Theo dõi xử lý các vấn đề phát sinh
Theo dõi, xử lý đơn hàng là quá trình vô cùng quan trọng để đảm bảo đơn hàng của bạn đến được tay khách hàng mà không gặp bất kỳ vấn đề nào. Sau khi đã bàn giao đơn hàng cho hãng vận chuyển, bạn vẫn cần theo dõi đơn hàng một cách sát sao để xử lý kịp thời các tình huống phát sinh.

Theo dõi đơn hàng

Bạn theo dõi đơn hàng dựa trên trạng thái của các đơn hàng đó, tất cả những thay đổi về trạng thái đơn hàng sẽ được hệ thống lưu lại.

Theo dõi đơn hàng tự vận chuyển

Đối với đơn hàng tự vận chuyển, trạng thái của đơn hàng do bạn tự cập nhật trạng thái.
Xem thêm cách đổi trạng thái đơn hàng tại đây.

Theo dõi đơn hàng gửi hãng vận chuyển

Khi đơn hàng chưa được gửi sang hãng vận chuyển trạng thái đơn hàng do bạn tự cập nhật các trạng thái: Mới, Chờ xác nhận, Đang xác nhận, Đã xác nhận, Đang đóng gói, Đã đóng gói, Đổi kho hàng, Hết hàng, Khách hủy, Hệ thống hủy.
Sau khi gửi đơn hàng qua hãng vận chuyển, trạng thái đơn hàng sẽ do hệ thống cập nhật. Bạn sẽ theo dõi những thay đổi của trạng thái đơn hàng tại tab Lịch trình trong chi tiết đơn hàng.

Xử lý các vấn đề phát sinh

Trong quá trình đơn hàng trên đường vận chuyển tới khách hàng, bạn cần thao tác làm việc trên 2 tab là Cần xử lýKhiếu nại.

Tab Cần xử lý

Tab Cần xử lý chia đơn hàng thành nhiều vấn đề mà doanh nghiệp cần kiểm tra để xử lý kịp thời: Mới thất bại, HVC hủy đơn, Đang hoàn, Chuyển chậm, Vượt cân.

Mới thất bại

  • Bạn cần kiểm tra lý do thất bại của đơn (thường do khách không nghe máy, khách hẹn ngày giao).
  • Bạn có thể chủ động liên hệ với khách hàng để nhắc nhở khách nhận hàng và báo lại yêu cầu của khách hàng (nếu có) cho hãng vận chuyển thông qua tính năng khiếu nại đơn hàng. - Đơn hàng sau khi giao thất bại 3 lần sẽ được chuyển hoàn về shop, đơn sẽ được chuyển sang trạng thái Đang hoàn và nằm ở mục Đang hoàn.

Hãng vận chuyển hủy

  • Sau khi bạn thao tác gửi đơn hàng sang hãng vận chuyển, vì một vài lý do, hãng vận chuyển có thể hủy đơn của bạn.
  • Bạn cần theo dõi để cập nhật đúng trạng thái đơn hàng này.
  • Bạn vui lòng xác minh và phản hồi lại trong vòng 7 ngày. Hết thời hạn trên Nhanh sẽ không chịu trách nhiệm về việc thất lạc đơn hàng.
    • Trường hợp 1: Nếu bạn đã giao hàng cho hãng vận chuyển nhưng họ chưa trả lại hàng hoặc cho hàng đi mà lại báo hãng vận chuyển hủy. => Thêm khiếu nại yêu cầu hãng vận chuyển trả hàng hoặc bồi thường.
    • Trường hợp 2: Nếu các đơn hàng này chưa được giao cho hãng và hủy đơn hoặc bạn báo hủy đơn và hãng vận chuyển đã trả hàng cho quý khách. => Đổi sang trạng thái đơn hàng sang Khách hủy hoặc Hệ thống hủy để kiểm soát hàng hóa tốt hơn.

Vượt cân

  • Các hãng vận chuyển mặc định sẽ cho hàng đi theo khối lượng họ đã khai báo (có thể tính theo khối lượng quy đổi hoặc khối lượng thực tế tùy trường hợp) và bạn sẽ phải chịu phí vượt cân nếu khối lượng bạn khai báo thấp hơn khối lượng mà hãng vận chuyển khai báo lại.
  • Mục này sẽ thông báo cho bạn biết những đơn hàng nào của doanh nghiệp sẽ phải chịu thêm khoản phí này.

Đang hoàn

  • Đơn hàng sau khi giao thất bại 3 lần sẽ được chuyển hoàn về shop, đơn sẽ ở sang trạng thái Đang hoàn.
  • Khi hãng vận chuyển đã đánh dấu chuyển hoàn thành công, trên nhanh trạng thái sẽ là Xác nhận hoàn
  • Sau khi nhận được hàng hoàn từ hãng vận chuyển, bạn chuyển trạng thái đơn sang Đã hoàn để ghi nhận cộng tồn trong kho.

Chuyển chậm

  • Các đơn hàng đã gửi sang hãng vận chuyển cách đây 12 ngày nhưng chưa phát thành công.
  • Bạn nên kiểm tra lại lí do cụ thể chưa phát được ở lịch trình đơn hàng và thêm khiếu nại để đề nghị Nhanh.vn báo bưu tá phát lại.

Chậm chuyển tiền

  • Các đơn hàng đã phát thành công cách đây 7 ngày nhưng chưa được Nhanh.vn thanh toán tiền.
  • Bạn thêm khiếu nại đề nghị Nhanh.vn thanh toán tiền.

Hết hàng

  • Tất cả những đơn hàng ở trạng thái Hết hàng sẽ được tổng hợp tại tab Cần xử lý - mục Hết hàng.
    • Nếu bạn chờ nhập thêm hàng và khách đồng ý chờ hàng => Khi hàng về thì tiếp tục xử lý đơn hàng như bình thường.
    • Nếu bạn không thể có hàng => Báo lại khách hàng đề nghị đổi sản phẩm hoặc hủy đơn.

Tab Khiếu nại

Khi đơn hàng đã gửi hàng vận chuyển, bạn muốn thay đổi địa chỉ, số điện thoại người nhận hoặc thay đổi COD, báo thu gom, báo hủy đơn,... bạn có thể dùng tính năng khiếu nại để yêu cầu thay đổi. Xem thêm tính năng khiếu nại đơn hàng tại đây.

Câu hỏi thường gặp

1. Trường hợp cùng 1 khách, khi có đơn nhưng số điện thoại trên shopee để là đầu 84 thì bị lưu thành 2 số dt trên 1 khách hàng, làm sao để thành 1 số điện thoại trên nhanh ?

  • Cách làm là vào edit đơn đó, chọn lại khách hàng bằng 1 trong 2 số trên và lưu lại đơn.

2. Đơn hàng giao 2 sản phẩm, khách trả lại 1 sản phẩm thì làm thế nào?

  • Trường hợp này được gọi là Giao hàng 1 phần, bạn xem chi tiết hướng dẫn xử lý tại đây.

3. Sau khi lên đơn hàng xong và đã gửi hãng vận chuyển thì có cách nào hủy đơn hay không?

  • Bạn có thể huỷ đơn bằng cách vào khiếu nại báo huỷ đơn, hoặc báo lại đội vận chuyển nhanh qua hotline 19002812 nhánh 0.