẩm chưa tải về nhanh: Tải lại và ghép nối sản phẩm, tải lại đơn, nếu vẫn không về thì cần check lỗi tại sao (đơn quá khứ, sp đã đổi tên) Nên check đơn sàn hằng ngày để đảm bảo không sót đơn dẫn đến sai tồn"

Xác nhận đơn hàng hoàn

Check cả đơn hàng thường và đơn sàn

Load lại tồn kho

"Tính lại số tạm giữ, đang chuyển. Vào chi tiết sản phẩm chọn Thao tác -> Tính lại tạm giữ, đang chuyển, link minh họa: https:// nhanh. vn/auto/inventory/reloadshipping?ids=32069671&storeId=7832" xóa số sau đoạn ids nếu chạy lại cho toàn bộ cửa hàng.

Phân công nhân sự, khu vực kiểm

Chia làm 3 cặp kiểm 3 khu vực, 3 máy tít, 3 laptop. Tùy theo việc bố trí nhân sự của Doanh nghiệp để phân công, điều động nhân sự cho hợp lý

Lấy danh sách sản phẩm cần kiểm (đối với kiểm toàn bộ)

Xuất excel danh sách sản phẩm con + độc lập cho vào file mẫu (sheet danh sách sản phẩm)

Quy trình kiểm kho

Để thực hiện tạo phiếu kho bạn thực hiện như sau:

  • Tại màn hình Tổng quan, vào menu Kho hàng, kích chọn Kiểm kho

  • Màn hình Kiểm kho hiện ra bạn kích + Thêm mới

  • Màn hình tạo phiếu kiểm kho hiện ra như sau:

  • Tạo phiếu kiểm kho theo các bước sau:

  • Có 3 cách để thêm sản phẩm vào phiếu kiểm kho

  • Cách 1: (Kiểm loại sản phẩm) Thêm trực tiếp sản phẩm vào phiếu kiểm bằng cách nhập mã barcode, tên sản phẩm vào ô tìm kiếm sản phẩm bằng công cụ nhập máy.

  • Cách 2: Kiểm theo loại Danh mục

  • Cách 3: (Kiểm toàn bộ) Thêm từ file excel.

    • Kiểm kho toàn bộ: Sẽ có thêm chức năng tìm sản phẩm thiếu (sản phẩm chưa được thêm vào phiếu kiểm kho), khi làm phiếu bù trừ xuất nhập kho sẽ tự động cân đối số tồn của toàn bộ sản phẩm theo số kiểm kho

Cách 1: (Kiểm loại sản phẩm)Thêm sản phẩm vào phiếu kiểm bằng ô tìm kiếm sản phẩm hoặc gọi là:

Tại ô tìm kiếm sản phẩm, tìm và nhập sản phẩm theo 1 trong 2 chế độ: Chế độ nhập thường và Chế độ nhập nhanh. Để chuyển chế độ nhập, kích vào biểu tượng

  • Chế độ nhập thường

  • Chế độ nhập nhanh (phù hợp với dùng máy tít hơn)

Cách 2: Kiểm theo danh mục

  • Để chọn kiểm kho theo Danh mục, bạn kích vào biểu tượng trong ô tìm kiếm.

  • Màn hình kiểm kho Danh mục hiển thị như sau:

  • Chọn Danh mục cần kiểm kho và nhấn Áp dụng để kiểm.

  • Sau khi nhấn Áp dụng, bạn tiếp tục nhấn vào biểu tượng "Thêm sản phẩm vào phiếu" để Toàn bộ sản phẩm trong danh mục đã chọn sẽ được đưa vào phiếu kiểm kho.

  • Nhập số lượng tồn kho thực tế của từng sản phẩm vào cột Thực tế.

  • *Số ở các cột Khớp / Thừa / Thiếu = Số sản phẩm

  • *Số lượng lệch = Tổng số lượng lệch / thừa / thiếu

  • *Số lượng thực tế = Thực tế

Cách 3: Kiểm bằng Excel

  • Để thêm hàng loạt hàng hóa vào phiếu kiểm kho từ file excel có sẵn thực hiện như sau:

Tại màn hình Kiểm kho, chọn Tải về file mẫu excel Excel file 2003. hoặc cho bản Excel cao cấp hơn

  • Sau khi tải về file mẫu, bạn thực hiện cập nhật các thông tin: Tên kho, Số lượng, Vị trí sản phẩm trong kho và Sản phẩm / Serial/IMEI (nếu có).

  • Sau khi điền xong nhấn Lưu

  • Kích Chọn file dữ liệu và chọn đến file vừa lưu để cập nhật lên hệ thống.

