Quy trình xử lý đơn hàng

Quy trình xử lý đơn hàng của Nhanh.vn được mô tả theo sơ đồ sau:

Thêm đơn hàng

Đơn hàng của Nhanh.vn là nơi tổng lại tất cả các đơn hàng từ các kênh sau:

  • Website: Khách hàng đặt hàng trên website do Nhanh.vn cung cấp, hoặc website được tích hợp API của Nhanh, thì thông tin đơn hàng sẽ được chuyển đến phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn.

  • Fanpage Facebook: Nhân viên tạo đơn hàng trên Vpage.nhanh.vn, thì thông tin đơn hàng sẽ được chuyển đến phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn.

  • Sàn TMĐT: Khách hàng đặt hàng trên các sàn TMĐT có đồng bộ với Nhanh.vn, đơn hàng sẽ được tải về phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn

  • API kết nối với Nhanh.vn: Đơn hàng từ một phần mềm/nền tảng thứ 3, kết nối dữ liệu với Nhanh.bn qua kết nối API

  • Đơn từ các nguồn khác tự tạo trực tiếp trên phần mềm (còn gọi là nguồn Admin)

Xem thêm hướng dẫn Thêm đơn hàng tại đây

Xác nhận đơn hàng

Đơn hàng ở trong quy trình này sẽ có 3 trạng thái:

  • Chờ xác nhận

  • Đang xác nhận

  • Đã xác nhận

  • Khách hủy

  • Hệ thống hủy

Sau khi có danh sách đơn hàng, nhân viên sẽ gọi điện cho khách hàng để xác nhận đơn hàng đó. Thao tác như sau:

  • Tại danh sách đơn hàng, nhân viên trạng thái đơn hàng "Mới" sang trạng thái "Chờ xác nhận" nếu không gọi được cho khách hàng,... Hoặc "Đang xác nhận" nếu đơn hàng cần thay đổi sản phẩm, số lượng.

  • Nếu khách hàng đồng ý lấy hàng, nhân viên sẽ chuyển trạng thái đơn hàng đó sang "Đã xác nhận". Có 2 tùy chọn là "Lưu" và "Lưu và in", nhân viên bấm nút "Lưu và In" thì đơn hàng đó sẽ tiếp tục chuyển sang trạng thái "Đang đóng gói sản phẩm".

  • Nếu khách hàng không đồng ý lấy hàng, nhân viên chuyển trạng thái đơn hàng sang "Khách hủy" và lựa chọn lý do hủy đơn hàng.

Xem thêm hướng dẫn Xác nhận đơn hàng tại đây.

In hàng và đóng gói

Với những đơn hàng đang ở trạng thái "Đang đóng gói", nhân viên kho sẽ tiến hành nhặt hàng cho những đơn đó, đóng gói và dán phiểu gửi (đã in ở bước 2) vào đơn hàng.

Xem thêm hướng dẫn khâu nhặt hàng và đóng gói tại đây.

Cho đơn hàng vào biên bản bàn giao

1. Biên bản bàn giao gửi HVC chuyển đi

Với các đơn hàng đã đóng gói xong cần gửi sang HVC, bạn phân loại các đơn hàng theo hãng vận chuyển, sau đó tạo biên bản bàn giao loại gửi HVC chuyển đi cho từng hãng.

2. Biên bản bàn giao nhận HVC hoàn về

Với các đơn hàng đã được gửi đi và HVC hoàn trả về vì các lý do khách hủy, hãng vận chuyển hủy, hệ thống hủy, bạn phân loại các đơn hàng theo hãng vận chuyển, sau đó tạo biên bản bàn giao loại nhận HVC hoàn về cho từng hãng.

Xem hướng dẫn tạo biên bản bàn giao vận đơn tại đây.

Vận chuyển

  • Sau khi đơn hàng đã được đóng gói và dán phiếu gửi thành công, nhân viên tiến hành gửi những đơn đó sang cho hãng vận chuyển. Bưu tá sẽ đến địa chỉ cửa hàng để lấy hàng và chuyển đi, bạn dùng biên bản bàn giao đã tạo để hỗ trợ kiểm tra đủ số lượng đơn cần giao khi bưu tá sang lấy hàng, tránh trường hợp thất thoát đơn hàng.

Bạn có thể bấm nút vào đơn hàng để xem lịch trình chi tiết của đơn hàng.

Xem thêm hướng dẫn vận chuyển tại đây.

  • Nếu đơn hàng được chuyển thành công đến tay người nhận, đơn hàng được chuyển sang trạng thái "Thành công". Hệ thống tự động tạo phiếu xuất nhập kho và trừ số tồn của sản phẩm, cập nhật số tồn hiển thị trên web (đối với website do Nhanh cung cấp và website được tích hợp API của Nhanh), ghi nhận doanh thu cho doanh nghiệp. Với đơn hàng sử dụng hình thức giao hàng thu tiền hộ, Nhanh.vn sẽ đối soát và thanh toán lại tiền thu hộ cho doanh nghiệp.

