Đơn hàng

Giới thiệu đơn hàng

Nhanh.vn giúp bạn dễ dàng theo dõi và thực hiện các đơn hàng. Tất cả các đơn đặt hàng, hàng tồn kho, nhà cung cấp và dữ liệu khách hàng của bạn được đồng bộ hóa và tích hợp đầy đủ trên một hệ thống.
Đơn hàng là nơi quản lý tất cả các đơn hàng online, đơn đặt hàng trước, đơn cần vận chuyển (đơn gửi hãng vận chuyển, cần thu hộ tiền COD).

Phân biệt Đơn hàng và Bán hàng

Bán hàng
Đơn hàng
Người mua trực tiếp tại cửa hàng
Khách hàng không mua tại cửa hàng, có một bên thứ 3 giao hàng
Mua và nhận hàng trực tiếp
Cần có quá trình để hoàn thành đơn hàng, quản lý thêm "trạng thái đơn hàng"
Trừ tồn kho và ghi nhận doanh thu ngay sau khi tạo đơn
Sau khi đơn hàng "Thành công" hệ thống trừ tồn và ghi nhận doanh thu

Các tính năng trong module Đơn hàng

Module Đơn hàng bao gồm những tính năng sau:
    Đơn hàng: Trang danh sách đơn hàng, tổng hợp từ các kênh Admin, Facebook, Website, API. Xem chi tiết hướng dẫn sử dụng tại đây.
    Đơn trùng: Hỗ trợ check đơn trùng của khách hàng trong 1 khoảng thời gian nhất định. Xem chi tiết hướng dẫn sử dụng tại đây.
    Sàn TMĐT: Hỗ trợ đồng bộ danh sách đơn hàng trên sàn TMĐT về phần mềm để theo dõi trạng thái, tồn kho và doanh thu. Xem chi tiết hướng dẫn sử dụng tại đây.
    Đóng gói: Hỗ trợ kiểm tra xem bạn đã đóng gói đúng các sản phẩm theo đơn hàng yêu cầu chưa và cho các đơn hàng đã đóng gói vào biên bản để gửi nhanh sang hãng vận chuyển. Xem chi tiết hướng dẫn sử dụng tại đây.
    Biên bản bàn giao: Biên bản xác nhận lại quá trình bàn giao hàng hóa giữa doanh nghiệp và đơn vị vận chuyển. Xem chi tiết hướng dẫn sử dụng tại đây.
    Khiếu nại: Lưu trữ toàn bộ lịch sử các khiếu nại đơn hàng của doanh nghiệp đã báo với hãng vận chuyển, hỗ trợ theo dõi kết quả xử lý khiếu nại ngay trên phần mềm. Xem chi tiết hướng dẫn sử dụng tại đây.
    Đơn đã xóa: Tổng hợp danh sách đơn hàng đã bị gộp hoặc bị xóa trên phần mềm để tiện tra cứu thông tin, hạn chế sai sót, thất thoát. Xem chi tiết hướng dẫn sử dụng tại đây.
    Đối soát: Đối với đơn hàng gửi vận chuyển qua cổng kết nối của Nhanh.vn, Nhanh sẽ hỗ trợ bạn đối soát tiền COD với hãng vận chuyển. Đoói với đơn hàng gửi vận chuyển kết nói riêng hoặc tự vận chuyển, bạn cần đối soát đơn hàng thủ công. Xem chi tiết hướng dẫn sử dụng tại đây.
    Nguồn đơn hàng: Phân loại đơn hàng theo nguồn đơn để đánh giá hiệu quả và đưa ra chính sách phát triển phù hợp. Xem chi tiết hướng dẫn sử dụng tại đây.

