Quản lý đơn hàng

Nhanh.vn giúp bạn dễ dàng theo dõi và thực hiện các đơn hàng. Tất cả các đơn đặt hàng, hàng tồn kho, nhà cung cấp và dữ liệu khách hàng của bạn được đồng bộ hóa và tích hợp đầy đủ trên một hệ thống.

Đơn hàng là nơi quản lý tất cả các đơn hàng online, đơn đặt hàng trước, đơn cần vận chuyển (đơn gửi hãng vận chuyển, cần thu hộ tiền COD).

So sánh ĐƠN HÀNG và BÁN HÀNG

Bán hàng

Đơn hàng

Người mua trực tiếp tại cửa hàng

Khách hàng không mua tại cửa hàng, có một bên thứ 3 giao hàng

Mua và nhận hàng trực tiếp

Cần có quá trình để hoàn thành đơn hàng, quản lý thêm "trạng thái đơn hàng"

Trừ tồn kho và ghi nhận doanh thu ngay sau khi tạo đơn

Sau khi đơn hàng "Thành công" hệ thống trừ tồn và ghi nhận doanh thu

Một số khái niệm trong Đơn hàng

Trạng thái đơn hàng

Xem thêm trạng thái đơn hàng tại đây.

Biên bản bàn giao

Khi có nhiều đơn hàng cần gửi cho hãng vận chuyển trong ngày, bạn nên dùng biên bản bàn giao để:

  • Cho nhiều đơn hàng vào biên bản và bắn biên bản sang hãng vận chuyển cùng 1 thời điểm, giúp cho việc điều tin nhanh và tập trung hơn.

  • In bảng tổng hợp số lượng sản phẩm để nhặt hàng và đóng gói nhanh hơn.

  • In biên bản cho bưu tá kí xác nhận đã nhận tổng số đơn và bảng kê chi tiết, mà không cần kí nhận từng phiếu gửi giúp tiết kiệm giấy in, hạn chế thất thoát.

Ngoài ra biên bản bàn giao còn được dùng để nhận hàng HVC hoàn về, nhặt hàng trong kho. Xem thêm biên bản bàn giao đơn hàng tại đây.

Đối soát

Nhanh.vn sẽ đối soát các đơn hàng gửi qua hãng vận chuyển để gửi tiền cho doanh nghiệp. Xem thêm đối soát đơn hàng tại đây.

Khiếu nại

Khi đơn hàng phát sinh các vấn đề như:

  • Bưu tá chậm đến lấy hàng

  • Muốn thay đổi thông tin đơn hàng, đổi tiền thu hộ (COD)

  • Báo lưu đơn hàng tại kho, báo phát lại, báo hoàn hàng, báo hủy đơn hàng

  • Yêu cầu cập nhật trạng thái đơn hàng....

  • Thì bạn dùng tính năng Khiếu nại để báo Nhanh.vn xử lý các vấn đề này

    Xem thêm khiếu nại đơn hàng tại đây.

Các hoạt động của đơn hàng

Tạo đơn hàng

Đơn hàng có thể được tạo từ các kênh sau:

  • Khách gọi điện thoại đến doanh nghiệp để đặt hàng > Nhân viên tự tạo đơn hàng

  • Doanh nghiệp vào tạo đơn hàng trong hệ thống, điền đấy đủ các thông tin khách hàng, báo cho khách về phí vận chuyển (nếu có).

  • Doanh nghiệp import đơn hàng để tạo nhiều đơn hàng cùng lúc lên hệ thống.

  • Đơn hàng do người mua đặt hàng từ website bán hàng của doanh nghiệp do Nhanh.vn cung cấp

  • Đơn hàng nhận từ API đồng bộ giữa Nhanh.vn với các sàn TMĐT (Lazada.vn, Shopee.vn, Tiki.vn, Sendo.vn, Vatgia.com, Adayroi.com)

Xử lý đơn hàng

Quy trình đơn hàng

Quy trình xử lý đơn hàng hiện tại là: Bước 1: Doanh nghiệp tạo đơn Bước 2: Doanh nghiệp in hàng và đóng gói, cho đơn vào biên bản bàn giao Bước 3: Vận chuyển đơn hàng (Cập nhật lịch trình, trạng thái đơn hàng trên Nhanhh) Bước 4: Đối soát đơn hàng

  • Khi đơn hàng giao Thành công hoặc Chuyển hoàn về, hãng vận chuyển đối soát với Nhanh.

  • Nhanh sẽ check các thông tin về khối lượng | tiền cần thu | giá cước (xem có phí vượt cân, có đúng với giá cước theo hợp đồng không) => Khớp các giá trị trên sẽ chốt đối soát với hãng vận chuyển, sau đó Nhanh sẽ chuyển lại tiền này cho doanh nghiệp.

Khi sử dụng vận chuyển qua Nhanh.vn thì các bước 3,4 trên là do Nhanh.vn làm, còn với doanh nghiệp Tự vận chuyển thì sẽ tự làm các bước đổi trạng thái, đối soát, chốt tiền.

Xem thêm quy trình xử lý đơn hàng tại đây.

Xử lý đơn trùng

Tính năng này dùng để kiếm tra những đơn hàng của cùng một khách hàng trong trường hợp khách mua 1 sản phẩm nhưng bị tạo thành 2 đơn hoặc khách đặt hàng nhiều lần với nhiều sản phẩm khác nhau, tạo nhiều đơn nhưng đều chưa giao hàng, có thể gộp đơn để tiết kiệm chi phí gửi hàng cho doanh nghiệp có thể tiến hành gộp nhiều đơn thành một đơn cho khách hàng

Để gộp đơn hàng, doanh nghiệp thực hiện như sau:

Bước 1: Đơn hàng > Đơn trùng > Bấm chọn tổng số lượng đơn

Giao diện làm việc của Đơn trùng

Bước 2: Bấm chọn những đơn cần gộp > Bấm nút Thao tác > Gộp các đơn đã chọn

Bước 3: Chọn đơn hàng cần lấy thông tin

Đơn hàng sau khi đã được gộp

Lưu ý: Chỉ thực hiện gộp đơn hàng đối với những đơn hàng cùng một khách hàng, cùng một kho hàng và hãng vận chuyển chưa lấy hàng

Xử lý đổi trả đơn hàng

Trường hợp khách hàng muốn trả hoặc đổi trả đơn hàng đã giao thành công thì doanh nghiệp thực hiện thao tác này. Xem chi tiết các bước thực hiện tại đây.

Xử lý sửa và đơn hàng

  • Đối với đơn gửi HVC: Nếu những đơn hàng chưa gửi qua HVC doanh nghiệp có thể hủy và sửa thông tin đơn hàng, thay đổi sản phẩm, số lượng,...Sau khi gửi đơn qua HVC doanh nghiệp gửi chỉnh sửa trong phần khiếu nại.

  • Đối với đơn TVC: Doanh nghiệp tùy ý thay đổi thông tin đơn hàng.

Để quản lý đơn hàng TỐT hơn, bạn cần?

  • Luôn quản lý, theo dõi trạng thái, lịch trình của các đơn hàng

  • Nắm được nguyên tắc xuất nhập kho, tồn của sản phẩm

  • Lựa chọn được hãng vận chuyển uy tín và phù hợp