  • Nếu đơn hàng không đến được tay người nhận, hãng vận chuyển sẽ chuyển hoàn lại về cho bạn.

Quy trình vận chuyển của Nhanh.vn có 3 tab riêng để quản lý trạng thái đơn hàng, đó là "Vượt cân", "Giao hàng thất bại" và "Xác nhận chuyển hoàn" giúp doanh nghiệp quản lý đơn hàng ngay cả trong quá trình vận chuyển.

Vượt cân

Tab này thống kê những đơn hàng đang chuyển có khối lượng thực tế lớn hơn so với khối lượng mà doanh nghiệp đã khai báo.Bạn truy cập tại đây.

Giao hàng thất bại

Tab này thống kê những đơn hàng có trạng thái "Thất bại" trong danh sách đơn hàng. Bạn truy cập tại đây.

Xác nhận chuyển hoàn

Tab này thống kê những đơn hàng đã giao thất bại và đang chuyển hoàn về cho doanh nghiệp, bạn truy cập tại đây.

Đối soát, thanh toán COD, chiết khấu

Bước 1: Nhanh.vn đối soát với hãng vận chuyển

(Tại bước này Nhanh.vn sẽ thực hiện đối soát)

Hãng vận chuyển sẽ tiền hành đối soát với Nhanh một ngày sau khi đơn Thành công hoặc Chuyển hoàn.

Lịch trình Hãng vận chuyển đối soát cho Nhanh.vn:

Viettel Post

Giaohangnhanh

Ecotrans

Vietnam Post

Ngày trả đối soát

Thứ 2, 4, 6

Thứ 2, 4, 6

Thứ 2, 4, 6

Thứ 2, 3, 4, 5, 6

Bước 2: Nhanh.vn đối soát và thanh toán COD với khách hàng

(Tại bước này bạn sẽ thực hiện đối soát)

Để nhận được tiền thu hộ (COD), bạn sẽ nhận tiền qua tài khoản ngân hàng và cần khai báo tài khoản nhận tiền tại đây. Một ngày sau khi nhận đối soát từ Hãng vận chuyển, Nhanh sẽ thanh toán tiền hàng cho doanh nghiệp theo lịch:

Khách doanh nghiệp

Khách lẻ

VIETNAM POST

Thứ 2, 3, 4, 5, 6

Thứ 2, 3, 5

VIETTEL POST

Thứ 2, 3, 5, 6

Thứ 2, 3, 5, 6

ECOTRANS

Thứ 2, 3, 4, 5

Thứ 2, 3, 5

GIAOHANGNHANH

2,3,4,5,6 - trả COD đơn phát nội tỉnh Và 2,4,6 - trả COD đơn phát liên tỉnh

Thứ 2, 3, 5

J&T EXPRESS

Thứ 2, 3, 5, 6

Thứ 2, 3, 5, 6

Xử lý đơn hàng hoàn - Nhân viên kho

Trên Nhanh.vn - khi lịch trình của hãng vận chuyển cập nhật về là "Đã chuyển hoàn" thì Nhanh.vn vẫn để trạng thái đơn hàng là "Đang chuyển hoàn".

Khi bưu tá mang hàng sang cửa hàng => Nhân viên kho thêm biên bản bàn giao - loại nhận hàng chuyển hoàn, thêm biên bản bàn giao tại đây.

=> Tít mã vạch đơn hàng / gõ bằng tay từng ID đơn hàng

Khi đó - đơn hàng tự động đổi trạng thái sang "Đã chuyển hoàn" - Trạng thái tồn kho của sản phẩm không còn "Đang chuyển" nữa - Tức là hàng đã về kho - nằm trong phần số tồn.

Bạn có thể tham khảo video hướng dẫn theo dõi và xử lí đơn hàng tại đây:

Câu hỏi thường gặp

1. Gắn bưu cục qua nhanh rồi thì có thể gửi đơn ở các bưu cục khác không?

Khi đã gửi đơn qua nhanh bạn có thể mang hàng đến các bưu cục của hãng vận chuyển để gửi ngoại trừ VNPost

2. Hóa đơn trả hàng khi sản phẩm trả có gắn quà tặng, khách trả lại sản phẩm mua mà không trả lại quà tăng thì trên nhanh có làm trả hàng được không?

Sản phẩm có gắn quà tặng chỉ khi sản phẩm còn trong đơn trả thì mới hiển thị quà tặng, và quà tặng trong đơn trả không xóa được.