Các khái niệm trong module Đơn hàng

Trạng thái đơn hàng

Đối với doanh nghiệp kinh doanh online thì chốt đơn chỉ là bước đầu tiên, bưu kiện cần phải giao thành công tới tay khách hàng mới có thể đem lại doanh thu cho doanh nghiệp. Vì vậy, các chủ shop luôn phải theo dõi hành trình đơn giao hàng để có thể yêu cầu hỗ trợ kịp thời.
Trạng thái đơn hàng giúp bạn dễ dàng kiểm tra tình trạng của đơn hàng để phân công công việc cho nhân viên và đưa ra những hướng xử lý kịp thời nếu đơn gặp sự cố.
    Nếu bạn sử dụng vận chuyển qua cổng kết nối của Nhanh.vn hoặc sử dụng vận chuyển kết nối riêng, sau khi thao tác gửi thông tin đơn hàng sang hãng vận chuyển, trạng thái đơn hàng trên sẽ được tự động cập nhật theo trạng thái đơn hàng trên website của hãng vận chuyển.
    Nếu bạn không sử dụng 2 hình thức trên mà muốn tự quản lý trạng thái vận đơn hoặc bạn có đội ngũ vận chuyển riêng thì khi lên đơn hàng trên Nhanh, bạn cần chọn hình thức là Tự vận chuyển. Đơn hàng tự vận chuyển sẽ không được cập nhật trạng thái tự động theo trạng thái của hãng vận chuyển. Bạn cần thao tác cập nhật trạng thái thủ công.
Xem chi tiết các trạng thái đơn hàng tại đây.

Biên bản bàn giao

Biên bản bàn giao là văn bản thể hiện sự giao nhận hàng hóa đã diễn ra trên thực tế, ghi nhận đầy đủ thông tin các đơn hàng và sản phẩm chi tiết trong đơn hàng đã bàn giao cho bưu tá. Bạn sử dụng biên bản này để làm chứng từ đối chiếu, khiếu nại với hãng vận chuyển trong trường hợp cần thiết.
Xem chi tiết về biên bản bàn giao tại đây.

Ghi chú đơn hàng

Đơn hàng trên Nhanh sẽ có 2 loại ghi chú đơn hàng là ghi chú khách hàng và ghi chú chăm sóc khách hàng.
    Ghi chú khách hàng thường là những yêu cầu của khách hàng (ví dụ: giao giờ hành chính; nếu không gọi được vui lòng gửi bảo vệ tòa nhà...). Những ghi chú này thường sẽ được in ngay trên phiếu gửi đơn hàng, thông tin sẽ công khai với hãng vận chuyển để dễ dàng điều phối giao hàng.
    Ghi chú chăm sóc khách hàng thường là những ghi chú nội bộ, phục vụ mục đích quản lý riêng của doanh nghiệp (ví dụ: số đo của khách hàng, đơn đã được chuyển khoản...). Những ghi chú này thường sẽ không được thể hiện lên phiếu gửi đơn hàng và không công khai cho hãng vận chuyển.

Người tạo - Nhân viên bán hàng

Trên Nhanh tách biệt 2 khái niệm nhân viên thu ngân và nhân viên bán hàng.
    Nhân viên thu ngân, nhân viên tạo đơn: Là người trực tiếp tạo hóa đơn, đơn hàng cho khách hàng. Tại 1 số doanh nghiệp, nhân viên thu ngân/tạo đơn chỉ phụ trách lên hóa đơn/đơn hàng chứ không có nhiệm vụ tư vấn chốt đơn hàng với khách hàng.
    Nhân viên bán hàng: Là người trực tiếp tư vấn chốt đơn hàng với khách hàng. Nếu nhân viên bán hàng và nhân viên thu ngân là 2 đối tượng riêng biệt, khi xem báo cáo theo nhân viên, bạn chú ý lọc đúng báo cáo theo đối tượng nhân viên cần xem báo cáo.