Xem lại danh sách hàng hóa trong phiếu kiểm kho

  • Danh sách sản phẩm được đưa vào phiếu kiểm được chia thành các tab: Tất cả, Khớp, Thừa, Thiếu, Chưa kiểm.

  • Tương ứng như sau:

    Tất cả: Bao gồm tất cả danh sáchsản phẩm được thêm vào phiếu kiểm kho

    Khớp: Số sản phẩm có Số lượng thực tế bằng tồn kho trên phần mềm

    Lệch: Số sản phẩm có số lượng thực tế khác tồn kho trên phần mềm

    • Ngoài việc hiển thị số lượng sản phẩm chênh lệch thì hệ thống hỗ trợ tính tổng giá trị của số lượng sản phẩm bị lệch này, giúp người dùng hình dung được số tiền đang lệch.

    • Giá trị lệch = Số lượng lệch * Giá vốn tại thời điểm tạo phiếu kiểm kho

      Chưa kiểm: Danh sách hàng hóa chưa nhập số lượng thực tế.​

Rà soát thông tin phiếu kiểm

  • Sau khi hoàn thiện xong việc chọn sản phẩm và cập nhật số lượng tồn kho thực tế, có thể thêm ghi chú cho phiếu này.

  • Phần Kiểm gần đây hiển thị lịch sử các thao tác của người dùng khi thêm, sửa, xóa số lượng thực tế trên phiếu kiểm này.

  • Cuối cùng bạn nhấn Thao tác + Bù trừ kiểm kho để thực hiện cân bằng tồn

  • Thao tác bù trừ này bạn có thể trực tiếp thao tác ở phiếu hoặc nhấn Trở về rồi chọn vào biểu tượng -> để bù trừ

  • Nhấn bù trừ xong hệ thống sẽ chuyển sang giao diện Bù trừ và bạn sẽ nhấn vào Tạo phiếu XNK để hoàn thành Kiểm kho

Báo cáo kiểm kho

  • Bù trừ kiểm kho xong bạn có thể xem báo cáo kiểm kho để biết được tổng giá trị của sản phẩm để biết được đang bị thất thoát bao nhiêu tiền theo Giá nhập, Giá bán, Giá vốn

  • Cách tính sẽ cộng trừ theo hàng ngang, không phải theo cột dọc

  • Ngoài ra bạn có thể xuất Excel hoặc xem danh sách Phiếu XNK để kiểm tra lại hàng hóa sau khi kiểm

Xóa phiếu kiểm kho

  • Chỉ xóa được phiếu kiểm kho khi phiếu chưa Bù trừ kiểm kho

  • Để xóa phiếu kiểm kho thao tác như sau:

  • Vào Kho hàng, chọn Kiểm kho.

  • Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các phiếu Kiểm kho.

  • Tìm kiếm và chọn phiếu Kiểm kho muốn xóa

  • Nhấn vào biểu tượng này rồi chọn Xóa để xóa phiếu.

Gộp phiếu kiểm kho

  • Với những doanh nghiệp lớn khi kiểm kho thường có nhiều người kiểm kho ở nhiều khu vực trong kho hàng, sẽ có nhiều phiếu kiểm kho tương ứng. Việc gộp phiếu sẽ giúp bạn không bị chậm và mất thời gian trong việc đi kiểm và giúp cho việc tổng hợp được dễ hơn.

  • Để thực hiện gộp các phiếu kiểm kho ở trong danh sách phiếu kiểm, thực hiện như sau:

    *Tích chọn các phiếu kiểm kho cần gộp, sau đó bấm nút Gộp các phiếu đã chọn

  • Lưu ý"

  • Không gộp được các phiếu đã bù trừ

  • Không gộp được phiếu khác kho

  • Phiếu sau khi gộp sẽ lấy thông tin ở phiếu tạo sau

Câu hỏi thường gặp

1. Kiểm kho xong nhưng quên không ấn bù trừ, sau đó đã bán hàng lên đơn như bình thường. Ngày hôm sau mình mới ấn bù trừ kiểm kho thì có ảnh hưởng gì không?

  • Nếu nhấn bù trừ luôn thì sẽ ảnh hưởng đến tồn kho của sản phẩm trong phiếu nếu sản phẩm đó đã bán hàng và lên đơn.

  • Bạn cần check lại sản phẩm đó có trong phiếu không rồi nhấn Tính lại số tồn của sản phẩm đó, rồi mới nhấn bù trừ kiểm kho.