Đối soát

Đối với các cửa hàng bán online, đối soát là vấn đề vô cùng quan trọng để đảm bảo xác nhận giao hàng thành công và thu tiền về.
Đối soát trong vận chuyển được hiểu là quá trình đơn vị vận chuyển thanh toán tiền thu hộ cho chủ cửa hàng sau khi đã trừ đi các chi phí của đơn hàng đã hoàn thành trước lịch đối soát.
Tiền đối soát = Tiền thu hộ (COD) - Phí vận chuyển - Phí thu hộ (nếu có) - Phí vượt cân (nếu có) - Phí bảo hiểm đơn hàng (nếu có) - Phí chuyển hoàn (nếu có) + Hoàn cước (nếu có)
Nếu bạn sử dụng vận chuyển qua cổng của Nhanh, việc đối soát đơn hàng sẽ do Nhanh.vn thực hiện với hãng vận chuyển, sau đó chuyển lại tiền đối soát và chi tiết đối soát cho doanh nghiệp.
Nếu bạn sử dụng tự vận chuyển hoặc vận chuyển kết nối riêng, bạn cần thực hiện việc đối soát đơn hàng thủ công.
Xem chi tiết hướng dẫn đối soát đơn hàng tại đây.

Khiếu nại

Trong quá trình vận chuyển đơn hàng có thể xảy ra một số trường hợp như:
    Đơn gom hàng chậm, giao chậm.
    Đơn hàng bị hỏng hóc trên đường vận chuyển.
    Thay đổi tiền thu COD của khách
    ...
    Khi đơn hàng xảy ra bất kể vấn đề gì, bạn cần khiếu nại với hãng vận chuyển. Nếu bạn làm việc trực tiếp với hãng vận chuyển, thường bạn sẽ phải khiếu nại qua tổng đài hoặc group chat hỗ trợ nếu có, nhưng với số lượng nhiều sẽ rất khó để kiểm soát các yêu cầu khiếu nại của doanh nghiệp.
Nhanh hỗ trợ tính năng Khiếu nại giúp lưu lại lịch sử khiếu nại đơn hàng để tiện tra cứu và xử lý kịp thời. Xem chi tiết hướng dẫn khiếu nại tại đây.

Ý nghĩa các icon trong module đơn hàng

Icon ký hiệu kênh bán hàng của đơn hàng

Tại trang Danh sách đơn hàng, bạn sẽ thấy các icon ký hiệu kênh bán đơn hàng tại cột
như sau:
Icon
Ý nghĩa
Kênh bán website - đơn hàng được tạo tự động trên phần mềm khi khách hàng đặt hàng qua website của Nhanh
Kênh bán Facebook - đơn hàng được đồng bộ về phần mềm khi tạo đơn trên phần mềm quản lý fanpage Vpage.nhanh.vn
Kênh bán API - đơn hàng được đồng bộ về phần mềm khi doanh nghiệp liên kết kênh bán hàng riêng với Nhanh qua API
Kênh bán 1Landing - đơn hàng được đồng bộ về phần mềm khi khách hàng đặt đơn trên landing page của nền tảng 1Landing
Đơn không có ký hiệu gì
Kênh bán Admin - đơn hàng được tạo trực tiếp trên phần mềm Nhanh

Icon ký hiệu loại đơn

Tại trang Danh sách đơn hàng, bạn sẽ thấy các icon ký hiệu loại đơn hàng tại cột
như sau:
Icon
Ý nghĩa
Đơn hàng loại đơn mua tại quầy
Đơn hàng loại đơn đặt trước
Đơn hàng loại đơn đổi quà
Đơn không có ký hiệu gì
Đơn hàng loại đơn chuyển hàng thông thường

Icon ký hiệu phí vận chuyển

Icon
Ý nghĩa
Khối lượng đơn hàng
Phí ship báo khách
Phí vận chuyển + Tiền thu hộ (ứng với từng đơn hàng)
Phí vượt cân

Icon ký hiệu thông tin thanh toán, đối soát

Icon
Ý nghĩa
Tiền mặt đặt cọc đơn hàng
Tiền khách chuyển khoản trước cho đơn hàng
Tiền VAT của đơn hàng
Coupon đã sử dụng trong đơn hàng
Tiêu điểm tích lũy của khách hàng
Đơn hàng đã được đối soát

Các hoạt động của đơn hàng

Tạo đơn hàng

Đơn hàng có thể được tạo từ các kênh sau:
    Khách gọi điện thoại đến doanh nghiệp để đặt hàng --> Nhân viên tự tạo đơn hàng trên phần mềm
    Đơn hàng do người mua đặt hàng từ website bán hàng của doanh nghiệp do Nhanh.vn cung cấp.
    Đơn hàng nhận từ API đồng bộ giữa Nhanh.vn với website riêng của doanh nghiệp.
    Đơn hàng đồng bộ từ các sàn TMĐT (Lazada.vn, Shopee.vn, Tiki.vn, Sendo.vn) được hiển thị riêng trong phần Đơn hàng - Sàn TMĐT.

Xử lý đơn hàng

Quy trình đơn hàng
Quy trình xử lý đơn hàng hiện tại là:
    Bước 1: Doanh nghiệp tạo đơn
    Bước 2: Doanh nghiệp in hàng và đóng gói, cho đơn vào biên bản bàn giao
    Bước 3: Vận chuyển đơn hàng (Cập nhật lịch trình, trạng thái đơn hàng trên Nhanhh)
    Bước 4: Đối soát đơn hàng
      Khi đơn hàng giao Thành công hoặc Chuyển hoàn về, hãng vận chuyển đối soát với Nhanh.
      Nhanh sẽ check các thông tin về khối lượng | tiền cần thu | giá cước (xem có phí vượt cân, có đúng với giá cước theo hợp đồng không) => Khớp các giá trị trên sẽ chốt đối soát với hãng vận chuyển, sau đó Nhanh sẽ chuyển lại tiền này cho doanh nghiệp.
Khi sử dụng vận chuyển qua Nhanh.vn thì các bước 3,4 trên là do Nhanh.vn làm, còn với doanh nghiệp Tự vận chuyển thì sẽ tự làm các bước đổi trạng thái, đối soát, chốt tiền.
Xem thêm quy trình xử lý đơn hàng tại đây.
Xử lý đơn trùng
Tính năng này dùng để kiếm tra những đơn hàng của cùng một khách hàng trong trường hợp khách mua 1 sản phẩm nhưng bị tạo thành 2 đơn hoặc khách đặt hàng nhiều lần với nhiều sản phẩm khác nhau, tạo nhiều đơn nhưng đều chưa giao hàng, có thể gộp đơn để tiết kiệm chi phí gửi hàng cho doanh nghiệp có thể tiến hành gộp nhiều đơn thành một đơn cho khách hàng
Xem chi tiết cách xử lý đơn trùng tại đây.
Xử lý đổi trả đơn hàng
Trường hợp khách hàng muốn trả hoặc đổi trả đơn hàng đã giao thành công thì doanh nghiệp thực hiện thao tác này.
Xem chi tiết các bước thực hiện tại đây.
Xử lý sửa và đơn hàng
    Đối với đơn gửi Hãng vận chuyển: Nếu những đơn hàng chưa gửi qua hãng vận chuyển, bạn có thể hủy và sửa thông tin đơn hàng, thay đổi sản phẩm, số lượng,...Sau khi gửi đơn qua hãng vận chuyển bạn gửi yêu cầu chỉnh sửa trong phần khiếu nại.
    Đối với đơn Tự vận chuyển: Bạn có thể tùy ý thay đổi thông tin đơn hàng.

Để quản lý đơn hàng TỐT hơn, bạn cần?

    Luôn quản lý, theo dõi trạng thái, lịch trình của các đơn hàng
    Nắm được nguyên tắc xuất nhập kho, tồn của sản phẩm
    Lựa chọn được hãng vận chuyển uy tín và phù hợp
Last modified 25d ago