  • Khi kiểm kho theo sản phẩm bằng file excel xong rồi, nhưng khách nhớ ra còn thiếu 1 sản phẩm chưa kiểm thay vì vào sửa phiếu kiểm kho có nút tắt nào đến phần thêm sản phẩm vào phiếu hay không.

2. Có nút thêm sản phẩm vào phiếu kiểm kho, nút bánh răng bên phải phiếu kiểm kho đó.

  • Khi kiểm kho phát hiện có chênh lệch giữa số tồn thực tế với số tồn trên hệ thống, thao tác như thế nào để sửa lại cho đúng.

3. Thêm thao tác bù trừ kiểm kho, rồi ấn Thêm Phiếu XNK.

  • Nếu số tồn của sản phẩm nhỏ hơn hoặc lớn hơn số lượng nằm trong phiếu kiểm kho thì Nhanh.vn có 1 thông báo hay cảnh báo hay không?

4. Nhanh sẽ chia các trường hợp thừa thiếu sản phẩm vào các cột* Thừa / Thiếu / Khớp / Chưa kiểm

  • Kiểm kho cho sản phẩm ngừng bán thì làm như nào?

5. Chọn loại kiểm kho Sản phẩm sau đó gõ tên, mã hoặc tít sản phẩm đó là được.

  • Khi kiểm kho có bù trừ sản phẩm Lô tại sao lại không có phiếu xnk mà chỉ các sản phẩm khác có phiếu xnk.

6. Khi bù trừ phiếu XNK có sản phẩm Lô thì sản phẩm Lô đang không gắn được Lô ở trong phiếu XNK (sản phẩm Lô có nhiều lần nhập nên phải gắn lô để phân biệt từng lần nhập) nên nếu sinh ra phiếu XNK thì sẽ bị sai tồn vì không biết xuất kho sản phẩm này ở Lô nào.

  • Ở trong Kiểm kho chỉ đang đếm được số lượng sản phẩm lô là bao nhiêu chứ không bù trừ được.

7. Hàng đang dùng bình thường kiểm kho bị lỗi, thì xử lý thế nào trên nhanh?

  • sau khi kiểm kho anh(chị) vào kho hàng -> Hàng lỗi -> Nhập hàng lỗi

8. Lỡ bấm nhầm kiểm kho toàn bộ nên Kho bị xoá hết, Bây giờ muốn quay lại lúc trước khi kiểm thì làm thế nào?

  • Xóa phiếu xuất nhập kho liên quan đến phiếu kiểm kho đó.

9. Kiểm kho điền số lượng thực tế = 0, làm bù trừ rồi mà sao tồn sản phẩm vẫn chưa về 0?

  • Tồn sàn phẩm bao gồm cả sản phẩm đang chuyển, số lượng thực tế là số lượng trong kho nên sản phẩm có số đang chuyển sẽ không thể kiểm về = 0.

10. Khi đang kiểm kho mà có khách vào mua hàng thì sẽ xử lý như thế nào?

  • Bạn có thể thực hiện các cách như sau:

  • Trường hợp 1: Nếu sản phẩm đó chưa được kiểm >> Thao tác bán hàng và kiểm kho như bình thường

  • Trường hợp 2: Khách mua sản phẩm đã kiểm

  • Cách 1:

B1: Bán hàng xong rồi ghi vào sổ

B2: Thực hiện các bước kiểm kho như bình thường.

B3: Sau khi kiểm đếm xong thực hiện thao tác lập hóa đơn bán lẻ cho sản phẩm đã ghi sổ.

  • Cách 2:

Trừ sản phẩm đã bán trên phần mềm ( nếu dùng cách này tại sản phẩm đó cần ấn tính lại tồn sản phẩm nếu đã tạo hóa đơn bán hàng trên phần mềm) hoặc trên file excel đang kiểm

11. Nhanh có thể điều chỉnh ngày kiểm kho không ? Ví dụ khách kiểm kho ngày 4/6 nhưng muốn để số liệu quay lại ngày 2/6

  • KHÔNG, Ngày kiểm kho sẽ mặc định lấy theo ngày tạo phiếu và không thể thay đổi.

12. sau khi kiểm kho xong thì làm sao để lưu?

  • Sau khi kiểm kho, quay lại danh sách phiếu kiểm kho thì hệ thống sẽ tự lưu phiếu kiểm kho đó.

13. Đối với cửa hàng chỉ bán offline, đã kiểm kho theo toàn bộ sản phẩm và bù trừ kiểm kho nhưng trên báo cáo tồn kho -> tổng xuất nhập kho thi số bị lệch so với tổng số lượng kiểm được trên thực tế.

  • Vì có những sản phẩm ngừng bán mà kiểm kho toàn bộ, nhanh.vn không bao gồm những sản phẩm ngừng bán.

14. Trên nhanh.vn, khi làm phiếu chuyển kho đến kho nhận nhưng bị lệch so với thực tế thì khắc phục như thế nào?

  • Thao tác hủy phiếu đi và làm lại.

15. Tại sao chưa làm phiếu bù trừ kiểm kho nhưng tồn của sản phẩm trong phiếu không tự động cập nhật lại ?

  • Tồn của sản phẩm kiểm kho sẽ được lấy cố định tại thời điểm thêm sản phẩm đó vào phiếu và không thay đổi trong suốt quá trình kiểm, nếu doanh nghiệp muốn thay đổi số tồn thì có thể xóa sản phẩm đi điền lại hoặc bấm "Tính lại số tồn sản phẩm".

16.Phiếu kiểm kho chưa làm bù trừ, 1 theo sản phẩm, 2 theo toàn bộ. Thì có gộp được 2 phiếu kiểm kho trên không?

  • Có, bạn thao tác tích chọn 2 phiếu đó rồi vào Thao tác -> Gộp phiếu đã chọn thì sẽ gộp thành 1 phiếu kiểm kho và phiếu đó sẽ là loại kiểm theo sản phẩm

Contents
Các loại kiểm kho
Lưu ý trước khi kiểm kho
Quy trình kiểm kho
Cách 1: (Kiểm loại sản phẩm)Thêm sản phẩm vào phiếu kiểm bằng ô tìm kiếm sản phẩm hoặc gọi là:
Cách 2: Kiểm theo danh mục
Cách 3: Kiểm bằng Excel
Xem lại danh sách hàng hóa trong phiếu kiểm kho
Rà soát thông tin phiếu kiểm
Báo cáo kiểm kho
Xóa phiếu kiểm kho
Gộp phiếu kiểm kho
Câu hỏi thường gặp
1. Kiểm kho xong nhưng quên không ấn bù trừ, sau đó đã bán hàng lên đơn như bình thường. Ngày hôm sau mình mới ấn bù trừ kiểm kho thì có ảnh hưởng gì không?
2. Có nút thêm sản phẩm vào phiếu kiểm kho, nút bánh răng bên phải phiếu kiểm kho đó.
3. Thêm thao tác bù trừ kiểm kho, rồi ấn Thêm Phiếu XNK.
4. Nhanh sẽ chia các trường hợp thừa thiếu sản phẩm vào các cột* Thừa / Thiếu / Khớp / Chưa kiểm
5. Chọn loại kiểm kho Sản phẩm sau đó gõ tên, mã hoặc tít sản phẩm đó là được.
6. Khi bù trừ phiếu XNK có sản phẩm Lô thì sản phẩm Lô đang không gắn được Lô ở trong phiếu XNK (sản phẩm Lô có nhiều lần nhập nên phải gắn lô để phân biệt từng lần nhập) nên nếu sinh ra phiếu XNK thì sẽ bị sai tồn vì không biết xuất kho sản phẩm này ở Lô nào.
7. Hàng đang dùng bình thường kiểm kho bị lỗi, thì xử lý thế nào trên nhanh?
8. Lỡ bấm nhầm kiểm kho toàn bộ nên Kho bị xoá hết, Bây giờ muốn quay lại lúc trước khi kiểm thì làm thế nào?
9. Kiểm kho điền số lượng thực tế = 0, làm bù trừ rồi mà sao tồn sản phẩm vẫn chưa về 0?
10. Khi đang kiểm kho mà có khách vào mua hàng thì sẽ xử lý như thế nào?
11. Nhanh có thể điều chỉnh ngày kiểm kho không ? Ví dụ khách kiểm kho ngày 4/6 nhưng muốn để số liệu quay lại ngày 2/6
12. sau khi kiểm kho xong thì làm sao để lưu?
13. Đối với cửa hàng chỉ bán offline, đã kiểm kho theo toàn bộ sản phẩm và bù trừ kiểm kho nhưng trên báo cáo tồn kho -> tổng xuất nhập kho thi số bị lệch so với tổng số lượng kiểm được trên thực tế.
14. Trên nhanh.vn, khi làm phiếu chuyển kho đến kho nhận nhưng bị lệch so với thực tế thì khắc phục như thế nào?
15. Tại sao chưa làm phiếu bù trừ kiểm kho nhưng tồn của sản phẩm trong phiếu không tự động cập nhật lại ?
16.Phiếu kiểm kho chưa làm bù trừ, 1 theo sản phẩm, 2 theo toàn bộ. Thì có gộp được 2 phiếu kiểm kho trên không?